Media Expert i program magazynowy lub ERP – obsługa zamówień bez przepisywania

Jak działa obsługa zamówień po stronie Media Expert

Zanim zaprojektujesz integrację, warto znać kilka zasad platformy. Według Centrum Pomocy zamówienia są akceptowane automatycznie, a po opłaceniu otrzymują status „Oczekuje na wysyłkę” – od tego momentu liczy się czas realizacji. Kolejne statusy to między innymi Wysłano, Otrzymano i Zamknięto. Anulowanie jest możliwe tylko przed wysyłką i wymaga zgody klienta – sprzedawca nie może się po prostu wycofać, a błędne stany, także wynikające z wadliwej integracji, nie są podstawą do anulacji.

Etykiet przewozowych nie generuje się w panelu – potrzebny jest zewnętrzny system lub broker przesyłek. Do panelu przekazuje się numer listu przewozowego, dzięki czemu klient dostaje link do śledzenia. Ma to też znaczenie finansowe: środki są uwalniane po statusie „Otrzymano”, który platforma ustala na podstawie automatycznego śledzenia przesyłek u obsługiwanych przewoźników. Jeśli numeru brakuje albo przewoźnik nie jest obsługiwany, trzeba czekać 14 dni lub na potwierdzenie klienta.

[#wazne] Numer przesyłki to nie formalność. Od niego zależy, czy wysyłka zostanie zaliczona w terminie, czy klient może śledzić paczkę i jak szybko zostaną uwolnione środki. Integracja, która nie przekazuje numerów albo robi to z opóźnieniem, kosztuje w kilku miejscach jednocześnie.

Trzy architektury integracji

Wykres – sposoby połączenia z programem magazynowym lub ERP [#chart:me84b]

Najczęściej spotykane rozwiązanie to połączenie pośrednie: Media Expert łączy się z systemem do sprzedaży wielokanałowej, a ten z programem magazynowym lub ERP. Centrum Pomocy opisuje integracje z Base, Apilo i Sellasist. Zaletą jest to, że jeden system obsługuje wiele kanałów sprzedaży, a połączenia z popularnymi programami magazynowymi i ERP są zwykle gotowe. Przykłady takich połączeń opisujemy w artykułach o integracji Base z Subiektem i o połączeniu Base z Comarch Optima.

Drugie rozwiązanie to bezpośrednia integracja ERP z API platformy. Wybierają je firmy z rozbudowanym ERP i własnym zespołem IT lub zewnętrzną firmą wdrożeniową. Daje pełną kontrolę nad logiką, ale wymaga utrzymania i monitorowania. Trzecie – praca plikowa i ręczna – wystarcza tylko na początku, przy małej liczbie zamówień. Porównanie dróg integracji znajdziesz w artykule o integracji sklepu z Media Expert, a o tym, kiedy warto łączyć system wielokanałowy z ERP – w tekście o integracji Base z ERP.

Co oferuje API platformy

Panel Media Expert działa na platformie Mirakl, której Seller API jest publicznie opisane. Centrum Pomocy wskazuje, że dokumentacja API dla sprzedawców Media Expert jest w przygotowaniu, a klucz API generuje się w profilu użytkownika – wygenerowanie nowego klucza unieważnia poprzedni. W dokumentacji Mirakl znajdują się zasoby, które odpowiadają typowym potrzebom integracji z ERP.

• Zamówienia: lista zamówień z paginacją (OR11), aktualizacja danych śledzenia przesyłki (OR23), potwierdzenie wysyłki (OR24).

• Zwroty i anulacje: zwroty środków (OR28) oraz zasoby do anulacji (OR29, OR30, OR33).

• Dokumenty zamówienia: lista, pobieranie, wgrywanie i usuwanie dokumentów (OR72–OR76).

• Oferty: tworzenie, aktualizacja i usuwanie ofert (OF24), import pliku ofert (OF01) i raporty błędów importu.

• Produkty: import produktów (P41), konfiguracja atrybutów (PM11) i listy wartości (VL11).

