Negocjowanie stawek z InPost – kiedy wolumen daje lepszy cennik

Kiedy wolumen zaczyna działać na Twoją korzyść

Nie ma jednej liczby paczek, od której InPost automatycznie obniża cenę. Z naszej praktyki wynika jednak, że rozmowa o indywidualnych warunkach staje się konkretna wtedy, gdy możesz pokazać regularny wolumen z kilku miesięcy, a nie jednorazowy szczyt. Handlowiec liczy, ile paczek przyniesiesz w roku, a nie w najlepszym tygodniu.

Drugim momentem jest zmiana skali: otwarcie nowego kanału sprzedaży, wejście na marketplace albo przeniesienie wysyłek od innego przewoźnika. Wtedy możesz rozmawiać o wolumenie, który dopiero pojawi się w InPost – ale musisz go uwiarygodnić danymi, np. raportem zamówień z ostatniego kwartału.

[#przyklad] Sklep wysyła 600 paczek miesięcznie: 360 w gabarycie A, 180 w B i 60 w C. Według cennika standardowego to 360 × 14,55 zł + 180 × 16,51 zł + 60 × 21,04 zł, czyli 9 472,20 zł netto, a z opłatą paliwową 13% – ok. 10 703,59 zł netto miesięcznie. Jeśli w umowie indywidualnej uda się zejść średnio o 1 zł netto na paczce, oszczędność wyniesie ok. 678 zł miesięcznie i ok. 8 136 zł rocznie. To liczby przykładowe – pokazują skalę, a nie stawkę, którą dostaniesz.

Wykres – przykładowa oszczędność przy obniżce o 1 zł netto na paczce i 600 paczkach miesięcznie. [#chart:ip51b]

Przy takich kwotach widać, dlaczego warto przygotować się do rozmowy tak samo starannie jak do negocjacji z dostawcą towaru. Koszt wysyłki wpływa bezpośrednio na zysk z każdego zamówienia – jeśli sprzedajesz też na Allegro, policz go razem z prowizją w kalkulatorze rentowności Allegro.

Jak przygotować się do negocjacji stawek z InPost

Dobra rozmowa z handlowcem trwa krótko, bo obie strony mają te same liczby przed oczami. Przygotowanie zajmuje zwykle kilka godzin, jeśli masz dane w jednym systemie, i kilka dni, jeśli trzeba je zbierać z kilku paneli.

1. Zbierz dane z 3–6 miesięcy – liczbę paczek w każdym miesiącu, osobno dla Paczkomatów i kuriera.

2. Policz strukturę gabarytów i wag – ile procent przesyłek to A, B i C, a w kurierze – w jakich przedziałach wagowych mieszczą się paczki.

3. Opisz sezonowość – w których miesiącach wolumen rośnie i o ile, np. w okresie Black Friday i przed świętami.

4. Wypisz usługi dodatkowe – ile przesyłek ma pobranie, dodatkową ochronę, ile zwrotów obsługujesz i czy korzystasz z Paczki w Weekend.

5. Sprawdź dopłaty z faktur – weryfikacje gabarytu, zwroty do nadawcy, przesyłki potraktowane jako ponadgabarytowe.

6. Przygotuj prognozę – realny plan na kolejne 12 miesięcy, z uzasadnieniem (nowy kanał, kampanie, nowe produkty).

7. Ustal swoje minimum – stawkę, przy której zmiana jest dla Ciebie opłacalna, i rzeczy, z których możesz zrezygnować.

Specyfikacje do faktur i zestawienia przesyłek znajdziesz w panelu nadawcy – jak je pobrać i uporządkować, opisujemy w tekście o fakturach InPost dla firm. Jeśli zamówienia przechodzą przez Base, większość tych danych wyciągniesz z jednego miejsca, bez ręcznego sklejania arkuszy.

Jak poprowadzić samą rozmowę

Samo spotkanie warto ułożyć według prostego scenariusza. Dzięki temu nie skończy się na wymianie ogólników, a Ty wyjdziesz z konkretną propozycją na piśmie.

1. Zacznij od liczb – pokaż wolumen, strukturę gabarytów i sezonowość, zanim padnie pytanie o rabat.

2. Powiedz, czego potrzebujesz – np. lepszej stawki dla gabarytu B, stałego odbioru z magazynu i dłuższego terminu płatności.

3. Zapytaj o warianty – inna cena przy dłuższej umowie, przy większym udziale Paczkomatów albo przy korzystaniu z Szybkich Zwrotów.

