Shoper i program do faktur – integracja z Fakturownią, wFirmą i iFirmą

Fakturownia – aplikacja z App Store

Fakturownia łączy się ze sklepem przez aplikację z App Store. Według jej opisu wystawia faktury i paragony do zamówień bez ręcznej pracy, wysyła dokumenty elektroniczne klientom po zakupie i przechowuje je w chmurze. Integracja obsługuje KSeF. Do działania potrzebujesz konta w Fakturowni i opłaconej integracji – według listy w App Store subskrypcja kosztuje 249 zł za 12 miesięcy.

Ważne ograniczenie dotyczy stanów magazynowych: synchronizacja działa jednokierunkowo, z Fakturowni do Shopera, i tylko dla jednego magazynu. Zmiany stanów wprowadzone w Shoperze nie przechodzą do Fakturowni, więc stany trzeba aktualizować w programie do faktur. Szczegóły znajdziesz na stronie aplikacji Fakturownia w Shoperze.

[#uwaga] Jednokierunkowa synchronizacja stanów to częste źródło nieporozumień. Jeśli prowadzisz stany w sklepie albo w systemie do obsługi zamówień, a jednocześnie włączysz synchronizację z programu do faktur, możesz nadpisywać stany nieaktualnymi danymi. Zdecyduj, który system jest źródłem prawdy o stanach – więcej piszemy w artykule synchronizacja stanów magazynowych w Shoperze.

iFirma i inFakt

Integrację z iFirmą konfiguruje się po stronie programu księgowego. Według strony iFirmy zamówienia ze sklepu trafiają bezpośrednio do konta w iFirmie, integracja importuje produkty z wariantami, automatycznie wystawia faktury do zamówień i śledzi statusy płatności. Przed wystawieniem faktury program sprawdza NIP w rejestrze, a potem wysyła fakturę do KSeF i do kupującego. iFirma oferuje okres próbny, a koszt zależy od pakietu i liczby zamówień – sprawdź aktualny cennik.

inFakt łączy się ze sklepem przez aplikację partnera dostępną w App Store, opisaną w pomocy Shopera. W bibliotece pomocy znajdziesz też aplikacje do innych programów, np. ING Księgowość czy Systim. Przed instalacją sprawdź, czy aplikacja obsługuje paragony, korekty i KSeF w zakresie, którego potrzebujesz.

Wykres – konfiguracja wbudowanej integracji Shopera z wFirmą. [#chart:sh32b]

Jak wybrać program do faktur dla sklepu

Najczęściej wybór jest prosty: program, z którego korzysta już Twoja księgowa albo biuro rachunkowe. Jeśli zaczynasz od zera, porównaj programy według kilku kryteriów.

Jeśli sprzedajesz w wielu kanałach, rozważ wystawianie faktur w systemie do obsługi zamówień, który zbiera zamówienia ze sklepu i marketplace’ów. Takie podejście opisujemy w artykule BaseLinker i program do faktur. Przy większej skali i własnym magazynie częściej sprawdza się system ERP – zobacz Shoper i Subiekt.

Integracja a KSeF i obsługa zwrotów

W 2026 r. kluczowe pytanie przy wyborze programu brzmi: czy faktury dla firm trafią automatycznie do KSeF? Większość programów do faktur ma już taką funkcję, ale warto sprawdzić, jak działa w połączeniu ze sklepem – np. czy integracja przekazuje NIP z zamówienia, co dzieje się przy błędnych danych i jak wystawiane są korekty. Szczegóły obowiązku omawiamy w artykule faktury w Shoperze a KSeF.

Zwroty i reklamacje wymagają korekt dokumentów. Ustal, czy korekta powstaje automatycznie po oznaczeniu zwrotu w sklepie, czy wystawiasz ją ręcznie w programie. Proces zwrotów opisujemy w artykule zwroty i reklamacje w Shoperze.

[#przyklad] Sklep z kosmetykami sprzedaje głównie konsumentom, ale co dziesiąte zamówienie składa salon kosmetyczny z NIP-em. Sklep łączy Shopera z programem do faktur obsługującym KSeF: konsumentom program wystawia paragony, a firmom – faktury, które automatycznie trafiają do KSeF. Dokument wysyłany jest klientowi e-mailem po zmianie statusu zamówienia na opłacone, a księgowa ma dostęp do wszystkich dokumentów w programie.

Kiedy wystawiać dokument – statusy zamówień

Jednym z najważniejszych ustawień integracji jest moment, w którym program wystawia fakturę lub paragon. Zbyt wcześnie – i masz dokumenty do anulowanych zamówień. Zbyt późno – i klient czeka na fakturę, której potrzebuje do rozliczenia zakupu.

Najczęściej sprawdza się wystawianie dokumentu po opłaceniu zamówienia dla płatności online i po wysłaniu – dla pobrania. Terminy wystawiania faktur wynikają jednak z przepisów o VAT, dlatego ustawienie warto uzgodnić z księgową. W Shoperze statusy możesz zmieniać automatycznie, np. po zaksięgowaniu płatności, co ułatwia powiązanie ich z integracją.

