SellRocket migracja z BaseLinkera - jak przejść bez utraty zamówień i ofert?

Jak przygotować się do migracji z BaseLinkera do SellRocket?

Najwięcej czasu w migracji nie zajmuje technika, tylko zebranie wiedzy o tym, jak dziś działa Twój Base. Wiele reguł i ustawień powstawało latami, a osoby, które je dodały, często już w firmie nie pracują. Zanim umówisz audyt, zrób własną inwentaryzację:

[#checklista] Lista kanałów i kont z liczbą zamówień miesięcznie. Lista statusów zamówień i ich znaczenie. Wszystkie akcje automatyczne z opisem, co robią i kiedy. Przewoźnicy, umowy i przypisanie metod dostawy. Program do faktur lub ERP i numeracja dokumentów. Magazyny, źródła stanów i grupy cenowe. Własne wtyczki, skrypty i integracje korzystające z API. Konta pracowników i ich uprawnienia. Zamówienia w toku i zwroty, które będą otwarte w dniu przełączenia.

Przy każdej automatyzacji zapisz też, czy jest jeszcze potrzebna. Migracja to dobry moment, żeby usunąć reguły, które nikt nie rozumie albo które dublują inne. Przenoszenie bałaganu jeden do jednego tylko wydłuża wdrożenie. Uporządkuj również dane produktów: unikalne SKU i EAN, wagi i stawki VAT ułatwią powiązanie ofert z produktami w nowym systemie.

Ile trwa migracja do SellRocket?

Producent podaje różne wartości w różnych miejscach. W FAQ typowe wdrożenie trwa 2-4 tygodnie, czasem nawet tydzień, a projekty z ponad 300 akcjami automatycznymi do dwóch miesięcy. W formularzu na stronie cennika wymienione są warianty wdrożenia o różnym czasie trwania, od szybkiego startu po wariant ściśle kontrolowany z analizą i testami, a także wdrożenie samodzielne:

[#chart:int98b]

Historie klientów publikowane przez producenta mówią o migracjach trwających od 10 do 60 dni. Czas zależy przede wszystkim od liczby reguł, integracji z ERP i szybkości, z jaką sprzedawca odpowiada na pytania. Wyznacz po swojej stronie jedną osobę, która zbiera decyzje i jest dostępna dla zespołu wdrożeniowego.

Termin startu dobierz do kalendarza sprzedaży. Najgorszy moment na przełączanie kanałów to tygodnie przed Black Friday i świętami, duże promocje na Allegro albo sezon w Twojej branży. Jeśli wdrożenie ma trwać miesiąc, a szczyt zaczyna się za sześć tygodni, bezpieczniej przesunąć przełączenie głównych kanałów na okres po sezonie, a wcześniej przenieść tylko mniejsze konta i przetestować na nich cały obieg.

Jak przełączyć kanały bez utraty zamówień i ofert?

Najbezpieczniejsza droga to praca równoległa, w której oba systemy działają przez kilka dni lub tygodni, ale nigdy nie zmieniają tych samych danych. Producent opisuje test środowiska razem z zespołem klienta przed przejściem na produkcję. Sam plan przełączania warto spisać osobno, krok po kroku:

1. Przewoźnicy i dokumenty. Najpierw sprawdź w SellRocket etykiety każdego przewoźnika i wystawianie dokumentów na zamówieniach testowych. Numerację faktur i ciągłość dokumentów ustal z księgowością.

2. Mniejszy kanał jako pierwszy. Przełącz konto o małym udziale w sprzedaży. Przez kilka dni obserwuj statusy, stany, etykiety i numery przesyłek w kanale.

3. Allegro w dniu o mniejszym ruchu. Przed przełączeniem głównego konta wyłącz w Base aktualizację stanów, cen i statusów dla tego konta, a dopiero potem włącz je w SellRocket.

4. Pozostałe kanały i sklep. Przenoś je po jednym, z tym samym testem po każdym przełączeniu.

5. Integracje API i wtyczki. Przepinaj je na emulator SellRocket dopiero po potwierdzeniu w audycie, że działają, i testuj na kopii danych lub zamówieniach testowych.

6. Wyłączenie Base. Dopiero gdy wszystkie kanały pracują w SellRocket, a zamówienia w toku i otwarte zwroty są domknięte.

[#uwaga] Dwa systemy, które jednocześnie aktualizują stany w tych samych ofertach albo statusy w tych samych zamówieniach, to najczęstsza przyczyna sprzedaży towaru, którego nie ma, i zamówień skaczących między statusami. Dla każdego konta w każdym dniu migracji musi być jasne, który system za nie odpowiada.

Kiedy SellRocket jest gotowy przejąć sprzedaż?

Decyzję o przełączeniu kolejnego kanału podejmuj na podstawie testów, a nie terminu w harmonogramie. Poniższe porównanie pomaga ocenić, czy można iść dalej:

[#chart:int98c]

Po starcie zaplanuj pierwszy miesiąc tak, żeby testy najtrudniejszych procesów, np. zwrotów, zestawów i wysyłek zagranicznych, przypadły na okres infolinii zespołu wdrożeniowego. Podobny plan pracy równoległej opisaliśmy przy innym systemie w tekście Apilo - migracja z BaseLinkera bez utraty zamówień i ofert, a kolejność ustawień po stronie nowego systemu - w poradniku Apilo konfiguracja krok po kroku. Logika kroków jest w dużej mierze niezależna od docelowego integratora.

Najczęstsze ryzyka przy migracji z BaseLinkera do SellRocket

Większość problemów przy zmianie integratora nie wynika z samego systemu, tylko z rzeczy, o których nikt nie pomyślał przed startem. Z doświadczeń przy migracjach między różnymi systemami najczęściej powtarzają się cztery ryzyka.

