Uprawnienia administratorów w Shoperze – jak nadać dostęp agencji lub pracownikowi

Poziomy dostępu – od odczytu do usuwania

Dla każdego obszaru wybierasz jeden z pięciu poziomów: brak uprawnień, odczyt, odczyt i dodawanie, odczyt, dodawanie i edycja albo pełny dostęp z usuwaniem. Zasada jest prosta: nadawaj najniższy poziom, który pozwala wykonać zadanie. Jeśli ktoś ma tylko analizować sprzedaż, wystarczy mu odczyt raportów. Jeśli ma dodawać nowe produkty, nie musi ich usuwać.

Pamiętaj, że uprawnienia można zmieniać w dowolnym momencie, także gdy w grupie są już administratorzy. Zwiększenie uprawnień grupy zwiększa je od razu wszystkim jej członkom. Dlatego lepiej mieć kilka małych, precyzyjnie opisanych grup niż jedną dużą grupę „pracownicy”, do której z czasem dopisuje się kolejne uprawnienia.

[#uwaga] Bez uprawnienia do konfiguracji sekcja ustawień zaawansowanych w ogóle nie pojawi się w menu. Jeśli agencja zgłasza, że „nie widzi” jakiejś opcji, najpierw sprawdź, czy brakuje jej uprawnienia, a dopiero potem rozważ jego nadanie – i tylko na czas konkretnego zadania.

Jak dodać administratora do grupy

Po utworzeniu grupy i ustawieniu uprawnień przechodzisz do zakładki Administratorzy, w której dodajesz osoby do grupy. Każda osoba powinna mieć własne konto z własnym adresem e-mail – najlepiej firmowym, a w przypadku agencji – adresem konkretnego specjalisty, a nie ogólną skrzynką biura.

1. Utwórz grupę z odpowiednimi uprawnieniami (lub wybierz istniejącą).

2. W zakładce Administratorzy dodaj nowe konto i przypisz je do grupy.

3. Przekaż osobie dane logowania bezpiecznym kanałem, a nie w jednej wiadomości z hasłem i adresem panelu.

4. Poproś o włączenie weryfikacji dwuetapowej przy pierwszym logowaniu – w Moim koncie, w zakładce Bezpieczne logowanie.

5. Zapisz w firmowej tabeli, kto otrzymał dostęp, w jakim celu i do kiedy.

Takie notatki wydają się zbędne przy dwóch osobach, ale po roku współpracy z kilkoma wykonawcami pozwalają szybko ustalić, które konta są jeszcze potrzebne.

Dostęp dla pracownika

Dla pracowników warto przygotować grupy według ról, a nie według osób. Gdy zatrudnisz kolejną osobę na tym samym stanowisku, dodasz ją do istniejącej grupy bez ponownego ustawiania uprawnień. W opisie grupy zapisz, do czego służy i kto odpowiada za jej uprawnienia, żeby po czasie nie trzeba było tego zgadywać.

Konfigurację rozliczeń, metod płatności i ustawień zaawansowanych zostaw właścicielowi lub jednej zaufanej osobie. To obszary, w których jedna zmiana może wstrzymać sprzedaż albo przekierować płatności. [#chart:sh61b]

Dostęp dla agencji marketingowej

Agencja prowadząca kampanie Google Ads czy Meta Ads zwykle potrzebuje dostępu do kilku rzeczy: raportów sprzedaży, ustawień integracji (np. Google Merchant Center, piksela Meta, tagu konwersji), promocji i kodów rabatowych oraz podglądu asortymentu. Nie potrzebuje natomiast usuwania zamówień, danych rozliczeniowych ani pełnego dostępu do klientów.

Integracje konfiguruje się zwykle raz, na początku współpracy. Dobrym rozwiązaniem jest więc nadanie uprawnień do konfiguracji tylko na czas wdrożenia, a potem ich ograniczenie. Jak przebiega start kampanii dla sklepu na Shoperze, opisujemy w poradniku Google Ads dla sklepu na Shoperze, a konfigurację Meta – w artykule o pikselu Facebooka w Shoperze.

Dostęp do sklepu to tylko część układanki. Agencja potrzebuje też dostępu do kont reklamowych, które powinny należeć do Ciebie. Jak to zrobić bezpiecznie, piszemy w artykułach o dostępie do konta reklamowego dla agencji oraz o dostępie do Allegro Ads dla agencji i pracowników.

