Płatności w BaseLinkerze – statusy opłacenia, pobrania i integracje bramek

Płatności w BaseLinkerze to obszar, w którym łatwo stracić kontrolę: część zamówień jest opłacana online i od razu gotowa do wysyłki, część czeka na przelew tradycyjny, a część to pobrania, za które pieniądze przychodzą dopiero po doręczeniu paczki. Jeśli te strumienie nie są dobrze rozdzielone, magazyn wysyła nieopłacone zamówienia albo opłacone czekają niepotrzebnie kilka dni.

W tym poradniku wyjaśniamy, jak Base (dawniej BaseLinker) rozpoznaje opłacenie zamówienia, jak księgować przelewy tradycyjne i pobrania przez import plików, jak podłączyć bramki płatności do generowania linków i jak zbudować na tej podstawie automatyczne statusy. Na końcu znajdziesz listę błędów i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Trzy sposoby płatności i jak widzi je Base

Według pomocy Base istnieją trzy główne sposoby zapłaty za zamówienie: płatność online, przelew tradycyjny i płatność za pobraniem. Każdy z nich trafia do systemu inną drogą, co ma bezpośredni wpływ na to, kiedy zamówienie może przejść do realizacji.

Sposób płatności	Jak trafia do Base	Kiedy zamówienie jest opłacone	Na co uważać
Płatność online	Informacja o opłaceniu pobierana z marketplace’u lub sklepu	Zwykle od razu po zakupie	Zamówienia nieopłacone w terminie warto oddzielić
Przelew tradycyjny	Ręczne zaksięgowanie lub import pliku z banku	Po zaksięgowaniu wpłaty	Klient musi podać w tytule właściwy numer
Pobranie	Wysyłka bez opłacenia, wpłata z pliku przewoźnika	Po rozliczeniu pobrania	Faktura i statusy powinny uwzględniać moment zapłaty

Płatności online są księgowane automatycznie – zamówienie zostaje oznaczone jako opłacone po stronie marketplace’u lub sklepu, a ta informacja jest pobierana do Base. Przy przelewie tradycyjnym i pobraniu sprzedawca musi zaksięgować wpłatę samodzielnie. Base ułatwia to dzięki importowi plików.

Jak oznaczyć zamówienie jako opłacone w Base

Status płatności jest jedną z najważniejszych informacji na karcie zamówienia, bo od niego zależy dalszy przebieg obsługi. W praktyce zamówienie może zostać oznaczone jako opłacone na trzy sposoby:

automatycznie – przy płatnościach online informacja przychodzi razem z danymi zamówienia z marketplace’u lub sklepu,
ręcznie – pracownik dodaje wpłatę na karcie zamówienia, np. po sprawdzeniu wyciągu bankowego,
przez import pliku – Base dopasowuje wpłaty z pliku banku lub przewoźnika do zamówień.

Ręczne księgowanie sprawdza się przy kilku przelewach tygodniowo. Przy większej skali według pomocy Base potrafi być wyjątkowo czasochłonne – niektórzy sprzedawcy muszą analizować każdą wpłatę osobno i przydzielać do tego kolejnych pracowników. Dlatego warto od początku skonfigurować import.

Opłacone zamówienie a pieniądze na koncie

Warto rozróżnić dwie rzeczy, które w rozmowach często się mylą. Status „opłacone” w Base oznacza, że kupujący zapłacił za zamówienie – online, przelewem albo przy odbiorze paczki. Nie oznacza natomiast, że pieniądze są już na Twoim rachunku. Przy płatnościach przez marketplace środki są zwykle rozliczane przez operatora płatności platformy według jego harmonogramu wypłat.

Dla obsługi zamówień liczy się przede wszystkim pierwsza informacja – to ona decyduje, czy zamówienie może trafić do pakowania. Dla finansów firmy ważna jest druga, czyli faktyczne wpływy. Jak wyglądają wypłaty środków z Allegro, opisujemy w artykule Wypłata środków z Allegro.

Przy pobraniach różnica jest jeszcze większa. Paczka jest wysłana bez płatności, klient płaci kurierowi, a przewoźnik przekazuje środki sprzedawcy z opóźnieniem i zbiorczo. Dlatego import pliku z rozliczeniem pobrań to nie tylko wygoda, ale też kontrola – pozwala wyłapać pobrania, za które pieniądze nie dotarły.

