Faktury na Erli – dokumenty sprzedaży i rozliczenie opłat za prowizję

Paragon czy faktura przy sprzedaży konsumentom

Sprzedaż osobom prywatnym to osobny temat. W zależności od Twojej sytuacji podatkowej, sposobu zapłaty i rodzaju towaru możesz mieć obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej albo korzystać ze zwolnienia. Przepisy przewidują m.in. zwolnienia dla części sprzedaży wysyłkowej opłacanej przez bank, ale mają one swoje wyłączenia – np. dla określonych grup towarów – i warunki dotyczące sposobu zapłaty.

Nie da się tego rozstrzygnąć jednym zdaniem w poradniku. Ustal z księgowym, czy przy Twoim asortymencie i metodach płatności na Erli (płatności online przez PayU, pobranie, raty) obowiązuje Cię kasa, czy zwolnienie. Jeśli kasa jest konieczna, wiele systemów pozwala drukować paragony lub wystawiać e-paragony automatycznie – opisujemy to w tekście paragony w BaseLinkerze.

Klient, który kupił jako konsument, może poprosić o fakturę. Według przepisów o VAT fakturę do paragonu dla firmy wystawia się tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy – dlatego dane do faktury warto zbierać przed wystawieniem dokumentu. Zasady zmieniają się w kontekście KSeF, więc procedurę dla zamówień z Erli uzgodnij z księgowym.

Faktury od Erli za prowizje – jak to działa

Prowizja na Erli jest naliczana przy każdej transakcji i pobierana automatycznie z wpłat kupujących. Według zasad prowizji Erli raz w miesiącu Erli wystawia fakturę VAT obejmującą wszystkie prowizje naliczone w poprzednim miesiącu rozliczeniowym – nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Prowizja jest zawsze kwotą brutto, czyli zawiera VAT.

1. Naliczanie prowizji – przy każdej transakcji, od ceny towaru z kosztem dostawy wybranej przez kupującego (bez dostawy w ErliPRO lub za 0 zł).

2. Pobranie prowizji – automatycznie z wpłat kupujących; przy zerowym saldzie przy kolejnym opłaconym zamówieniu.

3. Faktura miesięczna – wystawiana jako faktura ustrukturyzowana w KSeF do 15. dnia następnego miesiąca.

4. Odbiór faktury – sprzedający ma obowiązek pobierać faktury za pośrednictwem KSeF; za datę otrzymania uznaje się datę nadania numeru KSeF.

5. Wizualizacja w panelu – w panelu sprzedawcy dostępna jest wizualizacja faktury w celach informacyjnych.

Wykres – miesięczny cykl rozliczenia prowizji na Erli. [#chart:er29b]

Wizualizacje faktur KSeF oraz faktury wystawione przed wejściem w życie obowiązku KSeF znajdziesz w panelu sprzedawcy w zakładce „Moja firma” → „Rozliczenia i dokumenty księgowe”. Historia transakcji, od których naliczono i pobrano prowizję, jest w zakładce „Rozliczenia z Erli”. Ogólne informacje o systemie i harmonogramie publikuje Ministerstwo Finansów na stronie KSeF.

[#tip] Wizualizacja w panelu Erli nie jest fakturą w rozumieniu przepisów – zasady prowizji mówią o tym wprost. Do księgowości przekazuj fakturę pobraną z KSeF (albo daj księgowemu dostęp do KSeF), a wizualizację traktuj jako podgląd do kontroli kwot.

Prowizja w kosztach – przykład uzgodnienia miesiąca

Co miesiąc warto sprawdzić, czy faktura od Erli zgadza się z tym, co widzisz w rozliczeniach i w danych sprzedaży. Poniżej przykład dla sklepu z 400 zamówieniami w miesiącu – liczby są przykładowe.

[#przyklad] Sklep z wyposażeniem domu zauważył, że faktura za prowizje jest wyższa, niż zakładał w swoim modelu kosztów. Po porównaniu z rozliczeniami okazało się, że część produktów była przypisana jednocześnie do kilku kategorii, a według zasad prowizji w takim przypadku pobierana jest prowizja według kategorii z najwyższą stawką. Po uporządkowaniu kategorii koszt prowizji wrócił do założeń. To ilustracja mechanizmu – zawsze sprawdzaj własne dane.

API Erli udostępnia historię rozliczeń firmy z Erli (dla wszystkich sklepów), rezerwę i historię rabatów, typy operacji rozliczeniowych oraz estymację prowizji na dany dzień. Jeśli masz kilka sklepów albo dużą liczbę zamówień, automatyczny eksport tych danych do arkusza oszczędza godziny pracy. Model takiego arkusza opisujemy w tekście rentowność Erli w arkuszu, a zasady naliczania prowizji w artykule prowizje na Erli w 2026.