[#przyklad] Sklep z artykułami sportowymi zlecił agencji kampanie produktowe. Zamiast przekazywać login właściciela, utworzył grupę „Agencja – kampanie” z odczytem asortymentu i raportów, pełnym dostępem do działań marketingowych i czasowym dostępem do konfiguracji. Po skonfigurowaniu feedu i tagów konwersji uprawnienie do konfiguracji zmieniono na odczyt. Agencja nadal mogła analizować sprzedaż i tworzyć kody rabatowe, ale nie miała już wpływu na płatności i ustawienia sklepu.

Dostęp dla programisty, grafika i agencji SEO

Programista lub grafik, który modyfikuje szablon, potrzebuje uprawnienia Konfiguracja (wygląd), obejmującego szablony graficzne i dostęp przez WebDAV. Zwykle nie potrzebuje dostępu do zamówień ani klientów. Agencja SEO i copywriterzy pracują głównie na asortymencie (opisy, kategorie, meta dane) i zawartości (blog, strony informacyjne) – wystarczy im dodawanie i edycja bez usuwania.

Przed większą zmianą w szablonie poproś wykonawcę o opis planowanych zmian i wykonaj własny eksport ważnych treści. Modyfikacje własne szablonu nie są objęte standardowym wsparciem technicznym platformy, więc warto wiedzieć, kto i co zmienił.

Integracje przez API – Base, systemy magazynowe i inne

Integracje to szczególny przypadek, bo działają automatycznie, całą dobę, i często mają dostęp do wielu obszarów naraz. Dla każdej z nich utwórz osobną grupę z typem dostępu webapi. Gdy przestaniesz korzystać z danego systemu, usuniesz jedną grupę i nie wpłyniesz na pozostałe integracje.

Przykładowo integracja z Base zwykle potrzebuje dostępu do zamówień, produktów i stanów magazynowych. Szczegóły konfiguracji opisujemy w poradniku o integracji Shopera z Base krok po kroku, a o rolach i dostępach po stronie samego Base – w artykule o uprawnieniach pracowników w Base.

Typowe sytuacje i jak je rozwiązać

Sezonowy pracownik do obsługi zamówień

Przed sezonem świątecznym zatrudniasz osobę do pakowania i obsługi zamówień na dwa miesiące. Dodaj ją do istniejącej grupy „Magazyn i wysyłka”, poproś o włączenie weryfikacji dwuetapowej, a w kalendarzu zapisz datę końca umowy jako przypomnienie o usunięciu konta. Nie musisz tworzyć nowej grupy ani zastanawiać się nad uprawnieniami.

Jednorazowe zlecenie dla grafika

Grafik ma przygotować nowe banery i poprawić wygląd strony głównej. Utwórz grupę z uprawnieniem do wyglądu i, jeśli to potrzebne, do banerów w obszarze marketingowym. Po odbiorze prac usuń konto. Jeśli współpraca się powtarza, możesz zostawić grupę, a usuwać i dodawać tylko konto.

Zmiana agencji marketingowej

Kończysz współpracę z jedną agencją i zaczynasz z nową. Najpierw usuń konta poprzedniej agencji i sprawdź, jakie integracje oraz kody śledzące zostawiła w sklepie. Dopiero potem nadaj dostęp nowej agencji w nowej grupie. Dzięki temu nie będziesz mieć dwóch zespołów zmieniających te same ustawienia, a nowa agencja zacznie od uporządkowanej konfiguracji.

Najczęstsze błędy przy nadawaniu dostępu

1. Przekazanie loginu właściciela – agencja lub pracownik pracuje na koncie z pełnymi uprawnieniami, a po zakończeniu współpracy trzeba zmieniać hasło i sprawdzać, co zostało zmienione.

2. Jedna grupa dla wszystkich – kolejne osoby dostają coraz szersze uprawnienia, bo ktoś kiedyś potrzebował dodatkowej opcji.

