Paragon czy faktura na Erli – jak dokumentować sprzedaż konsumencką
Oliwia Papież
Oliwia Papież
Head of Operations
Paragon czy faktura na Erli – jak dokumentować sprzedaż konsumencką
Paragon czy faktura na Erli – to pytanie zadaje sobie prawie każdy sprzedawca, który zaczyna obsługiwać zamówienia od konsumentów z marketplace. Erli pośredniczy w sprzedaży i płatności, ale dokument sprzedaży dla kupującego wystawia sprzedawca. To od jego sytuacji podatkowej zależy, czy sprzedaż trzeba rejestrować na kasie fiskalnej, kiedy wystawia się fakturę i jak udokumentować zamówienie, za które klient zapłacił online.
W tym artykule porządkujemy najważniejsze zasady dokumentowania sprzedaży konsumenckiej na Erli z perspektywy sprzedawcy: kiedy potrzebny jest paragon, kiedy faktura, jak obsłużyć klienta, który chce fakturę, i jak zautomatyzować wystawianie dokumentów. To materiał poglądowy – przepisy podatkowe mają wiele wyjątków, dlatego konkretne rozwiązanie dla swojej firmy warto potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym.
Paragon na Erli – kto wystawia dokumenty sprzedaży
Na Erli sprzedawca zawiera umowę sprzedaży bezpośrednio z kupującym, a platforma pośredniczy w transakcji i pobiera prowizję. Z tego wynika podział dokumentów: sprzedawca dokumentuje sprzedaż towaru kupującemu, a Erli wystawia sprzedawcy faktury za swoje opłaty, w tym prowizję. O rozliczeniu tych faktur piszemy w tekście Prowizja Erli w księgowości.
Dokument | Kto wystawia | Dla kogo |
Paragon fiskalny lub faktura za towar | sprzedawca | kupujący na Erli |
Faktura za prowizję i opłaty | Erli | sprzedawca |
Faktura korygująca przy zwrocie | sprzedawca, jeśli wcześniej wystawił fakturę | kupujący |
Dokumentowanie sprzedaży na Erli niczym zasadniczo nie różni się od dokumentowania sprzedaży we własnym sklepie internetowym czy na innym marketplace. Liczy się status kupującego, sposób zapłaty i sytuacja podatkowa sprzedawcy, a nie sama platforma.
Kasa fiskalna przy sprzedaży wysyłkowej
Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonuje się na kasie rejestrującej. Przepisy przewidują jednak zwolnienia. Najczęściej omawiane w e-commerce to zwolnienie podmiotowe do określonego limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz konsumentów oraz zwolnienie przedmiotowe dla sprzedaży wysyłkowej, gdy zapłata w całości następuje za pośrednictwem banku lub podobnego podmiotu, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczyła.
[#uwaga] Warunki zwolnień z kasy fiskalnej zmieniają się w kolejnych rozporządzeniach, a interpretacje dotyczące płatności przez pośredników płatności bywają różne. Zwolnienia nie obejmują też niektórych towarów, które zawsze wymagają kasy, niezależnie od formy sprzedaży. Zanim uznasz, że sprzedaż z Erli nie wymaga kasy, potwierdź to z księgowym na podstawie aktualnych przepisów i swojego asortymentu.
Przy ocenie zwolnienia przedmiotowego ważny jest sposób, w jaki pieniądze trafiają do sprzedawcy. Na Erli kupujący płaci online, a środki są rozliczane przez operatora płatności, z którego sprzedawca korzysta przy zakładaniu sklepu. Księgowy powinien ocenić, czy taki przepływ środków spełnia warunki zwolnienia i jakie dowody zapłaty trzeba przechowywać. Przydatne jest też regularne pobieranie zestawień płatności i wypłat, żeby każdą wpłatę dało się przypisać do konkretnego zamówienia. O terminach i sposobie wypłat piszemy w tekście Wypłaty na Erli.
