Ile czasu oszczędza automatyzacja faktur w wFirma?
Odpowiedź zależy od tego, ile trwa u Ciebie ręczne wystawienie jednej faktury. Liczy się nie tylko wpisanie pozycji, ale też skopiowanie danych klienta, sprawdzenie NIP, wybór stawki VAT, dopisanie kosztu dostawy i wysłanie dokumentu. Przyjmijmy umownie 2 minuty na zamówienie. Wtedy 100 zamówień miesięcznie to około 3,3 godziny pracy, 500 zamówień to około 16,7 godziny, a 1 000 zamówień to około 33 godziny, czyli prawie tydzień etatu.
[#chart:ksg27b]
To wyliczenie nie obejmuje poprawek. Każda pomyłka w ręcznie wystawionej fakturze oznacza korektę, a po wejściu KSeF także dodatkowy dokument w systemie. Przy automatyzacji błędy też się zdarzają, ale są powtarzalne i wynikają z ustawień, więc poprawiasz je raz w konfiguracji, a nie w każdym dokumencie z osobna.
[#przyklad] Przykład: sklep z 600 zamówieniami miesięcznie z Allegro i Amazonu wystawiał faktury ręcznie na żądanie klienta, a resztę sprzedaży ewidencjonował zbiorczo. Po połączeniu wFirma z Base faktury dla firm powstają automatycznie po opłaceniu zamówienia, korekty po przyjęciu zwrotu, a pracownik zajmuje się tylko wyjątkami, na przykład zamówieniami z błędnym NIP.
Jak skonfigurować automatyzacje wFirma z Allegro i Amazonem
Konfiguracja przebiega w kilku etapach. Kolejność ma znaczenie, bo integracja kopiuje do faktur dane, które znajdzie w produktach i ustawieniach. Jeśli zaczniesz od włączenia automatycznych faktur, a skończysz na porządkowaniu stawek VAT, pierwsze dni sprzedaży trzeba będzie korygować.
Uporządkuj produkty - każdy produkt powinien mieć SKU zgodne z ofertami, stawkę VAT i jednostkę miary.
Ustaw dane w wFirma - serie numeracji dla kanałów, status podatnika VAT, ewentualnie status OSS przy sprzedaży do UE, połączenie z KSeF.
Połącz wFirma z Apilo lub Base - autoryzuj integrację i wybierz, jakie dokumenty ma tworzyć: faktury, korekty, proformy.
Podłącz kanały sprzedaży - konta Allegro, Amazon, sklep internetowy. Zamówienia powinny wpadać do jednego panelu.
Ustaw akcje automatyczne - na przykład status Opłacone wystawia fakturę, status Zwrot przyjęty wystawia korektę.
Przetestuj na kilku zamówieniach - zamówienie z NIP, bez NIP, z dostawą płatną, z rabatem i do klienta z innego kraju UE.
Kilka kont Allegro i jeden program wFirma
Wielu sprzedawców prowadzi dwa lub trzy konta Allegro, na przykład osobne dla różnych marek albo dla sprzedaży hurtowej. Base pozwala podłączyć wiele kont marketplace'ów, a wszystkie zamówienia obsługiwać według tych samych reguł. W praktyce warto przypisać każdemu kontu osobną serię faktur w wFirma. Dzięki temu w zestawieniach od razu widać, ile przychodu przynosi każde konto, a księgowa łatwiej uzgadnia wpływy z operatorów płatności.
Ta sama zasada dotyczy Amazonu. Jeśli sprzedajesz na kilku rynkach, na przykład w Niemczech i we Francji, rozważ osobne serie dla każdego rynku albo przynajmniej osobną serię dla sprzedaży w procedurze OSS. Ułatwia to kontrolę stawek VAT i przygotowanie deklaracji.
