Faktury i dokumenty sprzedaży na Media Expert

Zestawienie sprzedaży – jak je czytać

Zestawienie sprzedaży to plik Excel, który według Centrum Pomocy przychodzi automatycznie do 5. dnia każdego miesiąca, razem z fakturą prowizyjną za poprzedni miesiąc, na adres wskazany jako adres do faktur prowizyjnych. Plik ma trzy sekcje.

W tabeli transakcji kolumna „Operacja” przyjmuje trzy wartości: wpłata (realizacja zamówienia), pobranie opłaty abonamentowej oraz zwrot (korekta lub zwrot środków za anulowane zamówienie). Ujemna wartość w kolumnie z kwotą oznacza korektę – najczęściej zwrot dla klienta albo opłatę stałą. Kolumna „ID faktury” wskazuje numer faktury prowizyjnej, na której ujęto daną prowizję lub opłatę.

Wykres – jak wyliczana jest kwota do wypłaty w zestawieniu (przykład). [#chart:me25b]

[#przyklad] W czerwcu suma wartości zamówień po zwrotach wyniosła 12 480 zł, prowizje 1 562,34 zł, a abonament 49 zł. Suma prowizji i opłat to 1 611,34 zł, więc kwota do wypłaty wynosi 12 480 − 1 611,34 = 10 868,66 zł. Centrum Pomocy potwierdza, że suma z kolumny „Saldo prowizji – sprzedaż” odpowiada łącznej wartości prowizji i opłat na fakturze prowizyjnej o numerze z kolumny „ID faktury”. Liczby w przykładzie są ilustracyjne.

Dokumenty sprzedaży dla klientów

Za dokumentowanie sprzedaży odpowiadasz Ty – platforma nie wystawia klientom dokumentów w Twoim imieniu. Rodzaj dokumentu zależy od tego, kim jest kupujący i jakie masz obowiązki podatkowe.

• Klient firmowy – co do zasady faktura VAT; od 2026 r. w obrocie między przedsiębiorcami obowiązuje Krajowy System e-Faktur, wprowadzany etapami.

• Konsument – sprzedaż ewidencjonowana zwykle na kasie fiskalnej lub w ramach zwolnienia z kasy, jeśli Twoja sprzedaż je spełnia; faktura na żądanie klienta.

• Dane do faktury – jeśli klient poda je przy zamówieniu, wystaw fakturę zgodnie z nimi i przekaż ją w uzgodniony sposób.

• Faktura do paragonu – przy sprzedaży konsumentowi obowiązują szczególne zasady wystawiania faktury do wcześniej wydanego paragonu.

[#uwaga] Przy sprzedaży wysyłkowej konsumentom część sprzedawców korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej, ale przepisy przewidują towary i usługi, przy których zwolnienie nie przysługuje – w elektronice dotyczy to niektórych kategorii sprzętu. Zanim zaczniesz sprzedawać na Media Expert, potwierdź z księgowym, czy i jak musisz ewidencjonować sprzedaż konsumencką oraz jak wystawiać faktury w KSeF.

Platforma Mirakl udostępnia funkcje obsługi dokumentów zamówienia, z których korzystają integratory – np. do dołączania faktur do zamówień. Jak przekazywać dokumenty klientom w Twojej konfiguracji, ustal z opiekunem. Automatyczne wystawianie faktur i korekt w systemie wielokanałowym opisujemy w tekście o fakturach w Base, a wysyłkę e-faktur – w artykule o KSeF w Base.

Korekty przy zwrotach i anulowaniach

Każdy zwrot generuje dokumenty po dwóch stronach. Po Twojej – korektę dokumentu sprzedaży dla klienta. Po stronie platformy – zmianę rozliczenia prowizji: jeśli zwrot nastąpił w tym samym miesiącu co sprzedaż, prowizja jest pomniejszana w bieżącym rozliczeniu, a jeśli w kolejnym – Media Expert wystawia fakturę korygującą.

1. Zwróć środki w panelu Mirakl – tylko wtedy prowizja może wrócić, a zwrot pojawi się w zestawieniu sprzedaży jako operacja „zwrot”.

2. Wystaw korektę dla klienta – zgodnie z dokumentem sprzedaży i przepisami.

3. Sprawdź zestawienie i fakturę prowizyjną – czy zwrot został ujęty w odpowiednim miesiącu.

4. Uzgodnij z historią subkonta – zwrot środków dla klienta wychodzi z salda Przelewy24.

Procedurę zwrotów w panelu opisujemy w tekście o zwrotach na Media Expert.

Comiesięczne uzgodnienie dokumentów

Przy kilkudziesięciu lub kilkuset zamówieniach miesięcznie warto mieć stały rytuał uzgodnienia, najlepiej w pierwszym tygodniu miesiąca, gdy przychodzą dokumenty od platformy.

1. Pobierz zestawienie sprzedaży i fakturę prowizyjną – sprawdź, czy dotarły na właściwy adres.

2. Porównaj zamówienia z zestawienia z dokumentami sprzedaży – czy każde zamówienie ma fakturę lub jest zaewidencjonowane.