Płatności w BaseLinkerze to obszar, w którym łatwo stracić kontrolę: część zamówień jest opłacana online i od razu gotowa do wysyłki, część czeka na przelew tradycyjny, a część to pobrania, za które pieniądze przychodzą dopiero po doręczeniu paczki. Jeśli te strumienie nie są dobrze rozdzielone, magazyn wysyła nieopłacone zamówienia albo opłacone czekają niepotrzebnie kilka dni.

W tym poradniku wyjaśniamy, jak Base (dawniej BaseLinker) rozpoznaje opłacenie zamówienia, jak księgować przelewy tradycyjne i pobrania przez import plików, jak podłączyć bramki płatności do generowania linków i jak zbudować na tej podstawie automatyczne statusy. Na końcu znajdziesz listę błędów i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Trzy sposoby płatności i jak widzi je Base

Według pomocy Base istnieją trzy główne sposoby zapłaty za zamówienie: płatność online, przelew tradycyjny i płatność za pobraniem. Każdy z nich trafia do systemu inną drogą, co ma bezpośredni wpływ na to, kiedy zamówienie może przejść do realizacji.

Sposób płatności	Jak trafia do Base	Kiedy zamówienie jest opłacone	Na co uważać
Płatność online	Informacja o opłaceniu pobierana z marketplace’u lub sklepu	Zwykle od razu po zakupie	Zamówienia nieopłacone w terminie warto oddzielić
Przelew tradycyjny	Ręczne zaksięgowanie lub import pliku z banku	Po zaksięgowaniu wpłaty	Klient musi podać w tytule właściwy numer
Pobranie	Wysyłka bez opłacenia, wpłata z pliku przewoźnika	Po rozliczeniu pobrania	Faktura i statusy powinny uwzględniać moment zapłaty

Płatności online są księgowane automatycznie – zamówienie zostaje oznaczone jako opłacone po stronie marketplace’u lub sklepu, a ta informacja jest pobierana do Base. Przy przelewie tradycyjnym i pobraniu sprzedawca musi zaksięgować wpłatę samodzielnie. Base ułatwia to dzięki importowi plików.

Jak oznaczyć zamówienie jako opłacone w Base

Status płatności jest jedną z najważniejszych informacji na karcie zamówienia, bo od niego zależy dalszy przebieg obsługi. W praktyce zamówienie może zostać oznaczone jako opłacone na trzy sposoby:

automatycznie – przy płatnościach online informacja przychodzi razem z danymi zamówienia z marketplace’u lub sklepu,
ręcznie – pracownik dodaje wpłatę na karcie zamówienia, np. po sprawdzeniu wyciągu bankowego,
przez import pliku – Base dopasowuje wpłaty z pliku banku lub przewoźnika do zamówień.

Ręczne księgowanie sprawdza się przy kilku przelewach tygodniowo. Przy większej skali według pomocy Base potrafi być wyjątkowo czasochłonne – niektórzy sprzedawcy muszą analizować każdą wpłatę osobno i przydzielać do tego kolejnych pracowników. Dlatego warto od początku skonfigurować import.

Opłacone zamówienie a pieniądze na koncie

Warto rozróżnić dwie rzeczy, które w rozmowach często się mylą. Status „opłacone” w Base oznacza, że kupujący zapłacił za zamówienie – online, przelewem albo przy odbiorze paczki. Nie oznacza natomiast, że pieniądze są już na Twoim rachunku. Przy płatnościach przez marketplace środki są zwykle rozliczane przez operatora płatności platformy według jego harmonogramu wypłat.

Dla obsługi zamówień liczy się przede wszystkim pierwsza informacja – to ona decyduje, czy zamówienie może trafić do pakowania. Dla finansów firmy ważna jest druga, czyli faktyczne wpływy. Jak wyglądają wypłaty środków z Allegro, opisujemy w artykule Wypłata środków z Allegro.

Przy pobraniach różnica jest jeszcze większa. Paczka jest wysłana bez płatności, klient płaci kurierowi, a przewoźnik przekazuje środki sprzedawcy z opóźnieniem i zbiorczo. Dlatego import pliku z rozliczeniem pobrań to nie tylko wygoda, ale też kontrola – pozwala wyłapać pobrania, za które pieniądze nie dotarły.