Faktura czy paragon przy zamówieniu z Allegro
Automatyzacja powinna rozróżniać zamówienia, w których kupujący poprosił o fakturę, od pozostałych. Allegro przekazuje informację o żądaniu faktury i dane firmy, a integracja na tej podstawie wybiera rodzaj dokumentu. Sprzedaż do konsumentów bez faktury wymaga osobnego rozwiązania ewidencyjnego, więc ustal z księgową, czy u Ciebie obowiązuje kasa fiskalna, czy zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej. Więcej o zasadach rozliczeń piszemy w tekście
Zamówienia z Amazonu i sprzedaż do UE
Amazon to często sprzedaż do innych krajów UE. Jeśli wysyłasz towar do konsumentów z innych państw i przekroczyłeś limit 10 000 euro rocznie, faktura powinna mieć stawkę VAT kraju nabywcy i trafić do rejestru sprzedaży OSS. W wFirma po zaznaczeniu statusu podatnika OSS takie faktury trafiają do osobnego rejestru, a integracja musi wiedzieć, którą stawkę przypisać do danego kraju dostawy.
Najczęstsze błędy w automatyzacjach wFirma
Większość problemów z automatycznymi fakturami ma trzy źródła: produkty, statusy i dane klientów. Objaw zwykle pojawia się w księgowości, ale przyczyna leży w integracji.
[#chart:ksg27c]
| Objaw | Prawdopodobna przyczyna | Co zrobić |
|---|
| Faktura bez kosztu dostawy | integracja nie dodaje dostawy jako pozycji | włącz przenoszenie kosztu wysyłki w ustawieniach |
| Dwie faktury do jednego zamówienia | dwie akcje wystawiają dokument | zostaw jedną regułę na jeden status |
| Zła stawka VAT | brak stawki na karcie produktu | uzupełnij stawki i powiąż produkty po SKU |
| Brak korekty po zwrocie | status zwrotu nie uruchamia akcji | dodaj akcję na status zwrotu |
| Faktura nie trafia do KSeF | brak połączenia z KSeF lub wysyłka ręczna | sprawdź uprawnienia i tryb wysyłki |
Podobne zasady obowiązują przy innych programach do faktur. Jeśli porównujesz wFirma z alternatywami, przeczytaj, jak wygląda
Automatyzacje wFirma poza fakturami sprzedaży
Faktury z marketplace'ów to największy wolumen, ale nie jedyny obszar, w którym wFirma oszczędza czas. Kilka funkcji programu przydaje się szczególnie w sklepie internetowym, gdzie obok sprzedaży rośnie też liczba dokumentów kosztowych.
Faktury kosztowe z KSeF - wFirma pobiera faktury zakupowe z KSeF, więc faktury od dostawców towaru, kurierów czy marketplace'ów nie muszą być przepisywane.
OCR dokumentów - producent deklaruje OCR w pakiecie, przydatny przy dokumentach spoza KSeF, na przykład od zagranicznych dostawców.
Faktury cykliczne - dla stałych klientów B2B, którym co miesiąc wystawiasz podobny dokument.
Masowa wysyłka faktur - wysyłka wielu dokumentów do klientów jednym działaniem.
Dane z GUS - CRM uzupełnia dane kontrahenta po numerze NIP, co ogranicza literówki w fakturach dla firm.
Połączenie tych funkcji z integracją sprzedażową sprawia, że większość dokumentów w miesiącu powstaje lub trafia do programu bez ręcznego wpisywania. Rola osoby odpowiedzialnej za dokumenty zmienia się z wprowadzania danych na kontrolę wyjątków: zamówień z błędnym NIP, nietypowych zwrotów i faktur od nowych dostawców.
[#checklista] Przed włączeniem automatycznych faktur w wFirma sprawdź: czy każdy produkt ma SKU i stawkę VAT, czy koszt dostawy trafia na fakturę jako pozycja, czy każdy kanał ma swoją serię numeracji, czy zwrot uruchamia korektę, czy faktury z integracji wysyłają się do KSeF i czy wyłączyłeś wystawianie dokumentów w innych miejscach, na przykład bezpośrednio w Allegro.
Apilo czy Base do automatyzacji wFirma?