Paragon przy sprzedaży online w praktyce
Jeśli sprzedawca ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie, paragon dla zamówienia z Erli trzeba wystawić i przekazać kupującemu. W praktyce sklepy internetowe dołączają wydrukowany paragon do paczki albo korzystają z kasy online i przesyłają e-paragon, jeśli klient się na to zgodzi. Ważne, żeby moment wystawienia paragonu był zgodny z przepisami i żeby każdy paragon dało się powiązać z konkretnym zamówieniem.
Wykres – jak dobrać dokument sprzedaży do zamówienia z Erli. [#chart:er82]
Paragon czy faktura na Erli – to pytanie zadaje sobie prawie każdy sprzedawca, który zaczyna obsługiwać zamówienia od konsumentów z marketplace. Erli pośredniczy w sprzedaży i płatności, ale dokument sprzedaży dla kupującego wystawia sprzedawca. To od jego sytuacji podatkowej zależy, czy sprzedaż trzeba rejestrować na kasie fiskalnej, kiedy wystawia się fakturę i jak udokumentować zamówienie, za które klient zapłacił online.
W tym artykule porządkujemy najważniejsze zasady dokumentowania sprzedaży konsumenckiej na Erli z perspektywy sprzedawcy: kiedy potrzebny jest paragon, kiedy faktura, jak obsłużyć klienta, który chce fakturę, i jak zautomatyzować wystawianie dokumentów. To materiał poglądowy – przepisy podatkowe mają wiele wyjątków, dlatego konkretne rozwiązanie dla swojej firmy warto potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym.
Paragon na Erli – kto wystawia dokumenty sprzedaży
Na Erli sprzedawca zawiera umowę sprzedaży bezpośrednio z kupującym, a platforma pośredniczy w transakcji i pobiera prowizję. Z tego wynika podział dokumentów: sprzedawca dokumentuje sprzedaż towaru kupującemu, a Erli wystawia sprzedawcy faktury za swoje opłaty, w tym prowizję. O rozliczeniu tych faktur piszemy w tekście Prowizja Erli w księgowości.
Dokument | Kto wystawia | Dla kogo |
Paragon fiskalny lub faktura za towar | sprzedawca | kupujący na Erli |
Faktura za prowizję i opłaty | Erli | sprzedawca |
Faktura korygująca przy zwrocie | sprzedawca, jeśli wcześniej wystawił fakturę | kupujący |
Dokumentowanie sprzedaży na Erli niczym zasadniczo nie różni się od dokumentowania sprzedaży we własnym sklepie internetowym czy na innym marketplace. Liczy się status kupującego, sposób zapłaty i sytuacja podatkowa sprzedawcy, a nie sama platforma.
Kasa fiskalna przy sprzedaży wysyłkowej
Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonuje się na kasie rejestrującej. Przepisy przewidują jednak zwolnienia. Najczęściej omawiane w e-commerce to zwolnienie podmiotowe do określonego limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz konsumentów oraz zwolnienie przedmiotowe dla sprzedaży wysyłkowej, gdy zapłata w całości następuje za pośrednictwem banku lub podobnego podmiotu, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczyła.
[#uwaga] Warunki zwolnień z kasy fiskalnej zmieniają się w kolejnych rozporządzeniach, a interpretacje dotyczące płatności przez pośredników płatności bywają różne. Zwolnienia nie obejmują też niektórych towarów, które zawsze wymagają kasy, niezależnie od formy sprzedaży. Zanim uznasz, że sprzedaż z Erli nie wymaga kasy, potwierdź to z księgowym na podstawie aktualnych przepisów i swojego asortymentu.
Przy ocenie zwolnienia przedmiotowego ważny jest sposób, w jaki pieniądze trafiają do sprzedawcy. Na Erli kupujący płaci online, a środki są rozliczane przez operatora płatności, z którego sprzedawca korzysta przy zakładaniu sklepu. Księgowy powinien ocenić, czy taki przepływ środków spełnia warunki zwolnienia i jakie dowody zapłaty trzeba przechowywać. Przydatne jest też regularne pobieranie zestawień płatności i wypłat, żeby każdą wpłatę dało się przypisać do konkretnego zamówienia. O terminach i sposobie wypłat piszemy w tekście Wypłaty na Erli.
