Prowizja Erli w księgowości – jak ująć faktury za opłaty platformy

Przychód brutto czy kwota wypłaty – najczęstszy błąd

Ponieważ prowizja jest potrącana automatycznie z wpłat kupujących, na koncie pojawiają się kwoty mniejsze niż wartość zamówień. Częstym błędem jest księgowanie jako przychodu tylko tego, co faktycznie wpłynęło. Tymczasem przychodem ze sprzedaży jest co do zasady pełna wartość sprzedaży na rzecz kupującego, a prowizja to osobny koszt, dokumentowany fakturą od Erli.

Przykład pochodzi z cennika Erli, w którym prowizja liczona jest od produktu i dostawy o łącznej wartości 115 zł. Jeśli zaksięgujesz jako przychód tylko kwotę po potrąceniu, zaniżysz przychód, a jednocześnie nie ujmiesz kosztu prowizji. Przy podatku dochodowym w formie zasad ogólnych czy podatku liniowym wynik może wyjść podobnie, ale ewidencja będzie niezgodna z dokumentami, a przy ryczałcie, gdzie kosztów się nie odlicza, zaniżenie przychodu oznacza zaniżenie podatku.

[#uwaga] Nie traktuj wizualizacji faktur z panelu ani raportu wypłat jako podstawy do ujęcia kosztu prowizji. Podstawą jest faktura w KSeF. Raporty z panelu i wyciągi z operatora płatności służą do uzgodnienia kwot, ale nie zastępują dokumentów księgowych.

Co przekazać biuru rachunkowemu

Najprościej ustalić z księgowością stały pakiet dokumentów za każdy miesiąc. Zwykle obejmuje on zestawienie zamówień z Erli z podziałem na dokumenty sprzedaży, informację o zwrotach i anulowaniach, historię operacji z PayU oraz numer faktury za prowizję w KSeF. Dzięki temu księgowa nie musi szukać danych w panelu, a Ty masz pewność, że przychody i koszty z Erli są ujęte kompletnie i w tych samych okresach co pozostałe kanały sprzedaży.

VAT od prowizji

Prowizja Erli jest kwotą brutto, a faktura za prowizję jest fakturą VAT. Czynny podatnik VAT może co do zasady odliczyć podatek naliczony z tej faktury na ogólnych zasadach, jeśli nabyta usługa służy sprzedaży opodatkowanej. Sprzedawca zwolniony z VAT nie odlicza podatku, a pełna kwota brutto stanowi dla niego koszt w podatku dochodowym, jeśli rozlicza się według zasad, które pozwalają na ujmowanie kosztów.

• Czynny podatnik VAT – wartość netto prowizji jako koszt, VAT naliczony do odliczenia na ogólnych zasadach.

• Zwolniony z VAT – pełna kwota brutto jako koszt w podatku dochodowym, bez odliczenia VAT.

• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – prowizji nie odliczasz od podstawy opodatkowania, ale nadal musisz poprawnie ewidencjonować przychód.

• Pełne księgi – rozrachunki z platformą i operatorem płatności warto prowadzić na osobnych kontach.

Ogólne zasady opodatkowania sprzedaży na marketplace opisaliśmy w tekście Sprzedaż na Allegro a podatki. Do szybkiego przeliczenia kwot netto i brutto przyda się kalkulator VAT.

Kiedy ująć fakturę za prowizję

Przy fakturach otrzymywanych przez KSeF za datę otrzymania uznaje się datę nadania numeru w systemie – tak wskazują też zasady Erli. Ma to znaczenie przy odliczeniu VAT, bo prawo do odliczenia powstaje co do zasady nie wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Ponieważ faktura za dany miesiąc przychodzi do 15. dnia kolejnego miesiąca, koszt prowizji i VAT naliczony mogą trafić do innego okresu niż sprzedaż, której dotyczą. Sposób ujęcia kosztu w czasie, szczególnie przy pełnych księgach i zasadzie memoriałowej, ustal z księgowym.