4. Poproś o ofertę na piśmie – z wszystkimi pozycjami, które wpływają na koszt paczki, łącznie z opłatą paliwową.

5. Policz ją na swoim koszyku paczek – i dopiero wtedy wróć z decyzją lub kontrpropozycją.

Taki przebieg pokazuje handlowcowi, że rozmawia z klientem, który zna swoje koszty. To zwykle skraca negocjacje i zmniejsza ryzyko, że w umowie znajdą się pozycje, o których nikt nie wspomniał na spotkaniu.

Co negocjować poza ceną paczki

Skupienie się wyłącznie na stawce za gabaryt A to częsty błąd. Na ostateczny koszt wysyłki składa się wiele pozycji i czasem łatwiej uzyskać ustępstwo w jednej z nich niż kolejne grosze na cenie bazowej. Zapytaj handlowca, które z poniższych elementów mogą być częścią Twojej umowy.

• Stawki dla każdego gabarytu i przedziału wagowego – nie tylko dla najpopularniejszego.

• Sposób naliczania opłaty paliwowej – w cenniku standardowym to 13%, w abonamentach jest wliczona w cenę.

• Usługi dodatkowe – pobranie, dodatkowa ochrona, Paczka w Weekend, Szybkie Zwroty.

• Podjazdy kuriera – stałe zlecenie odbioru z magazynu w ustalonych godzinach.

• Termin płatności i forma rozliczenia – faktura zbiorcza, odroczony termin, faktura elektroniczna.

• Długość umowy i warunki zmiany cennika – co się dzieje po roku i jak będą aktualizowane ceny.

• Obsługa posprzedażowa – opiekun handlowy i ścieżka dla reklamacji przy większym wolumenie.

[#uwaga] Rabat na cenie paczki łatwo zjedzą dopłaty. Jeśli co dziesiąta przesyłka jest weryfikowana z powodu złego gabarytu albo wraca do nadawcy, oszczędność z negocjacji może zniknąć już po pierwszej fakturze. Zanim zaczniesz rozmowę, przejrzyj artykuł o dopłatach w fakturach InPost i sprawdź, które z nich dotyczą Twojego sklepu.

Jak porównać ofertę InPost z innymi przewoźnikami

Przy odnawianiu umowy wiele sklepów zbiera kilka ofert. To rozsądne, ale tylko wtedy, gdy porównujesz je na tych samych założeniach. Tabela cen za paczkę do 1 kg niewiele mówi, jeśli połowa Twoich przesyłek trafia do automatów, a co piąta ma pobranie. Zamiast porównywać pojedyncze stawki, policz koszt typowego miesiąca dla każdej oferty.

Takie zestawienie przydaje się też w samej rozmowie. Zamiast mówić „konkurencja daje taniej”, możesz pokazać, jak wygląda koszt miesiąca w różnych wariantach i o które pozycje chcesz rozmawiać. Pamiętaj tylko, by porównania opierać na oficjalnych cennikach i ofertach z datą – ceny przewoźników zmieniają się zwykle raz lub dwa razy w roku.

Wielu sklepom opłaca się też dywersyfikacja: Paczkomaty jako podstawowa metoda dostawy, a drugi przewoźnik dla wybranych produktów lub kierunków. Wtedy jednak tym bardziej potrzebujesz reguł, które same przypiszą zamówienie do właściwej usługi – inaczej oszczędności zjedzą pomyłki przy pakowaniu. Jak podłączyć kilku przewoźników do jednego panelu, opisujemy w tekście Kurierzy w BaseLinkerze – jak podłączyć InPost, DPD, DHL i inne firmy.

Najczęstsze błędy przy negocjacjach z przewoźnikiem

• Rozmowa bez danych – deklaracje typu „wysyłamy dużo” nie dają handlowcowi podstaw do lepszej oferty.

• Przesadzona prognoza – obiecany wolumen, którego potem nie ma, utrudnia kolejne rozmowy i może mieć znaczenie przy odnowieniu umowy.

• Porównywanie samych cen bazowych – bez usług dodatkowych, dopłat i opłaty paliwowej porównanie ofert jest mylące.

• Ignorowanie gabarytów – sklep, który mógłby pakować część towaru do gabarytu A zamiast B, przepłaca niezależnie od rabatu. Podpowiedzi znajdziesz w tekście o gabarytach Paczkomatów InPost.

• Podpisanie umowy na zbyt długi okres bez klauzul – jeśli sklep szybko rośnie, warto mieć możliwość rozmowy o warunkach przed końcem umowy.

