Sprzedaż dla firm na Erli – faktury VAT i klienci B2B

Faktury VAT dla firm w czasach KSeF

Zmiana dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania i przekazywania faktur. Faktura ustrukturyzowana trafia do KSeF, a kupujący odbiera ją z systemu, dlatego dane nabywcy, w szczególności NIP, muszą być poprawne już w momencie wystawienia. Błędny NIP oznacza, że faktura trafi do niewłaściwego podmiotu albo w ogóle nie zostanie przypisana do kupującego, a korekta zajmie więcej czasu niż w czasach papierowych dokumentów.

Od 2026 r. faktury w obrocie między firmami są co do zasady wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur, zgodnie z harmonogramem wdrożenia i wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Dla sprzedawcy na Erli oznacza to, że faktura dla klienta biznesowego powinna trafić do KSeF, a system, którym wystawiasz dokumenty, musi mieć z nim integrację. Aktualny harmonogram i zasady znajdziesz w serwisie KSeF Ministerstwa Finansów.

W praktyce najwygodniej jest, gdy dokumenty sprzedaży wystawia system multichannel albo program księgowo-magazynowy, który pobiera zamówienia z Erli razem z danymi do faktury i przesyła faktury do KSeF. Jak to działa w popularnym systemie do obsługi zamówień, opisaliśmy w tekście BaseLinker i KSeF, a automatyzację dokumentów dla zamówień z Erli – w artykule Automatyczne faktury i etykiety dla zamówień z Erli.

Paragon z NIP i faktura do paragonu

Jeśli sprzedajesz z kasą fiskalną, pamiętaj o zasadzie dotyczącej faktur do paragonów. Fakturę do paragonu dla firmy można wystawić tylko wtedy, gdy na paragonie znalazł się NIP nabywcy. Dlatego przy zamówieniach z danymi firmy od razu wystawiaj fakturę albo paragon z NIP, zamiast zwykłego paragonu, który później trudno będzie zamienić na fakturę. Paragon z NIP do określonej kwoty może być traktowany jako faktura uproszczona – szczegóły ustal z księgowym.

[#uwaga] Najczęstszy problem przy zamówieniach firmowych to zwykły paragon wystawiony automatycznie mimo podanych danych do faktury. Kupujący prosi potem o fakturę, a sprzedawca nie może jej wystawić do paragonu bez NIP. Ustaw reguły w systemie tak, żeby zamówienia z danymi firmy automatycznie otrzymywały fakturę.

Prawa klienta biznesowego – czym różnią się od konsumenta

Firma kupująca na Erli co do zasady nie korzysta z ochrony konsumenckiej. Nie przysługuje jej ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, a odpowiedzialność za wady opiera się na przepisach Kodeksu cywilnego, które w relacjach między firmami można modyfikować. Jest jednak ważny wyjątek: przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, którzy kupują towar niezwiązany z ich zawodową działalnością, korzystają z części uprawnień konsumenckich.

W praktyce wielu sprzedawców na marketplace stosuje te same zasady zwrotów dla wszystkich kupujących, niezależnie od tego, czy są konsumentami, czy firmami. Ułatwia to obsługę, zmniejsza liczbę sporów i jest dobrze odbierane przez klientów biznesowych. Jeśli jednak chcesz stosować inne zasady dla firm, opisz je jasno w warunkach sprzedaży. Obowiązki wobec konsumentów przy zwrotach opisaliśmy w tekście Odstąpienie od umowy na Erli.

Jak przyciągnąć klientów biznesowych na Erli

Firmy kupują inaczej niż konsumenci. Mniej liczy się emocjonalny opis, bardziej konkret: parametry, dostępność, ilości, termin wysyłki i pewność, że faktura będzie poprawna. Kilka zmian w ofercie może wyraźnie zwiększyć udział zamówień firmowych.

• Informacja o fakturze VAT w ofercie – krótko i widocznie, np. w opisie i ważnych cechach produktu.

• Opakowania zbiorcze i zestawy ilościowe – np. paczki po 10, 50 czy 100 sztuk dla produktów eksploatacyjnych.

