wFirma raporty - zestawienia sprzedaży i rozliczenie VAT OSS

Rozliczenie VAT OSS w wFirma krok po kroku

VAT OSS (One Stop Shop) to procedura, w której sprzedawca rozlicza VAT należny w innych krajach UE w jednej deklaracji składanej w Polsce. Dotyczy między innymi wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, czyli wysyłki do konsumentów z innych państw UE. Obowiązek stosowania stawek kraju nabywcy pojawia się po przekroczeniu limitu 10 000 euro netto rocznie dla takiej sprzedaży w całej UE (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne przepisy).

Sprzedawca, który zbliża się do progu, powinien go monitorować na bieżąco. Wskaźnik wykorzystania progu policzysz z rejestru sprzedaży w wFirma, filtrując faktury do konsumentów z innych krajów UE.

[#chart:ksg29b]

Według pomocy wFirma rozliczenie OSS w programie wygląda następująco:

1. Ustaw status podatnika - w Ustawieniach, Podatki, Podatek VAT zaznacz rejestrację w OSS, a przy sprzedaży towarów opcję obejmującą zagraniczną sprzedaż wysyłkową.

2. Wystawiaj faktury OSS - z zagraniczną stawką VAT kraju nabywcy i rodzajem sprzedaży WSTO w zakładce OSS. Przy integracji stawkę przypisuje Base lub Apilo na podstawie kraju dostawy.

3. Sprawdź rejestr - faktury OSS trafiają do ewidencji przychodów oraz do rejestru sprzedaży OSS w zakładce Ewidencje.

4. Wygeneruj VIU-DO - deklarację tworzysz w sekcji Podatki, Podatek VAT, opcją dodania deklaracji VIU-DO, na podstawie rejestru OSS.

Deklarację VIU-DO składa się za kwartał, do końca miesiąca następującego po kwartale, także wtedy, gdy w danym kwartale nie było sprzedaży OSS. Kwoty wykazuje się w euro, a przeliczenia dokonuje się według kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. Ewidencję OSS trzeba przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym dokonano sprzedaży (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne przepisy).

[#uwaga] Faktury OSS nie powinny trafiać do JPK jako sprzedaż krajowa. Najczęstsza przyczyna takiego błędu to integracja, która wystawia fakturę ze stawką 23% dla zamówienia z dostawą do Niemiec czy Czech. Sprawdź, czy Base lub Apilo przypisuje stawki według kraju dostawy, zanim zaczniesz sprzedawać za granicę na Allegro lub Amazonie.

Szerzej o obowiązkach podatkowych przy sprzedaży na marketplace piszemy w tekście

Jak policzyć rentowność sprzedaży online z raportów wFirma

Przychód z faktur to jeszcze nie zysk. Żeby ocenić, który kanał zarabia, trzeba od przychodu odjąć koszt towaru, prowizje marketplace'ów, wysyłki, reklamę i zwroty. wFirma zna przychód i, jeśli prowadzisz w niej magazyn, wartość sprzedanego towaru. Prowizje i opłaty marketplace'ów najczęściej przychodzą jako zbiorcze faktury kosztowe od Allegro czy Amazonu, a koszty wysyłek z faktur przewoźników.

Poniższy przykład pokazuje, jak bardzo może różnić się wynik dwóch kanałów przy tym samym przychodzie. Wartości są umowne i nie odzwierciedlają stawek konkretnych platform.

[#chart:ksg29c]

Z takiego zestawienia wynikają konkretne decyzje: podniesienie cen w kanale o wysokich prowizjach, zmiana metody wysyłki do klientów z UE, ograniczenie reklamy na produktach z niską marżą albo wycofanie z kanału, który generuje obrót, ale nie zysk. Bez rozdzielenia sprzedaży na serie w wFirma i bez przypisania kosztów do kanałów każda z tych decyzji jest zgadywaniem.

Raport rentowności per kanał najwygodniej złożyć w arkuszu: przychód z wFirma, koszty z faktur kosztowych i raportów Base. Podobną analizę dla programu handlowego opisujemy we wpisie o tym, jak w

Jak często przeglądać raporty w wFirma - kalendarz sprzedawcy

Raporty mają sens tylko wtedy, gdy ktoś je regularnie czyta. Najlepiej ustalić stały rytm: krótka kontrola co tydzień, pełniejszy przegląd co miesiąc i rozliczenie OSS co kwartał. Dzięki temu błąd w integracji wychodzi po kilku dniach, a nie przy zamykaniu kwartału. Taki przegląd zajmuje kilkanaście minut tygodniowo, a pozwala uniknąć korekt deklaracji i nerwowego szukania przyczyn rozbieżności.