3. Sprawdź zwroty – czy każda operacja „zwrot” ma korektę po Twojej stronie.

4. Porównaj kwotę do wypłaty z historią subkonta – różnice wynikają zwykle z cykli wypłat, doładowań i zabezpieczeń.

5. Przekaż komplet księgowości – fakturę prowizyjną jako koszt, zestawienie jako dokument pomocniczy.

[#tip] Ustaw jako adres do faktur prowizyjnych skrzynkę, do której ma dostęp księgowość, i dodaj regułę, która automatycznie przenosi wiadomości od platformy do osobnego folderu. Centrum Pomocy radzi, by przy braku zestawienia sprawdzić najpierw adres w panelu i folder spam.

Przechowywanie dokumentów i dane podatkowe

Regulamin wymaga przechowywania dokumentów dotyczących transakcji przez co najmniej 5 lat. Niezależnie od tego obowiązują Cię przepisy podatkowe o przechowywaniu dokumentacji księgowej. Operator platformy zbiera też dane potrzebne do raportowania, np. w ramach DAC7 – regulamin przewiduje obowiązek ich podania, a ich brak może skutkować wstrzymaniem wypłat.

Jeśli rozliczasz VAT od sprzedaży na kilku platformach, przyda się też tekst o podatkach przy sprzedaży na Allegro – mechanizmy są podobne, choć szczegóły zależą od Twojej sytuacji. Do szybkich przeliczeń kwot netto i brutto możesz użyć kalkulatora VAT. Informacje o KSeF publikuje Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl.

Najczęstsze błędy w dokumentach sprzedawców

• Adres do faktur prowizyjnych przypisany do jednej osoby – dokumenty giną, gdy ta osoba jest nieobecna lub odchodzi z firmy.

• Księgowanie wypłat z Przelewy24 jako przychodu – wypłata to przepływ pieniędzy, a przychodem jest sprzedaż udokumentowana fakturą lub paragonem.

• Brak korekty po zwrocie – zwrot środków wykonany w panelu, ale bez korekty dokumentu sprzedaży po stronie sprzedawcy.

• Zwroty poza panelem – prowizja nie wraca, a zestawienie sprzedaży nie zgadza się z rzeczywistością.

• Pominięcie abonamentu – miesięczna opłata pojawia się w zestawieniu jako ujemna kwota i jest ujęta na fakturze prowizyjnej.

• Zmiana danych firmy bez uzgodnienia – według Centrum Pomocy zmiana danych rozliczeniowych może wstrzymać wypłatę w najbliższym cyklu, a zmiana NIP wymaga nowego konta w Przelewy24.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy otrzymam fakturę prowizyjną?

Raz w miesiącu, za poprzedni miesiąc kalendarzowy. Według Centrum Pomocy zestawienie sprzedaży i faktura prowizyjna przychodzą do 5. dnia miesiąca na adres do faktur prowizyjnych ustawiony w panelu.

Czy Media Expert wystawia faktury moim klientom?

Nie. Stroną umowy sprzedaży jesteś Ty, więc to Ty dokumentujesz sprzedaż – fakturą lub paragonem, zgodnie z przepisami i Twoją sytuacją podatkową.

Co zrobić, jeśli zestawienie nie dotarło?

Sprawdź adres do faktur prowizyjnych w panelu Mirakl i folder spam. Jeśli adres jest poprawny, skontaktuj się z działem wsparcia sprzedawców Media Expert Marketplace.

Czy kwoty na fakturze prowizyjnej zgadzają się z zestawieniem?

Tak. Suma z kolumny „Saldo prowizji – sprzedaż” odpowiada łącznej wartości prowizji i opłat na fakturze prowizyjnej wskazanej w kolumnie „ID faktury”.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Regulamin wymaga przechowywania dokumentów transakcji przez co najmniej 5 lat. Dodatkowo obowiązują przepisy podatkowe – szczegóły ustal z księgowym.

Co oznacza ujemna kwota w zestawieniu?

Korektę środków – najczęściej zwrot wartości zamówienia dla klienta albo obciążenie opłatą stałą, np. abonamentem.

Czy faktura prowizyjna jest dostępna w KSeF?

Załącznik nr 3 do regulaminu uwzględnia Krajowy System e-Faktur – doręczenie faktury w KSeF jest traktowane jako jej otrzymanie. Sposób odbioru e-faktur w Twojej firmie ustal z księgowym.

Podsumowanie

Na Media Expert pracujesz z dwoma strumieniami dokumentów: własnymi fakturami lub paragonami dla klientów oraz dokumentami od platformy – miesięczną fakturą prowizyjną i zestawieniem sprzedaży, które przychodzą do 5. dnia miesiąca. Kwota do wypłaty to suma wartości zamówień pomniejszona o prowizje i opłaty, a zwroty wymagają korekt po obu stronach. Raz w miesiącu uzgodnij dokumenty z historią subkonta i przechowuj je co najmniej 5 lat. Aktualne instrukcje znajdziesz w Centrum Pomocy dla Sprzedawców.

Wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na Media Expert – pomożemy zautomatyzować wystawianie faktur i korekt oraz uporządkować obieg dokumentów, np. w ramach wdrożenia Base. Umów bezpłatną konsultację, a sprawdzimy, jak usprawnić rozliczenia w Twojej firmie.