Synchronizacja stanów magazynowych w Shoperze – sklep, hurtownia i marketplace'y

Zasada nadrzędna – jedno źródło prawdy

Najważniejsza decyzja to wybór systemu, który odpowiada za stany. Wszystkie pozostałe systemy powinny je tylko odbierać. W praktyce masz do wyboru cztery modele.

[#uwaga] Przykładem pułapki jest aplikacja Fakturowni, w której według opisu synchronizacja stanów działa jednokierunkowo – z programu do faktur do Shopera – i tylko dla jednego magazynu. Jeśli jednocześnie prowadzisz stany w Apilo lub w ERP, dwa systemy będą nadpisywać się nawzajem. Zanim włączysz jakąkolwiek synchronizację stanów, sprawdź, w którą stronę działa i czy nie koliduje z inną.

Sklep i hurtownia – dropshipping i dostawy

Przy współpracy z hurtownią stany zwykle pochodzą z pliku XML lub CSV dostawcy. W Shoperze obsłużysz to aplikacjami do integracji z hurtowniami albo modułem hurtowni w Apilo. Według pomocy Shopera w Apilo ustawiasz m.in. ścieżkę pliku, częstotliwość importu, narzut na ceny i przedziały stanów – np. mały stan u dostawcy może być traktowany jako zero, co chroni przed sprzedażą ostatnich sztuk, których hurtownia mogła już nie mieć. Import działa według harmonogramu, w odstępach od kilkudziesięciu minut do kilku godzin.

Aplikacja Integracja z hurtowniami według opisu pozwala importować dane z plików XML i CSV oraz przez API, filtrować produkty po minimalnym stanie, cenie, kategoriach i producentach, a import wykonywać dwa lub trzy razy dziennie. Szczegóły omawiamy w artykułach integracja Shopera z hurtownią i dropshipping na Shoperze.

Sklep i marketplace’y – częstotliwość ma znaczenie

Różne narzędzia synchronizują stany z różną częstotliwością. To jedna z najważniejszych cech przy wyborze rozwiązania, szczególnie przy produktach w pojedynczych egzemplarzach.

Jeśli sprzedajesz w wielu kanałach, przeczytaj też artykuły Shoper i marketplace’y oraz Shoper i Empik Place.

Wykres – kroki porządkowania synchronizacji stanów w sklepie na Shoperze. [#chart:sh43b]

Bufory, progi i rezerwy

Nawet najlepsza synchronizacja ma opóźnienie. Dlatego warto stosować mechanizmy bezpieczeństwa, które ograniczają ryzyko sprzedaży towaru, którego nie ma.

• Bufor dla kanałów – na marketplace wysyłasz stan pomniejszony o kilka sztuk, a ostatnie egzemplarze sprzedajesz tylko w sklepie.

• Przedziały stanów – mały stan u dostawcy traktujesz jako zero albo jako „dostępny na zamówienie”.

• Stan ostrzegawczy – sygnał dla zespołu, że trzeba zamówić towar, zanim się skończy.

• Rezerwacja przy zamówieniu – zamówienia nieopłacone też zmniejszają stan, ale mają określony czas na płatność.

• Osobne zasady dla bestsellerów – częstsza synchronizacja i większy bufor dla produktów, które rotują najszybciej.

[#przyklad] Sklep z częściami do rowerów sprzedaje w sklepie na Shoperze, na Allegro i w salonie stacjonarnym. Stany prowadzi w programie magazynowym, z którego trafiają do Apilo, a stamtąd do sklepu i Allegro. Dla produktów z jednym lub dwoma egzemplarzami na Allegro wysyłany jest stan zero, więc ostatnie sztuki można kupić tylko w sklepie i w salonie. Liczba anulowanych zamówień na Allegro wyraźnie spada, a zespół nie musi ręcznie poprawiać stanów po weekendzie.

Sklep, ERP i sprzedaż stacjonarna

Jeśli prowadzisz sklep stacjonarny lub sprzedajesz hurtowo, stany najlepiej trzymać w systemie ERP lub programie magazynowym, który obsługuje wszystkie kanały. Sklep na Shoperze pobiera wtedy stany z ERP, a zamówienia internetowe trafiają do ERP jako dokumenty. Dostępne rozwiązania – m.in. dla Subiekta GT – porównujemy w artykule Shoper i Subiekt. Jeśli żadne gotowe rozwiązanie nie pasuje, integrację można zbudować na API Shopera.

