Automatyczny wybór kuriera w Base – reguły wysyłki według wagi, kraju i kanału

Jakie zdarzenie wybrać

Wybór zdarzenia decyduje o tym, w którym momencie procesu powstaje przesyłka. W regułach wysyłki najczęściej używa się kilku zdarzeń:

• Zamówienie zostało opłacone – przesyłka powstaje od razu po płatności. Uwaga: to zdarzenie nie jest wywoływane dla zamówień za pobraniem.

• Pobrano zamówienie – przydatne dla zamówień za pobraniem, w połączeniu z warunkiem pobrania.

• Pobrano formularz dostawy (Allegro/eBay) – gdy chcesz mieć pewność, że dane dostawy z marketplace’u są kompletne.

• Ustawiono status – przesyłka powstaje, gdy zamówienie trafi do wybranego statusu, na przykład „Do wysyłki”.

• Spakowano zamówienie – przesyłka i etykieta powstają w momencie spakowania, co pozwala uwzględnić rzeczywistą wagę i karton.

• Zdarzenia własne – uruchamiane przyciskiem, skrótem klawiszowym lub kodem kreskowym, gdy chcesz zostawić decyzję pracownikowi, ale zautomatyzować resztę.

W wielu firmach dobrze sprawdza się podejście oparte na statusach: zamówienia przechodzą przez kolejne etapy, a przesyłka powstaje przy wejściu w status wysyłkowy. Jak zaprojektować taki proces, opisujemy w tekście statusy zamówień w BaseLinkerze.

Jak zbudować regułę krok po kroku

Poniżej pokazujemy kolejność budowania pojedynczej reguły wysyłki na przykładzie przesyłek do Paczkomatów:

1. Dodaj nową akcję automatyczną i wybierz zdarzenie, na przykład ustawienie statusu „Do wysyłki”.

2. Dodaj warunek sposobu wysyłki z operatorem „zawiera frazę” i wpisz „Paczkomat”.

3. Jeśli chcesz, dodaj kolejne warunki, na przykład łączną wagę produktów lub dopasowanie do kartonu.

4. Dodaj akcję utworzenia przesyłki, wybierz integrację InPost Paczkomaty i usługę, a w ustawieniach akcji wybierz przerwanie po błędzie.

5. Dodaj akcję drukowania dokumentu i wybierz najnowszą etykietę.

6. Dodaj akcję zmiany statusu, na przykład na „Etykieta wydrukowana”.

7. Przetestuj regułę na kilku zamówieniach, zanim włączysz ją dla całego ruchu.

Integrację InPost w szczegółach opisujemy w artykule BaseLinker InPost, a konfigurację DPD – w tekście BaseLinker DPD.

Przykładowy zestaw reguł dla sklepu wielokanałowego

Wyobraźmy sobie sklep, który sprzedaje na Allegro i we własnym sklepie internetowym, korzysta z InPost i DPD oraz wysyła część zamówień za granicę. Zestaw reguł mógłby wyglądać tak:

• Reguła 1 – źródło zamówienia: Allegro → utworzenie przesyłki w Wysyłam z Allegro zgodnie z mapowaniem kurierów.

• Reguła 2 – źródło: sklep, sposób wysyłki zawiera „Paczkomat” → InPost Paczkomaty.

• Reguła 3 – źródło: sklep, sposób wysyłki zawiera „Kurier”, kraj: Polska → DPD.

• Reguła 4 – źródło: sklep, kraj inny niż Polska → przewoźnik z ofertą międzynarodową.

• Reguła 5 – zamówienia, dla których nie powstała przesyłka → status „Do ręcznej weryfikacji”, regularnie przeglądany przez zespół.

Ostatnia reguła jest równie ważna jak pozostałe. Zamówienia, których nie obejmuje żadna reguła, nie powinny utknąć niezauważone – osobny status pozwala pracownikowi szybko je wyłapać. Konfigurację programu Allegro i mapowania kurierów opisujemy w tekście Wysyłam z Allegro w BaseLinkerze.

Reguły według wagi i gabarytu

Waga to jedno z najczęstszych kryteriów wyboru przewoźnika. Warunek łącznej wagi produktów pozwala ustawić zakres, na przykład od zera do określonego progu dla automatu paczkowego, a powyżej progu – dla kuriera. Żeby taki warunek działał poprawnie, produkty w katalogu muszą mieć uzupełnioną wagę. Bez tego reguła będzie traktować zamówienia jako lekkie i kierować je do niewłaściwej usługi.

Przy doborze gabarytu przydają się warunki dotyczące kartonów: najlepiej dopasowany karton oraz mieszczenie się produktów w kartonie. Wymagają one zdefiniowania kartonów i wymiarów produktów, ale pozwalają na przykład automatycznie wybrać gabaryt przesyłki do automatu paczkowego. Limity wagowe i wymiarowe poszczególnych usług sprawdź u przewoźnika, bo mogą się zmieniać.