Apilo to rozwiązanie, które wFirma wskazuje we własnym panelu jako integrację z Allegro. Jest wygodne, jeśli zaczynasz od jednego marketplace'u i chcesz szybko uruchomić faktury. Base to szerszy system do obsługi sprzedaży wielokanałowej: zamówienia, stany, wystawianie ofert, etykiety kurierskie, zwroty i akcje automatyczne w jednym panelu.
Apilo - szybki start z poziomu wFirma, obsługa Allegro, Amazonu, eBay i sklepów Shoper.
Base - dużo integracji z marketplace'ami i sklepami, rozbudowane akcje automatyczne, magazyn sprzedażowy i wysyłki.
Wspólne - oba narzędzia przekazują dokumenty do wFirma, a ich abonament zależy od skali sprzedaży (stan na maj 2026 - sprawdź cennik).
Przy kilku kanałach, własnym magazynie i wysyłce do UE zwykle polecamy Base, bo łatwiej w nim zbudować jedną logikę dokumentów dla wszystkich źródeł zamówień.
Wybór narzędzia warto oprzeć na tym, co dzieje się z zamówieniem poza fakturą. Jeśli po opłaceniu trzeba jeszcze wydrukować etykietę, zmienić stan w kilku ofertach, wysłać klientowi wiadomość i przekazać paczkę do magazynu, liczy się cały ciąg akcji, a nie tylko dokument w wFirma. Base pozwala połączyć te kroki w jeden scenariusz uruchamiany statusem. Wtedy faktura w wFirma jest jednym z elementów procesu, a nie osobnym zadaniem, o którym ktoś musi pamiętać. Przy mniejszej skali i jednym kanale prostsze rozwiązanie z poziomu wFirma może w zupełności wystarczyć, a przejście na Base da się zaplanować później, bez zmiany programu księgowego.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować wFirma
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem wFirma - wdrażamy i integrujemy ją ze sprzedażą.
łączymy wFirma z Base, Allegro, Amazonem, sklepem i innymi marketplace'ami,
ustawiamy akcje automatyczne dla faktur, korekt i proform,
porządkujemy SKU, stawki VAT i rozdział sprzedaży krajowej oraz OSS,
testujemy integrację na realnych zamówieniach przed przełączeniem.
Chcesz sprawdzić, ile pracy da się zdjąć z zespołu w Twojej firmie? Na
Najczęściej zadawane pytania
Czy wFirma sama pobiera zamówienia z Allegro?
Nie bezpośrednio. Integracja z Allegro w wFirma działa przez Apilo, które uruchamiasz w zakładce Pakiety i dodatki. Zamówienia można też przekazywać do wFirma przez Base, który obsługuje automatyczne faktury i korekty.
Czy wFirma wystawi fakturę do zamówienia z Amazonu?
Tak, jeśli połączysz konto Amazon z Apilo lub Base, a te narzędzia z wFirma. Faktura powstaje w wFirma na podstawie danych zamówienia, a Base może odesłać ją na Amazon. Przy sprzedaży do UE ustaw poprawne stawki VAT krajów nabywców.
Czy automatyczne faktury z wFirma trafiają do KSeF?
wFirma według producenta obsługuje wysyłkę i pobieranie faktur z KSeF w ramach pakietu. Trzeba jednak skonfigurować połączenie z KSeF i sprawdzić, czy faktury z integracji są wysyłane automatycznie, a nie czekają na ręczne zatwierdzenie.
Ile czasu oszczędza automatyczne fakturowanie?
Zależy od liczby zamówień i czasu ręcznej pracy. Przy umownych 2 minutach na fakturę 500 zamówień miesięcznie to około 16,7 godziny pracy. Automatyzacja zostawia zespołowi tylko wyjątki, na przykład błędne dane nabywcy.
Czy korekty do zwrotów też mogą powstawać automatycznie?
Tak. Integracja Base z wFirma pozwala automatyzować faktury korygujące do zwrotów. Najczęściej ustawia się akcję, która tworzy korektę po zmianie statusu zamówienia na zwrot przyjęty.
Chcesz, żeby faktury z Allegro i Amazonu powstawały w wFirma same?
