Rozliczenie prowizji Media Expert w księgowości – faktury i potrącenia

Faktura prowizyjna – co zawiera i kiedy przychodzi

Media Expert wystawia faktury VAT za prowizje i abonament automatycznie, raz w miesiącu, za miesiąc kalendarzowy. Faktura w PDF trafia na adres e-mail podany w ustawieniach sklepu w panelu – dlatego warto od początku wpisać tam skrzynkę księgowości albo osoby, która zajmuje się rozliczeniami. Regulamin przewiduje też, że doręczenie faktury w KSeF oznacza jej otrzymanie, więc dokumenty trzeba odbierać również z Krajowego Systemu e-Faktur.

Stawki prowizji są podawane brutto, czyli z podatkiem VAT. W Tabeli A przy każdej stawce podana jest także wartość netto – na przykład dla akcesoriów GSM 18,44% brutto odpowiada 14,99% netto. Różnica wynika z 23% VAT. Dla czynnego podatnika VAT oznacza to, że koszt prowizji w wyniku to kwota netto, a VAT z faktury może podlegać odliczeniu na ogólnych zasadach. Szczegółowe zasady liczenia prowizji opisujemy w artykule o prowizjach na Media Expert.

[#wazne] Faktura prowizyjna dokumentuje usługę platformy na rzecz sprzedawcy. Nie zastępuje dokumentów sprzedaży, które sprzedawca wystawia klientom – paragonów lub faktur. Te obowiązki omawiamy w artykule o paragonach, fakturach i VAT przy sprzedaży elektroniki.

Potrącenia z wpłat – dlaczego wypłata jest niższa od sprzedaży

Kwota, którą sprzedawca otrzymuje na rachunek, nie jest równa wartości sprzedaży. Według Centrum Pomocy kwota do wypłaty to suma zamówień pomniejszona o prowizje i opłaty. Do tego dochodzą zwroty środków dla klientów, które są realizowane z subkonta. Jeśli na subkoncie brakuje środków na zwrot, sprzedawca dostaje informację o konieczności uzupełnienia salda – można to zrobić przelewem na subkonto.

Z punktu widzenia księgowości kluczowe jest, żeby nie traktować wypłaty jako przychodu. Przychodem ze sprzedaży jest wartość sprzedanych towarów i dostawy wynikająca z dokumentów sprzedaży wystawionych klientom, a prowizja i abonament to odrębne koszty. Potrącenie oznacza tylko, że platforma rozlicza swoje należności z wpłat klientów, zamiast wystawiać osobne wezwanie do zapłaty. Ujęcie przychodu w kwocie netto po potrąceniach zaniża przychód i koszty jednocześnie, a przy VAT może prowadzić do błędów – dlatego warto ustalić z księgowym sposób ewidencji przed pierwszą wypłatą. W tej samej rozmowie warto ustalić, jak ewidencjonować środki na subkoncie u operatora płatności – czy jako osobny rachunek, czy jako rozrachunek – oraz jak dokumentować sytuację, w której sprzedawca uzupełnia saldo subkonta przelewem, żeby pokryć zwrot dla klienta. Ustalenie tych zasad na starcie oszczędza poprawek w kolejnych miesiącach.

Zestawienie sprzedaży – podstawa uzgodnień

Razem z fakturą prowizyjną, do 5. dnia miesiąca, sprzedawca otrzymuje zestawienie sprzedaży w Excelu. Według Centrum Pomocy zawiera ono między innymi numer zamówienia lub opis operacji, wartość, saldo prowizji, rodzaj operacji (wpłata, abonament, zwrot) i identyfikator faktury. To najważniejszy dokument do uzgodnienia trzech źródeł danych: zamówień z systemu sprzedaży, prowizji z faktury i przelewów z subkonta operatora.

Dobrą praktyką jest import zestawienia do arkusza lub systemu księgowego i automatyczne dopasowanie zamówień po numerze. Różnice zwykle wynikają z kilku powodów: zamówień dostarczonych na przełomie miesięcy, zwrotów zrealizowanych w kolejnym miesiącu, anulacji albo zamówień, w których prowizja została naliczona według innej kategorii, niż zakładał sprzedawca. Każdą różnicę warto opisać w krótkiej notatce przy zestawieniu: numer zamówienia, przyczyna i sposób wyjaśnienia. Po kilku miesiącach taka notatka pokazuje, które rozbieżności się powtarzają i co trzeba poprawić w procesie – na przykład w przypisaniu kategorii albo w sposobie obsługi zwrotów.

[#tip] Ustal jedną osobę odpowiedzialną za uzgodnienie zestawienia co miesiąc, zanim dokumenty trafią do księgowości. Kilka minut kontroli zestawienia na początku miesiąca oszczędza wielu pytań przy zamknięciu roku i pozwala zgłosić ewentualne błędy w prowizji w terminie.