3. Pełny dostęp „na chwilę” – uprawnienia nadane na czas wdrożenia zostają na lata.

4. Integracja na koncie człowieka – po usunięciu konta pracownika przestaje działać synchronizacja zamówień.

5. Brak weryfikacji dwuetapowej – nawet dobrze ustawione uprawnienia nie pomogą, jeśli hasło wycieknie.

6. Brak listy dostępów – po roku nikt nie pamięta, do czego służy konto „test2” czy grupa „agencja stara”.

Każdy z tych błędów łatwo naprawić w kilka minut, jeśli raz na kwartał przejrzysz listę administratorów. Trudniej, gdy problem wychodzi na jaw dopiero po incydencie – wtedy zamiast porządków czeka Cię analiza, kto i kiedy wprowadził zmiany.

Zakończenie współpracy – jak odebrać dostęp

Najczęstszy błąd to zapominanie o kontach osób, które już nie pracują ze sklepem. Po zakończeniu współpracy z agencją, freelancerem czy pracownikiem usuń jego konto administratora od razu – Shoper wprost zaleca usuwanie kont osób z zewnątrz po zakończeniu prac. Jeśli grupa była utworzona tylko dla tej współpracy, usuń także grupę.

• Usuń konto administratora lub przenieś je do grupy bez uprawnień, jeśli musisz zachować historię.

• Usuń grupę webapi i klucze integracji, z których już nie korzystasz.

• Sprawdź, czy wykonawca nie dodał aplikacji lub kodów, których nikt nie będzie utrzymywać.

• Odbierz dostęp do kont reklamowych, analityki i Google Merchant Center.

• Zmień hasła do wspólnych narzędzi, jeśli były przekazywane poza systemem uprawnień.

[#checklista] Raz na kwartał: lista administratorów i grup; usunięcie nieaktywnych kont; kontrola uprawnień do konfiguracji i rozliczeń; przegląd grup webapi; potwierdzenie, że każdy administrator ma włączoną weryfikację dwuetapową.

Jeśli dopiero porządkujesz sklep, zacznij od naszego przewodnika po panelu administracyjnym Shopera – pomoże Ci zrozumieć, które sekcje panelu odpowiadają poszczególnym obszarom uprawnień.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie w Shoperze dodać nowego administratora?

W panelu przejdź do Ustawienia > Ogólne > Administratorzy sklepu. Najpierw utwórz lub wybierz grupę z odpowiednimi uprawnieniami, a następnie w zakładce Administratorzy dodaj nowe konto i przypisz je do grupy.

Czy mogę dać agencji dostęp bez dostępu do danych klientów?

Tak. W grupie dla agencji ustaw w obszarze Klienci poziom „brak uprawnień” lub odczyt, jeśli jest potrzebny do analiz. Dostęp do marketingu, raportów i asortymentu ustawisz niezależnie od dostępu do klientów.

Czym różni się dostęp do panelu od dostępu do webapi?

Dostęp do panelu jest dla ludzi, którzy logują się i pracują w sklepie. Dostęp do webapi jest dla programów zewnętrznych, które łączą się ze sklepem przez API, np. systemów magazynowych czy narzędzi do integracji z marketplace’ami.

Czy zmiana uprawnień grupy działa od razu?

Tak. Uprawnienia grupy możesz zmienić w każdej chwili, a zmiana dotyczy wszystkich administratorów w tej grupie. Dlatego przy zwiększaniu uprawnień sprawdź, kto należy do grupy.

Czy wspólne konto dla kilku pracowników to dobry pomysł?

Nie. Przy wspólnym koncie nie wiesz, kto wprowadził zmiany, trudno włączyć weryfikację dwuetapową dla wszystkich, a odebranie dostępu jednej osobie wymaga zmiany hasła całemu zespołowi. Lepiej utworzyć osobne konta w grupie o odpowiednich uprawnieniach.

Co zrobić z kontem agencji po zakończeniu współpracy?

Usuń konto od razu po zakończeniu prac, a jeśli grupa była utworzona tylko dla tej agencji – także grupę. Sprawdź też dostęp do kont reklamowych, analityki i integracji, które agencja konfigurowała.

Podsumowanie

Uprawnienia administratorów w Shoperze pozwalają bezpiecznie współpracować z pracownikami, agencjami i systemami zewnętrznymi. Twórz grupy według ról, nadawaj najniższy poziom dostępu potrzebny do pracy, dla integracji używaj osobnych grup z dostępem do webapi i usuwaj konta od razu po zakończeniu współpracy. Jeśli szukasz partnera, który pomoże uporządkować sklep, integracje i dostęp do narzędzi marketingowych, zobacz, jak wspieramy wdrożenia i rozwój sklepów Shoper.