Symfonia integracja z Allegro i sklepem - jak importować dokumenty z integratora?

Jak importować dokumenty z integratora do Symfonii?

Sformułowanie „import dokumentów z integratora” kryje dwa różne modele pracy. Zanim wybierzesz dodatek, ustal, który z nich pasuje do Twojej firmy:

• Model 1 - zamówienie do Symfonii, dokument w Symfonii - integrator przekazuje zamówienie, a Symfonia Handel wystawia fakturę lub paragon, zdejmuje towar ze stanu i odsyła PDF do Base. Program jest jedynym miejscem, w którym powstają dokumenty.

• Model 2 - dokument w integratorze, kopia w Symfonii - faktura powstaje w Base lub w sklepie, a do Symfonii trafia gotowy dokument do ewidencji i księgowania. Ten model wymaga pilnowania numeracji w dwóch systemach.

W firmie handlowej z działem księgowości zdecydowanie częściej sprawdza się model pierwszy. Dokumenty mają jedną numerację, magazyn jest rozliczany w jednym miejscu, a do KSeF faktury wysyła Symfonia przez KSeF Plus. Model drugi spotykamy głównie u mniejszych sprzedawców, którzy fakturują w integratorze, a program księgowy służy im tylko do ewidencji.

Niezależnie od modelu warto mieć prosty obraz drogi jednego zamówienia - od zakupu na Allegro do dokumentu w księgowości:

[#chart:ksg74c]

Co z płatnościami i wypłatami z Allegro?

Integracja przenosi zamówienia i dokumenty, ale nie rozlicza za Ciebie pieniędzy. Allegro i operatorzy płatności wypłacają środki zbiorczo, za wiele zamówień naraz i często po potrąceniu opłat. W Symfonii trzeba więc ustalić, jak dokument sprzedaży zostaje oznaczony jako zapłacony i jak księgowość połączy wypłatę z konkretnymi dokumentami. Zrób to razem z księgowym przed startem, bo od mapowania form płatności w dodatku zależy, czy rozrachunki w Finansach i Księgowości będą czytelne. Osobno zaplanuj pobrania - tu pieniądze przychodzą od przewoźnika, a nie od Allegro.

Symfonia eBiuro - integracja z Base bez dodatków

Mniejsze firmy pracujące w Symfonii eBiuro mają prostszą drogę. Według poradnika producenta integrację z Base dodaje się w programie w sekcji usług sprzedaży online z e-commerce: wybierasz Base, podajesz nazwę połączenia i token API z konta Base. Można synchronizować cały katalog lub wybrane grupy produktów, przesyłać stany i ustawić automatyczne działania dla faktur i paragonów. eBiuro łączy się też bezpośrednio z WooCommerce i PrestaShop przez wtyczki oraz z Apilo, a z Allegro, Amazonem i Empikiem - przez Base lub Apilo.

Integrator producenta czy Base - którą integrację Symfonii wybrać?

Decyzja zależy głównie od tego, gdzie sprzedajesz najwięcej i ile masz kanałów. Poniższe zestawienie pokazuje najczęstszy wybór między dwiema popularnymi ścieżkami dla Symfonii Handel.

[#chart:ksg74b]

Szerzej o tym, kiedy integracja ERP z integratorem w ogóle się opłaca i jak ją zaplanować, piszemy w artykule Integracja Base z ERP - kiedy jest potrzebna i jak ją zaplanować. Podobny proces na przykładzie programów InsERT opisaliśmy w poradniku Base i Subiekt - integracja z Subiektem GT i nexo krok po kroku.

Jak wybrać dostawcę dodatku Symfonii do Base?

Dodatki różnią się zakresem, modelem rozliczenia i sposobem utrzymania - jedne są rozliczane jednorazowo, inne w rocznym abonamencie. Zanim wybierzesz, zadaj każdemu dostawcy te same pytania:

• Wymagania - z jakim pakietem Symfonii Handel działa dodatek i czy potrzebna jest licencja WebApi.

• Dokumenty - czy obsługuje faktury, paragony, faktury do paragonów, korekty i dokumenty magazynowe.

• Kierunek danych - czy tylko przenosi zamówienia, czy też odsyła stany, ceny, statusy i PDF dokumentów.

• Wiele kont i magazynów - czy obsługuje kilka kont Base i przypisanie magazynów do kanałów.

• Wsparcie - kto odpowiada, gdy zamówienie nie przejdzie, i w jakim czasie.

• Aktualizacje - jak szybko dodatek jest dostosowywany do nowych wersji Symfonii i zmian w API Base.

Jak zaplanować przepływ danych między Symfonią, Base i Allegro?

