xSale migracja z BaseLinkera - jak przejść bez utraty zamówień i ofert?

Plan migracji do xSale krok po kroku

Producent xSale opisuje zmianę integratora jako proces z analizą, konfiguracją i testami, przełączeniem oraz wsparciem po starcie, a w dokumentacji ma osobny artykuł o migracji z BaseLinkera i z CTI Integratora. Pierwszym krokiem jest kontakt z zespołem producenta i spotkanie, na którym ustalacie szczegóły (stan na kwiecień 2026 - sprawdź dokumentację xSale). Poniżej plan, który z naszego doświadczenia daje najmniej niespodzianek.

[#chart:int48b]

Etap 1 - analiza i porządek w danych

Porównaj eksport z BaseLinkera z kartotekami w ERP. Każdy produkt sprzedawany w kanałach musi mieć w ERP odpowiednik z tym samym kodem lub EAN-em. Duplikaty, brakujące EAN-y i różnice w nazwach to najczęstsza przyczyna ofert bez powiązań po migracji.

Etap 2 - konfiguracja xSale i import

Ustaw w xSale waluty, języki, formy płatności i dostawy, połącz ERP i zaimportuj towary do PIM. Dopiero potem podłącz kanały kreatorami integracji i zaimportuj istniejące oferty. Na tym etapie stary system nadal obsługuje sprzedaż, a xSale tylko czyta dane.

Etap 3 - test i przełączenie

Przepuść przez xSale kilka prawdziwych zamówień z każdego kanału: od importu, przez dokument w ERP, po etykietę i numer przesyłki odesłany do marketplace'u. Przełączenie zaplanuj poza szczytem sprzedaży, najlepiej na początku tygodnia, gdy zespół jest na miejscu.

Powiązania ofert, statusy i kurierzy - gdzie najłatwiej o błąd?

Każdy element migracji ma swoje typowe ryzyko. Poniższa tabela pomaga przygotować zabezpieczenia, zanim błąd pojawi się na prawdziwych zamówieniach.

Przy dużej liczbie ofert warto przygotować prosty arkusz kontrolny: SKU, ID oferty w kanale, status powiązania w xSale i stan przed oraz po przełączeniu. Pozwala szybko zobaczyć, gdzie coś się rozjechało, i daje zespołowi wspólną listę zadań na dzień przełączenia. Ten sam arkusz przyda się po starcie do kontroli, czy wszystkie oferty dostają aktualizacje stanów i cen.

Okres pracy równoległej - jak uniknąć podwójnej obsługi zamówień?

Praca równoległa to okres, w którym oba systemy są podłączone do kanałów, ale tylko jeden realizuje zamówienia i aktualizuje stany. Drugi służy do podglądu i porównań. To najbezpieczniejszy sposób przejścia, pod warunkiem że role są jasno rozdzielone. Najczęstszy błąd to sytuacja, w której zamówienie pakuje magazyn w jednym systemie, a automat w drugim wysyła klientowi drugi e-mail albo tworzy drugą etykietę.

• Jedno źródło stanów: od momentu przełączenia stany aktualizuje tylko xSale.

• Jedna kolejka zamówień: magazyn pracuje wyłącznie na liście z xSale.

• Akcje wyłączone w starym systemie: e-maile, etykiety i dokumenty generuje tylko nowy system.

• Zamówienia w toku: kończysz je w BaseLinkerze albo przenosisz według ustalonej daty i godziny.

Kiedy można już wyłączyć stary system? Poniższe zestawienie pomaga ocenić gotowość.

[#chart:int48c]

Dzień przełączenia na xSale - co zrobić i w jakiej kolejności?

Samo przełączenie to kilka godzin pracy, ale kolejność ma znaczenie. Jeśli najpierw włączysz synchronizację stanów w xSale, a dopiero później wyłączysz ją w BaseLinkerze, przez chwilę dwa systemy będą nadpisywać te same oferty. Dlatego w dniu przełączenia trzymaj się ustalonej listy.

[#checklista] Dzień przełączenia: 1) zakończ lub oznacz zamówienia w toku w BaseLinkerze; 2) wyłącz w BaseLinkerze akcje automatyczne, synchronizację stanów i cen oraz pobieranie zamówień; 3) włącz w xSale synchronizację stanów i cen dla pierwszego kanału; 4) sprawdź stany i ceny na kilkudziesięciu ofertach; 5) włącz import zamówień i procesy automatyczne; 6) przekaż magazynowi, że od tej chwili pracuje tylko na liście z xSale; 7) powtórz kroki dla kolejnych kanałów.

Przełączanie kanałami zamiast wszystkich naraz wydłuża dzień, ale błąd ujawnia się w jednym miejscu. Najlepiej zacząć od kanału o największym wolumenie, np. Allegro, bo najszybciej pokaże problemy w mapowaniach, a kolejne kanały dołączać, gdy pierwszy działa bez poprawek.

