Protokół odbioru w BaseLinkerze – jak sprawnie zamknąć dzień wysyłek

Protokół odbioru w BaseLinkerze to ostatni dokument, który drukujesz przed przyjazdem kuriera. Wygląda niepozornie, ale to on potwierdza, ile paczek faktycznie oddałeś przewoźnikowi. Gdy jakaś przesyłka zaginie albo kurier twierdzi, że jej nie dostał, podpisany protokół jest pierwszym dowodem w sporze. W magazynach, które wysyłają kilkadziesiąt paczek dziennie, brak porządku w tym miejscu szybko kończy się chaosem.

W tym artykule pokazujemy, jak w Base (dawniej BaseLinker) generować protokoły przekazania pojedynczo i masowo, jak zamawiać kuriera ręcznie i automatycznie oraz jak ułożyć codzienną procedurę zamknięcia dnia wysyłek. Znajdziesz tu też tabelę ustawień wpływających na protokół, listę kontrolną i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest protokół odbioru i po co go drukować

W panelu Base dokument ten nazywa się zwykle protokołem przekazania lub protokołem nadania – w praktyce sprzedawcy mówią po prostu „protokół odbioru”. Według pomocy Base stanowi on potwierdzenie oddania kurierowi jednej lub więcej paczek. Drukujesz go, dajesz kurierowi do podpisu przy odbiorze i zatrzymujesz u siebie.

Protokół zawiera listę przesyłek (numery nadania) z danego konta kuriera. Dzięki temu masz czarno na białym, które paczki opuściły magazyn danego dnia. To ważne z kilku powodów:

Spory o zaginione paczki – podpis kuriera na protokole potwierdza, że przesyłka została mu przekazana.
Kontrola kompletności – porównujesz liczbę paczek na protokole z liczbą paczek na palecie lub w koszu.
Porządek w rozliczeniach – łatwiej zestawić faktury od przewoźnika z faktycznie nadanymi przesyłkami.
Jasny podział odpowiedzialności – wiadomo, kto i kiedy wydał paczki, co przydaje się przy kilku zmianach w magazynie.

Nie każdy przewoźnik wymaga protokołu i nie każdy go udostępnia. Pomoc Base wprost zaznacza, że protokół jest dostępny, „jeśli kurier go udostępnia”, a większość integracji kurierskich w panelu pozwala go wygenerować. Przy Poczcie Polskiej jego rolę pełni dodatkowo książka nadawcza.

Skąd Base bierze dane do protokołu przekazania

Protokół w Base powstaje na podstawie przesyłek utworzonych przez integrację kurierską. Najpierw musisz więc podłączyć konto przewoźnika w dziale Integracje, a dopiero potem nadawać paczki z panelu. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w tekście o tym, jak podłączyć kurierów w BaseLinkerze.

Ważna konsekwencja: przesyłki nadane poza systemem i dopisane ręcznie do zamówienia (opcja „Inne” w sekcji Przesyłki na karcie zamówienia) nie trafią do protokołu generowanego przez integrację. Base nie będzie też śledził ich statusów. Jeśli część paczek nadajesz na stronie kuriera, a część w Base, protokół z panelu nie pokaże pełnego obrazu dnia.

Element	Gdzie to ustawiasz	Wpływ na protokół
Konto kuriera (API)	Integracje → Dodaj integrację → Kurierzy	Bez podłączonego konta nie ma protokołu z panelu
Adres nadawcy i podjazdu	Ustawienia konta w integracji kurierskiej	Określa, skąd kurier odbiera paczki
Kilka kont tego samego kuriera	Ta sama integracja podłączona kilka razy	Protokół powstaje osobno dla każdego konta
Paczki nadane poza Base	Karta zamówienia → Przesyłki → Inne	Nie trafiają do protokołu z integracji
Format wydruku	Ustawienia domyślne przesyłki i wydruków	Zależy od możliwości API przewoźnika

Jeśli masz kilka punktów nadawczych, możesz podłączyć to samo konto kuriera kilka razy, z różnymi adresami nadawcy. Pomoc Base opisuje to wprost przy integracji DPD. Każde konto ma wtedy własną listę przesyłek, a więc i własny protokół – co w praktyce ułatwia kontrolę, bo każdy magazyn zamyka dzień osobno.