Rabat transakcyjny, czyli zwrot prowizji

Zasady Erli przewidują rabat transakcyjny, czyli zwrot prowizji, m.in. gdy zamówienie nie zostało zrealizowane z przyczyn niezależnych od sprzedawcy, gdy kupujący zwrócił towar w ramach odstąpienia od umowy, gdy paczka została uszkodzona w transporcie i kupujący zwraca towar oraz gdy kupujący anulował zamówienie przed wysyłką. Rabat trzeba wnioskować i spełnić określone warunki dokumentacyjne, a według zasad jest on uwzględniany w kolejnych transakcjach.

Z punktu widzenia księgowości rabat transakcyjny zmniejsza koszt prowizji. To, jak dokładnie zostanie on odzwierciedlony w dokumentach – na kolejnej fakturze czy w innej formie – sprawdź w rozliczeniach w panelu i ustal z księgowym sposób ujęcia. Kluczowe jest, żeby nie zgubić wniosków: każdy niezłożony wniosek to prowizja, którą zapłaciłeś mimo braku sprzedaży. Jak liczyć koszty sprzedaży na Erli razem z prowizją i zwrotami, opisaliśmy w tekście Ile kosztuje sprzedaż na Erli.

Dokumenty sprzedaży a faktura za prowizję

Warto rozróżnić dwa zupełnie różne strumienie dokumentów. Pierwszy to dokumenty sprzedaży dla kupujących – paragony lub faktury, które wystawiasz Ty jako sprzedawca, na pełną wartość zamówienia. Drugi to faktury od Erli za prowizje, które dokumentują Twój koszt. Prowizja nie pomniejsza kwoty na paragonie ani na fakturze dla kupującego, a kupujący nie widzi jej w swoim dokumencie. Mylenie tych strumieni prowadzi do błędów w ewidencji przychodów i kosztów. Dlatego w miesięcznych zestawieniach dla księgowości warto prezentować przychody ze sprzedaży i koszty prowizji w osobnych plikach lub kolumnach.

Uzgadnianie wpłat z zamówieniami

Przy większej liczbie zamówień największym wyzwaniem nie jest sama faktura za prowizję, tylko uzgodnienie, które wpłaty dotyczą których zamówień. Płatności od kupujących trafiają do portfela w PayU, prowizje są potrącane automatycznie, a wypłaty na konto firmowe obejmują wiele zamówień naraz. Dobrze ustawiony proces pozwala zamknąć miesiąc bez żmudnego szukania różnic.

1. Pobierz zestawienie zamówień z miesiąca – z panelu Erli albo z systemu multichannel.

2. Pobierz historię prowizji – z zakładki rozliczeń w panelu.

3. Pobierz historię operacji z PayU – wpłaty, potrącenia i wypłaty na konto bankowe.

4. Uzgodnij sumy – wartość zamówień minus prowizje minus zwroty powinna odpowiadać wypłatom i saldu.

5. Wyjaśnij różnice – najczęściej wynikają z przesunięć w czasie, zwrotów i rabatów transakcyjnych.

6. Przekaż księgowości komplet – dokumenty sprzedaży, fakturę z KSeF i zestawienie uzgodnień.

[#tip] Jeśli dokumenty sprzedaży wystawia system multichannel, a faktury kosztowe przychodzą przez KSeF, warto przygotować z księgowością stały szablon miesięcznego zestawienia. Automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży dla zamówień z Erli opisaliśmy w tekście Automatyczne faktury i etykiety dla zamówień z Erli, a połączenie Erli z programem księgowo-magazynowym w artykule Erli i program magazynowy.

Inne koszty związane ze sprzedażą na Erli

Prowizja to główny, ale nie jedyny koszt sprzedaży. Dochodzą do niego koszty wysyłki, materiałów do pakowania, ewentualnych promocji i narzędzi. Przy metodach dostawy oferowanych przez Erli sprawdź w panelu rozliczeń, na jakich dokumentach są ujmowane koszty przesyłek, a przy własnych umowach z przewoźnikami – faktury od przewoźnika. Porządek w kosztach logistycznych ułatwia przykład z tekstu Faktury InPost dla firm.