Zwroty, anulacje i faktury korygujące

Załącznik do regulaminu opisuje, kiedy prowizja jest zwracana: przy anulowaniu zamówienia, odstąpieniu od umowy w ciągu 14 dni, zaginięciu lub zniszczeniu przesyłki w transporcie, uznanej reklamacji oraz przy nieodebranej przesyłce, jeśli zgłoszono zwrot środków. Zwrot prowizji następuje w najbliższym okresie rozliczeniowym. Jeśli zwrot dotyczy zamówienia z tego samego miesiąca, pomniejsza prowizję; jeśli z poprzedniego – Media Expert wystawia fakturę korygującą.

Warto znać dwa ograniczenia. Po pierwsze, przy zwrocie po 60 dniach od doręczenia prowizja zostaje u platformy jako opłata za obsługę zwrotu. Po drugie, Centrum Pomocy podkreśla, że zwrot środków klientowi trzeba wykonać przez panel – zwrot zrobiony poza panelem nie powoduje zwrotu prowizji. Obsługę zwrotów omawiamy w artykule o zwrotach na Media Expert.

[#uwaga] Zwrot środków klientowi wykonany przelewem bezpośrednio z rachunku firmy, a nie przez panel, oznacza utratę zwrotu prowizji i komplikuje uzgodnienie zestawienia. W księgach pojawia się wtedy wypłata, której nie ma w danych platformy.

Błędna kategoria i reklamacja prowizji

Stawka prowizji zależy od kategorii, do której przypisana jest oferta. Załącznik do regulaminu przewiduje, że jeśli produkt trafił do kategorii z niższą stawką niż właściwa, platforma może doliczyć prowizję według prawidłowej stawki – także wstecz, z korektą. To kolejny powód, żeby dbać o poprawne przypisanie kategorii przy tworzeniu kart produktów.

Jeśli uważasz, że prowizja została naliczona błędnie, możesz złożyć reklamację w ciągu 14 dni od jej pobrania. Platforma rozpatruje ją w ciągu 14 dni. Dlatego uzgodnienie zestawienia warto robić na bieżąco – po kilku tygodniach termin na reklamację może już minąć. Jak liczyć prowizję od zamówienia z dostawą, pokazujemy w artykule o prowizji od zamówienia z dostawą.

Miesięczne zamknięcie rozliczeń krok po kroku

Wykres – pięć kroków miesięcznego zamknięcia rozliczeń [#chart:me79b]

Proces zamknięcia miesiąca można sprowadzić do kilku powtarzalnych czynności. Najpierw zbierasz dokumenty: fakturę prowizyjną z KSeF lub e-maila i zestawienie sprzedaży. Następnie porównujesz zamówienia z zestawienia z danymi z własnego systemu sprzedaży. Potem uzgadniasz przelewy z subkonta Przelewy24 z okresami rozliczeniowymi. Kolejny krok to kontrola zwrotów, anulacji i faktur korygujących – w tym sprawdzenie, czy prowizja wróciła tam, gdzie powinna. Na końcu dokumenty trafiają do księgowania.

Przy większej liczbie zamówień ręczne uzgadnianie staje się czasochłonne. Wtedy warto zautomatyzować wystawianie dokumentów sprzedaży i pobieranie zamówień przez integrację – piszemy o tym w artykule o automatyzacji zamówień z Media Expert. Jeśli korzystasz z Base, przydatny będzie też tekst o wysyłaniu e-faktur do KSeF przez Base.

Najczęstsze błędy w rozliczeniach z platformą

1. Księgowanie wypłat z subkonta jako przychodu ze sprzedaży, bez osobnego ujęcia prowizji i abonamentu.

2. Odbieranie faktur prowizyjnych tylko z e-maila, bez sprawdzania KSeF, przez co dokumenty trafiają do księgowości z opóźnieniem.

3. Brak uzgodnienia zestawienia sprzedaży z danymi z systemu i z przelewami – różnice wychodzą dopiero przy zamknięciu roku.

4. Zwroty środków klientom wykonywane przelewem poza panelem, co oznacza utratę zwrotu prowizji.

5. Pominięcie faktur korygujących za zwroty z poprzednich miesięcy.

6. Nieaktualny adres e-mail do faktur w ustawieniach sklepu, np. skrzynka byłego pracownika.

Większość tych błędów nie wynika ze złożoności przepisów, tylko z braku ustalonego procesu. Gdy wiadomo, kto odbiera dokumenty, kto uzgadnia zestawienie i w jakim terminie przekazuje je do księgowości, rozliczenia z marketplace stają się rutyną. Przy kilku kanałach sprzedaży warto prowadzić podobny proces dla każdego z nich – inne marketplace’y mają własne zasady dokumentowania prowizji, ale logika uzgodnienia jest bardzo podobna.

Okresy rozliczeniowe a przełom miesiąca

Rozliczenia na Media Expert mają trzy okresy w miesiącu, a faktura prowizyjna obejmuje miesiąc kalendarzowy. Dodatkowo prowizja jest pobierana od zamówień dostarczonych, a nie złożonych. W praktyce oznacza to, że zamówienie złożone pod koniec miesiąca i dostarczone na początku kolejnego może pojawić się w innym miesiącu w danych prowizyjnych niż w Twoim systemie sprzedaży. Przy uzgodnieniu warto więc porównywać daty dostarczenia, a nie tylko daty złożenia zamówień.