Najczęstszy problem integracji to nie technologia, tylko brak decyzji, który system odpowiada za które dane. Zanim dostawca dodatku zacznie konfigurację, ustal źródło prawdy dla każdego typu informacji i zapisz to w jednym dokumencie:

• Stany - z Symfonii do Base, a z Base do ofert. Nikt nie zmienia stanów ręcznie w Base.

• Ceny - z cennika Symfonii albo z Base z narzutem dla kanału, nigdy z obu naraz.

• Opisy i zdjęcia - w Base lub w sklepie, bo program handlowy nie służy do budowania ofert.

• Zamówienia - z kanałów do Base, z Base do Symfonii.

• Dokumenty - wystawiane w Symfonii, PDF odsyłany do Base i do klienta, faktury do KSeF z Symfonii.

Jeśli stany już dziś rozjeżdżają się między kanałami, zacznij od uporządkowania synchronizacji. Opisujemy to w artykule Synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.

Jak przebiega wdrożenie integracji Symfonii z Allegro przez Base?

Wdrożenie angażuje trzy strony: partnera Symfonii, dostawcę dodatku i osobę odpowiedzialną za Base. Kolejność warto uzgodnić z góry:

1. Mapa procesów - kanały, magazyny, dokumenty, płatności, zwroty.

2. Porządek w produktach - jednolite SKU i EAN w Symfonii, Base i ofertach na Allegro.

3. Konfiguracja Base - źródła zamówień, statusy, magazyny, akcje automatyczne.

4. Instalacja dodatku - połączenie z WebApi Symfonii i API Base, powiązanie kartotek, magazynów i form płatności.

5. Testy - paragon, faktura dla firmy, faktura do paragonu, pobranie, zwrot z korektą.

6. Start i kontrola - codzienne porównanie zamówień w Base z dokumentami w Symfonii przez pierwsze tygodnie.

[#uwaga] Nie łącz tego samego kanału z Symfonią dwiema drogami naraz, np. sklepu przez integrator producenta i przez Base. Dwa źródła zamówień i stanów dla jednego kanału to prosta droga do zdublowanych dokumentów i sprzedaży towaru, którego nie ma.

Jak Vinson pomaga w integracji Symfonii z Allegro i sklepem

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta Symfonii - licencje i konfigurację programu zapewnia partner Symfonii, a dodatek integracyjny jego dostawca. My projektujemy przepływ danych, konfigurujemy Base (statusy, magazyny, akcje automatyczne, kanały sprzedaży), porządkujemy oferty i koordynujemy testy integracji Symfonii ze sklepem, Allegro i marketplace'ami. Na bezpłatnej konsultacji pomożemy wybrać ścieżkę integracji dla Twojej skali sprzedaży.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Symfonia ma integrację z Allegro?

Symfonia Handel nie ma wbudowanego połączenia z Allegro. Zamówienia z Allegro trafiają do niej najczęściej przez Base i dodatek firmy zewnętrznej albo przez integrację na WebApi. Symfonia eBiuro łączy się z Allegro przez integratory Base lub Apilo.

Jak połączyć Symfonię z BaseLinkerem (Base)?

Symfonia Handel łączy się z Base przez dodatek jednego z dostawców wymienionych na stronie integracji Base, np. rtnet, symfoniadodatki.pl lub e-merge. Dodatek pobiera zamówienia, przekazuje je do Symfonii i odsyła stany oraz dokumenty. W Symfonii eBiuro połączenie z Base ustawia się w programie za pomocą tokena API.

Czy Base sam tworzy integrację z Symfonią?

Nie. Base na swojej stronie integracji zaznacza, że nie tworzy własnych połączeń z Symfonią, a dodatki dostarczają firmy zewnętrzne. Za działanie, aktualizacje i wsparcie odpowiada więc dostawca wybranego dodatku.

Co to jest Integrator Symfonia Handel z e-Commerce?

To narzędzie producenta do dwukierunkowej wymiany danych między Symfonią Handel w linii uniwersalnej i profesjonalnej a sklepem lub platformą e-commerce. Pobiera zamówienia, rezerwuje towar po SKU, obsługuje warianty, wydanie i przesyłkę oraz wystawienie faktury. Listę obsługiwanych platform warto potwierdzić u doradcy Symfonii.

Czy dokumenty z Allegro mogą powstawać automatycznie w Symfonii?

Tak, jeśli wybrany dodatek lub integrator to obsługuje. W typowym modelu zamówienie z Allegro trafia przez Base do Symfonii Handel, program wystawia paragon lub fakturę, zdejmuje towar ze stanu i odsyła PDF do Base. Przed startem trzeba przetestować faktury do paragonów, zwroty i pobrania.

Chcesz połączyć Symfonię z Allegro, sklepem i marketplace'ami bez dublowania dokumentów? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - przeanalizujemy Twoje kanały i zaproponujemy ścieżkę integracji.