• Pełne dane techniczne – wymiary, normy, kompatybilność, certyfikaty, karty produktów.

• Realny stan magazynowy – firma zamawiająca kilkadziesiąt sztuk musi mieć pewność, że towar jest dostępny.

• Szybka i przewidywalna wysyłka – dla firm często ważniejsza niż najniższa cena.

Dobrym pomysłem jest też sekcja w opisie produktu skierowana wprost do firm: informacja o fakturze VAT, możliwości zamówienia większej ilości, czasie wysyłki przy większych zamówieniach i ewentualnych dokumentach dołączanych do produktu, takich jak karty charakterystyki czy deklaracje zgodności. Taka sekcja nie przeszkadza konsumentom, a kupującym biznesowym oszczędza pytań.

Szczególnie dobrze na Erli sprawdzają się kategorie, w których firmy kupują regularnie: artykuły biurowe i papiernicze, środki czystości, opakowania i materiały do wysyłki, narzędzia i akcesoria warsztatowe, materiały eksploatacyjne. Jeśli jesteś hurtownią lub dystrybutorem, wiele wskazówek znajdziesz w tekście Erli dla hurtowni i dystrybutora, a łączenie sprzedaży B2B i B2C w jednym systemie opisaliśmy w artykule Base dla hurtowni i producentów.

[#przyklad] Sklep z materiałami do pakowania zauważył, że część zamówień na Erli zawiera dane firmy, ale dostawał też wiadomości z prośbą o fakturę po wystawieniu paragonu. Po zmianie reguł w systemie zamówienia z NIP automatycznie otrzymują fakturę VAT przesyłaną do KSeF, a w ofertach pojawiły się opakowania zbiorcze po 50 i 100 sztuk z informacją o fakturze. Liczba próśb o korektę dokumentów spadła praktycznie do zera, a zamówienia firmowe zaczęły się powtarzać.

Ceny dla firm – brutto, netto i rabaty ilościowe

Erli prezentuje ceny brutto, tak jak w sprzedaży konsumenckiej. Dla firmy, która jest czynnym podatnikiem VAT, liczy się jednak cena netto i możliwość odliczenia podatku. Nie musisz tworzyć osobnych ofert dla firm, ale warto zadbać, żeby oferta jasno komunikowała możliwość otrzymania faktury VAT, a cena była konkurencyjna w porównaniu z hurtowniami i sklepami B2B.

• Opakowania zbiorcze z niższą ceną jednostkową – najprostszy sposób na rabat ilościowy w modelu marketplace.

• Zestawy produktów kupowanych razem – np. materiały do pakowania w komplecie, środki czystości w zestawie.

• Spójne ceny w kanałach – firma porównuje ofertę na Erli z hurtowniami i Twoim sklepem.

• Koszt dostawy przy większych zamówieniach – sprawdź, czy cenniki dostaw dobrze obsługują cięższe paczki i wiele sztuk.

Przy ustalaniu cen opakowań zbiorczych pamiętaj, że prowizja Erli jest liczona od ceny produktu i kosztu dostawy wybranej przez kupującego. Większe zamówienie oznacza wyższą kwotę prowizji, ale też niższy koszt obsługi w przeliczeniu na sztukę, co zwykle pozwala zaoferować firmom atrakcyjną cenę jednostkową.

Typowe problemy przy sprzedaży firmom i jak ich uniknąć

• Zwykły paragon zamiast faktury – ustaw automatyczne wystawianie faktur dla zamówień z NIP.

• Błędne dane na fakturze – pobieraj dane bezpośrednio z zamówienia, bez ręcznego przepisywania.

• Nieaktualna stawka VAT – regularnie sprawdzaj stawki w systemie i w produktach na Erli.

• Brak towaru w zamówionej ilości – synchronizuj stany i stosuj bufory przy produktach kupowanych hurtowo.

• Brak informacji o fakturze w ofercie – firma nie zamówi, jeśli nie ma pewności, że dostanie dokument.

