Umowa z InPost dla sklepu internetowego – jak ją podpisać i co negocjować

Co negocjować w umowie InPost – lista punktów

Każdy sklep ma inny profil wysyłek, więc nie ma jednej listy „najlepszych warunków”. Są jednak zapisy, które warto omówić zawsze, bo realnie wpływają na koszt i wygodę.

Ceny za gabaryty i przedziały wagowe

W Paczkomatach płacisz za gabaryt (A, B, C), u kuriera – za przedział wagowy. Jeśli 80 proc. Twoich paczek to gabaryt A, negocjuj przede wszystkim tę stawkę. Przy kurierze sprawdź, jak liczona jest waga gabarytowa – w cenniku kuriera InPost to iloczyn wymiarów w centymetrach podzielony przez 6000.

Opłata paliwowa

W cenniku standardowym dla klientów biznesowych opłata paliwowa wynosi 13 proc. i jest doliczana do ceny usługi Paczkomat 24/7 oraz kuriera. W abonamentach jest wliczona w cenę. W umowie indywidualnej warto ustalić jasno, czy stawka jest „z paliwem”, czy „bez”, i w jaki sposób może się zmieniać.

Podjazdy kuriera i godziny odbioru

W cenniku standardowym podjazd jest bezpłatny od 5 paczek, a przy mniejszej liczbie kosztuje od 4,44 zł do 6,34 zł netto. Jeśli nadajesz codziennie, negocjuj stałe godziny odbioru i bezpłatne podjazdy niezależnie od liczby paczek. Firmy z umową mogą mieć indywidualnie ustalone godziny odbioru.

Usługi dodatkowe

Pobranie, dodatkowa ochrona, Paczka w Weekend i Szybkie Zwroty mają osobne stawki. Jeśli połowa Twoich zamówień to pobrania, cena tej usługi ma większe znaczenie niż rabat na gabarycie C, którego prawie nie używasz.

Dopłaty, weryfikacje i kary umowne

Cennik przewiduje m.in. dopłatę za weryfikację zmiany gabarytu, weryfikację wagi i wymiarów, potraktowanie paczki jako niestandardowej oraz przesyłkę ponadgabarytową. Są też kary umowne – regulamin pozwala InPost obciążyć nadawcę, gdy szkoda wynika z nieprawidłowego opakowania lub nadania przedmiotów zakazanych. Ustal, jak dopłaty będą raportowane i w jakim terminie możesz je zakwestionować.

Okres umowy, zmiany cen i termin płatności

Według cennika InPost klienci z umową abonamentową płacą według cennika z dnia zawarcia umowy, chyba że umowa stanowi inaczej. Sprawdź, czy umowa przewiduje waloryzację, ile trwa okres wypowiedzenia i jaki masz termin płatności faktur. Przy umowie postpaid termin płatności wpływa bezpośrednio na płynność sklepu.

[#tip] Jeśli prowadzisz kilka sklepów lub marek na jednym koncie, zapytaj o wykorzystanie pola MPK (miejsce powstawania kosztów). Według dokumentacji API ShipX wartość MPK pojawia się na fakturach, co pozwala rozdzielić koszty wysyłek bez zakładania osobnych kont.

Jak policzyć, czy oferta jest dobra

Najprostszy test oferty to policzenie realnego kosztu jednej paczki: sumy faktury za przesyłki (z usługami dodatkowymi i dopłatami) podzielonej przez liczbę nadanych paczek. Taki wskaźnik porównasz między przewoźnikami, a także między miesiącami.

[#przyklad] Sklep nadaje 500 paczek miesięcznie: 400 w gabarycie A, 80 w gabarycie B i 20 kurierem. Faktura netto za miesiąc wynosi 8 400 zł, w tym 180 zł dopłat za zmianę gabarytu. Realny koszt paczki to 16,80 zł netto. Gdyby sklep wyeliminował błędne gabaryty, koszt spadłby do 16,44 zł – bez żadnej renegocjacji umowy.

Wykres – jak policzyć realny koszt paczki na podstawie faktury (przykładowe liczby). [#chart:ip2b]

Koszt wysyłki trzeba potem zestawić z ceną dostawy dla klienta i marżą produktu. Jeśli sprzedajesz także na Allegro, sprawdź rentowność zamówień w kalkulatorze rentowności Allegro, a przy sprzedaży wielokanałowej – w raportach opisanych w tekście o rentowności zamówień w Base.