• Brak kontroli po podpisaniu – nowe stawki trzeba sprawdzić na pierwszych fakturach, bo błędy w konfiguracji konta się zdarzają.

[#tip] Odnowienie umowy zaplanuj z wyprzedzeniem, najlepiej 2–3 miesiące przed końcem okresu. Wtedy masz czas na zebranie danych, ewentualne porównanie ofert i spokojną rozmowę – zamiast podpisywania aneksu w ostatnim tygodniu, gdy nie masz już alternatywy.

Automatyzacja wysyłek jako argument w negocjacjach

Przewoźnik chętniej obniża cenę klientowi, którego paczki są przewidywalne: mają poprawnie zadeklarowany gabaryt, kompletne dane odbiorcy i są gotowe do odbioru o stałej porze. To efekt procesu, a nie dobrej woli magazyniera. Gdy etykiety generuje system na podstawie reguł, ryzyko błędów spada, a Ty masz dane do kolejnych rozmów.

W Base można ustawić automatyczny wybór kuriera według wagi, kraju i kanału sprzedaży, dzięki czemu paczka trafia do właściwej usługi i gabarytu bez ręcznych decyzji. Jeśli zastanawiasz się, czy korzystać z własnej umowy z przewoźnikiem, czy z pośrednika, przeczytaj tekst Umowa z kurierem w BaseLinkerze – własna umowa czy broker przesyłek. A żeby wiedzieć, ile naprawdę zostaje z zamówienia po wysyłce, warto policzyć rentowność zamówień w Base.

Najczęściej zadawane pytania

Od ilu paczek miesięcznie można negocjować stawki z InPost?

InPost nie publikuje progu, od którego przysługują indywidualne ceny. W praktyce rozmowa ma sens, gdy możesz pokazać regularny wolumen z kilku miesięcy i jego strukturę. Przy mniejszej liczbie przesyłek lepszym rozwiązaniem bywa abonament dla firm.

Czy abonament InPost można negocjować?

Abonamenty mają określone plany i długości umowy, więc pole do negocjacji jest mniejsze niż w umowie indywidualnej. Najważniejsza decyzja to wybór planu dopasowanego do realnej liczby paczek. Warunki szczegółowe, np. dla usług dodatkowych, zawsze potwierdź z handlowcem.

Czy opłata paliwowa jest zawsze doliczana do ceny?

W cenniku standardowym dla klientów biznesowych opłata paliwowa wynosi 13% dla Paczkomatów i kuriera, a dla Szybkich Zwrotów 0%. W abonamentach InPost informuje, że opłata paliwowa jest wliczona w cenę. W umowie indywidualnej sprawdź dokładnie, jak jest naliczana.

Jakie dokumenty przygotować na spotkanie z handlowcem?

Wystarczy zestawienie liczby paczek z 3–6 miesięcy, rozkład gabarytów i wag, udział pobrań i zwrotów oraz lista dopłat z ostatnich faktur. Dobrze mieć też prognozę sprzedaży na kolejny rok i informację o miejscach nadania.

Czy niższa stawka oznacza niższy koszt wysyłki?

Niekoniecznie. Na koszt wpływają też usługi dodatkowe, opłata paliwowa, podjazdy kuriera i dopłaty za błędnie zadeklarowany gabaryt czy zwroty do nadawcy. Porównuj zawsze pełny koszt paczki, a nie samą cenę z tabeli.

Jak często wracać do rozmowy o cenniku?

Naturalnym momentem jest koniec okresu umowy albo wyraźna zmiana skali sprzedaży, np. wejście na nowy kanał. Dobrą praktyką jest przegląd kosztów wysyłki raz na kwartał – wtedy szybko widać, czy warunki nadal pasują do sklepu.

Podsumowanie

Lepszy cennik InPost nie jest nagrodą za samą liczbę paczek, ale za przewidywalny i dobrze przygotowany wolumen. Zbierz dane z kilku miesięcy, policz strukturę gabarytów, sprawdź dopłaty i dopiero wtedy idź na rozmowę – razem z listą rzeczy do negocjacji poza ceną bazową. Po podpisaniu umowy skontroluj pierwsze faktury.

Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost w sklepach – od integracji po automatyczny wybór usługi i gabarytu. Jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomagamy uporządkować proces tak, by każda paczka była gotowa do nadania bez poprawek, a dane do negocjacji były zawsze pod ręką. Sprawdź, jak wygląda wdrożenie Base z automatyzacją wysyłek.