Paragon przy sprzedaży online w praktyce
Jeśli sprzedawca ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie, paragon dla zamówienia z Erli trzeba wystawić i przekazać kupującemu. W praktyce sklepy internetowe dołączają wydrukowany paragon do paczki albo korzystają z kasy online i przesyłają e-paragon, jeśli klient się na to zgodzi. Ważne, żeby moment wystawienia paragonu był zgodny z przepisami i żeby każdy paragon dało się powiązać z konkretnym zamówieniem.
Wykres – jak dobrać dokument sprzedaży do zamówienia z Erli. [#chart:er82]
- Analiza ofert, kategorii i parametrów
- Ceny i widoczność na tle konkurencji
- Wskazówki do szybkiego wzrostu sprzedaży
Faktura na Erli – kiedy jest potrzebna
Fakturę wystawia się przede wszystkim przy sprzedaży dla firm. Konsument również może zażądać faktury – sprzedawca ma wtedy obowiązek ją wystawić, jeśli żądanie zostanie zgłoszone w terminie przewidzianym w przepisach. Na Erli informacja, czy kupujący potrzebuje faktury, pochodzi z danych zamówienia.
Według dokumentacji API Erli zamówienie może zawierać adres do faktury z oznaczeniem typu: firma albo osoba prywatna. Dla firmy wymagane są nazwa i numer NIP. Integracje przekazują tę informację dalej – Erli w swojej bazie wiedzy opisuje np. przekazywanie pola Klient chce fakturę do zamówienia zaimportowanego w sklepie Shoper, co pozwala zautomatyzować wystawianie faktur.
Sytuacja | Typowy dokument | Na co uważać |
Konsument nie chce faktury, sprzedawca ma obowiązek kasy | paragon fiskalny | powiązanie paragonu z zamówieniem |
Konsument nie chce faktury, sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy | ewidencja sprzedaży bez paragonu | spełnienie warunków zwolnienia i dowody zapłaty |
Konsument chce fakturę | faktura dla osoby prywatnej | przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie obowiązują dodatkowe zasady |
Firma z NIP | faktura VAT | przy kasie fiskalnej NIP nabywcy powinien znaleźć się na paragonie |
Paragon z NIP i faktura do paragonu
Jeśli sprzedawca ewidencjonuje sprzedaż na kasie, a kupującym jest firma, przepisy co do zasady wymagają, żeby NIP nabywcy znalazł się na paragonie, jeśli faktura ma zostać wystawiona do tej sprzedaży. Dlatego warto, żeby informacja o NIP z zamówienia trafiała do systemu sprzedaży jeszcze przed wydrukiem paragonu. To jeden z powodów, dla których automatyczne przekazywanie danych do faktury z Erli do systemu sprzedaży jest tak przydatne. Szerzej o obsłudze klientów biznesowych piszemy w tekście Sprzedaż dla firm na Erli.
Sprzedawca zwolniony z VAT
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, na żądanie kupującego wystawiasz fakturę bez VAT, a ceny na Erli są dla Ciebie jednocześnie cenami brutto i netto. Pamiętaj, że prowizja Erli jest zawsze kwotą brutto, więc dla sprzedawcy zwolnionego z VAT jest w całości kosztem. Przy przekroczeniu limitu zwolnienia i przejściu na VAT trzeba przeliczyć ceny i marże – w szybkim przeliczeniu cen netto i brutto pomoże kalkulator VAT.
Rodzaj faktury w produkcie
API Erli pozwala też określić dla produktu rodzaj dokumentu, jaki sprzedawca wystawia: fakturę VAT, fakturę VAT marża, fakturę bez VAT albo brak faktury. Domyślnie stosowane jest ustawienie sklepu. To ważne np. dla sprzedawców zwolnionych z VAT lub sprzedających towary używane w procedurze marży – informacja o dokumencie powinna odpowiadać rzeczywistości, żeby kupujący wiedział, czego może oczekiwać.
[#tip] Ustal w systemie sprzedaży jedną zasadę: jeśli zamówienie z Erli zawiera dane firmy z NIP, system automatycznie przygotowuje fakturę, a jeśli nie – paragon lub wpis do ewidencji. Ręczne decydowanie przy każdym zamówieniu to prosta droga do pomyłek przy większym wolumenie.