Reguły według kraju i kanału sprzedaży

Przy sprzedaży zagranicznej warunek kraju kupującego pozwala oddzielić zamówienia krajowe od międzynarodowych. Możesz kierować je do innego przewoźnika lub innego konta tego samego przewoźnika. Warunek źródła zamówienia pozwala z kolei rozdzielić marketplace’y i sklep internetowy – to szczególnie ważne, gdy zamówienia z danej platformy muszą być nadawane jej programem wysyłkowym.

Reguły wysyłki a pakowanie

Jeśli przesyłka powstaje w momencie spakowania zamówienia, reguły mogą korzystać z informacji, które pojawiają się dopiero przy stanowisku pakowania. Pracownik potwierdza spakowanie, a akcja automatyczna tworzy przesyłkę i drukuje etykietę na drukarce przypisanej do jego profilu. Takie podejście ogranicza liczbę anulowanych przesyłek, bo etykieta nie powstaje dla zamówień, które w ostatniej chwili okazały się niekompletne albo wymagają zmiany opakowania.

Z kolei tworzenie przesyłek wcześniej, na przykład od razu po opłaceniu, pozwala wydrukować etykiety partiami i dołączać je do zebranych produktów. Wybór zależy od organizacji magazynu – warto przetestować oba warianty na mniejszej grupie zamówień.

Jak wdrażać reguły etapami

Nie trzeba od razu automatyzować wszystkich przesyłek. Bezpieczniej jest zacząć od jednego, najprostszego przypadku, na przykład zamówień z Allegro do Paczkomatów, i dopiero po kilku dniach stabilnej pracy dodawać kolejne reguły. Każdą nową regułę warto obserwować w statusie błędów przez pierwsze dni. Takie podejście pozwala wychwycić nietypowe sposoby dostawy, brakujące wagi produktów czy literówki w nazwach metod wysyłki, zanim przełożą się na opóźnienia.

Jak zabezpieczyć automatyzację przed błędami

Automatyczny wybór kuriera oszczędza czas tylko wtedy, gdy działa przewidywalnie. Z naszych wdrożeń wynika kilka zasad:

• Przerwanie po błędzie – w akcji tworzenia przesyłki ustaw przerwanie po błędzie, żeby kolejne kroki nie wykonały się bez etykiety.

• Status dla błędów – kieruj zamówienia z problemem do osobnego statusu, który ktoś regularnie przegląda.

• Rozłączne warunki – sprawdź, czy żadne zamówienie nie spełnia warunków dwóch reguł jednocześnie.

• Pobranie – pamiętaj, że zdarzenie opłacenia nie obejmuje zamówień za pobraniem.

• Testy po zmianach – po dodaniu nowego sposobu dostawy w sklepie lub na platformie sprzedażowej sprawdź, czy reguły go obejmują.

Ogólne zasady podłączania przewoźników, które poprzedzają budowę reguł, opisujemy w artykule kurierzy w BaseLinkerze.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Base sam wybiera najtańszego kuriera?

Nie w sensie porównywania cen. Base wybiera przewoźnika na podstawie reguł, które ustawisz w akcjach automatycznych – na przykład według sposobu dostawy, wagi, kraju czy kanału sprzedaży.

Dlaczego reguła nie zadziałała dla zamówienia za pobraniem?

Najczęściej dlatego, że reguła korzysta ze zdarzenia opłacenia zamówienia, które nie jest wywoływane dla zamówień za pobraniem. Dla nich użyj innego zdarzenia, na przykład pobrania zamówienia lub zmiany statusu, z warunkiem pobrania.

Czy reguły mogą uwzględniać wagę paczki?

Tak. Warunek łącznej wagi produktów pozwala ustawić zakres wagowy. Produkty muszą mieć uzupełnioną wagę w katalogu.

Co się stanie, jeśli utworzenie przesyłki się nie powiedzie?

Jeśli w akcji ustawisz przerwanie po błędzie, kolejne kroki nie zostaną wykonane. Warto wtedy kierować takie zamówienia do osobnego statusu do weryfikacji.

Czy mogę zostawić wybór kuriera pracownikowi?

Tak. Możesz użyć zdarzeń własnych uruchamianych przyciskiem, skrótem klawiszowym lub kodem kreskowym – pracownik wybiera regułę, a Base wykonuje resztę.

Czy reguły działają dla wielu kanałów sprzedaży jednocześnie?

Tak. Warunek źródła zamówienia pozwala tworzyć osobne reguły dla każdego marketplace’u i sklepu internetowego na jednym koncie Base.

Podsumowanie

Automatyczny wybór kuriera w Base opiera się na akcjach automatycznych łączących zdarzenie, warunki i akcje. Dzięki warunkom sposobu wysyłki, pobrania, wagi, kraju, źródła zamówienia i dopasowania do kartonu możesz kierować każde zamówienie do właściwego przewoźnika bez ręcznej pracy. Kluczem jest rozłączność reguł, przerwanie po błędzie i osobny status dla zamówień, których nie obejmuje żadna reguła.

Jeśli chcesz zaprojektować reguły wysyłki dopasowane do Twoich kanałów i przewoźników, pomożemy jako certyfikowany partner wdrożeń Base – sprawdź nasze wdrożenie Base.