Obsługa zamówienia firmowego krok po kroku

1. Rozpoznaj zamówienie firmowe – po typie adresu do faktury i numerze NIP w danych zamówienia.

2. Sprawdź dane – nazwę firmy i NIP, a w razie wątpliwości status podatnika VAT.

3. Wystaw fakturę VAT – w systemie zintegrowanym z KSeF, z poprawną stawką VAT.

4. Wyślij towar w deklarowanym terminie – firmy często planują zakupy pod konkretną potrzebę.

5. Przekaż dokument kupującemu – zgodnie z zasadami komunikacji na Erli, z dozwolonego adresu e-mail.

6. Zadbaj o powtarzalność – szybka obsługa sprawia, że firma wraca przy kolejnym zapotrzebowaniu.

Weryfikacja danych kontrahenta

Przy większych zamówieniach warto sprawdzić, czy podany NIP należy do istniejącej firmy, np. w publicznych rejestrach przedsiębiorców i w wykazie podatników VAT. Pozwala to uniknąć błędów na fakturze i korekt, a w rzadkich przypadkach – prób nadużyć. Przy powtarzalnych klientach biznesowych taka weryfikacja jest potrzebna zwykle tylko przy pierwszym zamówieniu.

Jeśli zamówienia obsługujesz w programie magazynowym lub księgowym, sprawdź, jak przenosi on dane do faktury z Erli – opisaliśmy to w tekście Erli i program magazynowy. O tym, jak ująć w księgach faktury od platformy za prowizje, piszemy w artykule Prowizja Erli w księgowości.

Wykres – obsługa zamówienia firmowego na Erli krok po kroku. [#chart:er78b]

Najczęściej zadawane pytania

Czy firmy mogą kupować na Erli?

Tak. Kupującym na Erli może być osoba fizyczna, w tym konsument, ale też osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna. Firma podaje dane do faktury, w tym NIP, przy zamówieniu.

Skąd wiem, że zamówienie złożyła firma?

W danych zamówienia adres do faktury ma typ firma, a przy tym typie wymagane są nazwa firmy i NIP. Systemy pobierające zamówienia z Erli mogą na tej podstawie automatycznie wystawiać faktury VAT.

Czy faktury dla firm z Erli trzeba wystawiać w KSeF?

Od 2026 r. faktury w obrocie między firmami są co do zasady wystawiane w KSeF, zgodnie z harmonogramem i wyjątkami z przepisów. Upewnij się, że system wystawiający faktury ma integrację z KSeF.

Czy firma może zwrócić towar w ciągu 14 dni?

Ustawowe prawo odstąpienia od umowy przysługuje konsumentom oraz części przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność, gdy zakup nie ma dla nich charakteru zawodowego. Wielu sprzedawców i tak stosuje jednakowe zasady zwrotów dla wszystkich kupujących.

Czy mogę wystawić fakturę do zwykłego paragonu?

Dla firmy fakturę do paragonu można wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawierał NIP nabywcy. Dlatego przy zamówieniach z danymi firmy od razu wystawiaj fakturę albo paragon z NIP.

Jak ustawić rodzaj faktury dla produktów na Erli?

Rodzaj faktury można przypisać do sklepu i do poszczególnych produktów. Dokumentacja API przewiduje fakturę VAT, fakturę VAT w procedurze marży, fakturę bez VAT i brak faktury. Wybierz wariant zgodny z Twoim statusem podatkowym.

Czy muszę tworzyć osobne oferty dla firm?

Nie. Firmy kupują z tych samych ofert co konsumenci. Warto jednak dodać informację o fakturze VAT, przygotować opakowania zbiorcze i zadbać o pełne dane techniczne produktów, które są ważne dla kupujących biznesowych.

Podsumowanie

Sprzedaż B2B na Erli to dodatkowa szansa dla sklepów, które potrafią dobrze obsłużyć klientów firmowych. Kluczowe są: poprawne ustawienie rodzaju faktury i stawek VAT, automatyczne rozpoznawanie zamówień z NIP i wystawianie faktur w KSeF, znajomość różnic między prawami firmy i konsumenta oraz oferta dopasowana do zakupów firmowych – z pełnymi danymi technicznymi, opakowaniami zbiorczymi i realnym stanem magazynowym.

Jeśli chcesz zautomatyzować obsługę zamówień i dokumentów sprzedaży z Erli, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.