Subiekt nexo - najczęstsze błędy przy synchronizacji stanów magazynowych i jak ich uniknąć

Błąd 3: rezerwacje i zamówienia nie zmniejszają stanu dostępnego

Gdy integrator tworzy w Subiekt nexo zamówienie bez rezerwacji, towar formalnie wciąż jest na stanie do czasu wystawienia dokumentu wydania. Przy szybkiej sprzedaży na Allegro ten sam egzemplarz może zostać sprzedany drugi raz, zanim magazyn wystawi WZ. Integratory w katalogu Base pozwalają wybrać sposób importu, np. zamówienie z rezerwacją albo od razu dokument sprzedaży - wybór ma bezpośredni wpływ na stany.

[#uwaga] Jeśli zamówienia z Allegro trafiają do Subiekt nexo bez rezerwacji, a dokumenty wydania powstają raz dziennie, przez kilka godzin oferty pokazują stan wyższy niż rzeczywisty. Przy towarach z małą liczbą sztuk to prosta droga do sprzedaży bez pokrycia.

Błąd 4: komplety i zestawy pokazują zły stan

Subiekt nexo obsługuje komplety, czyli towary złożone z kilku składników. Problem pojawia się, gdy oferta na Allegro dotyczy zestawu, a integrator przesyła stan kompletu bez uwzględnienia stanów składników - albo gdy sprzedaż zestawu nie zdejmuje ze stanu składników. Efekt: zestaw jest dostępny, mimo że brakuje jednego elementu.

Ustal, czy zestawy liczysz w Subiekcie, czy w Base, i trzymaj się jednego miejsca. Sprawdź na kilku testowych zamówieniach, czy sprzedaż zestawu zmniejsza stany wszystkich składników.

Błąd 5: dwa systemy jednocześnie zmieniają stany

Najtrudniejszy do wykrycia błąd to sytuacja, w której stany zmieniają się w dwóch miejscach. Pracownik poprawia ilość ręcznie w Base, a integrator za chwilę nadpisuje ją wartością z Subiekta. Albo w sklepie internetowym działa osobny moduł magazynowy, który też aktualizuje ilości. Stany „skaczą”, a nikt nie wie, która liczba jest prawdziwa.

Zasada jest prosta: stany zmieniasz tylko w Subiekt nexo, dokumentami magazynowymi. Base i sklep jedynie przekazują je dalej. Jeśli ktoś w zespole musi szybko wyłączyć ofertę, niech zrobi to w ofercie, a nie przez zmianę ilości.

Jak ustalić jedno źródło stanów w Subiekt nexo?

Jedno źródło stanów to zasada, według której ilość towaru zmienia się wyłącznie w jednym systemie, a pozostałe tylko ją odczytują. W firmie pracującej z Subiekt nexo tym systemem powinien być Subiekt, bo to w nim powstają dokumenty przyjęcia, wydania i korekty. Żeby zasada działała w praktyce:

1. Wyłącz w sklepie internetowym i w Base możliwość ręcznej edycji stanów dla pracowników, którzy jej nie potrzebują.

2. Sprawdź, czy sklep nie ma własnego modułu magazynowego, który zdejmuje stany niezależnie od integratora.

3. Ustal w integratorze, że stany płyną tylko w kierunku z Subiekta do Base.

4. Opisz zespołowi, jak szybko wyłączyć ofertę bez zmiany ilości, np. przez zakończenie oferty lub zmianę jej statusu.

Błąd 6: zwroty i anulowane zamówienia nie wracają na stan

Zwrot z Allegro albo anulowane zamówienie ze sklepu to operacje, o których integrator często nie wie albo obsługuje je inaczej niż sprzedaż. Jeśli zamówienie zostało zaimportowane do Subiekt nexo z rezerwacją lub dokumentem, a potem klient zrezygnował, rezerwacja może zostać w programie, a towar nie wróci do ofert. Podobnie przy zwrotach: paczka wraca do magazynu, ale bez korekty i dokumentu przyjęcia stan w Subiekcie się nie zmienia.

• Ustal procedurę zwrotu - kto przyjmuje paczkę, kto wystawia korektę i kiedy towar wraca na stan sprzedażowy.

• Oddziel towar do sprawdzenia - zwrot, który wymaga oceny, może trafić najpierw do osobnego magazynu wyłączonego z synchronizacji.

• Zamykaj anulowane zamówienia - usuwaj rezerwacje zamówień anulowanych w Allegro lub sklepie, zanim zablokują stan.

Błąd 7: brak regularnej inwentaryzacji w Subiekt nexo

Integracja przenosi do ofert dokładnie ten stan, który jest w Subiekcie. Jeśli w magazynie zdarzają się pomyłki przy kompletacji, uszkodzenia czy nierejestrowane wydania, różnice między stanem w programie a stanem na półce narastają z miesiąca na miesiąc. Żaden integrator tego nie naprawi. Rozwiązaniem jest regularny spis z natury - pełny lub rotacyjny, np. co tydzień inna grupa towarów - i korekta różnic dokumentami w Subiekcie, a nie ręczną zmianą ilości w ofercie.

