Rozliczenia z InPost Buy - jak sprawdzać wypłaty i uzgadniać zamówienia z księgowością

Uzgadnianie zamówień z InPost Buy - miesięczny arkusz kontrolny

Na koniec miesiąca przygotuj jedno zestawienie, które księgowa może przyjąć bez dopytywania. Najprostszy format to arkusz, w którym każdy wiersz to jedno zamówienie, a kolumny pokazują, gdzie zamówienie zostało potwierdzone. Arkusz możesz zasilać eksportem z Base i zestawieniem z Merchant Portal.

1. Eksport zamówień z systemu. Wszystkie zamówienia ze źródła InPost Buy z danego miesiąca: numer, data, wartość brutto, status, numer dokumentu sprzedaży.

2. Zestawienie z InPost. Lista zamówień rozliczonych w wypłatach z tego okresu, z potrąceniami i zwrotami.

3. Dopasowanie po numerze zamówienia. Funkcja wyszukiwania w arkuszu łączy oba zestawienia. Każde zamówienie dostaje status: zgodne, brak w wypłacie, różnica kwoty.

4. Wyjaśnienie różnic. Dla każdej pozycji niezgodnej wpisz przyczynę: zwrot, anulacja, zamówienie z przełomu miesiąca, korekta.

5. Podsumowanie dla księgowości. Suma sprzedaży, suma zwrotów, suma wypłat, lista otwartych pozycji przeniesionych na kolejny miesiąc.

Dobrym miernikiem porządku w rozliczeniach jest odsetek zamówień, które uzgadniają się automatycznie, bez ręcznego wyjaśniania. Gdy spada, coś zmieniło się w procesie: w integracji, w obsłudze zwrotów albo w sposobie wystawiania dokumentów.

[#chart:ibu61b]

Przy pierwszych miesiącach sprzedaży w nowym kanale odsetek ręcznych wyjaśnień jest zwykle wyższy, bo zespół dopiero uczy się procesu. Ważne, żeby każda wyjaśniona różnica kończyła się poprawką ustawień, a nie tylko notatką w arkuszu.

Zamówienia z przełomu miesiąca

Zamówienie złożone 31 dnia miesiąca może trafić do wypłaty w kolejnym okresie. To nie błąd, tylko przesunięcie w czasie. W arkuszu oznacz takie pozycje jako otwarte i sprawdź je w pierwszym tygodniu następnego miesiąca. Ustal z księgową, według jakiej daty ujmujecie sprzedaż w ewidencji - daty dokumentu sprzedaży, daty zamówienia czy daty wpływu - i trzymaj się tej zasady konsekwentnie.

Najczęstsze różnice w rozliczeniach z InPost Buy i ich przyczyny

Większość rozbieżności powtarza się co miesiąc i ma kilka typowych źródeł. Jeśli znasz je zawczasu, wyjaśnianie różnic zamienia się w rutynę zamiast w dochodzenie.

[#chart:ibu61c]

• Anulacja po stronie sklepu. Zamówienie zostało anulowane z powodu braku towaru, ale w systemie wciąż ma dokument sprzedaży. Wymaga korekty lub anulowania dokumentu według zasad ustalonych z księgową.

• Zwrot pieniędzy bez korekty. Klient odstąpił od umowy, pieniądze wróciły do niego, a w księgach sprzedaż nadal figuruje w pełnej kwocie.

• Zamówienie zdublowane w systemie. Błąd importu lub ręczne dodanie zamówienia powoduje, że sprzedaż jest wykazana dwa razy.

• Różnica w kosztach dostawy. Wartość zamówienia w systemie nie uwzględnia dostawy albo uwzględnia ją inaczej niż zestawienie operatora.

• Potrącenia według umowy. Pozycje potrącane z wypłaty trzeba ująć osobno jako koszt, a nie jako pomniejszenie sprzedaży.

[#uwaga] Nie kompensuj różnic „na oko”. Jeśli suma zamówień i suma wypłat różnią się o kilkadziesiąt złotych, nie zakładaj, że to zaokrąglenia. Każda kwota bez wyjaśnienia może oznaczać zamówienie nieopłacone, zdublowane albo zwrot bez dokumentu.

Zwroty i korekty w rozliczeniach

Zwrot pieniędzy klientowi to najczęstsza pozycja, która rozjeżdża sprzedaż i wypłaty. Klient odstępuje od umowy, odsyła towar przez Szybkie Zwroty InPost, a pieniądze wracają do niego. W wypłacie widzisz wtedy pomniejszenie, a w ewidencji sprzedaży musi pojawić się korekta dokumentu. Jeśli zwrot i korekta trafiają do różnych miesięcy, oznacz to w arkuszu, żeby księgowa wiedziała, do którego okresu przypisać każdą z kwot.

Dobrą praktyką jest prowadzenie rejestru zwrotów jako osobnej zakładki arkusza: numer zamówienia, data zgłoszenia, data otrzymania towaru, data zwrotu pieniędzy, numer korekty. Przy kilkudziesięciu zwrotach miesięcznie taki rejestr pozwala w kilka minut sprawdzić, czy każdy zwrot ma komplet danych.

Jak przekazać rozliczenia InPost Buy księgowości

Księgowa nie potrzebuje dostępu do Merchant Portal ani do Base. Potrzebuje uporządkowanego zestawu dokumentów, który pozwala zaksięgować sprzedaż, koszty i wpływy bez zgadywania. Ustal ten zestaw przed pierwszym miesiącem sprzedaży, a nie po nim.