Import przelewów i pobrań – krok po kroku

W sekcji Zamówienia → Import przelewów możesz zaimportować dwa rodzaje plików: listę przelewów od klientów dostarczoną przez bank oraz listę pobrań dostarczoną przez przewoźnika. Na tej podstawie Base automatycznie oznacza zamówienia jako opłacone.

Ustal parametr dopasowania. W formacie importu wybierasz, po czym system łączy wpłatę z zamówieniem: po ID zamówienia w Base, ID zamówienia w sklepie albo numerze transakcji.
Zadbaj o tytuły przelewów. Przy przelewie tradycyjnym poinformuj klienta, jaki numer ma wpisać w tytule. Przy pobraniu skonfiguruj integrację przewoźnika tak, by numer trafiał do listu przewozowego.
Przygotuj format importu. Podajesz m.in. separator kolumn, kolumnę z tytułem przelewu i kolumnę z kwotą. Dla popularnych banków i kurierów możesz zaimportować gotowy format i dopasować go do swojego pliku.
Zrób test na małym pliku. Pomoc Base wyraźnie zaznacza, że importu nie da się cofnąć, dlatego pierwszy import warto wykonać na kilku rekordach.
Importuj regularnie. Ustal stały rytm – np. codziennie rano dla przelewów i po otrzymaniu zestawienia od przewoźnika dla pobrań.

Kilka wymagań technicznych z pomocy Base: plik musi być w formacie CSV, numer oferty z marketplace’u nie jest rozpoznawany jako identyfikator zamówienia, a numer zamówienia ze sklepu musi mieć co najmniej 4 znaki. Jeśli bank udostępnia plik XLS, przekonwertuj go do CSV, nie zmieniając układu danych.

Bramki płatności – linki do płatności i dopłaty

Base pozwala podłączyć operatorów płatności, żeby generować linki do płatności lub dopłaty za zamówienie bezpośrednio z panelu. Przydaje się to m.in. przy zamówieniach telefonicznych, B2B czy przy dopłacie za zmianę metody dostawy. Pomoc Base opisuje m.in. integracje z PayU, Przelewy24 i Stripe.

Operator	Co umożliwia integracja	Na co zwrócić uwagę
PayU	Linki do płatności i dopłaty, wybór źródeł zamówień i walut	Wymagane konto PayU i dane punktu płatności
Przelewy24	Linki do płatności i dopłaty z metodami operatora	Według pomocy Base potrzebne jest dedykowane subkonto
Stripe	Linki do płatności i dopłaty, wybór źródeł zamówień i walut	Konto Stripe można założyć podczas podłączania integracji

Prowizje i warunki zależą od umowy z operatorem – sprawdzaj je bezpośrednio u dostawcy płatności. Przy integracji PayU wskazujesz dozwolone źródła zamówień i waluty, dla których mają być generowane linki. Jeśli często przyjmujesz zamówienia poza marketplace’ami, zajrzyj też do artykułu o ręcznym zamówieniu w Base.

Automatyczne statusy na podstawie płatności

Informacja o płatności to idealny wyzwalacz akcji automatycznych. Poniżej reguły, które polecamy w większości sklepów:

opłacone online → status „Do realizacji” – magazyn widzi tylko zamówienia gotowe do wysyłki,
pobranie → status „Do realizacji” bez czekania na płatność – pobrania idą do pakowania od razu,
przelew tradycyjny bez wpłaty → status „Oczekuje na płatność” – zamówienie nie trafia do magazynu przedwcześnie,
brak wpłaty po kilku dniach → przypomnienie dla klienta – z użyciem akcji opóźniającej,
pobranie dostarczone → faktura – dokument powstaje w momencie, gdy klient faktycznie zapłacił.

Ostatnia reguła wynika z tego, że przy zamówieniach za pobraniem moment zapłaty następuje przy odbiorze paczki. Jak ją skonfigurować na podstawie statusów kuriera, pokazujemy w artykule o śledzeniu przesyłek w Base. Zasady wystawiania dokumentów zawsze skonsultuj z księgowym. Gotowe schematy reguł znajdziesz w tekście Akcje automatyczne w BaseLinkerze, a projektowanie statusów opisujemy w artykule o statusach zamówień w BaseLinkerze.

