Użytkownicy w Merchant Portal InPost - jak podzielić uprawnienia w zespole

Uprawnienia pracowników w Base przy obsłudze InPost Buy

Jeśli obsługujesz kanał przez Base, najwięcej porządku w dostępach zrobisz właśnie tam. Według pomocy Base konta pracowników zakłada się w zakładce Konto, w sekcji Profile pracowników. Każda osoba dostaje własny login i hasło, a przy tworzeniu profilu określasz zakres przywilejów i domyślną drukarkę. Base pozwala też wskazać, do których statusów zamówień pracownik ma dostęp (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne zasady InPost Buy).

Ta ostatnia opcja przydaje się szczególnie przy nowym kanale. Możesz ustawić, że zamówienia z InPost Buy trafiają do osobnego statusu, a następnie dać do niego dostęp tylko osobom, które obsługują ten kanał. Podobnie Base podpowiada podział pracy, gdy każdy pracownik obsługuje inne konto marketplace albo inny sklep.

• Osobne loginy - żadnych wspólnych haseł do konta głównego, nawet w dwuosobowym zespole.

• Przywileje według roli - osoba od katalogu dostaje dostęp do produktów i ofert, magazyn do zamówień i przesyłek.

• Dostęp do statusów - zamówienia z InPost Buy w osobnych statusach, widoczne dla osób, które je obsługują.

• Historia logowania - w sekcji Profile pracowników sprawdzisz logowania do panelu, także nieudane.

• Ustawienia integracji - konfigurację modułu InPost Von Halsky zostaw administratorowi.

Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje. W ustawieniach integracji z kanałem są m.in. test połączenia, wybór ID organizacji, pobieranie zamówień, automatyczne potwierdzanie zamówień, mapowanie statusów oraz synchronizacja cen i stanów. Zmiana jednej opcji przez osobę, która nie zna całego przepływu, może zatrzymać pobieranie zamówień albo rozjechać stany między kanałami.

[#tip] Zanim nadasz pracownikom uprawnienia, ustal w Base osobny status dla nowych zamówień z InPost Buy, np. „Nowe - InPost Buy”. Ułatwia to zarówno przydział dostępu, jak i późniejsze raporty z kanału. Ustaw też czytelną nazwę wyświetlaną konta integracji, jeśli prowadzisz kilka sklepów.

Panel InPost czy profil w integratorze - jak zdecydować

Nie każda osoba w zespole musi logować się do panelu InPost. Poniższe porównanie pomaga zdecydować, komu dać dostęp do panelu sprzedawcy, a komu wystarczy dobrze ustawiony profil w integratorze.

[#chart:ibu72b]

Jeśli zamówienia z InPost Buy obsługujesz razem z Allegro i sklepem, podział statusów i uprawnień warto zaplanować dla wszystkich kanałów naraz. Jak to zrobić bez chaosu, pokazujemy we wpisie Zamówienia z InPost Buy i Allegro w jednym systemie.

Dostęp dla agencji i integratora w InPost Buy

Przy wejściu do nowego kanału często pomaga agencja albo freelancer. To rozsądne, ale dostęp zewnętrzny powinien być tak samo uporządkowany jak dostęp pracowników. Agencja może dostać własny profil w integratorze z uprawnieniami do katalogu i ustawień integracji, a do panelu InPost - dostęp w takim zakresie, na jaki pozwala panel. Konto główne, umowy i dane firmy zawsze zostają po stronie sprzedawcy.

Osobną sprawą jest dostęp samego integratora. Według pomocy Base najpierw aktywujesz nowy kanał sprzedaży w panelu InPost, a potem w Base podłączasz konto InPost Von Halsky i potwierdzasz formularz zgody na dostęp do konta i danych. Ta zgoda to również rodzaj uprawnienia. Warto wiedzieć, kto ją udzielił i z jakiego konta, bo przy zmianach w zespole łatwo o sytuację, w której nikt nie pamięta, jak odnowić połączenie.

Jeśli sprzedajesz na Shoper, aktywacja wygląda inaczej: zaczynasz w panelu sklepu, a dalszą konfigurację kończysz w Apilo. Szczegóły opisaliśmy we wpisie Integracja InPost Buy z Shoper. Zasada podziału uprawnień pozostaje ta sama.

Jak dodać i usunąć użytkownika w zespole InPost Buy - procedura

Najwięcej problemów z dostępami pojawia się nie przy starcie, tylko przy zmianach w zespole: nowa osoba dostaje login „na chwilę” do konta głównego, a pracownik, który odszedł, nadal ma aktywny profil. Dlatego warto mieć prostą procedurę, którą powtarzasz za każdym razem. Poniżej wersja, którą stosujemy przy wdrożeniach.

[#chart:ibu72c]

1. Prowadź jeden dokument z listą osób, ich rolami i miejscami, do których mają dostęp: panel InPost, integrator, skrzynka obsługi klienta, konto InPost do nadawania paczek.

2. Nadawaj dostęp na firmowe adresy e-mail, nigdy na prywatne skrzynki pracowników czy podwykonawców.

3. Przy odejściu pracownika wyłącz jego profil w integratorze i usuń dostęp do panelu InPost tego samego dnia.

4. Jeśli odchodzi osoba, która udzielała zgody dla integratora, sprawdź połączenie przyciskiem testu w ustawieniach integracji.