Zwroty, korekty i dokumenty

Gdy klient zwraca towar albo uznajesz reklamację, dokument sprzedaży często wymaga korekty. Jak ją udokumentować – fakturą korygującą, korektą paragonu czy inną ewidencją – zależy od tego, jaki dokument wystawiłeś i komu. Ustal procedurę z księgowym i zautomatyzuj ją w systemie, jeśli to możliwe.

Po stronie Erli zwrot towaru nie oznacza automatycznej korekty prowizji. Zwrot prowizji przyznawany jest jako rabat transakcyjny na poczet przyszłych transakcji – po złożeniu wniosku, w ciągu 45 dni od doręczenia. Rabat pomniejsza prowizję od kolejnych zamówień, więc widzisz go w rozliczeniach, a nie jako osobny przelew. Szczegóły w tekście zwroty na Erli, a o przepływie pieniędzy – w artykule wypłaty na Erli.

Najczęstsze błędy przy fakturach na Erli

• Rozbieżność między rodzajem faktury w ofercie a wystawionym dokumentem – klient spodziewa się faktury VAT, a dostaje inny dokument.

• Faktura na dane z adresu dostawy zamiast na dane do faktury podane w zamówieniu.

• Niewłaściwa stawka VAT w produkcie – szczególnie przy imporcie katalogu z innego kanału. Do szybkich przeliczeń przyda się kalkulator VAT.

• Księgowanie wizualizacji zamiast faktury z KSeF – wizualizacja w panelu Erli nie jest fakturą.

• Brak miesięcznego uzgodnienia prowizji – błędy kategorii i nieodebrane rabaty wychodzą dopiero po kilku miesiącach.

• Niejasna procedura dla zwrotów – korekty dokumentów sprzedaży robione „po fakcie” albo wcale.

[#checklista] Faktury na Erli w porządku: domyślny rodzaj faktury ustawiony w sklepie; wyjątki w produktach (np. VAT marża); poprawne stawki VAT; faktury wystawiane na dane do faktury z zamówienia; procedura paragonów uzgodniona z księgowym; faktury za prowizje pobierane z KSeF; miesięczne uzgodnienie prowizji i rabatów; procedura korekt przy zwrotach.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Erli wystawia faktury kupującym w moim imieniu?

Nie. Umowa sprzedaży jest zawierana między sprzedawcą a kupującym, więc to sprzedawca wystawia dokumenty sprzedaży – faktury lub paragony – zgodnie ze swoją sytuacją podatkową. Erli fakturuje własne usługi, czyli prowizje.

Kiedy Erli wystawia fakturę za prowizje?

Raz w miesiącu, za prowizje naliczone w poprzednim miesiącu – nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca. Od 1 lutego 2026 r. jest to faktura ustrukturyzowana w KSeF.

Gdzie znajdę faktury od Erli?

Faktury pobierasz z KSeF – zasady prowizji Erli zobowiązują do tego sprzedawcę. W panelu Erli, w zakładce „Moja firma” → „Rozliczenia i dokumenty księgowe”, znajdziesz wizualizacje faktur oraz dokumenty sprzed obowiązku KSeF.

Jak ustawić, czy do produktu wystawiam fakturę VAT?

Rodzaj dokumentu ustawiasz domyślnie dla sklepu i w razie potrzeby nadpisujesz w produkcie. Według dokumentacji API dostępne są: faktura VAT, faktura VAT marża, faktura bez VAT oraz brak faktury.

Czy prowizja Erli zawiera VAT?

Tak. Według zasad prowizji Erli prowizja naliczana jest zawsze kwotą brutto, która uwzględnia wszystkie podatki, w tym VAT. Sposób ujęcia jej w kosztach i rozliczeniu VAT ustal z księgowym.

Skąd wziąć dane do faktury dla klienta firmowego?

Z danych do faktury podanych przez kupującego w zamówieniu – w API Erli są one przekazywane osobno od adresu dostawy i zawierają m.in. NIP. Nie wystawiaj faktury na adres dostawy, jeśli klient podał osobne dane.

Podsumowanie

Faktury na Erli obejmują dwa obiegi: dokumenty sprzedaży, które wystawiasz kupującym zgodnie z ustawieniem rodzaju faktury w sklepie i produktach, oraz miesięczne faktury od Erli za prowizje, wystawiane w KSeF. Zadbaj o spójność deklaracji w ofertach z wystawianymi dokumentami, korzystaj z danych do faktury z zamówienia i co miesiąc uzgadniaj prowizje z rozliczeniami.

Jeśli chcesz zautomatyzować dokumenty sprzedaży i uporządkować rozliczenia z platformą, pomożemy – wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli, łącznie z integracją programu do faktur i systemu multichannel.