Jak kontrolować stany Subiekt nexo z Allegro i sklepem?

Nawet dobrze skonfigurowana integracja wymaga kontroli. Wystarczy prosty wskaźnik, który pokaże, czy problem rośnie, czy maleje. Porównuj co tydzień próbkę towarów - stan w Subiekcie z ilością w ofercie - i licz odsetek pozycji z różnicą:

[#chart:ksg5b]

Do próbki wybieraj przede wszystkim towary z największą sprzedażą i najmniejszymi stanami - to tam rozbieżność najszybciej zamienia się w anulowane zamówienie. Raz w miesiącu warto sprawdzić także towary, które od dawna się nie sprzedają, bo czasem przyczyną braku sprzedaży jest oferta z zerowym stanem mimo towaru na półce.

Gdy odsetek rośnie, wróć do listy błędów i sprawdź, które z nich dotyczą rozbieżnych pozycji. Kontrolę warto ułożyć w stały, cotygodniowy rytm:

[#chart:ksg5c]

Jeśli rozbieżności dotyczą też dokumentów sprzedaży, zobacz, jak ustawić

[#checklista] Przed uruchomieniem lub naprawą synchronizacji sprawdź: EAN i SKU we wszystkich kartotekach, listę magazynów w integratorze, sposób importu zamówień (z rezerwacją czy bez), obsługę kompletów, wyłączone ręczne zmiany stanów poza Subiektem i datę ostatniej inwentaryzacji.

Jak Vinson pomaga naprawić synchronizację stanów w Subiekt nexo?

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy dla ponad 500 firm, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem InsERT - zajmujemy się tym, jak Subiekt nexo współpracuje z kanałami sprzedaży.

Wdrażamy i integrujemy Subiekt nexo ze sklepem internetowym, Allegro, marketplace'ami i Base, a przy istniejących wdrożeniach szukamy przyczyn rozbieżności: porównujemy kartoteki z produktami w Base, sprawdzamy ustawienia magazynów, rezerwacji i kompletów oraz porządkujemy zasady pracy zespołu. Więcej o naszej pracy przeczytasz na stronie

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego stany z Subiekt nexo nie aktualizują się na Allegro?

Najczęściej towar w Subiekcie nie jest powiązany z ofertą, bo EAN lub SKU się różni albo jest pusty. Inne przyczyny to wyłączona synchronizacja stanów w integratorze, zły magazyn w ustawieniach lub problem z połączeniem systemu sprzedażowego z kontem Allegro. Zacznij od sprawdzenia powiązania jednej konkretnej oferty.

Z którego magazynu Subiekt nexo integrator powinien brać stany?

Tylko z magazynów, z których faktycznie sprzedajesz online. Magazyny zwrotów, towaru uszkodzonego czy zarezerwowanego dla hurtu warto wykluczyć. Listę magazynów ustawiasz w konfiguracji integratora.

Jak uniknąć sprzedaży towaru, którego nie ma w magazynie?

Importuj zamówienia do Subiekt nexo z rezerwacją albo od razu jako dokument sprzedaży, zmieniaj stany tylko w Subiekcie i regularnie rób inwentaryzację. Przy towarach z małą liczbą sztuk możesz też ustawić w systemie sprzedażowym bufor, który pokazuje w ofercie mniej sztuk niż w magazynie.

Czy mogę poprawiać stany ręcznie w Base, gdy pracuję z Subiektem nexo?

Nie jest to zalecane, jeśli Subiekt nexo jest źródłem stanów. Integrator przy kolejnej synchronizacji nadpisze ręczną zmianę wartością z Subiekta. Korekty rób dokumentami magazynowymi w Subiekcie, a w Base tylko je przekazuj.

Jak często synchronizować stany Subiekt nexo z Allegro?

Częstotliwość zależy od integratora i jego harmonogramu. Przy szybko rotującym towarze i małych stanach im częściej, tym lepiej. Niezależnie od harmonogramu warto co tydzień porównywać próbkę stanów w Subiekcie i w ofertach.

Czy błędy synchronizacji stanów mogą zaszkodzić kontu na Allegro?

Tak, pośrednio. Sprzedaż towaru, którego nie ma, kończy się anulowaniem zamówienia, opóźnioną wysyłką lub negatywną oceną, a to wpływa na jakość konta sprzedawcy. Dlatego rozbieżności stanów warto traktować jako problem sprzedażowy, a nie tylko techniczny.

Masz rozbieżności stanów między Subiekt nexo a Allegro lub sklepem? Umów