Apilo konfiguracja krok po kroku - Allegro, magazyn i kurier

Krok 3 - magazyn i produkty w Apilo

Magazyn w Apilo to wspólna baza produktów, z której integrator bierze stany i ceny dla wszystkich kanałów. Produkty możesz dodać ręcznie, zaimportować z pliku, pobrać ze sklepu lub utworzyć na podstawie ofert Allegro. Niezależnie od metody najważniejsze są identyfikatory: SKU i EAN. To po nich Apilo będzie łączyć produkt z ofertami i pozycjami zamówień.

Jeśli prowadzisz sklep na Shoperze, Apilo może pełnić rolę wspólnego magazynu dla sklepu i Allegro z dwukierunkową aktualizacją stanów. Ceny w kanałach mogą się przy tym różnić. Szerzej o tym, jak ułożyć taki układ, piszemy w artykule o tym, jak działa synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.

Krok 4 - powiązanie ofert Allegro z produktami

Powiązanie oferty z produktem mówi Apilo, który towar z magazynu sprzedajesz w danej ofercie. Dopiero powiązana oferta otrzymuje stan i cenę z magazynu, a pozycja zamówienia zmniejsza właściwy stan. Najszybciej łączy się oferty automatycznie po SKU lub EAN, a resztę ręcznie. Po tym kroku przejrzyj listę ofert bez powiązania - każda z nich to miejsce, gdzie stan na Allegro nie będzie się aktualizował.

1. Uruchom automatyczne powiązanie po SKU lub EAN.

2. Przefiltruj oferty, które pozostały bez powiązania, i połącz je ręcznie.

3. Sprawdź oferty wielowariantowe - każdy wariant musi wskazywać inny produkt.

4. Zrób próbną zmianę stanu jednego produktu i sprawdź, czy oferta na Allegro się zaktualizowała.

5. Dopiero potem włącz synchronizację stanów i cen dla całego konta.

Krok 5 - kurier i wysyłka w Apilo

Apilo integruje się m.in. z InPost, DPD, GLS, DHL, UPS, FedEx, Pocztą Polską, Orlen Paczką i Allegro One Box. Przy sprzedaży na Allegro masz do wyboru dwie drogi: wysyłkę przez program Wysyłam z Allegro albo własne umowy z przewoźnikami. Obie można obsłużyć w Apilo, a wybór zależy od cen i rodzaju paczek.

[#chart:int3b]

Niezależnie od wybranej drogi kluczowe jest mapowanie form dostawy. Każda metoda dostawy z Allegro (np. paczkomat, kurier, przesyłka gabarytowa) musi wskazywać konkretne konto przewoźnika i usługę w Apilo. Bez tego etykieta nie wygeneruje się automatycznie albo zostanie nadana niewłaściwą usługą. Ustaw też domyślne gabaryty i wagi dla najczęściej wysyłanych paczek.

Krok 6 - statusy zamówień, dokumenty i pierwsze automatyzacje

Statusy w Apilo to etapy, przez które przechodzi zamówienie, np. nowe, opłacone, do spakowania, wysłane. Ułóż je tak, jak naprawdę pracuje Twój zespół, i nie twórz statusów „na zapas”. Do statusów podepnij automatyzacje: wystawienie faktury po opłaceniu, wygenerowanie etykiety po spakowaniu, wiadomość do klienta z numerem przesyłki. Po wygenerowaniu etykiety status zamówienia może zmienić się automatycznie, więc sprawdź, czy kolejne reguły nie wchodzą sobie w drogę.

Przykładowa prosta ścieżka dla sklepu z Allegro i jednym kurierem wygląda tak: zamówienie wpada jako nowe, po zaksięgowaniu wpłaty przechodzi do statusu opłacone i dostaje fakturę lub paragon, potem trafia do kolejki do spakowania, gdzie magazyn korzysta z Asystenta Zbierania i Pakowania, a po wygenerowaniu etykiety przechodzi do statusu wysłane, a kupujący dostaje numer przesyłki. Wyjątki - brak towaru, prośba klienta o zmianę adresu, zamówienie za pobraniem - obsługujesz osobnymi statusami, które zmienia tylko człowiek.

[#checklista] Przed pierwszym prawdziwym zamówieniem sprawdź: dane firmy na fakturze i etykiecie, autoryzację każdego konta Allegro, brak ofert bez powiązania, zgodność stanów w magazynie z rzeczywistością, mapowanie każdej formy dostawy na kuriera, kolejność statusów i automatyzacji, wystawienie testowego dokumentu sprzedaży.

Na koniec przeprowadź test na kilku prawdziwych zamówieniach i obserwuj, co się dzieje na każdym etapie. Jeśli coś nie działa, poniższa tabela problemów pomoże szybko znaleźć przyczynę:

[#chart:int3c]

Najczęstsze błędy przy konfiguracji Apilo i jak ich uniknąć

Większość problemów, z którymi sprzedawcy zgłaszają się po wdrożeniu integratora, ma źródło w pierwszych dniach konfiguracji. Nie wynikają z wad systemu, tylko z pośpiechu albo z pominięcia któregoś kroku. Oto lista, którą warto mieć pod ręką:

• Synchronizacja włączona przed powiązaniem ofert - oferty bez powiązania lub z zerowym stanem w magazynie mogą zostać wyzerowane albo zakończone.