W dokumentacji Mirakl istnieje też zasób do akceptacji lub odrzucenia linii zamówienia (OR21), ale na Media Expert zamówienia są akceptowane automatycznie, więc ten krok zwykle nie jest potrzebny. Szczegóły techniczne i ograniczenia omawiamy w artykule o API Media Expert. Konfigurację najpopularniejszego integratora opisujemy w tekście o Media Expert w Base.

Stany i ceny – kto jest źródłem prawdy

W integracji z ERP najważniejsza decyzja dotyczy źródła prawdy dla stanów i cen. Najczęściej jest nim ERP lub program magazynowy – to tam przyjmowane są dostawy i wydawany towar. System wielokanałowy pobiera stany z ERP i rozsyła je do kanałów, a po sprzedaży w dowolnym kanale aktualizuje stan wszędzie. Ważne, żeby ten przepływ działał szybko: przy rzadkiej synchronizacji ten sam egzemplarz może zostać sprzedany w dwóch kanałach.

Ceny bywają zarządzane albo w ERP, albo w systemie wielokanałowym przez reguły cenowe zależne od kanału. Oba podejścia są poprawne, byle było jedno. Centrum Pomocy przypomina, że integrator nadpisuje zmiany wprowadzone ręcznie w panelu, więc ręczne poprawki cen w panelu przy działającej integracji znikają przy kolejnej synchronizacji. Szczegóły synchronizacji opisujemy w artykule o stanach i cenach na Media Expert w czasie rzeczywistym.

[#uwaga] Mapowanie produktów między ERP a platformą zwykle odbywa się po SKU lub EAN. Na Media Expert SKU oferty nie da się zmienić po utworzeniu, a integratorzy często łączą oferty po EAN. Przed uruchomieniem integracji uporządkuj identyfikatory w ERP – duplikaty i braki EAN to częsta przyczyna nieprzypisanych zamówień.

Dokumenty sprzedaży i księgowość

ERP lub program do fakturowania wystawia dokumenty sprzedaży dla klientów – paragony lub faktury – na podstawie pobranych zamówień. Media Expert z kolei wystawia sprzedawcy raz w miesiącu fakturę za prowizje i abonament, wraz z zestawieniem sprzedaży w Excelu, a doręczenie faktury w KSeF oznacza jej otrzymanie. Te dwa strumienie dokumentów trzeba w ERP rozróżnić: przychód ze sprzedaży w pełnej kwocie i koszt prowizji jako osobną pozycję.

API Mirakl pozwala wgrywać dokumenty do zamówienia (OR74), co może być przydatne, jeśli chcesz udostępniać klientowi dokument sprzedaży w kontekście zamówienia – zakres wykorzystania tej funkcji na Media Expert warto potwierdzić z opiekunem. Automatyzację dokumentów opisujemy w artykule o automatyzacji zamówień z Media Expert, a rozliczenie prowizji – w tekście o prowizji Media Expert w księgowości.

Zwroty i anulacje w integracji

Zwroty to obszar, w którym integracje najczęściej mają luki. Centrum Pomocy podkreśla, że zwrot środków klientowi trzeba wykonać przez panel – zwrot poza panelem nie powoduje zwrotu prowizji. Jeśli więc zwrot jest obsługiwany w ERP, informacja musi trafić na platformę: ręcznie w panelu albo przez API. Zwrot nie może też być inicjowany bez prośby klienta.

Przy anulacjach obowiązuje zasada, że są możliwe tylko przed wysyłką i za zgodą klienta, a pełny zwrot wykonuje się w panelu. Integracja powinna wychwytywać anulacje i zwalniać rezerwacje towaru w ERP, żeby stany nie zostały zaniżone. Warto też przetestować scenariusz zwrotu towaru do magazynu: przyjęcie zwrotu w ERP, korekta dokumentu sprzedaży, zwrot środków przez panel. Dobrze opisany proces zwrotu – kto przyjmuje paczkę, kto sprawdza stan towaru, kto wykonuje zwrot środków i w jakim terminie – zmniejsza ryzyko, że któryś krok zostanie pominięty, a dane w ERP i w panelu się rozjadą.