Odroczona płatność dla firm na Allegro

Osobnym przypadkiem jest Allegro Odroczona płatność dla Firm – według pomocy Base to metoda, w której sprzedawca szybko otrzymuje zapłatę, mimo że kupujący przedsiębiorca odłożył termin płatności. Opcję włącza się bezpośrednio na koncie Allegro, a w Base ważne jest włączenie przekazywania faktur do Allegro. Informacja o tej formie płatności jest widoczna na karcie zamówienia i można jej użyć w warunkach akcji automatycznych – np. żeby takie zamówienia od razu kierować do realizacji i pilnować, czy faktura została przekazana do Allegro.

Najczęstsze błędy przy obsłudze płatności

wysyłka nieopłaconych zamówień – brak statusu oddzielającego zamówienia czekające na przelew,
brak numeru zamówienia w tytule przelewu – import nie dopasuje wpłaty i trzeba ją księgować ręcznie,
nieskonfigurowany numer na liście przewozowym – pobrania z pliku przewoźnika nie łączą się z zamówieniami,
import pełnego pliku bez testu – operacji nie da się cofnąć,
faktury dla pobrań wystawiane przy wysyłce zamiast zgodnie z ustaleniami z księgowym.

Większość tych problemów wychodzi na jaw dopiero przy comiesięcznym rozliczeniu, gdy ktoś porównuje listę zamówień z wyciągiem z banku. Krótka codzienna kontrola zamówień w statusie oczekiwania na płatność i niedopasowanych wpłat oszczędza wielu godzin wyjaśnień na koniec miesiąca.

Najczęściej zadawane pytania

Jak Base rozpoznaje, że zamówienie zostało opłacone?

Przy płatnościach online informacja o opłaceniu przychodzi z marketplace’u lub sklepu razem z danymi zamówienia. Przelewy tradycyjne i pobrania trzeba zaksięgować ręcznie albo przez import pliku z banku lub od przewoźnika.

Czy płatności w BaseLinkerze można księgować automatycznie z wyciągu?

Tak, przez import przelewów w formacie CSV. Base dopasowuje wpłaty do zamówień po ID zamówienia w Base, ID zamówienia w sklepie lub numerze transakcji, jeśli taki numer znajduje się w tytule przelewu.

Czy import przelewów można cofnąć?

Nie. Według pomocy Base operacji importu przelewów nie da się cofnąć, dlatego pierwszy import warto przetestować na pliku z kilkoma rekordami. Po teście sprawdź ręcznie, czy właściwe zamówienia zostały oznaczone jako opłacone.

Jakie bramki płatności można podłączyć do Base?

Pomoc Base opisuje m.in. integracje z PayU, Przelewy24 i Stripe, które pozwalają generować linki do płatności lub dopłaty za zamówienie. Aktualną listę operatorów sprawdzisz w sekcji integracji w panelu.

Kiedy wystawiać fakturę dla zamówienia za pobraniem?

Wiele firm wystawia ją po dostarczeniu przesyłki, czyli w momencie zapłaty – Base pozwala zautomatyzować to na podstawie statusu u kuriera. Ostateczne zasady ustal jednak z księgowym, bo zależą od Twojej sytuacji podatkowej.

Jak przypominać klientom o nieopłaconych zamówieniach?

Utwórz akcję automatyczną dla zamówień w statusie oczekiwania na płatność, dodaj opóźnienie np. kilku dni i wyślij szablon wiadomości z prośbą o zapłatę lub linkiem do płatności z podłączonej bramki.

Podsumowanie

Płatności w BaseLinkerze płyną trzema strumieniami: online, przelewem tradycyjnym i za pobraniem. Płatności online księgują się same, a przelewy i pobrania najwygodniej rozliczać importem plików CSV z banku i od przewoźnika. Bramki płatności pozwalają generować linki do zapłaty, a akcje automatyczne – kierować zamówienia do realizacji dopiero wtedy, gdy powinny tam trafić.

Jeśli chcesz uporządkować obsługę płatności i statusów w swoim koncie, jako certyfikowany partner wdrożeń Base skonfigurujemy import, bramki i automatyzacje – sprawdź usługę wdrożenia Base.

