Zamówienia z InPost Buy i Allegro w jednym systemie - jak uniknąć chaosu w obsłudze

Jak ustawić statusy dla zamówień z InPost Buy i Allegro

Statusy są szkieletem całej obsługi. Dobrze zaprojektowane mówią zespołowi, co zrobić z zamówieniem, a nie tylko, skąd przyszło. Najprostszy układ, który działa przy dwóch i więcej kanałach, wygląda tak:

1. Status startowy osobny dla każdego kanału, np. Nowe - Allegro i Nowe - InPost Buy. Pozwala od razu zobaczyć, ile zamówień przyszło z aplikacji.

2. Automatyczna akcja, która po sprawdzeniu płatności i stanu przenosi zamówienia z obu statusów startowych do jednego wspólnego statusu, np. Do realizacji.

3. Wspólne statusy dalszej obsługi: Do spakowania, Spakowane, Wysłane - bez rozbijania na kanały.

4. Status Anulowane zmapowany w integracji InPost Buy na anulowanie po stronie InPost, a status po akceptacji zmapowany na Zaakceptowano.

5. Status pomocniczy Do wyjaśnienia dla wyjątków: brak towaru, brak danych, nierozpoznany produkt.

W Base mapowanie statusów dla InPost Buy obejmuje dwa statusy po stronie InPost: Zaakceptowano i Anulowano (stan na luty 2026 - sprawdź aktualne zasady InPost Buy). Zmiana statusu w Base wysyła informację do InPost, więc zespół nie musi klikać w dwóch miejscach. Jeśli automatyczne potwierdzanie jest wyłączone, zamówienie przychodzi bez danych i uzupełnia się dopiero po akceptacji - wtedy warto, by akceptację robiła jedna konkretna osoba o stałych porach.

Podział ról w zespole przy zamówieniach z wielu kanałów

Jeden system nie wystarczy, jeśli nie wiadomo, kto za co odpowiada. Przy dwóch kanałach nie potrzebujesz większego zespołu, tylko jasnego przypisania zadań. Poniżej podział, który sprawdza się w sklepach obsługujących Allegro i InPost Buy z jednego panelu.

[#chart:ibu46b]

W małym sklepie kilka ról pełni jedna osoba, i to jest w porządku. Ważne, żeby każda rola miała właściciela, a nie była „wspólna”. Wspólne zadania w praktyce oznaczają, że nikt ich nie robi, gdy jest dużo paczek.

• Dzienny przegląd wyjątków - jedna osoba raz lub dwa razy dziennie przegląda status Do wyjaśnienia i decyduje, co dalej.

• Stałe godziny pakowania - zamówienia z obu kanałów pakowane w tych samych blokach czasowych, bez osobnej tury dla aplikacji.

• Jedna lista kompletacyjna - drukowana zbiorczo dla wszystkich kanałów, posortowana po lokalizacji w magazynie.

• Właściciel ustawień - jedna osoba zmienia automatyczne akcje i statusy. Pozostali zgłaszają potrzeby, ale nie edytują reguł.

Stany magazynowe - jedno źródło dla InPost Buy i Allegro

Najpoważniejszym skutkiem chaosu jest sprzedaż towaru, którego nie ma. Dzieje się tak, gdy stany dla InPost Buy i Allegro żyją w dwóch miejscach. Zasada jest jedna: źródłem stanu jest magazyn w Base albo w ERP, a oba kanały tylko odczytują dostępność. Szczegóły ustawień opisaliśmy we wpisie synchronizacja stanów w InPost Buy - jak uniknąć sprzedaży towaru, którego nie ma.

W Base synchronizację stanów i cen dla InPost Buy włączasz w ustawieniach integracji, w zakładkach Ceny i Stany. Warunkiem jest powiązanie ofert z produktami w magazynie - oferta bez powiązania nie dostanie aktualizacji, nawet jeśli wszystko inne jest ustawione poprawnie. Przy produktach z niskim stanem pomaga bufor: do kanałów wysyłasz o sztukę lub dwie mniej, niż leży na półce, żeby zamówienia złożone niemal jednocześnie nie przekroczyły stanu.

[#tip] Po każdej zmianie w ustawieniach integracji wybierz kilka produktów z niskim stanem i porównaj liczbę sztuk w magazynie Base, na Allegro i w aplikacji InPost Mobile. Jeśli liczby się różnią, problem leży w powiązaniu oferty albo w ustawieniach modułu Stany.

Jak mierzyć obsługę zamówień z wielu kanałów

Porządek w zamówieniach łatwo ocenić na oko, ale lepiej mieć kilka prostych wskaźników, które pokażą problem, zanim zauważy go klient. Wszystkie da się odczytać z systemu wielokanałowego, jeśli zamówienia mają oznaczone źródło.

• Czas od zamówienia do wysyłki - liczony osobno dla Allegro i InPost Buy. Jeśli zamówienia z aplikacji wychodzą wyraźnie później, coś blokuje je na wejściu, najczęściej akceptacja.