Metody dostawy i przewoźnicy w integracji

Osobnym elementem mapowania są metody dostawy. Klient na Media Expert wybiera metodę skonfigurowaną w panelu – kuriera, paczkomat czy inną formę – a ERP lub program magazynowy musi wiedzieć, jaką etykietę przygotować. Integracja powinna więc tłumaczyć metodę dostawy z zamówienia na usługę przewoźnika w systemie wysyłkowym, a po nadaniu – przewoźnika z systemu na przewoźnika rozpoznawanego przez platformę. Tylko wtedy numer przesyłki zostanie poprawnie powiązany ze śledzeniem.

Warto pamiętać o ograniczeniach po stronie platformy: paczkomaty obsługują klasy logistyczne od XS do L, a różne klasy w jednym koszyku sumują koszty dostawy. Jeśli w ERP produkty mają przypisane wymiary i wagę, można na tej podstawie kontrolować, czy klasa logistyczna oferty odpowiada rzeczywistej paczce. Rozbieżność kończy się zwykle problemem przy nadaniu albo dopłatą u przewoźnika.

Kiedy integracja z ERP ma sens

Nie każdy sprzedawca potrzebuje od razu pełnej integracji z ERP. Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie i jednym kanale sprzedaży wystarczy system do sprzedaży wielokanałowej z prostym programem do fakturowania. Integracja z ERP staje się konieczna, gdy firma prowadzi magazyn w ERP, sprzedaje w kilku kanałach, ma wiele lokalizacji magazynowych albo potrzebuje spójnej księgowości dla dużej liczby dokumentów. Wtedy koszt wdrożenia zwraca się w oszczędności czasu i mniejszej liczbie błędów. Przy planowaniu rozbudowy katalogu warto uwzględnić integrację z wyprzedzeniem – piszemy o tym w artykule o skalowaniu na Media Expert.

Plan wdrożenia integracji

1. Inwentaryzacja danych: identyfikatory produktów (SKU, EAN), struktura cen, magazyny, przewoźnicy.

2. Wybór architektury: system wielokanałowy jako pośrednik czy bezpośrednie API.

3. Mapowanie: produkty, kategorie i atrybuty, statusy zamówień, metody dostawy i przewoźnicy.

4. Ustalenie źródeł prawdy: stany, ceny, dokumenty – który system za co odpowiada.

5. Testy na małej liczbie produktów i zamówień, w tym scenariusze anulacji i zwrotów.

6. Uruchomienie z monitoringiem: alerty przy braku pobierania zamówień lub synchronizacji stanów.

7. Przegląd po pierwszym miesiącu: wskaźniki terminowości, anulacje, rozbieżności w zestawieniu.

Przy mapowaniu danych produktowych przydatny będzie nasz artykuł o mapowaniu atrybutów elektroniki przy integracji. Integracja wymaga też uporządkowania dostępu – klucz API warto generować na osobnym koncie technicznym, co opisujemy w tekście o kontach użytkowników w panelu Media Expert.

[#tip] Ustaw alert, który powiadomi zespół, jeśli przez określony czas nie spłynęło żadne nowe zamówienie w godzinach, w których zwykle spływają. To najprostszy sposób, żeby wykryć awarię integracji, zanim klienci zaczną pytać o przesyłki.

Najczęstsze problemy z integracją ERP

W praktyce problemy z integracją powtarzają się u wielu sprzedawców. Zamówienia nie spływają, bo wygasł lub został unieważniony klucz API. Stany są nieaktualne, bo synchronizacja działa raz dziennie zamiast po każdej zmianie. Numery przesyłek nie wracają do panelu, bo przewoźnik w ERP nie jest zmapowany na przewoźnika na platformie. Zamówienia nie są przypisane do produktów, bo SKU w ERP różni się od SKU oferty. Każdy z tych problemów da się wykryć testami przed uruchomieniem i monitoringiem po nim. Dlatego testy warto prowadzić na prawdziwych scenariuszach: zamówienie z kilkoma produktami, zamówienie z darmową dostawą, anulacja przed wysyłką, zwrot po doręczeniu i zmiana ceny w trakcie promocji.