[#przyklad] Sklep z akcesoriami domowymi przez kilka miesięcy przekazywał księgowej wyłącznie wyciąg z wypłat PayU, a przychód z Erli był księgowany w kwotach po potrąceniu prowizji. Przy przeglądzie dokumentów okazało się, że faktury za prowizje z KSeF nie były w ogóle ujmowane, a przychód był zaniżony o ich wartość. Po uporządkowaniu sklep przekazuje co miesiąc zestawienie zamówień, fakturę z KSeF i krótkie uzgodnienie wpłat, a zamknięcie miesiąca zajmuje księgowej kilkanaście minut zamiast kilku godzin.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu prowizji

• Księgowanie przychodu w kwocie wypłaty – zamiast pełnej wartości sprzedaży.

• Brak faktury kosztowej z KSeF – koszt prowizji w ogóle nie jest ujmowany albo ujmowany na podstawie wizualizacji.

• Niezłożone wnioski o rabat transakcyjny – płacisz prowizję od zamówień, które nie doszły do skutku lub zostały zwrócone.

• Brak uzgodnienia z PayU – różnice między zamówieniami a wypłatami narastają z miesiąca na miesiąc.

• Pominięcie kosztów dostawy w podstawie prowizji – kalkulacje marży są zbyt optymistyczne.

Jak mierzyć koszt prowizji w wyniku kanału

Faktura za prowizję to także cenne źródło danych do analizy. Porównując co miesiąc kwotę prowizji z przychodem z Erli, widzisz, jaki procent sprzedaży oddajesz platformie, jak wpływają na to koszty dostawy wliczane do podstawy i czy rabaty transakcyjne są składane systematycznie. Strukturę takiego zestawienia pokazujemy w tekście Rentowność Erli w arkuszu, a stawki prowizji w poszczególnych kategoriach omawiamy w artykule Prowizje na Erli w 2026.

Wykres – miesięczny proces rozliczenia prowizji Erli w księgowości. [#chart:er77b]

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy Erli wystawia fakturę za prowizję?

Raz w miesiącu, nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy. Faktura obejmuje prowizje naliczone w poprzednim miesiącu rozliczeniowym.

Skąd pobrać fakturę za prowizję po wejściu KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. faktury za prowizje są wystawiane w KSeF i zgodnie z zasadami Erli sprzedawca jest zobowiązany pobierać je za pośrednictwem tego systemu. W panelu dostępne są wizualizacje, które nie są fakturami w rozumieniu przepisów.

Czy prowizja Erli zawiera VAT?

Tak. Zasady prowizji wskazują, że prowizja jest zawsze kwotą brutto, w której uwzględniono już podatki, w tym VAT.

Czy przychodem jest kwota wypłaty, czy pełna wartość zamówienia?

Co do zasady przychodem jest pełna wartość sprzedaży na rzecz kupującego, a prowizja to osobny koszt dokumentowany fakturą od Erli. Kwota po potrąceniu prowizji służy do uzgodnienia rozrachunków.

Czy na ryczałcie mogę odliczyć prowizję Erli?

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych kosztów co do zasady się nie odlicza, więc prowizja nie obniża podstawy opodatkowania. Tym ważniejsze jest poprawne ewidencjonowanie pełnego przychodu.

Jak rozliczyć zwrot prowizji przy odstąpieniu od umowy?

Zwrot prowizji następuje w formie rabatu transakcyjnego, o który trzeba wnioskować. Sposób jego odzwierciedlenia w dokumentach sprawdź w rozliczeniach w panelu i ustal z księgowym.

Co się dzieje, gdy na saldzie nie ma środków na prowizję?

Według zasad Erli prowizja jest wtedy pobierana przy kolejnym opłaconym zamówieniu albo w kolejnym okresie rozliczeniowym, o ile sprzedawca nie zapłaci jej bezpośrednio.

Podsumowanie

Prowizja Erli w księgowości nie jest skomplikowana, jeśli trzymasz się kilku zasad: przychód to pełna wartość sprzedaży, prowizja to osobny koszt brutto dokumentowany miesięczną fakturą, a od 1 lutego 2026 r. podstawą jest faktura pobrana z KSeF, a nie wizualizacja z panelu. Uzgadniaj co miesiąc zamówienia, prowizje i wypłaty z PayU, składaj wnioski o rabat transakcyjny i ustal z księgowym sposób ujęcia kosztów w zależności od formy opodatkowania.

Jeśli chcesz uporządkować rozliczenia i automatyzację dokumentów na swoim koncie, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.