• Co tydzień - liczba zamówień opłaconych w Base porównana z liczbą faktur w wFirma, faktury bez numeru KSeF, zamówienia z zagranicy i przypisane do nich stawki.

• Co miesiąc - przychód per kanał z podziałem na serie, korekty i zwroty, faktury kosztowe od marketplace'ów i przewoźników, stan wykorzystania progu OSS.

• Co kwartał - rejestr sprzedaży OSS, deklaracja VIU-DO i płatność w euro, porównanie rentowności kanałów z poprzednim kwartałem.

• Co rok - podsumowanie sprzedaży do UE pod kątem limitu na kolejny rok i decyzja o kanałach, które warto rozwijać lub ograniczyć.

Zwroty i korekty w sprzedaży OSS

Zwroty z zagranicznych zamówień to częste źródło rozbieżności. Korekta faktury OSS powinna mieć tę samą stawkę VAT kraju nabywcy co faktura pierwotna i trafić do rejestru OSS, a nie do krajowego. Korekty dotyczące poprzednich kwartałów ujmuje się w kolejnych deklaracjach VIU-DO, dlatego warto kontrolować je na bieżąco, a nie dopiero przy kolejnym rozliczeniu (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne przepisy).

Najczęstsze błędy w raportach wFirma przy sprzedaży online

• Jedna seria dla wszystkich kanałów - bez serii nie oddzielisz Allegro od sklepu bez ręcznego przeglądania faktur.

• Brak dostawy na fakturze - przychód z wysyłki znika z zestawień i zaniża obrót.

• Stawka krajowa zamiast OSS - zawyżony VAT w JPK i zaniżona deklaracja VIU-DO.

• Korekty bez powiązania - zwroty nie pomniejszają sprzedaży właściwego kanału.

• Raport tylko raz na kwartał - problem z integracją wychodzi po trzech miesiącach, a nie po trzech dniach.

Jak Vinson pomaga uporządkować raporty i OSS w wFirma

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem wFirma ani biurem rachunkowym - ustawiamy integracje tak, żeby dane w programie były gotowe do raportów i rozliczeń.

• konfigurujemy serie faktur dla kanałów w Base i wFirma,

• ustawiamy stawki VAT według kraju dostawy przy sprzedaży do UE,

• dbamy o koszt dostawy i korekty w tej samej serii,

• pomagamy zbudować prosty raport rentowności per kanał.

Sprzedajesz za granicę i nie masz pewności, czy faktury trafiają do właściwego rejestru? Na

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie w wFirma jest rejestr sprzedaży OSS?

Według pomocy wFirma rejestr sprzedaży OSS znajduje się w zakładce Ewidencje. Trafiają do niego faktury wystawione w procedurze OSS, po wcześniejszym zaznaczeniu statusu podatnika OSS w ustawieniach podatku VAT.

Czy wFirma generuje deklarację VIU-DO?

Tak. Deklarację VIU-DO tworzysz w sekcji podatków, w ustawieniach podatku VAT, na podstawie rejestru sprzedaży OSS. Składa się ją za kwartał, do końca miesiąca po jego zakończeniu, także gdy sprzedaży OSS nie było.

Jak sprawdzić w wFirma sprzedaż z Allegro i Amazonu osobno?

Najprościej przez osobne serie faktur dla każdego kanału, ustawione w integracji Base lub Apilo. Potem w liście faktur filtrujesz dokumenty po serii i okresie, co daje przychód z każdego kanału.

Od jakiej kwoty trzeba rozliczać VAT OSS?

Stawki VAT kraju nabywcy trzeba stosować po przekroczeniu limitu 10 000 euro netto rocznie dla sprzedaży wysyłkowej towarów do konsumentów w innych krajach UE. Można też wybrać rozliczanie w kraju nabywcy wcześniej, rejestrując się do OSS dobrowolnie.

Czy faktury OSS trafiają do JPK?

Sprzedaż rozliczana w procedurze OSS nie jest wykazywana w JPK jako krajowa sprzedaż opodatkowana. Rozlicza się ją w deklaracji VIU-DO. Dlatego tak ważne jest, by integracja przypisywała właściwe stawki do zamówień z dostawą do innych krajów.

Chcesz, żeby raporty w wFirma pokazywały realny wynik każdego kanału, a OSS rozliczał się bez ręcznych poprawek?