Abonament czy umowa indywidualna – jak zdecydować

Abonament jest prostszy: dostajesz gotowe warunki, stałą cenę i darmowe podjazdy, ale w zamian zobowiązujesz się do miesięcznej opłaty na 12 lub 24 miesiące. Umowa indywidualna wymaga więcej rozmów, za to pozwala dopasować ceny do Twojego miksu paczek i usług. Przy wyborze pomogą trzy pytania.

1. Czy Twoja liczba paczek jest stabilna? Jeśli w grudniu wysyłasz trzy razy więcej niż w lutym, sprawdź, jak abonament rozlicza miesiące poniżej i powyżej limitu.

2. Ile usług dodatkowych używasz? Przy dużym udziale pobrań, zwrotów i przesyłek kurierskich umowa indywidualna daje więcej pola do negocjacji poszczególnych stawek.

3. Czy potrzebujesz rozliczenia postpaid z odroczonym terminem płatności? Dla wielu sklepów to argument ważniejszy niż sama cena paczki.

Niezależnie od wyboru warto co kilka miesięcy wracać do danych. Wolumen rośnie, zmienia się miks gabarytów, dochodzą nowe kanały sprzedaży – a umowa sprzed roku przestaje odpowiadać rzeczywistości.

Renegocjacja umowy – kiedy i jak to zrobić

Najlepszy moment na renegocjację to wyraźna zmiana skali: wzrost liczby paczek o kilkadziesiąt procent, wejście na nowy marketplace albo uruchomienie zwrotów i pobrań na dużą skalę. Drugim sygnałem jest rosnący udział dopłat na fakturach – to znak, że warunki umowy nie pasują do tego, co faktycznie wysyłasz.

• Przygotuj zestawienie z ostatnich 6 miesięcy: liczba paczek, podział na usługi, gabaryty i dopłaty.

• Policz realny koszt paczki w każdym miesiącu i pokaż trend.

• Wskaż konkretne punkty do zmiany, np. stawka gabarytu B, bezpłatne podjazdy, cena pobrania.

• Sprawdź, czy automatyczny dobór usługi i gabarytu nie rozwiąże części problemu bez zmiany umowy – opisujemy to w tekście o automatycznym wyborze kuriera w Base.

Przy codziennych odbiorach kurierskich zadbaj też o porządek po swojej stronie: jedno zestawienie paczek na koniec dnia i jasny podział, które przesyłki odbiera kurier, a które trafiają do Paczkomatu. Pomaga w tym protokół odbioru generowany automatycznie.

Umowa z InPost a integracje i marketplace’y

Własna umowa z InPost działa we wszystkich kanałach, w których możesz podpiąć token API. W sklepie robisz to w module wysyłek, a w systemie do sprzedaży wielokanałowej – w ustawieniach kuriera. Szczegółowo opisujemy to w tekstach BaseLinker InPost – Paczkomaty i nadawanie z panelu Base oraz kurierzy w BaseLinkerze – jak podłączyć InPost, DPD i DHL.

Na Allegro sytuacja jest bardziej złożona. Część przesyłek, np. w ramach Allegro Smart!, rozliczana jest z Allegro, a nie z InPost. Własną umowę możesz podpiąć w Wysyłam z Allegro, ale warto wiedzieć, które metody dostawy rozliczasz bezpośrednio z przewoźnikiem. Zasady opisaliśmy w artykule Wysyłam z Allegro – jak działa i ile kosztuje.

Jeśli zastanawiasz się, czy własna umowa w ogóle się opłaca w porównaniu z brokerem przesyłek, przeczytaj nasz tekst umowa z kurierem – własna umowa czy broker przesyłek. Przy kilkudziesięciu paczkach miesięcznie broker bywa wygodniejszy, przy kilkuset – własna umowa zwykle daje więcej kontroli.

Najczęstsze błędy przy podpisywaniu umowy z InPost

• Negocjowanie wyłącznie ceny gabarytu A, bez sprawdzenia opłaty paliwowej i usług dodatkowych.

• Brak danych o wolumenie – handlowiec dostaje szacunek „około 300 paczek” i przygotowuje ofertę bez rabatów progowych.