Automatyzacja dokumentów sprzedaży
Przy kilkunastu zamówieniach dziennie ręczne wystawianie dokumentów zajmuje sporo czasu. Większość sprzedawców korzysta z systemu multichannel lub programu sprzedażowego, który pobiera zamówienia z Erli razem z danymi do faktury i automatycznie wystawia dokument. Konfigurację takich automatyzacji opisaliśmy w tekście Automatyczne faktury i etykiety dla zamówień z Erli.
Pobieranie danych do faktury – typ nabywcy, nazwa firmy, NIP i adres z zamówienia.
Automatyczny wybór dokumentu – faktura dla firm, paragon lub ewidencja dla konsumentów.
Przekazanie dokumentu kupującemu – w paczce lub elektronicznie, zgodnie z przepisami.
Korekty przy zwrotach – faktura korygująca albo odpowiednia ewidencja zwrotu przy paragonie.
W systemach multichannel takie reguły ustawia się zwykle jako automatyczne akcje uruchamiane przy nowym zamówieniu lub zmianie statusu. Przykłady takich scenariuszy, w tym wystawianie dokumentów, opisaliśmy w tekście Akcje automatyczne w BaseLinkerze.
Zwroty a dokumenty sprzedaży
Dokumentowanie sprzedaży to także dokumentowanie zwrotów. Gdy konsument odstępuje od umowy, sprzedawca zwraca pieniądze i musi odpowiednio skorygować sprzedaż. Jeśli wcześniej wystawił fakturę, wystawia fakturę korygującą. Jeśli sprzedaż była zaewidencjonowana na kasie, zwrot ujmuje się w ewidencji zwrotów i reklamacji, zgodnie z przepisami o kasach rejestrujących, z zachowaniem wymaganych dokumentów. Przy sprzedaży zwolnionej z kasy korektę ujmuje się w ewidencji prowadzonej przez sprzedawcę. Sam proces przyjmowania zwrotów na Erli opisaliśmy w tekście Zwroty na Erli.
KSeF a sprzedaż na Erli
Od 2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur, wdrażany etapami. Dla sprzedaży na Erli oznacza to przede wszystkim konieczność wystawiania faktur dla firm w KSeF, zgodnie z harmonogramem obowiązującym Twoją firmę. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dla faktur dla konsumentów. Szczegóły i aktualny harmonogram warto sprawdzić na stronie KSeF Ministerstwa Finansów i z księgowym. Warto też pamiętać, że Erli udostępnia sprzedawcom faktury za prowizję w KSeF – piszemy o tym w tekście Faktury na Erli.
[#przyklad] Sprzedawca kosmetyków, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie online, ustawił w systemie multichannel regułę: zamówienia z Erli bez danych firmy trafiają do kolejki paragonów drukowanych przy pakowaniu, a zamówienia z NIP – do automatycznego wystawienia faktury. Dzięki temu NIP trafia na paragon tylko tam, gdzie jest potrzebny, a pakowacz nie musi sprawdzać każdego zamówienia ręcznie.
Najczęstsze błędy w dokumentowaniu sprzedaży z Erli
Założenie, że platforma wystawia dokumenty – na Erli dokument dla kupującego zawsze wystawia sprzedawca.
Brak NIP na paragonie – gdy firma chce fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie.
Korzystanie ze zwolnienia z kasy bez sprawdzenia warunków – np. przy asortymencie, który zawsze wymaga kasy.
Ręczne decyzje przy każdym zamówieniu – zamiast prostych reguł w systemie sprzedaży.
Brak korekt przy zwrotach – sprzedaż wykazana w dokumentach, mimo że pieniądze wróciły do kupującego.
Nieaktualne ustawienie rodzaju faktury – np. po zmianie statusu VAT sprzedawcy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Erli wystawia paragony za sprzedawcę?
Nie. Dokument sprzedaży dla kupującego wystawia sprzedawca. Erli wystawia sprzedawcy faktury za swoje opłaty, w tym prowizję.
Czy przy sprzedaży na Erli potrzebna jest kasa fiskalna?