Pierwsze dwa tygodnie po migracji

Po przełączeniu zaplanuj krótki okres wzmożonej kontroli. To czas, w którym wychodzą błędy rzadkich przypadków: zamówień z kilkoma paczkami, zestawów, płatności za pobraniem czy zwrotów.

• codziennie przeglądaj oferty z problemami synchronizacji i oferty bez powiązań z towarem,

• porównuj liczbę zamówień w xSale z liczbą w panelach marketplace'ów,

• sprawdzaj monitoring procesów automatycznych, zwłaszcza akcje tworzące dokumenty i przesyłki,

• zbieraj uwagi magazynu i obsługi klienta w jednym miejscu i przekazuj je opiekunowi wdrożenia,

• dopiero po tym okresie wyłącz dostęp do BaseLinkera dla zespołu, zostawiając go tylko do podglądu historii.

xSale wdrożenie - kto co robi przy migracji?

Wdrożenie xSale jest płatne osobno i producent prowadzi je w wariantach: standardowym, rozszerzonym o warsztat i szkolenia dla ról oraz dedykowanym z analizą procesów (stan na kwiecień 2026 - sprawdź cennik). Opiekun po stronie producenta konfiguruje system, testuje go i szkoli zespół. Po Twojej stronie zostają dane, decyzje o procesach i testy na prawdziwych zamówieniach. Producent okresowo prowadzi też promocje dla firm przechodzących z innego systemu - warunki sprawdź w cenniku przed podpisaniem umowy.

Warto też uczciwie zadać sobie pytanie, czy migracja w ogóle jest potrzebna. Jeśli problemy w BaseLinkerze wynikają ze złej konfiguracji, a nie z ograniczeń systemu, porządek w obecnym narzędziu bywa tańszy niż zmiana. Kryteria tej decyzji opisujemy w artykule

Jak Vinson pomaga przejść z BaseLinkera na xSale?

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku. Jesteśmy Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem Futuriti, a jako partner Base dobrze znamy system, z którego migrujesz.

• Oceniamy, czy migracja ma sens, i pomagamy wybrać integrator do skali sprzedaży - xSale, Base albo inny system.

• Porządkujemy katalog, SKU i EAN-y oraz migrujemy produkty, oferty i powiązania.

• Konfigurujemy integracje ze sklepem, Allegro i marketplace'ami, mapowania i kurierów.

• Planujemy okres pracy równoległej i przełączenie, a gdy lepiej zostać przy Base, porządkujemy Base jako certyfikowany partner.

Na

Najczęściej zadawane pytania

Czy przy migracji z BaseLinkera do xSale stracę oferty na Allegro?

Nie, oferty na Allegro nie znikają - zmienia się tylko system, który nimi zarządza. xSale importuje istniejące oferty Kup teraz z dodatnim stanem i wiąże je z towarami. Licytacje, oferty z zerowym stanem i Allegro Lokalnie nie są importowane, więc zaplanuj je osobno.

Ile trwa migracja z BaseLinkera do xSale?

Zależy od liczby kanałów, wielkości katalogu i porządku w ERP. Producent gwarantuje wykonanie standardowego lub rozszerzonego pakietu wdrożeniowego w ciągu dwóch miesięcy od zamówienia. Najwięcej czasu zajmuje uporządkowanie kartotek i powiązań ofert, a sam okres pracy równoległej to zwykle kilka dni.

Czy xSale ma instrukcję migracji z BaseLinkera?

Tak, w dokumentacji xSale jest osobny artykuł o migracji z BaseLinkera, a także z CTI Integratora. Proces zaczyna się od kontaktu z zespołem producenta i spotkania, na którym ustalacie szczegóły. Zakres przenoszonych danych warto potwierdzić na tym spotkaniu.

Czy trzeba przenosić historię zamówień z BaseLinkera?

Zwykle nie. Zrealizowane zamówienia mają już dokumenty w ERP, a do reklamacji i zwrotów wystarczy dostęp do starego panelu lub eksport danych. Do xSale przenosisz zamówienia nowe i te w trakcie realizacji według ustalonej daty przełączenia.

Jak uniknąć podwójnej wysyłki zamówień podczas migracji?

Ustal, że od momentu przełączenia tylko jeden system realizuje zamówienia i aktualizuje stany. W BaseLinkerze wyłącz akcje automatyczne, synchronizację stanów i tworzenie etykiet, a magazyn niech pracuje wyłącznie na liście z xSale. Stary system zostaw tylko do podglądu.

Czy akcje automatyczne z BaseLinkera przeniosą się do xSale?

Nie przenoszą się automatycznie, bo oba systemy mają inną logikę reguł. Każdą akcję z BaseLinkera trzeba odtworzyć jako proces automatyczny w xSale - z wyzwalaczem, warunkami, akcjami i opóźnieniem - albo świadomie z niej zrezygnować. Najlepiej spisać listę akcji przed migracją i włączać procesy w xSale stopniowo, po teście na prawdziwych zamówieniach.

Planujesz przejście z BaseLinkera na xSale?