Import przelewów i pobrań – krok po kroku

W sekcji Zamówienia → Import przelewów możesz zaimportować dwa rodzaje plików: listę przelewów od klientów dostarczoną przez bank oraz listę pobrań dostarczoną przez przewoźnika. Na tej podstawie Base automatycznie oznacza zamówienia jako opłacone.

Ustal parametr dopasowania. W formacie importu wybierasz, po czym system łączy wpłatę z zamówieniem: po ID zamówienia w Base, ID zamówienia w sklepie albo numerze transakcji.
Zadbaj o tytuły przelewów. Przy przelewie tradycyjnym poinformuj klienta, jaki numer ma wpisać w tytule. Przy pobraniu skonfiguruj integrację przewoźnika tak, by numer trafiał do listu przewozowego.
Przygotuj format importu. Podajesz m.in. separator kolumn, kolumnę z tytułem przelewu i kolumnę z kwotą. Dla popularnych banków i kurierów możesz zaimportować gotowy format i dopasować go do swojego pliku.
Zrób test na małym pliku. Pomoc Base wyraźnie zaznacza, że importu nie da się cofnąć, dlatego pierwszy import warto wykonać na kilku rekordach.
Importuj regularnie. Ustal stały rytm – np. codziennie rano dla przelewów i po otrzymaniu zestawienia od przewoźnika dla pobrań.

Kilka wymagań technicznych z pomocy Base: plik musi być w formacie CSV, numer oferty z marketplace’u nie jest rozpoznawany jako identyfikator zamówienia, a numer zamówienia ze sklepu musi mieć co najmniej 4 znaki. Jeśli bank udostępnia plik XLS, przekonwertuj go do CSV, nie zmieniając układu danych.

Bramki płatności – linki do płatności i dopłaty

Base pozwala podłączyć operatorów płatności, żeby generować linki do płatności lub dopłaty za zamówienie bezpośrednio z panelu. Przydaje się to m.in. przy zamówieniach telefonicznych, B2B czy przy dopłacie za zmianę metody dostawy. Pomoc Base opisuje m.in. integracje z PayU, Przelewy24 i Stripe.

Operator	Co umożliwia integracja	Na co zwrócić uwagę
PayU	Linki do płatności i dopłaty, wybór źródeł zamówień i walut	Wymagane konto PayU i dane punktu płatności
Przelewy24	Linki do płatności i dopłaty z metodami operatora	Według pomocy Base potrzebne jest dedykowane subkonto
Stripe	Linki do płatności i dopłaty, wybór źródeł zamówień i walut	Konto Stripe można założyć podczas podłączania integracji

Prowizje i warunki zależą od umowy z operatorem – sprawdzaj je bezpośrednio u dostawcy płatności. Przy integracji PayU wskazujesz dozwolone źródła zamówień i waluty, dla których mają być generowane linki. Jeśli często przyjmujesz zamówienia poza marketplace’ami, zajrzyj też do artykułu o ręcznym zamówieniu w Base.

Automatyczne statusy na podstawie płatności

Informacja o płatności to idealny wyzwalacz akcji automatycznych. Poniżej reguły, które polecamy w większości sklepów:

opłacone online → status „Do realizacji” – magazyn widzi tylko zamówienia gotowe do wysyłki,
pobranie → status „Do realizacji” bez czekania na płatność – pobrania idą do pakowania od razu,
przelew tradycyjny bez wpłaty → status „Oczekuje na płatność” – zamówienie nie trafia do magazynu przedwcześnie,
brak wpłaty po kilku dniach → przypomnienie dla klienta – z użyciem akcji opóźniającej,
pobranie dostarczone → faktura – dokument powstaje w momencie, gdy klient faktycznie zapłacił.

Ostatnia reguła wynika z tego, że przy zamówieniach za pobraniem moment zapłaty następuje przy odbiorze paczki. Jak ją skonfigurować na podstawie statusów kuriera, pokazujemy w artykule o śledzeniu przesyłek w Base. Zasady wystawiania dokumentów zawsze skonsultuj z księgowym. Gotowe schematy reguł znajdziesz w tekście Akcje automatyczne w BaseLinkerze, a projektowanie statusów opisujemy w artykule o statusach zamówień w BaseLinkerze.

