Obsługa zamówień z Kaufland.de w ERP i WMS - jak zautomatyzować realizację

Jak pobierać zamówienia z Kaufland.de do ERP - push czy odpytywanie

Seller API daje dwa sposoby, żeby system dowiedział się o nowym zamówieniu. Pierwszy to cykliczne odpytywanie listy jednostek zamówień ze statusem need_to_be_sent. Drugi to powiadomienia push, czyli subskrypcje zdarzeń, w których Kaufland sam wysyła informację na adres Twojego serwera.

Według dokumentacji powiadomień push możesz subskrybować m.in. zdarzenia order_new, order_unit_new i order_unit_status_changed, a także zdarzenia zwrotów, np. return_new. Subskrypcję zakładasz osobno dla każdego rynku, podając publiczny adres zwrotny i e-mail awaryjny. Serwer musi potwierdzić odbiór w ciągu kilku sekund, a nieodebrane powiadomienia są ponawiane przez około 12 godzin. Po dłuższej awarii subskrypcja jest wyłączana, a zdarzenia z tego czasu trzeba pobrać z API samodzielnie (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną dokumentację Seller API).

Z tego płynie praktyczny wniosek: najlepiej łączyć oba sposoby. Push daje szybkość, a okresowe odpytywanie - pewność, że żadne zamówienie nie zginęło, gdy serwer był niedostępny. Dokumentacja zaleca też, żeby powiadomienia przyjmować do kolejki i przetwarzać w tle, bo odpowiedź musi być szybka, a powiadomienia mogą przychodzić z opóźnieniem i w innej kolejności niż zdarzenia.

Odpowiednik ERP dla każdej jednostki zamówienia

W ERP każda jednostka zamówienia z Kaufland.de powinna mieć zapisany swój identyfikator id_order_unit. Bez niego nie odeślesz potem numeru przesyłki do właściwej pozycji ani nie obsłużysz anulacji jednej sztuki z wielosztukowego zamówienia. Dobrą praktyką jest też zapisanie rynku (np. DE) i waluty, bo przy sprzedaży na kilku rynkach Kaufland zamówienia z Kaufland.de, Kaufland.pl i Kaufland.cz trafiają do jednego systemu.

Automatyzacja realizacji zamówień z Kaufland.de krok po kroku

Sama integracja nie wystarczy - trzeba jeszcze ułożyć reguły, które poprowadzą zamówienie przez magazyn bez ręcznych decyzji. Typowy scenariusz dla sprzedawcy z Polski wygląda tak:

1. Import. Zamówienie w statusie need_to_be_sent trafia do ERP z oznaczeniem źródła Kaufland.de.

2. Rezerwacja i dokument. ERP rezerwuje towar, zmniejsza stan na wszystkich kanałach i wystawia fakturę według ustalonych reguł.

3. Zlecenie dla magazynu. WMS dostaje zlecenie kompletacji z priorytetem wynikającym z terminu wysyłki.

4. Pakowanie i etykieta. WMS generuje etykietę przewoźnika obsługującego Niemcy i zapisuje numer śledzenia.

5. Potwierdzenie wysyłki. System oznacza jednostkę jako wysłaną w Kaufland, z kodem przewoźnika i numerem śledzenia.

6. Dokument w Kaufland. Faktura trafia do zamówienia w Kaufland.

Szczególną uwagę poświęć terminowi wysyłki. Kaufland wylicza termin dostawy z czasu realizacji w ofercie i czasu transportu w grupie wysyłkowej, więc WMS powinien sortować zlecenia według daty, do której paczka musi wyjechać, a nie według kolejności wpływu. Jak ustawić te wartości przy wysyłce z polskiego magazynu, opisujemy we wpisie Magazyn w Polsce a zamówienia z Kaufland.de - jak zsynchronizować stany i terminy.

[#chart:kde22b]

Anulacje, zwroty i zwrot pieniędzy w ERP

Anulacje obsługuje sprzedawca albo obsługa klienta Kaufland - klient nie anuluje zamówienia sam po upływie pierwszych minut. Przy anulacji przez API lub plik podajesz powód z listy, np. brak towaru albo błędna cena (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną dokumentację Seller API). Seller University podaje, że miesięczny cel dla anulacji z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy to poniżej 1% zamówień (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland). Dobrze zsynchronizowane stany to najlepsza ochrona przed przekroczeniem tego progu.

Zwroty warto obsługiwać zdarzeniami return_new i zmianami statusu zwrotu. WMS przyjmuje towar, sprawdza jego stan i decyduje, czy wraca na półkę, a ERP wystawia korektę. Dokumentacja Seller API przewiduje też częściowy zwrot pieniędzy do jednostki zamówienia, z kwotą podawaną w centach i powodem, np. wadą lub opóźnieniem dostawy.

[#uwaga] Nie oznaczaj zamówienia jako wysłanego, zanim paczka faktycznie wyjedzie z magazynu. Kaufland wysyła klientowi e-mail z linkiem do śledzenia, a według strony o płatnościach w Seller University przychód z zamówienia jest zwalniany na podstawie numeru śledzenia po doręczeniu (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland). Fikcyjne lub przedwczesne potwierdzenia psują wskaźniki i wydłużają rozliczenie.

ERP i WMS z Kaufland.de - integrator czy własna integracja przez API?

Wybór zależy od skali, systemów, które już masz, i zespołu IT. Integrator, np. Base albo Apilo, ma gotowe połączenie z Kaufland i z wieloma systemami ERP, WMS, sklepami i przewoźnikami. Zamówienia z Kaufland.de trafiają do panelu integratora, a stamtąd do ERP i do magazynu. Jak wygląda taka konfiguracja w praktyce, pokazujemy we wpisie Apilo i Kaufland.de - tłumaczenia ofert, mapowanie kategorii i zamówienia.