Przechowywanie dokumentów i dane do kontroli

Regulamin zobowiązuje sprzedawcę do przechowywania dokumentów transakcji przez co najmniej 5 lat. Warto archiwizować razem: faktury prowizyjne, zestawienia sprzedaży, potwierdzenia wypłat z subkonta i dokumenty sprzedaży wystawione klientom. Przy kontroli podatkowej lub sporze z klientem możliwość szybkiego odtworzenia całej ścieżki – od zamówienia, przez wpłatę i potrącenie, po wypłatę – bardzo ułatwia wyjaśnienia.

Pamiętaj też, że platformy przekazują dane o sprzedawcach w ramach obowiązków raportowych DAC7, a regulamin zobowiązuje sprzedawcę do podania wymaganych danych. Spójność danych w panelu z danymi w księgach ma więc znaczenie również z tego powodu. O dokumentach sprzedaży na platformie piszemy w artykule o fakturach i dokumentach sprzedaży na Media Expert.

Prowizja w analizie rentowności

Księgowość to jedno, a zarządzanie wynikiem – drugie. Dla oceny opłacalności kanału warto liczyć prowizję na poziomie zamówienia i produktu, a nie tylko jako jedną kwotę z faktury miesięcznej. Dopiero wtedy widać, które produkty po prowizji, dostawie i zwrotach rzeczywiście zarabiają. Metodę liczenia wyniku na zamówieniu pokazujemy w artykule o wyniku finansowym na Media Expert.

[#przyklad] Sprzedawca widzi w księgach miesięczny koszt prowizji 2 600 zł netto i uznaje go za akceptowalny przy przychodzie około 19 500 zł netto. Dopiero analiza zestawienia na poziomie produktów pokazuje, że tanie akcesoria GSM ze stawką 18,44% brutto generują większość liczby zamówień, ale niewielką część marży. Po tej analizie sprzedawca podnosi ceny części akcesoriów i przenosi najtańsze pozycje do innych kanałów.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy Media Expert wystawia fakturę za prowizje?

Faktury są wystawiane automatycznie raz w miesiącu, za miesiąc kalendarzowy, i wysyłane w PDF na e-mail podany w ustawieniach. Zestawienie sprzedaży w Excelu jest udostępniane do 5. dnia miesiąca. Doręczenie faktury w KSeF oznacza jej otrzymanie.

Czy przychodem jest kwota wypłaty czy wartość sprzedaży?

Przychodem ze sprzedaży jest wartość sprzedanych towarów i dostawy wynikająca z dokumentów sprzedaży dla klientów. Prowizja i abonament to odrębne koszty potrącane z wpłat. Sposób ewidencji warto ustalić z księgowym.

Czy stawki prowizji zawierają VAT?

Tak, stawki w Tabeli A są podawane brutto, a obok podana jest wartość netto. Na przykład 18,44% brutto dla akcesoriów GSM odpowiada 14,99% netto.

Co się dzieje z prowizją przy zwrocie towaru?

Prowizja jest zwracana m.in. przy odstąpieniu od umowy w ciągu 14 dni, anulowaniu, zaginięciu przesyłki i uznanej reklamacji. Zwrot z tego samego miesiąca pomniejsza prowizję, a z wcześniejszego – jest korygowany fakturą korygującą. Przy zwrocie po 60 dniach od doręczenia prowizja zostaje.

Ile mam czasu na reklamację prowizji?

Według załącznika do regulaminu reklamację można złożyć w ciągu 14 dni od pobrania prowizji, a platforma rozpatruje ją w ciągu 14 dni.

Jak długo przechowywać dokumenty z Media Expert?

Regulamin wymaga przechowywania dokumentów transakcji przez co najmniej 5 lat. Przepisy podatkowe mogą przewidywać własne terminy, które warto ustalić z księgowym.

Podsumowanie

Rozliczenia na Media Expert opierają się na potrąceniu prowizji i abonamentu z wpłat klientów na subkonto u operatora płatności. Sprzedawca otrzymuje raz w miesiącu fakturę prowizyjną – w PDF i przez KSeF – oraz zestawienie sprzedaży w Excelu, które jest podstawą uzgodnień. Przychód ze sprzedaży warto ujmować w pełnej kwocie, a prowizję i abonament jako odrębne koszty. Zwroty środków trzeba wykonywać przez panel, a zestawienie uzgadniać na bieżąco, żeby zdążyć z ewentualną reklamacją prowizji w 14 dni. Szczegóły ewidencji zawsze warto potwierdzić z księgowym. Podstawowe informacje o kosztach znajdziesz na stronie marketplace Media Expert.

Wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na Media Expert – pomagamy uporządkować przepływ zamówień, dokumentów i danych do rozliczeń. Jeśli chcesz, żeby rozliczenia z platformą przestały zajmować dni pracy, umów bezpłatną konsultację.