Protokół odbioru w BaseLinkerze to ostatni dokument, który drukujesz przed przyjazdem kuriera. Wygląda niepozornie, ale to on potwierdza, ile paczek faktycznie oddałeś przewoźnikowi. Gdy jakaś przesyłka zaginie albo kurier twierdzi, że jej nie dostał, podpisany protokół jest pierwszym dowodem w sporze. W magazynach, które wysyłają kilkadziesiąt paczek dziennie, brak porządku w tym miejscu szybko kończy się chaosem.

W tym artykule pokazujemy, jak w Base (dawniej BaseLinker) generować protokoły przekazania pojedynczo i masowo, jak zamawiać kuriera ręcznie i automatycznie oraz jak ułożyć codzienną procedurę zamknięcia dnia wysyłek. Znajdziesz tu też tabelę ustawień wpływających na protokół, listę kontrolną i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest protokół odbioru i po co go drukować

W panelu Base dokument ten nazywa się zwykle protokołem przekazania lub protokołem nadania – w praktyce sprzedawcy mówią po prostu „protokół odbioru”. Według pomocy Base stanowi on potwierdzenie oddania kurierowi jednej lub więcej paczek. Drukujesz go, dajesz kurierowi do podpisu przy odbiorze i zatrzymujesz u siebie.

Protokół zawiera listę przesyłek (numery nadania) z danego konta kuriera. Dzięki temu masz czarno na białym, które paczki opuściły magazyn danego dnia. To ważne z kilku powodów:

Spory o zaginione paczki – podpis kuriera na protokole potwierdza, że przesyłka została mu przekazana.
Kontrola kompletności – porównujesz liczbę paczek na protokole z liczbą paczek na palecie lub w koszu.
Porządek w rozliczeniach – łatwiej zestawić faktury od przewoźnika z faktycznie nadanymi przesyłkami.
Jasny podział odpowiedzialności – wiadomo, kto i kiedy wydał paczki, co przydaje się przy kilku zmianach w magazynie.

Nie każdy przewoźnik wymaga protokołu i nie każdy go udostępnia. Pomoc Base wprost zaznacza, że protokół jest dostępny, „jeśli kurier go udostępnia”, a większość integracji kurierskich w panelu pozwala go wygenerować. Przy Poczcie Polskiej jego rolę pełni dodatkowo książka nadawcza.

Skąd Base bierze dane do protokołu przekazania

Protokół w Base powstaje na podstawie przesyłek utworzonych przez integrację kurierską. Najpierw musisz więc podłączyć konto przewoźnika w dziale Integracje, a dopiero potem nadawać paczki z panelu. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w tekście o tym, jak podłączyć kurierów w BaseLinkerze.

Ważna konsekwencja: przesyłki nadane poza systemem i dopisane ręcznie do zamówienia (opcja „Inne” w sekcji Przesyłki na karcie zamówienia) nie trafią do protokołu generowanego przez integrację. Base nie będzie też śledził ich statusów. Jeśli część paczek nadajesz na stronie kuriera, a część w Base, protokół z panelu nie pokaże pełnego obrazu dnia.

Element	Gdzie to ustawiasz	Wpływ na protokół
Konto kuriera (API)	Integracje → Dodaj integrację → Kurierzy	Bez podłączonego konta nie ma protokołu z panelu
Adres nadawcy i podjazdu	Ustawienia konta w integracji kurierskiej	Określa, skąd kurier odbiera paczki
Kilka kont tego samego kuriera	Ta sama integracja podłączona kilka razy	Protokół powstaje osobno dla każdego konta
Paczki nadane poza Base	Karta zamówienia → Przesyłki → Inne	Nie trafiają do protokołu z integracji
Format wydruku	Ustawienia domyślne przesyłki i wydruków	Zależy od możliwości API przewoźnika

Jeśli masz kilka punktów nadawczych, możesz podłączyć to samo konto kuriera kilka razy, z różnymi adresami nadawcy. Pomoc Base opisuje to wprost przy integracji DPD. Każde konto ma wtedy własną listę przesyłek, a więc i własny protokół – co w praktyce ułatwia kontrolę, bo każdy magazyn zamyka dzień osobno.

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Jak wydrukować protokół odbioru w BaseLinkerze – krok po kroku

Base daje dwie drogi do protokołu: z listy zamówień oraz z ustawień integracji kurierskiej. Pierwsza jest wygodniejsza przy codziennej pracy, druga przydaje się, gdy chcesz zobaczyć wszystkie przesyłki danego konta niezależnie od statusów zamówień.

