Lista kontrolna przed startem na Media Expert – dane firmy, oferty i dostawy

Etap 1: zgłoszenie i weryfikacja

Start zaczyna się od formularza zgłoszeniowego. Według regulaminu Media Expert weryfikuje tożsamość, dane rejestrowe i wiarygodność sprzedawcy, a po akceptacji wysyła e-mail z potwierdzeniem i linkami rejestracyjnymi. Umowa jest zawierana z chwilą potwierdzenia. Przebieg tego etapu i typowe pytania opisujemy w artykule o tym, jak dołączyć do marketplace Media Expert.

• Formularz wypełniony danymi zgodnymi z CEIDG lub KRS.

• Adres e-mail, do którego masz stały dostęp – na niego trafią linki rejestracyjne.

• Opis asortymentu i doświadczenia w sprzedaży online przygotowany z wyprzedzeniem.

• Sprawdzenie, czy Twoje kategorie są otwarte dla sprzedawców i nie znajdują się na liście zakazanych.

Etap 2: konto u operatora płatności

Płatności na Media Expert obsługuje Przelewy24, a konto u operatora jest niezbędne do sprzedaży. Centrum Pomocy wskazuje, że nawet jeśli masz już konto w Przelewy24, trzeba założyć nowe, dedykowane subkonto dla marketplace. Weryfikacja obejmuje dokumenty firmy i przelew weryfikacyjny w wysokości 1,50 zł, który jest zwracany. W formularzu podajesz też adres swojego sklepu na Media Expert w formacie www.mediaexpert.pl/nazwaTwojegoKontaSklep.

Warto pamiętać o dwóch zasadach z regulaminu i Centrum Pomocy. Po pierwsze, zmiana danych kontaktowych, rozliczeniowych albo konta bankowego może spowodować czasową blokadę płatności – lepiej więc od razu wpisać właściwe dane. Po drugie, zmiana NIP lub formy prawnej firmy wymaga nowego konta w Przelewy24, a jeśli były już zamówienia – także nowego konta w panelu. Szczegóły rozliczeń opisujemy w artykule o Przelewy24 w marketplace Media Expert.

• Nowe, dedykowane subkonto w Przelewy24 dla marketplace.

• Dokumenty firmy przesłane, przelew weryfikacyjny 1,50 zł wykonany.

• Rachunek bankowy firmy podany i zgodny z danymi w panelu.

• Ustawienia wypłat sprawdzone – domyślnie automatyczny przelew po przekroczeniu progu 1000 zł, co można zmienić.

Etap 3: dane firmy w panelu Mirakl

Panel sprzedawcy Media Expert działa na platformie Mirakl. Centrum Pomocy prowadzi przez konfigurację danych w zakładce Ustawienia → Sklep. To tutaj podajesz informacje, które klienci i Media Expert widzą w kontekście Twojego konta. Pola warto uzupełnić od razu kompletnie – braki wychodzą zwykle przy pierwszym zwrocie albo pierwszej fakturze prowizyjnej. Przegląd funkcji panelu znajdziesz w przewodniku po panelu sprzedawcy Media Expert.

Regulamin wymaga też aktualizowania danych w ciągu 3 dni od zmiany – w przeciwnym razie możliwa jest blokada wypłat. Dodatkowo sprzedawca ma obowiązek przekazania danych wymaganych przez przepisy o raportowaniu sprzedaży przez platformy (DAC7). Opis najważniejszych zapisów znajdziesz w artykule o regulaminie Media Expert dla sprzedawców.

[#wazne] Zakładka „O Sprzedawcy” i dane w ustawieniach sklepu są widoczne dla klientów. Zadbaj o to, żeby nazwa firmy, zasady zwrotów i reklamacji były opisane jasno i spójnie z tym, co komunikujesz w innych kanałach.

Etap 4: konfiguracja wysyłki

Ten etap ma bezpośredni wpływ na widoczność ofert. Centrum Pomocy wskazuje, że bez skonfigurowanej wysyłki oferta nie jest widoczna dla klientów. Konfigurację prowadzisz w zakładce Ustawienia → Konfiguracja wysyłki → Opłaty za wysyłkę, w strefie Polska. Dla każdej metody ustalasz cenę początkową, dodatkową cenę za każdą kolejną sztukę oraz – opcjonalnie – próg bezpłatnej wysyłki.

Kluczowe są klasy logistyczne: XS, S, M (domyślna), L, XL i XXL (paleta). Paczkomaty obsługują klasy od XS do L, a dla XL i XXL są wyłączone. Jeśli w koszyku znajdą się produkty z różnych klas, koszty wysyłki się sumują, więc ceny warto ustawić rozsądnie. Etykiet nie generuje się w panelu Mirakl – potrzebny jest zewnętrzny system lub broker przesyłek, a w panelu wpisujesz numer listu przewozowego, dzięki czemu klient dostaje link do śledzenia. Pełny przewodnik znajdziesz w artykule o konfiguracji metod dostawy na Media Expert.

• Metody dostawy skonfigurowane w strefie Polska.

• Ceny początkowe i dodatkowe ustawione dla każdej klasy logistycznej, z której korzystasz.