• Pominięcie zasad dopłat za zmianę gabarytu i weryfikację wymiarów.

• Niezaktualizowany token API w sklepie i systemie do sprzedaży po podpisaniu umowy.

• Brak kontroli pierwszej faktury – błędy w rozliczeniu wychodzą dopiero po kilku miesiącach.

• Podpisanie umowy na 24 miesiące bez sprawdzenia, czy sezonowość sklepu pozwoli utrzymać deklarowany wolumen.

[#checklista] Przed podpisaniem: dane o wysyłkach z 3 miesięcy; ceny dla każdej usługi i gabarytu; informacja o opłacie paliwowej; zasady podjazdów kuriera; stawki pobrania, ochrony i zwrotów; lista dopłat i sposób ich reklamowania; termin płatności faktur; okres umowy i warunki wypowiedzenia; plan aktualizacji tokenu API we wszystkich kanałach.

Najczęściej zadawane pytania

Ile paczek trzeba wysyłać, żeby dostać umowę z InPost?

InPost nie publikuje jednego minimalnego progu dla umowy indywidualnej – warunki zależą od wolumenu i profilu przesyłek. Mniejsze sklepy mogą skorzystać z abonamentów albo konta firmowego w Managerze Paczek bez umowy. Konkretną ofertę przygotuje handlowiec po otrzymaniu danych o wysyłkach.

Czy umowę z InPost można podpisać online?

Abonamenty dla firm można zamówić w całości online na stronie InPost. W przypadku umowy indywidualnej wysyłasz formularz kontaktowy, a dalsze ustalenia prowadzisz z handlowcem. Regulamin Managera Paczek przewiduje też możliwość zdalnego zawarcia umowy logistycznej.

Czy w umowie z InPost można wynegocjować brak opłaty paliwowej?

W abonamentach opłata paliwowa jest wliczona w cenę przesyłki. W umowie indywidualnej sposób jej naliczania jest jednym z punktów rozmowy z handlowcem. Zawsze porównuj oferty po cenie z opłatą paliwową, a nie bez niej.

Czy umowa z InPost obejmuje wysyłki z Allegro?

Własną umowę możesz podpiąć w Wysyłam z Allegro za pomocą tokenu API z Managera Paczek. Część przesyłek, np. Allegro Paczkomaty InPost w ramach Smart!, rozliczana jest jednak z Allegro. Sprawdź w pomocy Allegro, które metody dostawy rozliczasz bezpośrednio z przewoźnikiem.

Co się stanie, jeśli nie wyślę deklarowanej liczby paczek?

To zależy od zapisów umowy. W abonamentach płacisz miesięczną opłatę abonamentową obejmującą określony limit przesyłek, a paczki ponad limit rozliczane są według cennika standardowego – zasady dotyczące niewykorzystanego limitu sprawdź w regulaminie abonamentu. W umowie indywidualnej warunki ustalasz z handlowcem – dopytaj o nie przed podpisaniem.

Jak sprawdzić, czy faktura zgadza się z umową?

Porównaj stawki z faktury z cenami z umowy i sprawdź osobno pozycje dopłat. Najprościej robić to co miesiąc, licząc realny koszt paczki. Jeśli korzystasz z systemu do sprzedaży, możesz zestawić numery przesyłek z faktury z zamówieniami i od razu wyłapać paczki z błędnym gabarytem.

Podsumowanie

Dobra umowa InPost to nie tylko niski rabat na gabarycie A, ale też jasne zasady opłaty paliwowej, odbiorów, usług dodatkowych i dopłat. Zanim zaczniesz negocjacje, zbierz dane o wysyłkach z kilku miesięcy, a po podpisaniu sprawdź pierwszą fakturę i zaktualizuj token API we wszystkich kanałach sprzedaży. Najwięcej pieniędzy zwykle odzyskuje się nie na rabacie, ale na wyeliminowaniu błędnych gabarytów i ręcznych pomyłek.

Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost w sklepach i na marketplace’ach – od podpięcia umowy po automatyczny dobór usługi i gabarytu. Jeśli chcesz, żeby nowe warunki od razu działały we wszystkich kanałach, sprawdź naszą usługę wdrożenia Base i automatyzacji wysyłek.