Protokół z poziomu listy zamówień

Przejdź do listy zamówień i wyfiltruj zamówienia z nadanymi dziś paczkami, najlepiej po statusie, np. „Spakowane” lub „Wysłane”.
Zaznacz zamówienia, które jadą z jednym przewoźnikiem.
Kliknij niebieską ikonę z samochodem nad listą – znajdziesz tam masowy wydruk etykiet oraz protokół przekazania (jeśli kurier go udostępnia).
Wydrukuj protokół, policz paczki i porównaj ich liczbę z liczbą pozycji na dokumencie.
Daj protokół kurierowi do podpisu i odłóż kopię do segregatora albo zeskanuj ją.

Protokół z ustawień integracji kurierskiej

W dziale Integracje, w ustawieniach konkretnego konta kuriera, znajduje się sekcja Utworzone przesyłki. Widać tam wszystkie paczki nadane przez tę integrację wraz ze statusem. Z tego miejsca możesz wygenerować protokół i zamówić kuriera dla zaznaczonych przesyłek. To dobry widok do kontroli na koniec dnia, bo pokazuje paczki niezależnie od tego, w jakim statusie są zamówienia.

Pamiętaj, że Base nie projektuje samych dokumentów kuriera – etykiety i protokoły pochodzą z API przewoźnika. Jeśli potrzebujesz własnego zestawienia, np. listy paczek z numerami zamówień dla magazyniera, możesz przygotować własny szablon w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty.

Zamawianie kuriera ręcznie i automatycznie

Protokół to jedna część zamknięcia dnia. Druga to podjazd kuriera. Jeśli masz stały, codzienny odbiór uzgodniony z przewoźnikiem, nie musisz go zamawiać. Jeśli nie – Base pozwala zrobić to z panelu dla integracji, których API daje taką możliwość. Na liście podłączonych integracji rozpoznasz je po aktywnym kafelku „Zam. kuriera”.

Wygodniejsza opcja to automatyczne zamawianie kuriera. W ustawieniach integracji kurierskiej dodajesz automat, który codziennie o wskazanej godzinie zamawia podjazd dla paczek, dla których odbiór nie był jeszcze zamawiany. Według pomocy Base możesz ustawić m.in.:

konto, dla którego paczek zamawiany jest podjazd,
zakres paczek – tylko z dzisiaj, z dzisiaj i wczoraj albo z ostatnich 4 dni,
godzinę uruchomienia automatu,
dzień podjazdu – dzisiaj lub najbliższy dzień roboczy (a przy integracjach z proponowanymi przedziałami godzin, np. Wysyłam z Allegro, wybór jednego z dostępnych okien).

Funkcja działa dla wybranych integracji – na liście w pomocy Base są m.in. Wysyłam z Allegro, DHL PL, DPD PL, GLS, Paczkomaty i InPost Kurier. Jeśli kurier odrzuci zlecenie, np. z powodu zbyt późnej godziny, komunikat trafi do Centrum notyfikacji w panelu. Szczegóły dla konkretnych przewoźników opisujemy w artykułach o integracji DPD w Base oraz o nadawaniu paczek przez Wysyłam z Allegro.

Procedura zamknięcia dnia wysyłek w Base

Z naszej praktyki wdrożeniowej wynika, że problemy z protokołami rzadko dotyczą samego wydruku. Częściej chodzi o brak stałej kolejności czynności. Poniżej przykładowa procedura, którą łatwo dopasować do własnego magazynu.

Godzina (przykład)	Czynność	Kto
do 13:30	Ostatnie zbieranie i pakowanie zamówień opłaconych do godziny granicznej	Magazyn
13:30–14:00	Nadanie brakujących paczek, kontrola zamówień bez numeru nadania	Magazyn / biuro
14:00	Automat zamawia kuriera dla paczek z dzisiaj	System
przed odbiorem	Wydruk protokołów osobno dla każdego konta kuriera, przeliczenie paczek	Magazyn
przy odbiorze	Podpis kuriera na protokole, archiwizacja kopii	Magazyn
po odbiorze	Zmiana statusu zamówień na „Wysłane”, wysyłka e-maila z linkiem śledzenia	System

Ostatni krok najlepiej oddać automatyzacji. Akcje automatyczne w BaseLinkerze mogą zmieniać status zamówienia po nadaniu paczki, a szablon e-maila z tagiem linku śledzenia poinformuje klienta, że przesyłka jest w drodze. Więcej o tym, jak Base pobiera statusy od przewoźników, przeczytasz w tekście o śledzeniu przesyłek w Base.

