Apilo migracja z BaseLinkera - jak przejść bez utraty zamówień i ofert?

Plan migracji do Apilo krok po kroku

Poniższa kolejność ogranicza ryzyko, że w trakcie przenosin zamówienie zostanie pobrane dwa razy, nie zostanie pobrane wcale albo że stan w ofercie zejdzie do zera przez konflikt dwóch systemów.

[#chart:int8b]

1. Produkty i magazyn

Zacznij od katalogu. Produkty możesz zaimportować z pliku, ze sklepu internetowego albo z innego źródła, zależnie od tego, gdzie jest najbardziej aktualna wersja danych. Sprawdź warianty, zdjęcia, wagi i stawki VAT. Stany na tym etapie traktuj jako wstępne - właściwe zrównanie stanów zrobisz tuż przed przełączeniem.

2. Kanały sprzedaży i powiązania ofert

Podłącz konta Allegro, sklep i pozostałe marketplace'y. Najważniejszy krok całej migracji to powiązanie istniejących ofert z produktami w Apilo. Oferty z historią sprzedaży, opiniami i pozycją w wynikach wyszukiwania nie powinny być wystawiane od nowa. Łącz je po SKU lub EAN i sprawdź listę ofert bez powiązania - każda z nich to potencjalna sprzedaż bez kontroli stanu.

3. Statusy, kurierzy i dokumenty

Odtwórz ścieżkę statusów, podłącz konta kurierów i przypisz metody wysyłki do metod dostawy z każdego kanału. Ustaw serie numeracji faktur i paragonów tak, żeby numeracja była ciągła. Jeśli dokumenty wystawia program księgowy lub ERP, podłącz integrację i sprawdź na testowym zamówieniu, czy dokument powstaje w dobrym miejscu i z dobrymi danymi.

4. Automatyzacje

Akcje automatyczne z BaseLinkera nie przenoszą się same - w Apilo budujesz je jako zadania automatyczne (zdarzenie, warunki, akcja). To dobry moment, żeby zostawić tylko te reguły, które rzeczywiście są potrzebne. Najpierw uruchom reguły statusów, potem dokumenty i wiadomości do klientów.

5. Praca równoległa i przełączenie

Przez kilka dni oba systemy działają obok siebie, ale z jasnym podziałem ról. Sprawdzone podejście: nowe zamówienia z jednego kanału pobiera już Apilo, a pozostałe kanały obsługuje jeszcze BaseLinker. Po potwierdzeniu, że dane są kompletne, przełączasz kolejne kanały. Stany w każdym kanale w danym momencie aktualizuje tylko jeden system.

[#uwaga] Nie pozwól, żeby BaseLinker i Apilo jednocześnie aktualizowały stany i ceny w tych samych ofertach. Dwa systemy nadpisujące się nawzajem to najczęstsza przyczyna wyzerowanych ofert i sprzedaży towaru, którego nie ma. Przed przełączeniem kanału wyłącz w BaseLinkerze synchronizację stanów i cen dla tego kanału.

[#checklista] Przed przełączeniem każdego kanału na Apilo sprawdź: wszystkie aktywne oferty mają powiązanie z produktem, stany w Apilo są zrównane ze stanem fizycznym, metody dostawy mają przypisanych kurierów, testowe zamówienie przeszło całą ścieżkę statusów z dokumentem i etykietą, a w BaseLinkerze wyłączone jest pobieranie zamówień oraz synchronizacja stanów i cen dla tego kanału.

Jak przygotować zespół do pracy w Apilo?

Migracja to nie tylko dane, ale też ludzie. Pracownicy, którzy latami klikali w BaseLinkerze, mają wyrobione nawyki: wiedzą, gdzie szukać zamówienia, jak wydrukować etykietę i co zrobić z reklamacją. W nowym panelu te same czynności wyglądają inaczej, a pierwsze dni po przełączeniu to zwykle wolniejsza obsługa.

• Krótka instrukcja dla każdej roli - osobno dla magazynu, obsługi klienta i osoby od ofert. Jedna strona z najczęstszymi czynnościami wystarczy.

• Szkolenie przed przełączeniem - na koncie testowym lub na pierwszym przełączonym kanale, a nie w dniu największej sprzedaży.

• Jedna osoba kontaktowa - ktoś, kto zbiera pytania i problemy z pierwszych dni i przekazuje je do wsparcia Apilo lub wdrożeniowca.

• Lista użytkowników - liczba kont w Apilo zależy od planu, a każdy dodatkowy użytkownik jest płatny (stan na czerwiec 2026 - sprawdź cennik). Ustal, kto naprawdę potrzebuje dostępu.

Apilo oferuje płatne szkolenia i konsultacje z ekspertem, a wsparcie działa w dni robocze. Zaplanuj przełączenie tak, żeby pierwsze dni pracy na nowym systemie wypadały w tygodniu, a nie w weekend, gdy trudniej o szybką pomoc.

Kiedy można wyłączyć BaseLinkera?