[#checklista] Zestawienie sprzedaży z kanału InPost Buy z podziałem na paragony i faktury - lista korekt i zwrotów z numerami zamówień - zestawienie wypłat z datami i kwotami - faktury od InPost za usługi - arkusz uzgodnień z listą otwartych pozycji - krótka notatka o nietypowych sytuacjach w miesiącu.

Warto też ustalić, czy księgowa chce widzieć sprzedaż z InPost Buy jako osobne źródło w ewidencji. Rozdzielenie kanałów ułatwia późniejszą analizę rentowności i kontrolę, gdy w firmie działa kilka marketplace'ów jednocześnie. Te same dane posłużą później do policzenia pełnej opłacalności kanału: sprzedaży, kosztów wysyłki, zwrotów i reklamy w jednym zestawieniu.

Automatyzacja rozliczeń InPost Buy w Base

Im więcej zamówień, tym mniej sensu ma ręczne przepisywanie danych. Większość pracy w uzgadnianiu da się przenieść do systemu obsługi zamówień, jeśli od początku ustawisz go pod rozliczenia, a nie tylko pod wysyłkę.

• Osobny status startowy i osobne źródło zamówień dla InPost Buy, żeby jednym filtrem wyciągnąć wszystkie zamówienia z kanału.

• Automatyczne wystawianie dokumentu sprzedaży po opłaceniu zamówienia, z numerem zamówienia w opisie lub polu dodatkowym.

• Osobny status dla zwrotów i anulacji, który uruchamia wystawienie korekty i trafia do raportu zwrotów.

• Szablon eksportu do arkusza z kolumnami potrzebnymi do uzgodnienia: numer, data, kwota, dokument, status.

• Integracja z programem księgowym lub ERP, jeśli taki jest w firmie, żeby dokumenty nie były przepisywane ręcznie.

Jak przekazywać zamówienia z kanału dalej do ERP i magazynu, opisaliśmy szczegółowo we wpisie Automatyzacja zamówień z InPost Buy - jak przekazywać je do ERP i magazynu. Jeśli sprzedajesz też na Allegro, przyda się wpis Zamówienia z InPost Buy i Allegro w jednym systemie.

Jak Vinson pomaga uporządkować rozliczenia z InPost Buy

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, autoryzowanym partnerem Shoper, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Pomagamy wejść na InPost Buy, wystawić oferty i zintegrować sprzedaż z Base. Przy rozliczeniach ustawiamy źródło zamówień, statusy dla zwrotów i anulacji, automatyczne dokumenty sprzedaży i eksport do arkusza uzgodnień, żeby księgowość dostawała komplet danych co miesiąc. Szczegóły znajdziesz na stronie Sprzedaż na InPost Buy z Vinson, a konfigurację systemu opisujemy na stronie wdrożenie i obsługa Base.

Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii.

Najczęściej zadawane pytania

Jak często InPost Buy wypłaca pieniądze sprzedawcy?

Harmonogram wypłat wynika z umowy i dokumentów programu InPost Buy, dlatego sprawdź go w Merchant Portal przed startem sprzedaży. Niezależnie od harmonogramu kontroluj wpływy co tydzień, porównując zestawienie wypłat z wyciągiem bankowym i listą zamówień.

Dlaczego wypłata z InPost Buy nie zgadza się z sumą zamówień?

Wypłata obejmuje zamówienia z określonego okresu i jest pomniejszona o zwroty dla klientów oraz pozycje potrącane według umowy. Różnice wynikają też z zamówień z przełomu okresów i anulacji. Każdą różnicę wyjaśnisz, dopasowując wypłatę do zamówień po numerze zamówienia.

Jakie dokumenty przekazać księgowej przy sprzedaży w InPost Buy?

Zestawienie sprzedaży z kanału z podziałem na paragony i faktury, listę korekt i zwrotów, zestawienie wypłat, faktury od InPost za usługi oraz arkusz uzgodnień z otwartymi pozycjami. Zakres warto ustalić z księgową przed pierwszym miesiącem sprzedaży.

Czy uzgadnianie zamówień z InPost Buy można zautomatyzować?

W dużej części tak. Base pozwala oddzielić źródło zamówień, automatycznie wystawiać dokumenty i eksportować dane do arkusza. Ręcznie zostaje wyjaśnianie nietypowych różnic, takich jak zamówienia zdublowane czy zwroty bez korekty.

Co zrobić, gdy w wypłacie brakuje zamówienia z InPost Buy?

Najpierw sprawdź, czy zamówienie nie zostało anulowane lub nie przesunęło się do kolejnego okresu rozliczeniowego. Jeśli nie, zapisz numer zamówienia, datę i kwotę i zgłoś sprawę opiekunowi programu przez kanał wskazany w Merchant Portal.

Chcesz, żeby sprzedaż w aplikacji InPost od pierwszego miesiąca była łatwa do rozliczenia? Zobacz, jak wygląda sprzedaż na InPost Buy z Vinson. O tym, jakie koszty uwzględnić przy ocenie kanału, przeczytasz we wpisie Koszty sprzedaży w InPost Buy - jak policzyć pełną opłacalność nowego kanału.