Własna integracja przez Seller API daje pełną kontrolę nad logiką: priorytetami, łączeniem paczek, regułami dokumentów. Wymaga jednak programisty, obsługi uwierzytelniania, limitów zapytań, powiadomień push, ponowień i utrzymania przy każdej zmianie API. Co jeszcze potrafi API Kaufland i kiedy warto zlecić integrację programiście, opisujemy w poradniku API Kaufland.pl - co potrafi i kiedy warto zlecić integrację programiście. Zasady API są wspólne dla rynków Kaufland, a różnią się dane rynku, waluta i język.

[#chart:kde22c]

Kilka rynków Kaufland w jednym ERP

Jeśli sprzedajesz nie tylko na Kaufland.de, ale też na Kaufland.pl, Kaufland.cz czy Kaufland.at, zamówienia ze wszystkich rynków trafią do tego samego systemu, ale w różnych walutach i z różnymi wymaganiami co do dokumentów. Dlatego już na etapie projektu integracji ustal kilka reguł. Każde zamówienie powinno mieć w ERP oznaczenie rynku, walutę i własną serię lub typ dokumentu, jeśli tak ustalisz z księgowym. Raporty sprzedaży warto filtrować po rynku, żeby widzieć, ile faktycznie zarabiasz w Niemczech, a ile w Polsce. W WMS dobrze sprawdza się osobny priorytet dla zamówień zagranicznych, bo mają dłuższy transport i mniej zapasu na opóźnienie. Subskrypcje powiadomień push zakładasz osobno dla każdego rynku, więc przy dodaniu nowego kraju trzeba pamiętać o nowej subskrypcji. W integratorze każdy rynek Kaufland to zwykle osobne połączenie, które konfigurujesz od nowa: statusy, przewoźników i automatyczne akcje.

Test przed uruchomieniem automatyzacji

Zanim przełączysz cały ruch z Kaufland.de na automat, przeprowadź kilka zamówień przez pełny cykl: import, dokument, kompletację, etykietę, potwierdzenie wysyłki, fakturę w Kaufland i zwrot. Sprawdź, czy zamówienie z kilkoma jednostkami trafia do jednej paczki, czy anulacja jednej sztuki nie anuluje całego dokumentu i czy stan spada na wszystkich kanałach. Dokumentacja Seller API udostępnia też środowisko testowe, w którym można sprawdzić zapytania bez wpływu na prawdziwe zamówienia (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną dokumentację Seller API).

Jak Vinson pomaga zautomatyzować zamówienia z Kaufland.de

W Vinson łączymy Kaufland.de z systemami polskich sprzedawców. Konfigurujemy integrację w Base, mapujemy zamówienia do ERP i magazynu, ustawiamy statusy, automatyczne akcje, etykiety przewoźników i odsyłanie numerów przesyłek do Kaufland, a także synchronizację stanów i cen z innymi kanałami. Przygotowujemy oferty po niemiecku, które zawsze sprawdza człowiek. Przy integracjach przez Seller API pomagamy opisać wymagania dla programisty i przetestować przepływ. Kwestie podatkowe i dokumenty księgowe ustalasz z księgowym. Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni działającą od 2021 r., certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, z oceną 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firmami w portfolio. Zobacz sprzedaż na Kaufland.de z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Jak połączyć Kaufland.de z systemem ERP?

Kaufland.de łączysz z ERP przez Kaufland Seller API - bezpośrednio, jeśli ERP ma gotowy moduł lub własną integrację, albo przez integrator, np. Base. Zamówienia trafiają wtedy do ERP automatycznie, a numery przesyłek i stany wracają do Kaufland. Klucze dostępu do API generujesz w ustawieniach konta w Seller Portalu.

Kiedy pobierać zamówienia z Kaufland.de do realizacji?

Najbezpieczniej w statusie need_to_be_sent. Nowa jednostka zamówienia przez pierwsze 15 minut ma status open, klient może ją anulować, a adresy są jeszcze puste. Dokumentacja Seller API zaleca dodatkową minutę zapasu.

Czy Kaufland wysyła powiadomienia o nowych zamówieniach?

Tak, Seller API obsługuje powiadomienia push, np. order_new i order_unit_new, wysyłane na adres Twojego serwera. Nieodebrane powiadomienia są ponawiane przez około 12 godzin. Warto łączyć je z okresowym pobieraniem zamówień, żeby nic nie zginęło przy awarii.

Jak przekazać numer przesyłki z WMS do Kaufland.de?

WMS lub integrator oznacza jednostkę zamówienia jako wysłaną przez Seller API i podaje kod przewoźnika z listy Kaufland oraz numer śledzenia. Można to zrobić też plikiem CSV z poleceniem oznaczenia wysyłki albo ręcznie w Seller Portalu. Klient dostaje wtedy e-mail z linkiem do śledzenia.

Czy do obsługi Kaufland.de potrzebuję WMS?

Nie zawsze. Przy mniejszej liczbie zamówień wystarczy integrator z modułem magazynowym, który drukuje etykiety i odsyła numery przesyłek. WMS opłaca się, gdy magazyn obsługuje dużo zamówień z wielu kanałów i potrzebujesz lokalizacji, kompletacji partiami i kontroli pakowania.

Chcesz, żeby zamówienia z Niemiec same trafiały do ERP i magazynu, a numery przesyłek wracały do Kaufland bez przepisywania? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Kaufland.de z Vinson - od ofert po niemiecku po integrację zamówień z Base.