Sprzedaż zagraniczna i waluty

Jeśli sprzedajesz klientom z innych krajów UE, program do faktur musi obsługiwać faktury w walutach obcych i właściwe stawki VAT kraju nabywcy w procedurze OSS. Nie każda integracja przekazuje te dane poprawnie – sprawdź na zamówieniu testowym, czy stawka VAT, waluta i kurs przeliczenia trafiają na fakturę tak, jak oczekuje tego księgowa. Konfigurację walut i podatków w sklepie opisujemy w artykule waluty i VAT OSS w Shoperze.

Według strony iFirmy jej integracja generuje faktury VAT, marża i OSS zgodnie ze strukturą faktury ustrukturyzowanej. Przy innych programach poszukaj tej informacji w opisie aplikacji albo zapytaj dostawcę.

Dostęp dla księgowej i bezpieczeństwo

Klucze API i dane logowania do programu do faktur dają dostęp do danych finansowych firmy. Przechowuj je bezpiecznie i nie udostępniaj szerzej, niż to konieczne. Jeśli biuro rachunkowe potrzebuje dostępu do zamówień w sklepie, załóż mu osobne konto administratora z ograniczonymi uprawnieniami – opisujemy to w artykule uprawnienia administratorów w Shoperze. Po zmianie biura rachunkowego wygeneruj nowe klucze API.

Najczęstsze błędy przy integracji z programem do faktur

• Dwa programy wystawiają dokumenty – np. wbudowana integracja i aplikacja jednocześnie; klient dostaje dwie faktury.

• Zły moment wystawienia – faktura powstaje przy złożeniu zamówienia, zanim klient zapłacił albo anulował zakup.

• Brak NIP w zamówieniu – klient firmowy nie widzi pola NIP i dostaje paragon zamiast faktury.

• Nieprzemyślana synchronizacja stanów – program do faktur nadpisuje stany prowadzone w innym systemie.

• Brak testu po zmianach – zmiana stawek VAT, form płatności czy szablonu koszyka bez sprawdzenia dokumentów.

• Wygasłe klucze lub subskrypcja – integracja przestaje działać, a nikt tego nie zauważa.

Przy weryfikacji kwot netto i brutto na dokumentach przyda się kalkulator VAT. Przegląd innych przydatnych aplikacji znajdziesz w artykule Shoper App Store – przydatne aplikacje.

[#checklista] Integracja z programem do faktur: wybrany program (najlepiej uzgodniony z księgową); jedna aktywna integracja; moment wystawiania dokumentu; paragony i faktury; pole NIP w koszyku; wysyłka do KSeF; korekty przy zwrotach; decyzja o synchronizacji stanów; zamówienie testowe; kontrola integracji raz w miesiącu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Shoper ma integrację z wFirmą?

Tak, wFirma ma integrację wbudowaną w panel Shopera. Włączasz ją w ustawieniach faktur, wybierając fakturowanie zewnętrzne i wpisując klucze API wygenerowane w wFirmie.

Ile kosztuje integracja Shopera z Fakturownią?

Według listy w App Store subskrypcja aplikacji Fakturownia kosztuje 249 zł za 12 miesięcy (październik 2026 r.). Do tego potrzebujesz konta w Fakturowni według jej cennika.

Czy Fakturownia synchronizuje stany magazynowe ze Shoperem?

Według opisu aplikacji synchronizacja działa jednokierunkowo – z Fakturowni do Shopera – i tylko dla jednego magazynu. Zmiany stanów w Shoperze nie przechodzą do Fakturowni.

Jak połączyć Shopera z iFirmą?

Integrację konfiguruje się po stronie iFirmy. Zamówienia ze sklepu trafiają do konta w iFirmie, która automatycznie wystawia faktury i wysyła je do KSeF. Instrukcję znajdziesz w pomocy iFirmy.

Czy program do faktur wystawi też paragon?

Zależy od programu i integracji. Np. Fakturownia według opisu wystawia faktury i paragony. Sprawdź tę funkcję przed wyborem, jeśli sprzedajesz konsumentom.

Czy mogę korzystać z darmowego programu Shopera zamiast zewnętrznego?

Tak. Shoper Faktury i Magazyn to według Shopera program dostępny bez dodatkowej opłaty, z integracją z KSeF 2.0 i funkcjami magazynowymi. Warto jednak uzgodnić wybór z księgową.

Podsumowanie

Połączenie Shopera z programem do faktur oszczędza czas i ogranicza błędy, a w czasach KSeF staje się praktycznie koniecznością dla sklepów sprzedających firmom. wFirma działa jako integracja wbudowana, Fakturownia i inFakt – jako aplikacje z App Store, iFirma – przez integrację po swojej stronie, a Shoper Faktury i Magazyn to bezpłatna alternatywa od Shopera. Wybierz program uzgodniony z księgową, skonfiguruj moment wystawiania dokumentów i KSeF, a przed startem przetestuj cały proces.

Jeśli chcesz połączyć sklep z programem do faktur, systemem magazynowym i marketplace’ami w jeden sprawny proces, jako autoryzowany partner Shoper zrobimy to za Ciebie – sprawdź ofertę wdrożenia i rozwoju sklepu Shoper.