Zależy to od sytuacji sprzedawcy: obrotu ze sprzedaży konsumentom, asortymentu i sposobu zapłaty. Przepisy przewidują zwolnienia, m.in. dla sprzedaży wysyłkowej z zapłatą przez bank, ale ich warunki warto potwierdzić z księgowym.
Skąd wiem, że kupujący na Erli chce fakturę?
Informacja pochodzi z danych zamówienia. Według dokumentacji API zamówienie może zawierać adres do faktury z typem firma lub osoba, a dla firmy nazwę i NIP. Integracje przekazują tę informację do systemu sprzedaży.
Czy konsument może zażądać faktury?
Tak. Na żądanie konsumenta sprzedawca wystawia fakturę, jeśli żądanie zostało zgłoszone w terminie przewidzianym w przepisach. Przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie obowiązują dodatkowe zasady.
Czy faktury dla klientów z Erli trzeba wystawiać w KSeF?
Faktury dla firm co do zasady trzeba wystawiać w KSeF zgodnie z harmonogramem obowiązującym daną firmę. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dla faktur dla konsumentów. Szczegóły warto potwierdzić z księgowym.
Czy przy zwrocie trzeba wystawić fakturę korygującą?
Jeśli do sprzedaży została wystawiona faktura, przy zwrocie towaru wystawia się fakturę korygującą. Przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie zwrot ujmuje się w ewidencji zwrotów zgodnie z przepisami o kasach.
Podsumowanie
Paragon czy faktura na Erli zależy od tego, kim jest kupujący i jaka jest sytuacja podatkowa sprzedawcy, a nie od samej platformy. Kluczem jest ustalenie z księgowym, czy sprzedaż wymaga kasy fiskalnej, pobieranie danych do faktury z zamówienia, automatyczny wybór dokumentu w systemie sprzedaży oraz pilnowanie zasad dotyczących NIP na paragonie i KSeF. Dobrze ustawiony proces pozwala obsługiwać rosnącą liczbę zamówień bez ręcznego sprawdzania każdego z nich.
Jeśli chcesz uporządkować obsługę zamówień i dokumentów sprzedaży z Erli, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.
Faktura na Erli – kiedy jest potrzebna
Fakturę wystawia się przede wszystkim przy sprzedaży dla firm. Konsument również może zażądać faktury – sprzedawca ma wtedy obowiązek ją wystawić, jeśli żądanie zostanie zgłoszone w terminie przewidzianym w przepisach. Na Erli informacja, czy kupujący potrzebuje faktury, pochodzi z danych zamówienia.
Według dokumentacji API Erli zamówienie może zawierać adres do faktury z oznaczeniem typu: firma albo osoba prywatna. Dla firmy wymagane są nazwa i numer NIP. Integracje przekazują tę informację dalej – Erli w swojej bazie wiedzy opisuje np. przekazywanie pola Klient chce fakturę do zamówienia zaimportowanego w sklepie Shoper, co pozwala zautomatyzować wystawianie faktur.
Sytuacja | Typowy dokument | Na co uważać |
Konsument nie chce faktury, sprzedawca ma obowiązek kasy | paragon fiskalny | powiązanie paragonu z zamówieniem |
Konsument nie chce faktury, sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy | ewidencja sprzedaży bez paragonu | spełnienie warunków zwolnienia i dowody zapłaty |
Konsument chce fakturę | faktura dla osoby prywatnej | przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie obowiązują dodatkowe zasady |
Firma z NIP | faktura VAT | przy kasie fiskalnej NIP nabywcy powinien znaleźć się na paragonie |
Paragon z NIP i faktura do paragonu
Jeśli sprzedawca ewidencjonuje sprzedaż na kasie, a kupującym jest firma, przepisy co do zasady wymagają, żeby NIP nabywcy znalazł się na paragonie, jeśli faktura ma zostać wystawiona do tej sprzedaży. Dlatego warto, żeby informacja o NIP z zamówienia trafiała do systemu sprzedaży jeszcze przed wydrukiem paragonu. To jeden z powodów, dla których automatyczne przekazywanie danych do faktury z Erli do systemu sprzedaży jest tak przydatne. Szerzej o obsłudze klientów biznesowych piszemy w tekście Sprzedaż dla firm na Erli.