Wyłączenie starego systemu to osobna decyzja, a nie automatyczny skutek przełączenia ostatniego kanału. Zamówienia złożone przed przełączeniem nadal są w realizacji, zwroty i reklamacje odnoszą się do starych dokumentów, a księgowość może potrzebować historii. Dlatego stary system zostawiamy zwykle w trybie tylko do odczytu do czasu, aż wszystkie zamówienia sprzed przełączenia zostaną wysłane, a okres zwrotów dla nich minie. Dopiero wtedy kończymy abonament, mając pewność, że nic nie zostało w połowie drogi.

[#chart:int8c]

Przed zakończeniem abonamentu zrób końcowy eksport zamówień i dokumentów. Apilo oferuje płatny dodatek do archiwizacji zamówień z systemów zewnętrznych (stan na czerwiec 2026 - sprawdź cennik), ale eksport do pliku i tak warto mieć u siebie.

Najczęstsze błędy przy migracji z BaseLinkera do Apilo

Ogólne zasady przenoszenia produktów i zamówień między integratorami opisujemy też we wpisie o migracji do BaseLinkera z innego systemu - logika jest ta sama, zmienia się tylko kierunek.

Czy migracja do Apilo zawsze ma sens?

Zmiana integratora kosztuje czas zespołu i niesie ryzyko przestoju, więc warto mieć konkretny powód. Najczęściej są to model rozliczeń, który przy danej skali lepiej pasuje, potrzeba konkretnej integracji albo prostszy panel dla zespołu. Jeśli powodem jest wyłącznie cena, policz pełny koszt Apilo z dodatkami - użytkownikami, szybszą synchronizacją i integracją z ERP. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, więc uczciwie zaznaczamy, że czasem lepszym rozwiązaniem jest uporządkowanie obecnego konta albo zmiana planu w Base niż przenosiny. Przegląd opcji znajdziesz w artykule alternatywa dla BaseLinkera - kiedy zmiana ma sens.

Jak Vinson pomaga w migracji do Apilo

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r. - Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, certyfikowany partner Base, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Mamy ocenę 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firm, które nam zaufały. Nie jesteśmy partnerem Apilo, ale wdrażamy integratory, które wybierają nasi klienci, i migrujemy dane między systemami.

• Audyt obecnego konta - spis kanałów, ofert, statusów i automatyzacji w BaseLinkerze.

• Plan migracji - kolejność kroków, termin przełączenia każdego kanału, podział ról w okresie równoległym.

• Przeniesienie i konfiguracja - produkty, powiązania ofert, kurierzy, dokumenty, zadania automatyczne, integracje ze sklepem i Allegro.

• Kontrola po przełączeniu - sprawdzenie stanów, cen i zamówień w pierwszych dniach pracy na Apilo.

Planujesz zmianę integratora? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - ocenimy, czy migracja ma sens, i przygotujemy plan przenosin bez przestoju w sprzedaży.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przy migracji z BaseLinkera do Apilo trzeba wystawiać oferty na Allegro od nowa?

Nie. Istniejące oferty na Allegro łączy się z produktami w Apilo, najczęściej po SKU lub EAN. Dzięki temu oferta zachowuje historię sprzedaży i opinie. Wystawianie od nowa ma sens tylko dla ofert, których i tak nie chcesz utrzymywać.

Ile trwa migracja z BaseLinkera do Apilo?

To zależy od liczby kanałów, produktów i automatyzacji. Mały sklep z jednym kontem Allegro i sklepem internetowym przejdzie szybciej niż firma z kilkoma marketplace'ami, ERP i hurtowniami. Zaplanuj czas na przygotowanie danych, konfigurację, testy i kilka dni pracy równoległej - i nie migruj w szczycie sezonu.

Czy historia zamówień z BaseLinkera przeniesie się do Apilo?

Historię zamówień najlepiej wyeksportować z BaseLinkera przed końcem abonamentu i przechowywać u siebie. Apilo ma płatny dodatek do archiwum zamówień z systemów zewnętrznych - zakres i cenę sprawdź w aktualnym cenniku. Do bieżącej pracy w Apilo potrzebne są przede wszystkim produkty, oferty i otwarte zamówienia.

Czy mogę przez jakiś czas używać BaseLinkera i Apilo jednocześnie?

Tak, i to jest zalecane - pod warunkiem jasnego podziału. W każdym kanale zamówienia pobiera i stany aktualizuje tylko jeden system. Najbezpieczniej przełączać kanały po kolei i wyłączać w BaseLinkerze pobieranie oraz synchronizację dla każdego przełączonego kanału.

Czy Apilo pomaga w migracji?

Apilo deklaruje wsparcie w przenoszeniu sprzedaży z innych narzędzi - przez asystenta, poradniki i filmy albo przez partnerów wdrożeniowych. Zakres pomocy warto potwierdzić u producenta przed startem. Możesz też zlecić migrację agencji, która zaplanuje ją razem z konfiguracją kanałów i automatyzacji.

Dobrze przeprowadzona migracja jest dla klientów niewidoczna - zamówienia dochodzą, paczki wychodzą, a oferty mają poprawne stany. Jeśli chcesz to osiągnąć bez ryzyka, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z Vinson.