Kontakt z wsparciem InPost Buy - jak zgłaszać problemy z zamówieniami i katalogiem

Zgłoszenie problemu z zamówieniem w InPost Buy - jakie dane podać

Problemy z zamówieniami są najpilniejsze, bo za każdym stoi klient, który zapłacił w aplikacji i czeka na paczkę. Najczęstsze sytuacje to zamówienie widoczne w panelu, ale nieobecne w integratorze, zamówienie pobrane z błędnymi danymi, status, który nie przechodzi do kanału, oraz problem z nadaniem przesyłki. W każdym z tych przypadków wsparcie potrzebuje tych samych podstawowych informacji.

1. Numer zamówienia z kanału, a jeśli zamówienie jest już w integratorze, także jego numer w Base lub innym systemie.

2. Datę i godzinę złożenia zamówienia oraz moment, w którym zauważyłeś problem.

3. Opis tego, co powinno się stać, i tego, co faktycznie się stało, np. „zamówienie opłacone o 10:15, do 12:00 nie pojawiło się w Base”.

4. Zrzuty ekranu z panelu sprzedawcy i z integratora, z widocznym numerem zamówienia i komunikatem błędu.

5. Informację, czy problem dotyczy jednego zamówienia, czy kilku, i numery wszystkich, których dotyczy.

6. Wynik testu połączenia integracji i informację, czy w ostatnim czasie coś zmieniałeś w ustawieniach.

Przy problemie z przesyłką dodaj numer przesyłki i rodzaj usługi - Paczkomat 24/7 albo Kurier Standard - bo dostawa w kanale idzie przez InPost zgodnie z Twoją umową logistyczną. Przy problemie ze statusem napisz, jak masz zmapowane statusy. Według pomocy Base do mapowania po stronie kanału dostępne są statusy „Zaakceptowano” i „Anulowano” (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne zasady InPost Buy), więc błąd często leży w tym, że zamówienie w Base trafiło do statusu bez przypisanej akcji.

[#checklista] Przed wysłaniem zgłoszenia dotyczącego zamówienia sprawdź, czy masz: numer zamówienia z kanału i z integratora, datę i godzinę, opis oczekiwanego i faktycznego zachowania, zrzuty ekranu z obu systemów, listę wszystkich zamówień z tym samym problemem oraz wynik testu połączenia. Jeśli czegoś brakuje, uzupełnij to teraz - wsparcie i tak o to poprosi.

Osobną grupą są sprawy posprzedażowe. Zwroty i reklamacje obsługujesz w panelu sprzedawcy, więc wsparcie InPost włączasz dopiero wtedy, gdy panel nie pozwala wykonać potrzebnej czynności albo pokazuje błędne dane. Jak prowadzić samą reklamację krok po kroku, opisaliśmy we wpisie Reklamacje w InPost Buy - jak obsłużyć produkt uszkodzony lub niezgodny z opisem.

Problemy z katalogiem w InPost Buy - jak opisać błąd produktu

Problemy z katalogiem są mniej pilne niż zamówienia, ale bardziej podstępne. Produkt, który się nie wystawił albo ma błędną cenę, nie generuje żadnego alarmu - po prostu nie sprzedaje się albo sprzedaje się źle. Asystent w aplikacji dobiera produkty na podstawie danych z katalogu, więc każdy brak w danych przekłada się na mniejszą widoczność. Zgłoszenie dotyczące katalogu powinno precyzyjnie wskazać produkt i różnicę między tym, co masz w systemie, a tym, co widać w kanale.

W zgłoszeniu podaj EAN i SKU produktu, nazwę, kategorię w kanale i komunikat z logu wystawiania w integratorze. Jeśli problem dotyczy ceny lub stanu, zapisz wartość w magazynie integratora, wartość w kanale i godzinę ostatniej synchronizacji. Według pomocy Base ustawienia wystawiania, takie jak domyślna kategoria, cennik, szablon i mnożnik ceny, dotyczą całego konta InPost Von Halsky - błędnie ustawiony mnożnik może więc zmienić ceny wszystkich produktów naraz. Poniżej najczęstsze objawy, ich możliwe przyczyny i poprawki.

[#chart:ibu76b]

Wsparcie InPost czy pomoc integratora - kto rozwiąże problem w InPost Buy

Najczęstszy błąd przy zgłoszeniach to wysłanie sprawy w złe miejsce. Wsparcie InPost nie widzi konfiguracji Twojego Base, a wsparcie Base nie ma wglądu w Twoją umowę z InPost. Każda strona odpowie rzetelnie tylko na pytania ze swojego zakresu. Poniższe porównanie pomaga szybko zdecydować, od kogo zacząć.

[#chart:ibu76c]

Jeśli problem dotyczy statusów, które nie przechodzą do kanału, albo informowania klienta o postępach zamówienia, zacznij od własnej konfiguracji w integratorze. Jak ustawić statusy i automatyczne akcje, pokazujemy we wpisie Statusy zamówień w InPost Buy - jak zautomatyzować informowanie klienta o postępach.

Kiedy kontaktować się z opiekunem handlowym InPost

Opiekun handlowy to właściwy adresat w sprawach umowy logistycznej, warunków udziału w kanale, zmian danych firmy i spraw, które wymagają decyzji, a nie tylko naprawy technicznej. Jeśli nie masz przypisanego opiekuna, InPost na stronie dla sprzedawców wskazuje formularze kontaktowe - osobny dla firm bez umowy i osobny dla obecnych klientów (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne zasady InPost Buy). Odpowiedzi w sprawach warunków proś na piśmie, żeby zawsze móc do nich wrócić.