Sprzedawca zwolniony z VAT
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, na żądanie kupującego wystawiasz fakturę bez VAT, a ceny na Erli są dla Ciebie jednocześnie cenami brutto i netto. Pamiętaj, że prowizja Erli jest zawsze kwotą brutto, więc dla sprzedawcy zwolnionego z VAT jest w całości kosztem. Przy przekroczeniu limitu zwolnienia i przejściu na VAT trzeba przeliczyć ceny i marże – w szybkim przeliczeniu cen netto i brutto pomoże kalkulator VAT.
Rodzaj faktury w produkcie
API Erli pozwala też określić dla produktu rodzaj dokumentu, jaki sprzedawca wystawia: fakturę VAT, fakturę VAT marża, fakturę bez VAT albo brak faktury. Domyślnie stosowane jest ustawienie sklepu. To ważne np. dla sprzedawców zwolnionych z VAT lub sprzedających towary używane w procedurze marży – informacja o dokumencie powinna odpowiadać rzeczywistości, żeby kupujący wiedział, czego może oczekiwać.
[#tip] Ustal w systemie sprzedaży jedną zasadę: jeśli zamówienie z Erli zawiera dane firmy z NIP, system automatycznie przygotowuje fakturę, a jeśli nie – paragon lub wpis do ewidencji. Ręczne decydowanie przy każdym zamówieniu to prosta droga do pomyłek przy większym wolumenie.
Automatyzacja dokumentów sprzedaży
Przy kilkunastu zamówieniach dziennie ręczne wystawianie dokumentów zajmuje sporo czasu. Większość sprzedawców korzysta z systemu multichannel lub programu sprzedażowego, który pobiera zamówienia z Erli razem z danymi do faktury i automatycznie wystawia dokument. Konfigurację takich automatyzacji opisaliśmy w tekście Automatyczne faktury i etykiety dla zamówień z Erli.
Pobieranie danych do faktury – typ nabywcy, nazwa firmy, NIP i adres z zamówienia.
Automatyczny wybór dokumentu – faktura dla firm, paragon lub ewidencja dla konsumentów.
Przekazanie dokumentu kupującemu – w paczce lub elektronicznie, zgodnie z przepisami.
Korekty przy zwrotach – faktura korygująca albo odpowiednia ewidencja zwrotu przy paragonie.
W systemach multichannel takie reguły ustawia się zwykle jako automatyczne akcje uruchamiane przy nowym zamówieniu lub zmianie statusu. Przykłady takich scenariuszy, w tym wystawianie dokumentów, opisaliśmy w tekście Akcje automatyczne w BaseLinkerze.
Zwroty a dokumenty sprzedaży
Dokumentowanie sprzedaży to także dokumentowanie zwrotów. Gdy konsument odstępuje od umowy, sprzedawca zwraca pieniądze i musi odpowiednio skorygować sprzedaż. Jeśli wcześniej wystawił fakturę, wystawia fakturę korygującą. Jeśli sprzedaż była zaewidencjonowana na kasie, zwrot ujmuje się w ewidencji zwrotów i reklamacji, zgodnie z przepisami o kasach rejestrujących, z zachowaniem wymaganych dokumentów. Przy sprzedaży zwolnionej z kasy korektę ujmuje się w ewidencji prowadzonej przez sprzedawcę. Sam proces przyjmowania zwrotów na Erli opisaliśmy w tekście Zwroty na Erli.
KSeF a sprzedaż na Erli
Od 2026 r. w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur, wdrażany etapami. Dla sprzedaży na Erli oznacza to przede wszystkim konieczność wystawiania faktur dla firm w KSeF, zgodnie z harmonogramem obowiązującym Twoją firmę. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dla faktur dla konsumentów. Szczegóły i aktualny harmonogram warto sprawdzić na stronie KSeF Ministerstwa Finansów i z księgowym. Warto też pamiętać, że Erli udostępnia sprzedawcom faktury za prowizję w KSeF – piszemy o tym w tekście Faktury na Erli.