Zapomniane reguły. W Base działa akcja automatyczna, o której nikt nie pamięta, np. wysyłająca e-mail do hurtowni albo zmieniająca status po doręczeniu. Po migracji nikt jej nie odtworzył i po tygodniu okazuje się, że zamówienia do dostawcy nie wychodzą. Lekarstwem jest pełna lista akcji wyeksportowana lub spisana z panelu przed audytem, z właścicielem każdej z nich.

Powiązania ofert. Jeśli oferty na Allegro czy w sklepie nie zostaną poprawnie powiązane z produktami w nowym systemie, stany przestaną się aktualizować albo zaczną spływać na złe oferty. Przed przełączeniem kanału sprawdź na próbce kilkudziesięciu ofert, czy po sprzedaży stan zmienia się tam, gdzie powinien.

Dokumenty i numeracja. Zmiana systemu, który wystawia lub przekazuje faktury, może przerwać ciągłość numeracji albo zdublować dokument. Ustal z księgowością dzień przełączenia, serię numeracji i sposób obsługi korekt do zamówień sprzed migracji - w sprawach rozliczeniowych decyzję zostaw specjaliście.

Zamówienia w locie. W dniu przełączenia część zamówień jest opłacona, ale niespakowana, a część zwrotów jeszcze otwarta. Zdecyduj, czy dokończysz je w Base, czy przeniesiesz do SellRocket, i oznacz je tak, żeby żaden system nie wygenerował dla nich drugiej etykiety ani drugiego dokumentu.

Czy migracja z BaseLinkera do SellRocket się opłaca?

Producent podaje, że ponad 200 firm przeszło do SellRocket z planu Enterprise w Base lub z okolic jego progu, a w historiach klientów opisuje niższe koszty systemu po zmianie. To dane marketingowe, które warto sprawdzić na własnych liczbach. Migracja ma sens, gdy przy Twoim wolumenie model rozliczeń SellRocket wychodzi korzystniej, gdy potrzebujesz automatyzacji, których nie zbudujesz w obecnym systemie, albo gdy obsługujesz kilka spółek w jednym miejscu. Nie ma sensu, gdy główny problem to bałagan w konfiguracji - ten przeniesie się do nowego systemu razem z regułami.

Zanim zdecydujesz, policz koszt całej zmiany: abonament, wdrożenie, płatne integracje partnerów i czas zespołu w okresie przejściowym. Jeśli dopiero sprawdzasz, czy SellRocket w ogóle pasuje do Twojej skali, zacznij od tekstu SellRocket - co to jest i dla kogo jest ten integrator.

Jak Vinson pomaga przy zmianie integratora?

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Obsłużyliśmy ponad 500 firm i mamy ocenę 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem SellRocket ani SellIntegro i nie prowadzimy migracji do tego systemu, ale pomagamy sprzedawcom przygotować się do decyzji i do samej zmiany.

W praktyce pomagamy:

• zrobić inwentaryzację obecnego Base: kanałów, statusów, akcji automatycznych i integracji,

• ocenić, czy migracja się opłaca, czy lepiej uporządkować obecną konfigurację,

• poukładać obieg ofert i zamówień między Allegro, sklepem, marketplace'ami i Base,

• przygotować plan przełączania kanałów i listę testów przed startem.

Jeśli rozważasz zmianę integratora, umów bezpłatną konsultację z Vinson. Gdy po analizie okaże się, że lepiej zostać przy Base, zobacz, jak wygląda wdrożenie i porządkowanie Base z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Ile trwa migracja z BaseLinkera do SellRocket?

Według producenta typowe wdrożenie trwa 2-4 tygodnie, a przy ponad 300 akcjach automatycznych do dwóch miesięcy. Czas zależy od liczby reguł, integracji z ERP i szybkości decyzji po stronie sprzedawcy, a dokładny harmonogram producent ustala po audycie.

Czy po migracji do SellRocket zadziałają moje wtyczki do BaseLinkera?

Producent deklaruje, że w większości przypadków tak, dzięki emulatorom API zgodnym ze standardem BaseLinkera, w których zmienia się adres i token. Zgodność każdej integracji jest sprawdzana w bezpłatnym audycie migracyjnym, więc poproś o listę tych, które wymagają korekty.

Czy podczas migracji do SellRocket trzeba wstrzymać sprzedaż?

Nie powinno być takiej potrzeby, jeśli kanały przełączasz po kolei w okresie pracy równoległej. Warunek jest jeden: dla każdego konta tylko jeden system aktualizuje stany, ceny i statusy. Główne konto Allegro przełączaj w dniu o mniejszym ruchu.

Ile kosztuje migracja do SellRocket?

Producent komunikuje to różnie: baner mówi o migracji w cenie pierwszego abonamentu, a FAQ o wycenie indywidualnej po audycie. Wycenę wdrożenia przygotowuje w ciągu 48 godzin od otrzymania dostępów. Zakres prac w cenie potwierdź na piśmie przed podpisaniem zamówienia.

Czy historia zamówień z BaseLinkera zostanie przeniesiona?

Strona producenta nie opisuje szczegółowo przenoszenia zamówień archiwalnych. Podkreśla natomiast, że zamówienia w SellRocket są przechowywane bez limitu czasu. Zapytaj w audycie o zakres przeniesienia historii i zaplanuj, gdzie będzie dostępne archiwum z Base.

Planujesz przejście z BaseLinkera i chcesz mieć pewność, że niczego nie zgubisz po drodze? Podczas bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twoją konfigurację i pomożemy ocenić, czy i jak przeprowadzić zmianę.