Szablon zgłoszenia do wsparcia InPost Buy

Najprostszy sposób na szybkie odpowiedzi to stały szablon, z którego korzysta cały zespół. Dzięki niemu każde zgłoszenie ma tę samą strukturę, a osoba po drugiej stronie od razu widzi, czego dotyczy sprawa i jakie testy już wykonano. Poniżej przykład, który możesz skopiować do firmowej bazy wiedzy.

[#przyklad] Temat: [Zamówienie / Katalog / Konto] - krótki opis, np. „Zamówienie 12345 nie pobrało się do Base”. Treść: 1) Nazwa sklepu i NIP. 2) Czego dotyczy problem i od kiedy występuje. 3) Numery zamówień lub EAN i SKU produktów. 4) Co powinno się stać, a co się stało. 5) Co już sprawdziliśmy: test połączenia, komunikaty w panelu, log integratora. 6) Zrzuty ekranu w załączniku. 7) Osoba do kontaktu i telefon.

Szablon warto uzupełnić o wewnętrzny rejestr zgłoszeń: data wysłania, adresat, numer sprawy, status i data zamknięcia. Przy kilku otwartych sprawach naraz rejestr pozwala szybko sprawdzić, na co czekasz i kiedy przypomnieć się wsparciu. Pomaga też w analizie - jeśli ten sam problem wraca co miesiąc, to sygnał, że trzeba zmienić konfigurację, a nie wysyłać kolejne zgłoszenia.

Jak przyspieszyć odpowiedź wsparcia InPost Buy

Pisz jedno zgłoszenie na jeden problem, zamiast łączyć w jednej wiadomości brak zamówień, błędne ceny i pytanie o umowę. Odpowiadaj w tym samym wątku, żeby historia sprawy była w jednym miejscu. Wyznacz w firmie jedną osobę odpowiedzialną za kontakt ze wsparciem, która zna konfigurację kanału i może od razu odpowiedzieć na dopytania. Jeśli problem blokuje sprzedaż, napisz to wprost w temacie i podaj, ilu zamówień lub produktów dotyczy.

Jak Vinson pomaga rozwiązywać problemy z kontem i katalogiem w InPost Buy

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, autoryzowanym partnerem Shoper, partnerem Empik Place, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Pomagamy wejść na InPost Buy, wystawić oferty i zintegrować sprzedaż z Base. Gdy coś przestaje działać, diagnozujemy, czy przyczyna leży w integracji, w danych produktowych, czy po stronie kanału, porządkujemy konfigurację i przygotowujemy kompletne zgłoszenie do właściwego wsparcia. Szczegóły znajdziesz na stronie Sprzedaż na InPost Buy z Vinson, a o pracy z integratorem na stronie wdrożenie i obsługa Base.

Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii.

Najczęściej zadawane pytania

Jak skontaktować się z wsparciem InPost Buy?

W sprawach konta, umowy i działania kanału kontaktuj się z opiekunem handlowym InPost albo przez formularz dla obecnych klientów wskazany na stronie InPost dla sprzedawców. Problemy z połączeniem katalogu i pobieraniem zamówień najpierw sprawdź i zgłoś u swojego integratora, np. w Base (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne zasady InPost Buy).

Co napisać w zgłoszeniu problemu z zamówieniem w InPost Buy?

Podaj numer zamówienia z kanału i z integratora, datę i godzinę, opis oczekiwanego i faktycznego zachowania, zrzuty ekranu z obu systemów oraz wynik testu połączenia integracji. Jeśli problem dotyczy kilku zamówień, wypisz wszystkie numery.

Dlaczego zamówienie z InPost Buy nie pojawiło się w Base?

Najczęściej zamówienie nie jest jeszcze opłacone i potwierdzone, bo Base pobiera tylko takie zamówienia, albo pobieranie jest wyłączone lub połączenie z kontem wygasło. Sprawdź ustawienia pobierania i przetestuj połączenie w ustawieniach integracji, zanim napiszesz do wsparcia.

Kto odpowiada za błędy w katalogu produktów w InPost Buy?

Za dane produktowe odpowiada sprzedawca, za ich przesyłanie integrator, a za przyjęcie produktu do kanału InPost. Zacznij od logu wystawiania w integratorze. Jeśli komunikat wskazuje na odrzucenie po stronie kanału, zgłoś sprawę do InPost z EAN, SKU i treścią komunikatu.

Ile trwa odpowiedź wsparcia InPost Buy?

Czas odpowiedzi zależy od rodzaju sprawy i kanału kontaktu, a InPost nie podaje go w materiałach dla sprzedawców. Najbardziej wpływasz na niego kompletnością zgłoszenia - wiadomość z numerami, zrzutami i wynikami testów nie wymaga dopytań.

Chcesz, żeby problemy z zamówieniami i katalogiem w aplikacji InPost Mobile rozwiązywał ktoś, kto zna kanał i integrację? Zobacz, jak wygląda sprzedaż na InPost Buy z Vinson. Jeśli pytania zadają Ci klienci, a nie systemy, przeczytaj wpis Obsługa klienta w InPost Buy - jak odpowiadać na pytania kupujących z aplikacji.