[#przyklad] Sprzedawca kosmetyków, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie online, ustawił w systemie multichannel regułę: zamówienia z Erli bez danych firmy trafiają do kolejki paragonów drukowanych przy pakowaniu, a zamówienia z NIP – do automatycznego wystawienia faktury. Dzięki temu NIP trafia na paragon tylko tam, gdzie jest potrzebny, a pakowacz nie musi sprawdzać każdego zamówienia ręcznie.
Najczęstsze błędy w dokumentowaniu sprzedaży z Erli
Założenie, że platforma wystawia dokumenty – na Erli dokument dla kupującego zawsze wystawia sprzedawca.
Brak NIP na paragonie – gdy firma chce fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie.
Korzystanie ze zwolnienia z kasy bez sprawdzenia warunków – np. przy asortymencie, który zawsze wymaga kasy.
Ręczne decyzje przy każdym zamówieniu – zamiast prostych reguł w systemie sprzedaży.
Brak korekt przy zwrotach – sprzedaż wykazana w dokumentach, mimo że pieniądze wróciły do kupującego.
Nieaktualne ustawienie rodzaju faktury – np. po zmianie statusu VAT sprzedawcy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Erli wystawia paragony za sprzedawcę?
Nie. Dokument sprzedaży dla kupującego wystawia sprzedawca. Erli wystawia sprzedawcy faktury za swoje opłaty, w tym prowizję.
Czy przy sprzedaży na Erli potrzebna jest kasa fiskalna?
Zależy to od sytuacji sprzedawcy: obrotu ze sprzedaży konsumentom, asortymentu i sposobu zapłaty. Przepisy przewidują zwolnienia, m.in. dla sprzedaży wysyłkowej z zapłatą przez bank, ale ich warunki warto potwierdzić z księgowym.
Skąd wiem, że kupujący na Erli chce fakturę?
Informacja pochodzi z danych zamówienia. Według dokumentacji API zamówienie może zawierać adres do faktury z typem firma lub osoba, a dla firmy nazwę i NIP. Integracje przekazują tę informację do systemu sprzedaży.
Czy konsument może zażądać faktury?
Tak. Na żądanie konsumenta sprzedawca wystawia fakturę, jeśli żądanie zostało zgłoszone w terminie przewidzianym w przepisach. Przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie obowiązują dodatkowe zasady.
Czy faktury dla klientów z Erli trzeba wystawiać w KSeF?
Faktury dla firm co do zasady trzeba wystawiać w KSeF zgodnie z harmonogramem obowiązującym daną firmę. Przepisy przewidują wyjątki, m.in. dla faktur dla konsumentów. Szczegóły warto potwierdzić z księgowym.
Czy przy zwrocie trzeba wystawić fakturę korygującą?
Jeśli do sprzedaży została wystawiona faktura, przy zwrocie towaru wystawia się fakturę korygującą. Przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie zwrot ujmuje się w ewidencji zwrotów zgodnie z przepisami o kasach.
Podsumowanie
Paragon czy faktura na Erli zależy od tego, kim jest kupujący i jaka jest sytuacja podatkowa sprzedawcy, a nie od samej platformy. Kluczem jest ustalenie z księgowym, czy sprzedaż wymaga kasy fiskalnej, pobieranie danych do faktury z zamówienia, automatyczny wybór dokumentu w systemie sprzedaży oraz pilnowanie zasad dotyczących NIP na paragonie i KSeF. Dobrze ustawiony proces pozwala obsługiwać rosnącą liczbę zamówień bez ręcznego sprawdzania każdego z nich.
Jeśli chcesz uporządkować obsługę zamówień i dokumentów sprzedaży z Erli, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.
Oliwia Papież
Head of Operations
Zarządza operacjami agencji i procesami obsługi kont. Pilnuje, by każdy projekt był dowożony na czas i według standardów.
Zarządza operacjami agencji i procesami obsługi kont. Pilnuje, by każdy projekt był dowożony na czas i według standardów.
Sprzedaż na Erli
Oliwia i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie – bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy – przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie – przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie – przyjdzie i to zrobi."