Shoper i Subiekt – integracja sklepu z systemem ERP i magazynem

Synchronizator Subiekt GT – Shoper

Według pomocy Shopera Synchronizator pozwala zintegrować sklep z każdym Subiektem GT. Wymiana danych jest dwukierunkowa i działa automatycznie, a zakres integracji określasz samodzielnie – mapujesz pola Shopera na pola Subiekta i możesz korzystać tylko z wybranych funkcji. Aplikacja przenosi produkty, aktualizuje stany i pobiera zamówienia do Subiekta.

Przydatna jest możliwość odbudowania drzewa kategorii na podstawie obiektów z Subiekta, takich jak grupy i cechy towarów. Nowo zsynchronizowane produkty mogą trafiać do nieaktywnej kategorii, dzięki czemu sprawdzisz je przed publikacją. Synchronizator obsługuje warianty – jeden wariant w Shoperze odpowiada jednemu towarowi w Subiekcie.

Aplikację instalujesz w panelu w sekcji Aplikacje i integracje > Katalog aplikacji. Jest dostępna w dwóch wersjach: na miesiąc albo z licencją roczną. Licencja jest przypisana do NIP podmiotu, na który zarejestrowany jest Subiekt GT, więc podajesz go przy zamówieniu. Szczegóły znajdziesz w artykule pomocy o Synchronizatorze Subiekt GT – Shoper.

Integracja Shoper z Subiekt GT od SellIntegro

Druga popularna aplikacja to zestaw wtyczek od SellIntegro. Według opisu w App Store zamówienia ze Shopera trafiają do Subiekta GT jako dokumenty sprzedaży – zamówienie od klienta (ZK), paragon (PA) lub faktura (FS) – z możliwością fiskalizacji i automatycznego drukowania. Reguły możesz uzależnić od statusu zamówienia, formy dostawy i formy płatności.

• Masowe generowanie dokumentów – faktury lub paragony powstają z istniejącego ZK po zmianie statusu zamówienia w Shoperze.

• Produkty z Subiekta do Shopera – karty towarów, nazwy, opisy i kody EAN z możliwością filtrowania.

• Ceny – aktualizacja cen produktów i wariantów z jednego lub kilku cenników Subiekta.

• Stany – aktualizacja stanów w sklepie na podstawie wybranych magazynów, także dla wariantów.

Taki podział na moduły pozwala zacząć od jednego obszaru, np. przesyłania zamówień, i dokładać kolejne, gdy proces się ustabilizuje. W App Store znajdziesz też aplikacje do przesyłania zamówień ze Shopera do Subiekta nexo PRO oraz do aktualizacji cen i stanów z nexo – jeśli korzystasz z nowszej linii programów InsERT, szukaj rozwiązań oznaczonych tą nazwą.

Wykres – etapy wdrożenia integracji Shopera z Subiektem. [#chart:sh33b]

Inne systemy ERP współpracujące z Shoperem

Subiekt to tylko jeden z programów, z którymi łączy się Shoper. Na stronie systemów ERP znajdziesz także m.in. Comarch Optima, Comarch ERP XL, enova365, Symfonię, WAPRO Mag, Navireo, PC-Market czy Streamsoft Prestiż. Dla części z nich dostępne są aplikacje (np. Synchronizator dla Navireo czy Multi-integrator dla WAPRO Mag), dla innych – integracje realizowane w ramach Shopera Premium.

Jeśli nie potrzebujesz pełnego ERP, a chcesz tylko wystawiać dokumenty i pilnować stanów, prostszym wyborem może być program do faktur z modułem magazynowym – porównujemy je w artykule Shoper i program do faktur. Wersje i różnice między pakietami opisujemy w tekście pakiety Shoper – porównanie planów.

Który system jest źródłem prawdy – podział danych

Najważniejsza decyzja przy integracji z ERP to ustalenie, gdzie powstaje i gdzie jest edytowana każda informacja. Jeśli ten sam parametr można zmieniać w dwóch miejscach, prędzej czy później jeden system nadpisze zmiany wprowadzone w drugim.

[#uwaga] Nie łącz kilku narzędzi aktualizujących stany jednocześnie bez planu. Jeśli stany w sklepie zmienia aplikacja ERP, a równolegle system do obsługi zamówień lub hurtownia dropshippingowa, wyniki będą przypadkowe. Wybierz jedno źródło stanów i pozostałe systemy ustaw tylko na odczyt. Więcej o tym w artykule synchronizacja stanów magazynowych w Shoperze.

Wdrożenie integracji krok po kroku

1. Ustal podział danych – zapisz, który system odpowiada za produkty, ceny, stany, opisy i dokumenty.

2. Uporządkuj kartoteki – symbole i kody EAN muszą jednoznacznie łączyć towary w Subiekcie z produktami i wariantami w Shoperze.

3. Wybierz aplikację – porównaj zakres synchronizacji, model licencji, wymagania techniczne i wsparcie dostawcy.

4. Zmapuj ustawienia – magazyny, cenniki, stawki VAT, formy płatności i dostawy oraz statusy zamówień.

5. Przetestuj na małej próbce – kilka produktów i zamówień testowych, w tym z wariantami, rabatem i pobraniem.

6. Uruchom i monitoruj – w pierwszych tygodniach codziennie sprawdzaj logi, stany i dokumenty.

Jeśli zaczynasz od pustego sklepu, produkty możesz najpierw zaimportować z pliku, a dopiero potem włączyć synchronizację cen i stanów – opisujemy to w artykule import produktów do Shopera z pliku CSV.

