WAPRO automatyzacje - WAPRO Mag i dokumenty magazynowe

Generator zamówień - automatyczne zamówienia do dostawców

Generator zamówień to funkcja Wapro Mag, która sama tworzy zamówienia do dostawców na podstawie ustawionych kryteriów. Producent zaznacza, że nie ma jej w wariancie START. Uruchamiasz ją w Magazyn | Zamówienia przyciskiem Gen. zamówień (Ctrl+Alt+G), a gotowe zamówienia trafiają do bufora zamówień, gdzie możesz je poprawić przed przekazaniem do realizacji. Z bufora do rejestru głównego przenosi je przycisk „Przenieś z bufora”.

Formularz generatora ma kilka sekcji, które można łączyć:

1. Analiza zamówień od odbiorców - uwzględnia zamówienia klientów, z suwakiem procentowym i ograniczeniem do terminu realizacji.

2. Analiza stanów min/max - domawia towar do stanu maksymalnego zapisanego w kartotece.

3. Analiza rozchodów - bierze pod uwagę dotychczasowe rozchody i prognozę liczby dni zatowarowania.

4. Wzór obliczenia ilości - własne wyrażenie, lista zmiennych pod F9, sprawdzenie wzoru pod F4.

5. Analiza Genius - prognoza zapotrzebowania oparta na regresji liniowej.

6. Zamawianą ilość pomniejszać - odjęcie stanu magazynu i towaru już zamówionego u dostawców.

Ważna zasada z dokumentacji: ilość do zamówienia program bierze z tej sekcji, która daje najwyższą wartość. W przykładzie producenta zamówienia klientów wskazują brak 100 sztuk, a analiza stanów min/max 150 sztuk, więc do zamówienia trafia 150 sztuk. Gdy ten sam towar oferuje kilku dostawców, wybór następuje według parametrów, np. najszybszy, najtańszy albo ostatnio dostarczający.

Dla sprzedawcy z Allegro generator ma sens dopiero wtedy, gdy kartoteki mają uzupełnione stany minimalne i maksymalne, a zamówienia z marketplace'ów trafiają do Wapro Mag na bieżąco. Jeśli zamówienia wpadają z opóźnieniem albo część sprzedaży omija program, generator policzy zapotrzebowanie na niepełnych danych. Dlatego przed jego włączeniem upewnij się, że integracja z Allegro lub Base pobiera wszystkie zamówienia, a nie tylko część kanałów.

Jak przygotować kartoteki i magazyny pod automatyzacje?

Każdy automat w Wapro Mag opiera się na kartotece towaru i magazynie. Jeśli ten sam produkt ma dwie kartoteki, dokument magazynowy zdejmie stan z jednej, rezerwacja zablokuje drugą, a generator zamówień zamówi towar, który leży na półce. Zanim włączysz automatyczne rezerwacje i generator, sprawdź, czy każdy towar sprzedawany online ma jedną kartotekę z unikalnym symbolem, wspólnym z SKU w Base i sklepie, oraz uzupełnione stany minimalne i maksymalne tam, gdzie mają działać.

Druga sprawa to magazyny. W firmie z magazynem głównym i punktem sprzedaży warto ustalić, z którego magazynu schodzi sprzedaż internetowa i kiedy towar przesuwasz dokumentem MM. Przy przychodzie odłożonym w czasie towar jest w drodze i nie ma go jeszcze w magazynie docelowym, co wpływa na stany wysyłane do ofert. Ustal te zasady z magazynem przed uruchomieniem automatów, a nie po pierwszej sprzedaży towaru, którego nie było.

Automatyczne księgowanie - dokumenty z Wapro Mag w Fakirze i Kaperze

Druga ważna automatyzacja to przekazanie dokumentów do księgowości. Według dokumentacji eksport do Wapro Fakir uruchamiasz w Inne | Wymiana danych | Eksport do programu Wapro Fakir: wybierasz rodzaj bazy i typy dokumentów (handlowe, magazynowe, finansowe, RK/WB/SAD), a opcja „Ustaw wskaźnik księgowania na dokumentach” oznacza wysłane dokumenty jako zaksięgowane. Przy wspólnej bazie programów księgowanie odbywa się automatycznie, a przy bazach rozłącznych dane trafiają do pliku.

W Wapro Fakir dokumenty czekają w buforze transakcji (Dokumenty | Import | Import dokumentów). Funkcja „Diagnostyka” łączy kontrahentów z istniejącymi według nazwy i NIP, a podejrzane przypadki zostawia do ręcznej decyzji. Dopiero polecenie „Importuj” tworzy dekrety, rozrachunki i zapisy w ewidencji VAT. Przy Wapro Kaper eksport wybierasz na karcie Inne jako Eksport do programu Wapro Kaper. Konfigurację księgową zawsze uzgadniaj z księgową, bo od niej zależą rejestry VAT i JPK.

Jakie jeszcze automatyzacje WAPRO warto znać?

Poza dokumentami magazynowymi i księgowaniem w ekosystemie WAPRO działa kilka automatów, które dotykają sprzedaży internetowej. Zebraliśmy je na jednym diagramie.

[#chart:ksg97b]

• Wapro Czynności automatyczne - usługa w tle, która według pomocy producenta pobiera i wysyła faktury do KSeF oraz aktualizuje bufor dokumentów. Harmonogramy Businesslink tworzą się automatycznie, a jeśli lista jest pusta, pomoc zaleca dodać harmonogram co 15 minut.