• Stany wpisane „z pamięci” - integrator rozsyła do kanałów dokładnie to, co jest w magazynie, więc błąd rozchodzi się wszędzie naraz.

• Dwa źródła prawdy o stanach - sklep i Apilo jednocześnie nadpisują stany, a wynik zależy od tego, który system zrobi to później.

• Brak mapowania jednej formy dostawy - zamówienia z rzadziej używaną metodą wysyłki utykają bez etykiety.

• Zbyt wiele statusów i reguł na start - lepiej zacząć od prostej ścieżki i dodawać automatyzacje po tygodniu pracy.

• Brak osoby odpowiedzialnej - gdy każdy zmienia ustawienia „na chwilę”, po miesiącu nikt nie wie, dlaczego system działa tak, a nie inaczej.

Dobrą praktyką jest prowadzenie krótkiego dziennika zmian: data, kto i co zmienił w konfiguracji. Przy kilku osobach pracujących w Apilo oszczędza to wiele godzin szukania przyczyny, gdy coś nagle przestaje działać. Przed sezonem, np. przed Black Friday, przejrzyj konfigurację jeszcze raz i zrób test na kilku zamówieniach z każdego kanału.

Jak Vinson pomaga skonfigurować Apilo

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partnerem Empik Place, autoryzowanym partnerem Shoper i certyfikowanym partnerem Base. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a nasza ocena to 4,9/5 ze 171 opinii.

Nie jesteśmy partnerem producenta Apilo, ale wdrażamy ten system, gdy pasuje do skali i kanałów klienta. Konfigurujemy połączenia ze sklepem, Allegro i marketplace'ami, porządkujemy SKU i EAN, migrujemy produkty i zamówienia, ustawiamy kurierów, statusy i dokumenty. Jeśli w trakcie analizy okaże się, że lepiej sprawdzi się Base, w którym mamy certyfikat partnerski, powiemy to wprost i pokażemy, dlaczego - informacje o tym wdrożeniu znajdziesz na stronie Base w Vinson.

Masz konto testowe i nie wiesz, od czego zacząć? Umów bezpłatną konsultację z Vinson i przejdziemy konfigurację razem.

Najczęściej zadawane pytania

Jak podłączyć Allegro do Apilo?

Konto Allegro dodajesz w sekcji kanałów sprzedaży w Apilo, podając nazwę, alias i login, a następnie klikasz Autoryzacja i potwierdzasz powiązanie na stronie Allegro. Hasła do Allegro nie wpisujesz w Apilo. Po autoryzacji system pobiera oferty i zamówienia z konta.

Ile trwa konfiguracja Apilo?

Podłączenie Allegro i kuriera to zwykle kilka godzin pracy, ale pełna konfiguracja z magazynem, powiązaniem ofert, statusami i dokumentami zajmuje od kilku dni do kilku tygodni. Najwięcej czasu pochłania porządkowanie SKU i EAN oraz test pierwszych zamówień. 21-dniowy okres testowy zwykle wystarcza na całość.

Kiedy włączyć synchronizację stanów w Apilo?

Synchronizację stanów włącz dopiero po powiązaniu ofert z produktami i sprawdzeniu stanów w magazynie. Jeśli zrobisz to wcześniej, oferty bez powiązania albo produkty z zerowym stanem mogą zostać zakończone lub wyzerowane na Allegro. Najpierw przetestuj zmianę stanu na jednym produkcie.

Czy w Apilo mogę korzystać z Wysyłam z Allegro?

Tak. Apilo obsługuje wysyłki w programie Wysyłam z Allegro, a także własne umowy z kurierami, m.in. InPost, DPD, DHL i Pocztą Polską. W obu przypadkach trzeba zmapować formy dostawy z Allegro na konkretne usługi kurierskie w Apilo.

Co sprawdzić przed pierwszym zamówieniem w Apilo?

Sprawdź dane firmy na fakturze i etykiecie, autoryzację kont Allegro, oferty bez powiązania, zgodność stanów, mapowanie form dostawy i kolejność automatyzacji. Potem przeprowadź test na kilku prawdziwych zamówieniach od wpłaty do nadania paczki.

Dobrze skonfigurowane Apilo oszczędza czas przy każdym zamówieniu, a źle skonfigurowane potrafi narobić bałaganu w stanach i wysyłkach. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda połączenie Apilo z Allegro i sklepem w praktyce, przeczytaj instrukcję integracji Apilo z Allegro i sklepem. Jeśli wolisz oddać konfigurację w ręce zespołu, który robi to na co dzień, zacznij od bezpłatnej konsultacji z Vinson.