• Odsetek anulacji - liczba anulowanych zamówień do wszystkich zamówień z danego kanału. Wzrost zwykle oznacza problem ze stanami.

• Zamówienia w statusie Do wyjaśnienia - liczba wyjątków na koniec dnia. Powinna być mała i stabilna.

• Zwroty per kanał - po kilku miesiącach pokażą, czy klienci z aplikacji zachowują się inaczej niż klienci z Allegro.

Wystarczy raz w tygodniu spojrzeć na te cztery liczby, żeby wiedzieć, czy nowy kanał jest dobrze wpięty w proces. Jeśli któraś z nich odbiega dla InPost Buy od Allegro, szukaj przyczyny w ustawieniach integracji, a nie w pracy zespołu.

Typowe objawy chaosu w zamówieniach z InPost Buy i Allegro - i jak je naprawić

Gdy obsługa zaczyna się sypać, objawy są zwykle podobne. Każdy z nich ma przyczynę w ustawieniach, a nie w pracy magazynu, więc poprawka też powinna być w ustawieniach.

[#chart:ibu46c]

Poza tymi trzema sytuacjami warto obserwować liczbę zamówień w statusie Do wyjaśnienia. Jeśli rośnie z tygodnia na tydzień, to znak, że któraś reguła nie obejmuje nowego kanału albo że dane produktów w InPost Buy różnią się od tych w magazynie - np. nazwa produktu pobierana z platformy zamiast z magazynu.

[#przyklad] Przykład (liczby umowne): sklep wysyła dziennie 60 paczek z Allegro i od niedawna 15 z InPost Buy. Zamówienia z aplikacji były obsługiwane w panelu InPost przez osobę, która przychodziła po południu, więc część paczek wychodziła dzień później. Po pobraniu zamówień do Base, włączeniu automatycznego potwierdzania i dodaniu InPost Buy jako źródła w istniejących regułach wszystkie 75 paczek trafiło do jednej porannej kolejki pakowania.

Jak Vinson pomaga uporządkować zamówienia z InPost Buy i Allegro

Pomagamy wejść na InPost Buy, wystawić oferty i zintegrować sprzedaż z Base tak, żeby zamówienia z aplikacji dołączyły do kolejki, w której już obsługujesz Allegro. Ustawiamy pobieranie i potwierdzanie zamówień, statusy startowe, mapowanie statusów, automatyczne akcje i synchronizację stanów, a potem sprawdzamy całą ścieżkę na pierwszych zamówieniach. Jako certyfikowany partner Base i Allegro Ads Partner+ znamy oba kanały od strony wdrożeń - więcej o pracy z Base na stronie wdrożenia Base, a zakres obsługi nowego kanału opisujemy na stronie Sprzedaż na InPost Buy z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamówienia z InPost Buy i Allegro można obsługiwać w jednym panelu?

Tak. W systemie wielokanałowym, np. w Base, zamówienia z obu kanałów trafiają do jednej listy, a każde ma oznaczone źródło. Obsługa - dokumenty, pakowanie, etykiety - może wyglądać identycznie dla obu kanałów.

Czy zamówienia z InPost Buy powinny mieć osobny status?

Warto dać im osobny status startowy, żeby widzieć, ile zamówień przyszło z aplikacji. Dalsze statusy, takie jak Do spakowania czy Wysłane, lepiej mieć wspólne dla wszystkich kanałów, bo jeden zestaw reguł łatwiej utrzymać.

Dlaczego zamówienie z InPost Buy jest w Base bez danych klienta?

Najczęściej dlatego, że automatyczne potwierdzanie jest wyłączone. Wtedy zamówienie przychodzi bez danych i uzupełnia się po akceptacji w panelu InPost lub po zmianie statusu zmapowanego na Zaakceptowano. Włącz automatyczne potwierdzanie albo wyznacz osobę, która akceptuje zamówienia o stałych porach.

Jak uniknąć sprzedaży tego samego produktu na InPost Buy i Allegro?

Trzymaj stany w jednym magazynie, z którego oba kanały tylko odczytują dostępność, i powiąż każdą ofertę z produktem w magazynie. Przy produktach z niskim stanem ustaw bufor, czyli wysyłaj do kanałów nieco mniej sztuk, niż masz fizycznie.

Czy do obsługi InPost Buy trzeba zatrudnić dodatkową osobę?

Zwykle nie. Jeśli zamówienia z aplikacji przechodzą tę samą ścieżkę co zamówienia z Allegro, dochodzi głównie praca przy pakowaniu. Dodatkowej osoby wymaga raczej obsługa w osobnym panelu, której warto unikać.

Dobrze ustawiony jeden system sprawia, że InPost Buy jest po prostu kolejnym źródłem paczek, a nie osobnym projektem do pilnowania. Jeśli chcesz, żebyśmy uporządkowali obsługę zamówień u Ciebie, zajrzyj na stronę Sprzedaż na InPost Buy z Vinson. Przed wdrożeniem przeczytaj też, jak wygląda integracja InPost Buy z Base krok po kroku.