Odroczona płatność dla firm na Allegro

Osobnym przypadkiem jest Allegro Odroczona płatność dla Firm – według pomocy Base to metoda, w której sprzedawca szybko otrzymuje zapłatę, mimo że kupujący przedsiębiorca odłożył termin płatności. Opcję włącza się bezpośrednio na koncie Allegro, a w Base ważne jest włączenie przekazywania faktur do Allegro. Informacja o tej formie płatności jest widoczna na karcie zamówienia i można jej użyć w warunkach akcji automatycznych – np. żeby takie zamówienia od razu kierować do realizacji i pilnować, czy faktura została przekazana do Allegro.

Najczęstsze błędy przy obsłudze płatności

wysyłka nieopłaconych zamówień – brak statusu oddzielającego zamówienia czekające na przelew,
brak numeru zamówienia w tytule przelewu – import nie dopasuje wpłaty i trzeba ją księgować ręcznie,
nieskonfigurowany numer na liście przewozowym – pobrania z pliku przewoźnika nie łączą się z zamówieniami,
import pełnego pliku bez testu – operacji nie da się cofnąć,
faktury dla pobrań wystawiane przy wysyłce zamiast zgodnie z ustaleniami z księgowym.

Większość tych problemów wychodzi na jaw dopiero przy comiesięcznym rozliczeniu, gdy ktoś porównuje listę zamówień z wyciągiem z banku. Krótka codzienna kontrola zamówień w statusie oczekiwania na płatność i niedopasowanych wpłat oszczędza wielu godzin wyjaśnień na koniec miesiąca.

Najczęściej zadawane pytania

Jak Base rozpoznaje, że zamówienie zostało opłacone?

Przy płatnościach online informacja o opłaceniu przychodzi z marketplace’u lub sklepu razem z danymi zamówienia. Przelewy tradycyjne i pobrania trzeba zaksięgować ręcznie albo przez import pliku z banku lub od przewoźnika.

Czy płatności w BaseLinkerze można księgować automatycznie z wyciągu?

Tak, przez import przelewów w formacie CSV. Base dopasowuje wpłaty do zamówień po ID zamówienia w Base, ID zamówienia w sklepie lub numerze transakcji, jeśli taki numer znajduje się w tytule przelewu.

Czy import przelewów można cofnąć?

Nie. Według pomocy Base operacji importu przelewów nie da się cofnąć, dlatego pierwszy import warto przetestować na pliku z kilkoma rekordami. Po teście sprawdź ręcznie, czy właściwe zamówienia zostały oznaczone jako opłacone.

Jakie bramki płatności można podłączyć do Base?

Pomoc Base opisuje m.in. integracje z PayU, Przelewy24 i Stripe, które pozwalają generować linki do płatności lub dopłaty za zamówienie. Aktualną listę operatorów sprawdzisz w sekcji integracji w panelu.

Kiedy wystawiać fakturę dla zamówienia za pobraniem?

Wiele firm wystawia ją po dostarczeniu przesyłki, czyli w momencie zapłaty – Base pozwala zautomatyzować to na podstawie statusu u kuriera. Ostateczne zasady ustal jednak z księgowym, bo zależą od Twojej sytuacji podatkowej.

Jak przypominać klientom o nieopłaconych zamówieniach?

Utwórz akcję automatyczną dla zamówień w statusie oczekiwania na płatność, dodaj opóźnienie np. kilku dni i wyślij szablon wiadomości z prośbą o zapłatę lub linkiem do płatności z podłączonej bramki.

Podsumowanie

Płatności w BaseLinkerze płyną trzema strumieniami: online, przelewem tradycyjnym i za pobraniem. Płatności online księgują się same, a przelewy i pobrania najwygodniej rozliczać importem plików CSV z banku i od przewoźnika. Bramki płatności pozwalają generować linki do zapłaty, a akcje automatyczne – kierować zamówienia do realizacji dopiero wtedy, gdy powinny tam trafić.

Jeśli chcesz uporządkować obsługę płatności i statusów w swoim koncie, jako certyfikowany partner wdrożeń Base skonfigurujemy import, bramki i automatyzacje – sprawdź usługę wdrożenia Base.

Płatności w BaseLinkerze – statusy opłacenia, pobrania i integracje bramek