[#przyklad] Sklep z narzędziami ma salon stacjonarny i sklep na Shoperze. Magazyn, ceny i dokumenty prowadzi w Subiekcie GT. Po wdrożeniu integracji ceny i stany w sklepie aktualizują się z Subiekta, a zamówienia internetowe trafiają do programu jako ZK. Po opłaceniu zamówienia aplikacja tworzy z ZK paragon lub fakturę. Sprzedawca w salonie widzi rezerwacje z internetu, a sklep nie sprzedaje towaru, który zniknął z półki.

ERP, Apilo i program do faktur – jak to połączyć

Sklepy sprzedające także na marketplace’ach często korzystają z systemu do obsługi zamówień, np. Apilo, który zbiera zamówienia z wielu kanałów. W takim układzie warto zdecydować, czy Subiekt łączy się bezpośrednio ze Shoperem, czy z systemem do obsługi zamówień. Druga opcja pozwala przesyłać do ERP zamówienia ze wszystkich kanałów jednym strumieniem. Szerzej opisujemy to w artykule Shoper i marketplace’y.

Pamiętaj też o KSeF. Jeśli faktury wystawia Subiekt, to on – lub narzędzie z nim zintegrowane – odpowiada za wysyłkę faktur do KSeF. Sklep nie powinien wtedy równolegle wystawiać dokumentów przez inną integrację. Szczegóły w tekście faktury w Shoperze a KSeF.

Dla nietypowych procesów – np. specyficznych reguł cenowych lub własnych pól – integrację można zbudować na REST API Shopera. To rozwiązanie dla firm z programistą lub agencją; więcej w artykule API Shopera – co można zautomatyzować.

Najczęstsze błędy przy integracji Shopera z Subiektem

• Brak wspólnego identyfikatora – produkty w sklepie i w programie mają różne symbole, więc integracja tworzy duplikaty.

• Dwa źródła stanów – stany zmienia jednocześnie ERP i inna aplikacja.

• Niezmapowane formy płatności i dostawy – zamówienia trafiają do Subiekta z błędnymi danymi lub wcale.

• Różne stawki VAT – produkt ma inną stawkę w sklepie i w programie, co psuje dokumenty.

• Brak testów wariantów – rozmiary i kolory nie łączą się z towarami w Subiekcie.

• Nikt nie monitoruje integracji – wygasła licencja lub wyłączony komputer z programem zatrzymuje synchronizację.

[#checklista] Integracja Shopera z ERP: podział danych spisany; symbole i EAN-y uporządkowane; aplikacja wybrana i licencja aktywna; magazyny i cenniki zmapowane; formy płatności, dostawy i statusy zmapowane; test zamówień z wariantami i rabatem; jedno źródło stanów; ustalony proces KSeF; osoba odpowiedzialna za monitoring.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Shoper ma integrację z Subiektem GT?

Tak. W App Store dostępne są aplikacje łączące sklep z Subiektem GT, m.in. Synchronizator Subiekt GT – Shoper oraz integracja od SellIntegro. Subiekt GT jest też wymieniony na stronie systemów ERP Shopera.

Jakie dane można synchronizować między Shoperem a Subiektem?

W zależności od aplikacji: produkty, ceny z cenników, stany z wybranych magazynów, zamówienia i dokumenty sprzedaży, np. ZK, paragony i faktury. Zakres ustalasz w konfiguracji aplikacji.

Ile kosztuje integracja Shopera z Subiektem GT?

Zależy od aplikacji. Synchronizator jest sprzedawany w wersji miesięcznej i z licencją roczną, a aplikacja SellIntegro według opisu instaluje się za 0 zł z dwutygodniowym testem. Aktualne warunki sprawdź w App Store.

Czy integracja działa z Subiektem nexo PRO?

W App Store są aplikacje do przesyłania zamówień ze Shopera do Subiekta nexo PRO oraz do aktualizacji cen i stanów. Przed instalacją sprawdź, czy obsługują Twoją wersję programu.

Z jakimi innymi systemami ERP współpracuje Shoper?

Strona systemów ERP Shopera wymienia m.in. Comarch Optima, Comarch ERP XL, enova365, Symfonię, WAPRO Mag, Navireo i Streamsoft Prestiż. Można też zamówić integrację z systemem spoza listy.

Czy potrzebuję ERP, jeśli sprzedaję tylko online?

Niekoniecznie. Małym sklepom zwykle wystarcza panel Shopera i program do faktur. ERP przydaje się przy sprzedaży wielokanałowej, stacjonarnej i hurtowej z jednego magazynu.

Podsumowanie

Integracja Shopera z Subiektem lub innym systemem ERP pozwala prowadzić produkty, ceny, stany i dokumenty w jednym miejscu, a sklep traktować jako kanał sprzedaży. Kluczem do sukcesu jest nie wybór aplikacji, lecz porządek w danych: jednoznaczne symbole, jasny podział odpowiedzialności między systemami i rzetelne testy przed startem. Zacznij od zakresu, którego naprawdę potrzebujesz – np. zamówień i stanów – i rozbudowuj integrację stopniowo.

Jeśli chcesz połączyć sklep z Subiektem, systemem do obsługi zamówień i marketplace’ami bez ryzyka chaosu w stanach, pomożemy zaplanować i wdrożyć cały proces – sprawdź ofertę wdrożenia i rozwoju sklepu Shoper.