Czas realizacji w InPost Buy - jak zaplanować pakowanie i wysyłkę zamówienia w terminie

Jak policzyć realny czas obsługi zamówienia z InPost Buy

Zanim zadeklarujesz klientom termin wysyłki, zmierz, ile naprawdę trwa obsługa jednego zamówienia. Wystarczy przez tydzień zapisywać czas poszczególnych etapów na kilkudziesięciu zamówieniach. Wynik często zaskakuje: samo pakowanie trwa krótko, a najwięcej czasu zajmuje szukanie towaru, czekanie na wydruk albo uzupełnianie brakujących danych.

[#chart:ibu63b]

Z tych pomiarów wychodzi Twoja wydajność: ile zamówień jedna osoba obsłuży w godzinę. Gdy ją znasz, łatwo policzyć, ile osób potrzebujesz na typowy dzień, a ile w szczycie, np. w okresie Black Friday.

Pakowanie zamówień z InPost Buy pod Paczkomat - jak przyspieszyć

Większość zamówień z aplikacji trafia do Paczkomatów, więc paczka musi zmieścić się w jednym z gabarytów skrytki i bezpiecznie znieść transport w sortowni. Pakowanie pod te warunki można ustandaryzować tak, żeby pracownik nie zastanawiał się przy każdym zamówieniu, jaki karton wybrać.

• Mała liczba typów opakowań. Trzy, cztery rozmiary kartonów i kopert dopasowane do gabarytów skrytek wystarczą dla większości katalogu.

• Opakowanie przypisane do produktu. W karcie produktu zapisz, w jakim opakowaniu go wysyłasz. Lista kompletacyjna podpowie to pracownikowi.

• Stanowisko pakowania z kompletem materiałów. Taśma, wypełniacz, ulotki i drukarka etykiet w zasięgu ręki skracają każde zamówienie o kilkadziesiąt sekund.

• Wstępnie przygotowane zestawy. Popularne zestawy pakuj na zapas w spokojniejsze dni, a w dniu zamówienia tylko je oklejaj.

Standaryzacja opakowań ma też drugi efekt: mniej dopłat za niewłaściwy gabaryt i mniej uszkodzeń w transporcie. Każda reklamacja i każda paczka odesłana z powodu złego wymiaru to dodatkowa praca, która odbiera czas na realizację nowych zamówień.

Automatyzacje w Base, które skracają czas realizacji w InPost Buy

Najwięcej czasu da się odzyskać nie w samym pakowaniu, tylko w pracy przy komputerze: przepisywaniu danych, ręcznym wybieraniu gabarytu, drukowaniu dokumentów po jednym. Base pozwala zautomatyzować większość tych czynności.

1. Automatyczne statusy. Zamówienie opłacone w aplikacji przechodzi do statusu „Do spakowania” bez udziału człowieka.

2. Domyślny gabaryt per produkt. Etykieta generuje się bez pytania o rozmiar paczki przy każdym zamówieniu.

3. Wydruk seryjny. Etykiety, listy kompletacyjne i dokumenty drukujesz dla całej fali naraz.

4. Synchronizacja stanów. Stan w aplikacji spada po sprzedaży w każdym kanale, więc nie przyjmujesz zamówień na towar, którego nie ma.

5. Powiadomienia dla klienta. Zmiana statusu wysyła informację o wysyłce, co ogranicza pytania „gdzie jest moja paczka”.

Jak krok po kroku skonfigurować katalog, stany, zamówienia i etykiety, pokazujemy we wpisie Integracja InPost Buy z Base krok po kroku, a o automatycznym informowaniu klientów piszemy we wpisie Statusy zamówień w InPost Buy - jak zautomatyzować informowanie klienta o postępach.

[#tip] Ustaw w Base filtr lub widok „zamówienia z terminem wysyłki dzisiaj” i sprawdzaj go godzinę przed odcięciem. To najprostszy sposób, żeby żadne zamówienie z aplikacji nie przeleżało w kolejce do następnego dnia.

Opóźnienia w realizacji zamówień z InPost Buy - przyczyny i poprawki

Opóźnienia rzadko wynikają z jednego dużego błędu. Najczęściej to kilka drobnych problemów, które powtarzają się co tydzień. Dobrze jest je nazwać i przypisać do nich konkretną poprawkę procesu.

[#chart:ibu63c]

Brak towaru po przyjęciu zamówienia

Najbardziej kosztowny scenariusz: zamówienie wpłynęło, a towaru nie ma na półce. Zwykle przyczyną są stany niezsynchronizowane między kanałami albo różnica między stanem w systemie a stanem fizycznym. Jeśli produktu zabraknie, skontaktuj się z klientem od razu, zamiast czekać do końca terminu realizacji.

Zamówienia wymagające dodatkowej pracy

Zestawy, grawer, produkty kruche albo zamówienia z kilkoma pozycjami z różnych części magazynu potrzebują więcej czasu. Oznacz je tagiem w systemie i przenieś do pierwszej fali dnia, żeby nie blokowały pakowania przed odcięciem.