• Klasy logistyczne przypisane do ofert – zwłaszcza dla gabarytów, które nie zmieszczą się w paczkomacie.

• Decyzja o darmowej dostawie i progu, od którego obowiązuje.

• Narzędzie do generowania etykiet i sposób przekazywania numerów przesyłek do panelu.

Etap 5: karty produktów i oferty

Na Media Expert rozróżnia się produkt (kartę produktu) i ofertę (cenę, stan, czas wysyłki). Jeśli karta produktu z danym EAN już istnieje, tworzysz do niej ofertę. Jeśli nie – zakładasz nowy produkt w najniższej kategorii, uzupełniasz charakterystykę i przesyłasz do zatwierdzenia. Weryfikacja zmian może potrwać do 72 godzin. Produkty mogą mieć statusy: Opublikowany, W toku, Nieprawidłowe dane, Odrzucony, Wymagane zmiany lub Błąd publikacji – przed startem warto sprawdzić, że kluczowe pozycje mają status „Opublikowany”.

Wymagane pola karty to nazwa, marka, model, EAN, opis, co najmniej jedno zdjęcie, kategoria i atrybuty wymagane w danej kategorii. Nazwa powinna mieć schemat „Rodzaj produktu | MARKA | Model | Kolor” i nie przekraczać 120 znaków. Zdjęcie główne ma być na białym tle, bez znaków wodnych i logo innych sklepów. Opisy i zdjęcia nie mogą zawierać linków zewnętrznych, adresów stron ani kodów QR, a w opisie trzeba podać informacje wymagane przez przepisy o bezpieczeństwie produktów. Krok po kroku opisujemy to w artykule o tym, jak wystawić produkt na Media Expert.

Oferty możesz dodawać ręcznie w panelu, przez szablony XLSX, przez integracje (Base, Apilo, Sellasist) albo przez API. Przy większym katalogu import plikiem lub integracja oszczędzają dużo pracy – opisujemy to w tekstach o imporcie produktów na Media Expert i o integracji sklepu z Media Expert.

[#tip] Zanim założysz nową kartę, sprawdź EAN w bazie GS1 i w katalogu platformy. Jeśli karta już istnieje, tworzysz tylko ofertę – to szybsze i nie wymaga czekania na zatwierdzenie nowego produktu. Więcej o identyfikatorach piszemy w artykule o EAN i kodach producenta na Media Expert.

Etap 6: oferta handlowa – cena, stan, czas wysyłki

Dla każdej oferty ustalasz cenę, stan magazynowy, czas realizacji do wysyłki i klasę logistyczną. Czas wysyłki ma znaczenie podwójne: przy jednym dniu oferta trafia do filtra „dostępne natychmiast”, a jednocześnie każda wysyłka po terminie podanym w ofercie liczy się jako opóźniona. Ustaw czas, który magazyn jest w stanie dotrzymać zawsze, a nie tylko w dobrym tygodniu.

Cena powinna uwzględniać prowizję, która jest liczona od ceny produktu razem z kosztem dostawy, oraz abonament 49 zł brutto miesięcznie. Nowi sprzedawcy mogą skorzystać z promocji obniżonej prowizji, obowiązującej do 31 grudnia 2026 r. Przy cenach promocyjnych pamiętaj o zasadach panelu: cena promocyjna musi być co najmniej o 3% niższa od ostatniej ceny i co najmniej o 1 grosz niższa od najniższej ceny z 30 dni. SKU oferty nie da się później zmienić, więc warto ustalić schemat SKU przed pierwszym importem.

Etap 7: obsługa klienta i standardy jakości

Ostatni obszar dotyczy obsługi po sprzedaży. Regulamin Media Expert określa standardy, które są mierzone w okresie miesiąca: incydenty maksymalnie 5% zamówień, zwroty maksymalnie 10%, opóźnione wysyłki maksymalnie 10%, odpowiedź na wiadomość do 24 godzin roboczych, kontakt z klientem przy incydencie lub zwrocie do 24 godzin roboczych i rozpatrzenie incydentu do 14 dni. Przekroczenie progów incydentów i zwrotów może prowadzić do automatycznej blokady. Szczegóły opisujemy w artykule o wskaźnikach jakości sprzedawcy na Media Expert.

• Wyznaczona osoba lub zespół do odpowiedzi na wiadomości, także w poniedziałki po weekendzie.

• Zasady obsługi zwrotów w panelu – zwrot środków tylko przez panel, inaczej prowizja nie wraca.

• Plan na urlopy: tryb „Sklep Zamknięty” z datami, przy zachowaniu obowiązku odpowiedzi.

• Dostęp do panelu dla magazynu i obsługi klienta przez osobne konta użytkowników.

Najczęstsze błędy na starcie

Większość problemów, z którymi sprzedawcy zgłaszają się w pierwszych tygodniach, wynika nie z trudnych funkcji, tylko z pominięcia prostych ustawień. Poniżej lista sytuacji, które warto sprawdzić, zanim pierwszy klient złoży zamówienie.