Lista kontrolna przed przyjazdem kuriera

Czy wszystkie spakowane zamówienia mają numer nadania? Przefiltruj listę po statusie i sprawdź ikonę samochodu.
Czy protokół wydrukowano osobno dla każdego przewoźnika i każdego konta?
Czy liczba paczek fizycznie zgadza się z liczbą pozycji na protokole?
Czy paczki z nadanymi etykietami, które jednak zostają w magazynie, zostały anulowane lub odłożone osobno?
Czy podjazd kuriera jest zamówiony albo masz stały odbiór?

Najczęstsze problemy z protokołem przekazania

Kilka sytuacji powtarza się u sprzedawców bardzo często. Zwykle da się je rozwiązać bez kontaktu z pomocą techniczną.

Brak opcji protokołu – dany przewoźnik nie udostępnia protokołu przez API. Wtedy przygotuj własne zestawienie w Wydrukach i eksportach albo korzystaj z dokumentu wydawanego przez kuriera.
Na protokole brakuje paczek – część przesyłek nadano poza panelem albo przez inne konto tej samej integracji.
Paczek jest za dużo – na liście są etykiety wygenerowane omyłkowo, których nie anulowano.
Kurier nie przyjechał mimo automatu – sprawdź Centrum notyfikacji; przewoźnik mógł odrzucić zlecenie z powodu godziny lub dnia.
Etykiety drukowane ręcznie spowalniają zamknięcie dnia – podłącz drukarkę przez Base Printer i drukuj automatycznie po nadaniu paczki. Opisujemy to w tekście o drukowaniu etykiet w BaseLinkerze.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie znajdę protokół odbioru w BaseLinkerze?

Protokół przekazania wydrukujesz z listy zamówień – po zaznaczeniu zamówień z nadanymi paczkami, pod niebieską ikoną z samochodem. Drugie miejsce to ustawienia integracji kurierskiej, sekcja Utworzone przesyłki. Opcja pojawia się tylko u przewoźników, którzy udostępniają protokół w swoim API.

Czy protokół przekazania jest obowiązkowy?

To zależy od umowy z przewoźnikiem. Część kurierów wymaga podpisanego protokołu przy odbiorze, inni działają bez niego. Nawet jeśli nie jest wymagany, warto go drukować, bo podpis kuriera ułatwia późniejsze reklamacje zaginionych paczek.

Dlaczego na protokole nie ma wszystkich paczek?

Najczęściej część przesyłek nadano poza Base i dopisano ręcznie jako „Inne” albo nadano je z innego konta tej samej integracji. Protokół obejmuje tylko paczki utworzone przez daną integrację i dane konto. Sprawdź też, czy w filtrze listy zamówień nie pominąłeś któregoś statusu.

Czy Base może sam zamawiać kuriera?

Tak, dla integracji, które na to pozwalają. W ustawieniach integracji kurierskiej dodajesz automat z godziną uruchomienia i zakresem paczek, a system codziennie zamawia podjazd. Jeśli kurier odrzuci zlecenie, informacja trafi do Centrum notyfikacji.

Czy mogę zmienić wygląd protokołu?

Protokoły i etykiety generuje przewoźnik, więc Base nie zmienia ich wyglądu. Niektórzy kurierzy pozwalają wybrać format wydruku w ustawieniach integracji. Jeśli potrzebujesz własnego zestawienia, utwórz szablon w dziale Manager zamówień → Wydruki i eksporty.

Co zrobić z paczką, która ma etykietę, ale nie pojedzie dziś?

Odłóż ją osobno i nie wpisuj na listę przekazanych paczek. Jeśli zamówienie zostało anulowane, anuluj też przesyłkę zgodnie z zasadami przewoźnika. Inaczej paczka może pojawić się na protokole i w rozliczeniu, mimo że nie opuściła magazynu.

Podsumowanie

Protokół odbioru w BaseLinkerze to prosty dokument, ale dobrze wpięty w codzienną procedurę oszczędza nerwów przy każdej reklamacji zaginionej paczki. Kluczem jest nadawanie wszystkich przesyłek z panelu, drukowanie protokołów osobno dla każdego konta kuriera i automatyzacja zamawiania podjazdu oraz powiadomień dla klientów.

Jeśli chcesz uporządkować wysyłki, automatyzacje i pracę magazynu w jednym systemie, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci to zaplanować i skonfigurować – sprawdź nasze wdrożenie Base.