Więcej o ograniczaniu anulacji z powodu braków piszemy we wpisie Brak towaru w InPost Buy - jak ograniczyć anulowanie zamówień i niezadowolenie klientów.

[#uwaga] Nie deklaruj krótszego czasu wysyłki, niż jesteś w stanie dotrzymać w szczycie. Lepiej obiecać realny termin i wysyłać szybciej, niż obiecać szybką wysyłkę i regularnie się spóźniać. Zasady deklarowania czasu wysyłki w programie sprawdź w Merchant Portal.

Jak mierzyć dotrzymywanie terminów

Raz w tygodniu sprawdź prosty wskaźnik: jaki odsetek zamówień z InPost Buy został nadany w zadeklarowanym terminie. Do tego dwie liczby pomocnicze: liczba zamówień anulowanych przez sklep i liczba zapytań klientów o status paczki. Jeśli którakolwiek z nich rośnie, wróć do pomiaru etapów i poszukaj miejsca, w którym zamówienia czekają najdłużej. Zestawienie łatwo przygotować z danych w Base, filtrując zamówienia po źródle i dacie zmiany statusu na „Wysłane”.

Czas realizacji w InPost Buy w sezonie - jak przygotować magazyn

W okresach wzmożonej sprzedaży liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości magazynu. Przygotowanie warto zacząć kilka tygodni wcześniej, a nie w dniu, w którym kolejka do spakowania przestaje się kończyć.

[#checklista] Zmierzona wydajność pakowania na osobę - plan obsady na dni szczytowe - zapas kartonów i wypełniaczy dla najczęstszych gabarytów - sprawdzona synchronizacja stanów we wszystkich kanałach - ustalona z InPost godzina i częstotliwość odbioru paczek - gotowe szablony wiadomości o opóźnieniu - lista produktów do czasowego wyłączenia z aplikacji, jeśli zabraknie mocy przerobowych.

Jeśli mimo przygotowań wiesz, że nie zdążysz, lepiej czasowo ograniczyć sprzedaż wybranych produktów w aplikacji, niż przyjmować zamówienia, których nie wyślesz w terminie. Ograniczenie stanów w kanale jest szybsze i mniej szkodliwe niż masowe anulacje.

Jak Vinson pomaga dotrzymywać terminów realizacji w InPost Buy

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, autoryzowanym partnerem Shoper, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Pomagamy wejść na InPost Buy, wystawić oferty i zintegrować sprzedaż z Base. Przy terminach realizacji konfigurujemy automatyczne statusy, domyślne gabaryty, wydruk seryjny etykiet, synchronizację stanów i widoki zamówień z terminem wysyłki, żeby magazyn widział priorytety bez ręcznego sortowania. Szczegóły znajdziesz na stronie Sprzedaż na InPost Buy z Vinson, a konfigurację systemu opisujemy na stronie wdrożenie i obsługa Base.

Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii.

Najczęściej zadawane pytania

Ile czasu ma sprzedawca na wysłanie zamówienia z InPost Buy?

Wymagany czas wysyłki i zasady jego deklarowania określają dokumenty programu InPost Buy, dlatego sprawdź je w Merchant Portal przed startem. W praktyce klienci aplikacji oczekują szybkiej wysyłki, więc warto planować nadanie paczki w dniu zamówienia lub następnego dnia roboczego.

Od kiedy liczy się czas realizacji zamówienia w InPost Buy?

Czas realizacji liczy się od opłacenia zamówienia w aplikacji do nadania paczki. Nie obejmuje transportu, który zależy od InPost i formy dostawy wybranej przez klienta: Paczkomatu, PaczkoPunktu lub kuriera.

Jak ustalić godzinę odcięcia zamówień?

Zacznij od godziny odbioru paczek przez InPost i odejmij czas potrzebny na skompletowanie, spakowanie i oklejenie zamówień oraz bufor na nieprzewidziane sytuacje. Czas obsługi zmierz na własnych zamówieniach, bo zależy od asortymentu i układu magazynu. Godzinę odcięcia sprawdzaj ponownie po każdej większej zmianie, np. nowym kurierze lub większym katalogu.

Co zrobić, gdy zamówienie z InPost Buy się opóźni?

Poinformuj klienta jak najszybciej, podając nowy termin wysyłki, i sprawdź, czy przyczyną nie jest brak towaru. Jeśli produktu nie da się wysłać, lepiej anulować zamówienie od razu, niż przetrzymywać je do końca terminu.

Czy zamówienia z InPost Buy pakować osobno od Allegro?

Nie ma takiej potrzeby. Najlepiej obsługiwać wszystkie kanały w jednej kolejce posortowanej według terminu wysyłki. Osobne kolejki dla każdego kanału utrudniają planowanie i zwiększają ryzyko, że zamówienia z jednego źródła będą czekać dłużej.

Chcesz, żeby zamówienia z aplikacji wyjeżdżały w terminie także w szczycie? Zobacz, jak wygląda sprzedaż na InPost Buy z Vinson. Ustawimy statusy, etykiety i stany tak, żeby magazyn pracował na jednej liście priorytetów.