1. Brak konfiguracji wysyłki albo brak cen dla klasy logistycznej używanej w ofertach – oferty są niewidoczne lub koszty dostawy liczą się źle.

2. Czas wysyłki ustawiony zbyt optymistycznie, przez co już pierwsze zamówienia trafiają do wskaźnika opóźnień.

3. Równoległe zmiany ofert ręcznie w panelu i przez integrację – integrator nadpisuje ręczne zmiany, więc trzeba wybrać jedno źródło danych.

4. Zwrot środków wykonany poza panelem – wtedy prowizja nie wraca, a obsługa zwrotu nie jest widoczna w systemie.

5. Skrzynka do wiadomości, której nikt nie sprawdza codziennie, i odpowiedzi po terminie 24 godzin roboczych.

6. Karty produktów z opisem skopiowanym z innego sklepu lub ze zdjęciami ze znakami wodnymi – produkt wraca do poprawy, a start się opóźnia.

Każdy z tych błędów da się wyłapać podczas testu przed startem. Warto poprosić osobę spoza zespołu o złożenie testowego koszyka z kilkoma produktami z różnych klas logistycznych i sprawdzenie, czy cena dostawy, czas wysyłki i opis zasad zwrotu są dla klienta zrozumiałe. Taki prosty test często pokazuje rzeczy, których zespół wdrożeniowy już nie zauważa.

Kontrola gotowości przed startem

Wykres – po czym poznać, że konto jest gotowe do sprzedaży [#chart:me75b]

Przed uruchomieniem sprzedaży warto zrobić krótki test całego procesu: sprawdzić, czy oferty są widoczne na stronie, czy koszty dostawy liczą się poprawnie dla różnych klas logistycznych, czy zamówienie trafia do systemu, którego używasz, i czy numer przesyłki wraca do panelu. Pierwsze tygodnie warto potraktować jako okres wzmożonej kontroli – plan działania na ten czas opisujemy w artykule o onboardingu i pierwszych zamówieniach na Media Expert.

[#checklista] Dane firmy zgodne z rejestrem; subkonto Przelewy24 zweryfikowane; adres zwrotów, polityka reklamacji i e-mail do faktur uzupełnione; oświadczenie PPWR złożone; wysyłka skonfigurowana dla wszystkich używanych klas; produkty opublikowane, oferty aktywne ze stanem i realnym czasem wysyłki; integracja lub sposób przekazywania numerów przesyłek przetestowany; osoba odpowiedzialna za wiadomości wyznaczona.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę użyć istniejącego konta w Przelewy24?

Centrum Pomocy wskazuje, że do marketplace trzeba założyć nowe, dedykowane subkonto, nawet jeśli firma ma już konto w Przelewy24. Weryfikacja obejmuje dokumenty i przelew weryfikacyjny 1,50 zł, który jest zwracany.

Dlaczego moje oferty nie są widoczne mimo opublikowanych produktów?

Najczęstszą przyczyną jest brak konfiguracji wysyłki – bez niej oferta nie jest widoczna. Warto też sprawdzić stan magazynowy oferty i status produktu w katalogu.

Ile trwa zatwierdzenie nowej karty produktu?

Według Centrum Pomocy weryfikacja zmian może potrwać do 72 godzin. Jeśli karta z danym EAN już istnieje, wystarczy utworzyć do niej ofertę.

Czy w panelu Mirakl wygeneruję etykietę przewozową?

Nie. Etykiety generuje się w zewnętrznym systemie lub u brokera przesyłek, a w panelu wpisuje się numer listu przewozowego. Klient dostaje wtedy link do śledzenia przesyłki.

Jakie koszty trzeba uwzględnić od pierwszego miesiąca?

Abonament 49 zł brutto miesięcznie oraz prowizję zależną od kategorii, liczoną od ceny produktu z kosztem dostawy. Nowi sprzedawcy mogą skorzystać z promocji obniżonej prowizji na zasadach opisanych w regulaminie promocji.

Co zrobić, gdy zmieniam dane firmy po starcie?

Zaktualizuj dane w panelu w ciągu 3 dni od zmiany, zgodnie z regulaminem. Zmiana danych rozliczeniowych lub konta bankowego może czasowo zablokować płatności, a zmiana NIP lub formy prawnej wymaga nowego konta w Przelewy24.

Podsumowanie

Start na Media Expert składa się z kilku etapów: zgłoszenia, konta w Przelewy24, danych firmy w panelu Mirakl, konfiguracji wysyłki, kart produktów i ofert oraz przygotowania obsługi klienta. Najczęstsze przeszkody to niepełne dane w ustawieniach sklepu, brak konfiguracji wysyłki, przez który oferty są niewidoczne, i produkty zatrzymane na etapie weryfikacji. Przejście listy kontrolnej przed uruchomieniem sprzedaży oszczędza czas i chroni wskaźniki jakości od pierwszego zamówienia. Aktualne informacje o warunkach sprzedaży znajdziesz na stronie marketplace Media Expert.

Wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na Media Expert – pomagamy przejść konfigurację konta, przygotować dane produktowe i podłączyć integrację. Jeśli chcesz wystartować sprawnie i bez poprawek, umów bezpłatną konsultację.