5. Raz na kwartał przejrzyj listę dostępów i historię logowania, a nieużywane profile usuń.

Najczęstsze błędy w dostępach do InPost Buy

Z naszej praktyki przy obsłudze integratorów i marketplace'ów wynika, że problemy z dostępami powtarzają się niezależnie od kanału. Najczęściej spotykamy:

• konto główne założone na prywatny e-mail pracownika, który już nie pracuje w firmie,

• jedno wspólne hasło do panelu, znane kilku osobom i agencji,

• pełne uprawnienia w integratorze dla wszystkich, bo „tak było szybciej”,

• brak wiedzy, kto udzielił zgody dla integracji i z jakiego konta,

• brak osoby zastępczej, która może zalogować się do panelu podczas urlopu administratora.

Każdy z tych błędów kosztuje niewiele, dopóki nic się nie dzieje. Problem pojawia się w najgorszym momencie: w szczycie sezonu, gdy trzeba szybko zmienić ustawienia, a jedyna osoba z dostępem jest nieosiągalna. Dobrą praktyką jest więc wyznaczenie dwóch administratorów - głównego i zastępczego - oraz zapisanie, gdzie są przechowywane dane logowania do kont firmowych.

Uprawnienia w InPost Buy w sezonie i przy pracownikach tymczasowych

W okresach wzmożonej sprzedaży do zespołu często dołączają osoby na kilka tygodni: pakowacze, dodatkowi konsultanci obsługi klienta, praktykanci. To moment, w którym najłatwiej o skróty w rodzaju „zaloguj się na moje konto”. Lepiej przygotować wcześniej gotowe profile z ograniczonymi uprawnieniami, np. osobny profil magazynowy z dostępem tylko do statusów „Do spakowania” i „Wysłane”, który aktywujesz na czas sezonu i wyłączasz po jego zakończeniu.

Podobnie z obsługą klienta. Osoba tymczasowa nie potrzebuje dostępu do ustawień integracji ani cenników - wystarczy jej wgląd w zamówienia i historię przesyłki, żeby odpowiedzieć na pytanie kupującego. Im węższy zakres uprawnień, tym krótsze szkolenie i mniejsze ryzyko, że ktoś przez pomyłkę zmieni coś, co wpływa na cały kanał. Po sezonie przejrzyj listę profili i historię logowania, zanim zapomnisz, kto miał jaki dostęp.

Jeśli do obsługi sezonu zatrudniasz firmę zewnętrzną, np. fulfillment albo outsourcing obsługi klienta, traktuj ją tak samo jak agencję: osobne profile, ograniczony zakres uprawnień, zapisane w dokumencie dostępy i jasna data ich wygaśnięcia. Dzięki temu po zakończeniu współpracy wiesz dokładnie, co trzeba wyłączyć.

Jak Vinson pomaga ustawić zespół i dostępy w InPost Buy

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, autoryzowanym partnerem Shoper, partnerem Empik Place, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Pomagamy wejść na InPost Buy: przygotowujemy konto w panelu sprzedawcy, wystawiamy oferty i integrujemy sprzedaż z Base. Przy wdrożeniu ustawiamy statusy zamówień dla kanału, profile pracowników z uprawnieniami dopasowanymi do ról i porządkujemy dostęp agencji tak, żeby konto zawsze pozostawało w rękach sprzedawcy. Szczegóły znajdziesz na stronie Sprzedaż na InPost Buy z Vinson, a o pracy z integratorem na stronie wdrożenie i obsługa Base.

Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii.

Najczęściej zadawane pytania

Jak dodać użytkownika do Merchant Portal InPost?

Zakres zarządzania użytkownikami w panelu sprzedawcy InPost sprawdź w ustawieniach konta albo u opiekuna InPost, bo funkcje panelu rozwijają się razem z kanałem (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne zasady InPost Buy). Konto główne zakładaj na firmowy adres e-mail i przypisz osobie decyzyjnej. Pracę operacyjną zespołu najlepiej prowadzić w integratorze, np. w Base.

Czy każdy pracownik musi mieć dostęp do panelu InPost Buy?

Nie. Jeśli katalog, stany i zamówienia obsługujesz przez integratora, większość pracowników potrzebuje tylko profilu w integratorze. Dostęp do panelu InPost wystarczy administratorowi, osobie od rozliczeń i w razie potrzeby osobie obsługującej zwroty.

Jak ustawić uprawnienia pracowników w Base dla InPost Buy?

W Base konta pracowników zakładasz w zakładce Konto, w sekcji Profile pracowników. Dla każdego profilu określasz zakres przywilejów i statusy zamówień, do których pracownik ma dostęp. Zamówienia z InPost Buy warto kierować do osobnego statusu, żeby łatwo przydzielić je właściwym osobom.

Czy agencja może mieć dostęp do konta InPost Buy?

Tak, agencja może pracować na własnym profilu w integratorze i w zakresie, na jaki pozwala panel InPost. Konto główne, umowy z InPost i dane firmy powinny jednak zawsze należeć do sprzedawcy. Nie udostępniaj agencji hasła do konta głównego.

Co zrobić, gdy z firmy odchodzi osoba z dostępem do InPost Buy?

Tego samego dnia wyłącz jej profil w integratorze i usuń dostęp do panelu InPost. Jeśli to ona udzielała zgody dla integracji, sprawdź połączenie testem w ustawieniach integratora. Zaktualizuj też dokument z listą dostępów.

Chcesz, żeby zespół od pierwszego dnia pracował w InPost Buy na właściwych uprawnieniach, a konto było bezpieczne? Zobacz, jak wygląda sprzedaż na InPost Buy z Vinson. Jeśli dopiero porządkujesz nazewnictwo kanału, zajrzyj też do wpisu Von Halsky a InPost Buy - co zmieniło się w nazwie programu i dla sprzedawców.