• Wapro Aukcje - z transakcji na Allegro automatycznie tworzy kontrahentów i zamówienia w Wapro Mag oraz synchronizuje oferty, ceny i stany.

• Wapro Mobile Mag - aplikacja na smartfony z Androidem do kompletacji zamówień z kontrolą stanów, wystawiania dokumentów wydań na podstawie zamówień i remanentu bez papierowych arkuszy.

• Remanent w kilku rękach - w Magazyn | Remanent inwentaryzację może prowadzić kilku użytkowników, a remanenty tymczasowe są potem scalane w jeden dokument REM z nadwyżkami i niedoborami.

[#uwaga] Dokumentacja Wapro Mag ostrzega, że bilans otwarcia (Magazyn | Bilans otwarcia) usuwa dotychczasowe dokumenty magazynowe i handlowe bezpowrotnie, a jedynym ratunkiem jest archiwum bazy. Do bieżącej inwentaryzacji używaj remanentu, a przed każdą operacją tego typu zrób kopię bazy. Dokumentów remanentowych po zatwierdzeniu nie można edytować.

Automatyzacje WAPRO a zamówienia z Allegro, sklepu i Base

Automaty w Wapro Mag działają dobrze, gdy zamówienie przychodzi do programu w przewidywalnej formie. Przy sprzedaży wielokanałowej trzeba więc ustalić, który system odpowiada za który krok. W typowym układzie z Base zamówienie z Allegro lub sklepu trafia do Base, Wapro Aukcje BIZNES lub integrator firmy zewnętrznej przenosi je do Wapro Mag, a dalej działają automaty programu: dokument handlowy, dokument magazynowy, KSeF i eksport do księgowości. Base zostaje miejscem pracy nad wysyłką i komunikacją z klientem. Taki podział warto spisać i pokazać całemu zespołowi, żeby nikt nie poprawiał ręcznie stanów ani dokumentów w miejscu, które powinno działać automatycznie.

Najczęstsze kłopoty wynikają z tego, że jeden krok wykonują dwa systemy albo żaden. Na diagramie zebraliśmy trzy objawy, które widzimy u sprzedawców najczęściej, i pierwszą rzecz do sprawdzenia.

[#chart:ksg97c]

Więcej o drogach połączenia przeczytasz w artykule WAPRO integracja z Allegro i sklepem, a o ustawieniu firmy, magazynów i KSeF od zera w tekście WAPRO konfiguracja krok po kroku. Jeśli porównujesz automatyzacje w różnych programach, zobacz też Subiekt nexo automatyzacje.

Jak Vinson pomaga z automatyzacjami WAPRO w e-commerce

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta WAPRO ani Asseco Business Solutions - ustawienia samego programu, typy dokumentów i konfigurację księgową zapewnia producent lub partner Wapro. My pomagamy poukładać obieg zamówień i dokumentów między Allegro, sklepem, Base i programem WAPRO: ustalamy, który system wykonuje który krok, konfigurujemy statusy i akcje automatyczne w Base oraz koordynujemy testy z dostawcą integracji. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, które kroki w Twoim obiegu da się zautomatyzować.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Wapro Mag automatycznie tworzy dokumenty magazynowe?

Tak. Według dokumentacji producenta po wystawieniu faktury lub rachunku w module dokumentów handlowych system automatycznie generuje skojarzony dokument magazynowy i umieszcza go w rejestrze dokumentów magazynowych. Dzięki temu sprzedaż od razu zdejmuje towar ze stanu.

Jakie dokumenty magazynowe są w WAPRO?

Wapro Mag obsługuje m.in. PZ (przyjęcie zewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne), MM (przesunięcie międzymagazynowe tworzące MW i MP), PW i RW (przychód i rozchód wewnętrzny) oraz ZU i SU dla usług. Można też definiować własne typy dokumentów. MM nie jest dostępne w jednomagazynowym wariancie START.

Jak działa generator zamówień w Wapro Mag?

Generator, dostępny od wariantu BIZNES, tworzy zamówienia do dostawców na podstawie zamówień od odbiorców, stanów min/max, rozchodów, własnego wzoru lub prognozy Genius. Uruchamiasz go w Magazyn | Zamówienia przyciskiem Gen. zamówień, a gotowe zamówienia trafiają do bufora, gdzie można je poprawić przed realizacją.

Czy dokumenty z Wapro Mag same trafiają do Wapro Fakir?

Przy wspólnej bazie programów eksport do Wapro Fakir księguje dokumenty automatycznie. Przy bazach rozłącznych dokumenty trafiają do pliku, a w Fakirze przechodzą przez bufor, diagnostykę kontrahentów i polecenie „Importuj”, które tworzy dekrety, rozrachunki i zapisy VAT.

Czy WAPRO automatycznie wysyła faktury do KSeF?

Wysyłką i pobieraniem faktur zajmuje się usługa Wapro Czynności automatyczne działająca w tle, współpracująca z platformą Businesslink. Faktury przekazujesz do wysyłki z Operacji dodatkowych, a status sprawdzasz w buforze dokumentów. Bez działającej usługi faktury nie trafią do KSeF.

Chcesz, żeby zamówienia z Allegro, sklepu i Base same zamieniały się w Wapro Mag w dokumenty, wydania i zapisy księgowe? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - pokażemy, gdzie Twój obieg traci czas na ręczną pracę.