[#przyklad] Sprzedawca z programem magazynowym i systemem do sprzedaży wielokanałowej podłącza Media Expert. Przed uruchomieniem sprawdza, czy wszystkie produkty mają unikalne EAN, mapuje przewoźników i statusy, a stany ustawia tak, żeby źródłem był program magazynowy. W testach odkrywa, że jeden z przewoźników nie przekazuje numerów przesyłek do panelu – poprawia mapowanie, zanim pojawią się prawdziwe zamówienia. Po uruchomieniu ustawia alert na brak nowych zamówień przez kilka godzin w dzień roboczy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Media Expert ma gotowe integracje z programami magazynowymi?

Centrum Pomocy opisuje integracje z Base, Apilo i Sellasist oraz dostęp przez klucz API. Programy magazynowe i ERP zwykle łączy się przez jeden z tych systemów albo bezpośrednio przez API.

Czy mogę połączyć ERP bezpośrednio z API Media Expert?

Tak, panel działa na platformie Mirakl, której Seller API obejmuje między innymi zamówienia, oferty, numery przesyłek i dokumenty. Centrum Pomocy wskazuje, że dokumentacja API dla sprzedawców Media Expert jest w przygotowaniu, a klucz API generuje się w profilu użytkownika.

Czy w panelu Media Expert wygeneruję etykietę?

Nie. Etykiety generuje się w zewnętrznym systemie lub u brokera, a do panelu przekazuje się numer listu przewozowego. Klient dostaje wtedy link do śledzenia przesyłki.

Co się stanie, jeśli integracja przekaże złe stany?

Centrum Pomocy wskazuje, że błędne stany, także wynikające z wadliwej integracji, nie uprawniają do anulowania zamówienia. Anulacja jest możliwa tylko przed wysyłką i za zgodą klienta.

Czy zwrot obsłużony w ERP wystarczy?

Nie. Zwrot środków klientowi trzeba wykonać przez panel – zwrot poza panelem nie powoduje zwrotu prowizji. Informacja o zwrocie musi więc trafić na platformę ręcznie lub przez API.

Dlaczego numer przesyłki jest tak ważny?

Od niego zależy zaliczenie wysyłki w terminie, możliwość śledzenia przez klienta i uwolnienie środków po statusie „Otrzymano”. Bez numeru lub przy nieobsługiwanym przewoźniku trzeba czekać 14 dni lub na potwierdzenie klienta.

Jak często synchronizować stany między ERP a Media Expert?

Najlepiej po każdej zmianie stanu, a nie raz dziennie. Przy rzadkiej synchronizacji ten sam egzemplarz może zostać sprzedany w dwóch kanałach, a na Media Expert brak towaru nie uprawnia do anulowania zamówienia.

Podsumowanie

Połączenie Media Expert z programem magazynowym lub ERP eliminuje przepisywanie zamówień i zmniejsza ryzyko błędów, które na platformie szybko odbijają się na wskaźnikach. Najczęściej stosuje się połączenie przez system do sprzedaży wielokanałowej, a firmy z zespołem IT wybierają bezpośrednią integrację z Seller API Mirakl. Kluczowe jest jedno źródło prawdy dla stanów i cen, sprawne przekazywanie numerów przesyłek, obsługa zwrotów przez panel oraz monitoring, który wykryje awarię, zanim zauważą ją klienci. Podstawowe informacje o platformie znajdziesz na stronie marketplace Media Expert.

Wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na Media Expert – projektujemy przepływ zamówień, łączymy platformę z systemami wielokanałowymi i programami magazynowymi oraz testujemy scenariusze zwrotów i anulacji. Jeśli chcesz obsługiwać zamówienia bez przepisywania, umów bezpłatną konsultację.