Identyfikatory produktów i wariantów – fundament synchronizacji

Integracja łączy produkty w różnych systemach po identyfikatorach. Jeśli koszulka w rozmiarze M ma w sklepie inny kod niż w programie magazynowym, a w hurtowni jeszcze inny, żadne narzędzie nie zsynchronizuje stanów poprawnie. Zanim uruchomisz synchronizację, uporządkuj kody produktów, kody wariantów i kody EAN – najlepiej tak, by w każdym systemie identyfikowały ten sam fizyczny towar.

Przy dodawaniu nowych produktów ustal zasadę nadawania kodów i trzymaj się jej we wszystkich kanałach. Dzięki temu każdy nowy wariant od razu „wpina się” w synchronizację, zamiast czekać na ręczne mapowanie.

Zwroty, reklamacje i korekty stanów

Stany zmieniają się nie tylko przy sprzedaży. Zwrot towaru, wymiana na inny rozmiar, reklamacja czy uszkodzenie w magazynie – każda z tych sytuacji powinna trafić do systemu nadrzędnego. Jeśli zwrócony produkt wraca na półkę, ale nikt nie zwiększy jego stanu, sklep traci sprzedaż. Jeśli zwrot jest uszkodzony, a stan wzrośnie automatycznie – sklep sprzeda towar, którego nie da się wysłać. Proces zwrotów opisujemy w artykule zwroty i reklamacje w Shoperze.

Kontrola i monitoring

Przed szczytami sprzedażowymi, takimi jak Black Friday, przeprowadź pełną kontrolę stanów i przetestuj synchronizację przy większej liczbie zamówień – wskazówki znajdziesz w artykule Black Friday w sklepie Shoper.

Najczęstsze błędy

• Włączenie synchronizacji w dwóch narzędziach naraz – np. aplikacji do faktur i systemu do obsługi zamówień.

• Ręczne poprawki stanów w systemie podrzędnym – zostaną nadpisane przy kolejnej synchronizacji.

• Brak kodów wariantów – integracja nie wie, którego rozmiaru czy koloru dotyczy stan.

• Ten sam stan we wszystkich kanałach – bez bufora dla produktów z małą liczbą sztuk.

• Brak testów po zmianach – nowa hurtownia, nowy kanał czy nowe warianty bez sprawdzenia synchronizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Jak zsynchronizować stany między Shoperem a Allegro?

Przez integrację Shopera z Allegro albo system do obsługi zamówień, np. Apilo lub Base. Ważne, by tylko jedno narzędzie zarządzało stanami w obu kanałach.

Jak często Apilo synchronizuje stany?

Według strony Apilo w wersji Lite co 4 godziny, a w płatnych pakietach w czasie rzeczywistym.

Czy Shoper obsługuje wiele magazynów?

Według cennika Shopera wielomagazynowość jest dostępna w pakiecie Premium – do 50 magazynów.

Jak uniknąć sprzedaży produktu, którego nie ma?

Wybierz jedno źródło prawdy o stanach, skróć interwał synchronizacji i stosuj bufor dla produktów z małym stanem, szczególnie na marketplace’ach.

Co zrobić, gdy hurtownia pokazuje nieaktualne stany?

Ustaw przedziały stanów, w których mały stan u dostawcy jest traktowany jako zero, i zwiększ częstotliwość importu pliku, jeśli dostawca na to pozwala.

Czy mogę ręcznie zmieniać stany w sklepie, jeśli korzystam z Apilo?

Jeśli źródłem prawdy jest Apilo, ręczne zmiany w sklepie zostaną nadpisane. Zmieniaj stany w systemie nadrzędnym.

Podsumowanie

Synchronizacja stanów magazynowych w Shoperze to przede wszystkim kwestia architektury: jeden system jako źródło prawdy, spójne identyfikatory produktów i wariantów, częstotliwość dopasowana do rotacji towaru oraz bufory dla kanałów, w których anulowanie zamówienia kosztuje najwięcej. Narzędzia – integracje z hurtowniami, Apilo, Base czy ERP – są tylko środkiem. Zacznij od mapy przepływu danych, a dopiero potem wybieraj aplikacje.

Jeśli chcesz uporządkować stany między sklepem, hurtownią i marketplace’ami, pomożemy zaprojektować przepływ danych i wdrożyć integracje – sprawdź ofertę wdrożenia i rozwoju sklepu Shoper.