inFakt raporty - zestawienia kosztów i przychodów e-sklepu

Jak ustawić raporty inFakt pod sprzedaż online?

Dobre raporty zaczynają się w dniu, w którym koszt trafia do programu. Później trudno odtworzyć, która faktura dotyczyła którego kanału. Kilka ustawień na starcie oszczędza godziny przy końcu kwartału.

1. Ustal grupy kosztów z księgowym - towar, prowizje, logistyka, płatności, reklama i narzędzia jako osobne kategorie lub opisy.

2. Przeglądaj koszty z KSeF co tydzień - sprawdź, czy nowe faktury trafiły do właściwej grupy, i odrzuć podejrzane.

3. Opisuj koszty kanałem - przy fakturach od platform i kampanii reklamowych dopisz, którego kanału dotyczą.

4. Pilnuj kompletności przychodów - faktury z Base trafiają do inFaktu, ale paragony nie, więc sprzedaż na paragony uzgadniaj z zestawień.

5. Zamykaj miesiąc tym samym dniem - porównuj okresy o tej samej długości i stanie danych.

Przychody w inFakcie będą pełne tylko wtedy, gdy obejmą też sprzedaż na paragony. Według pomocy Base integracja z inFaktem przekazuje faktury, ale nie paragony, a korekty przekazuje się ręcznie. Jeśli zwroty nie mają korekt, przychód w raporcie będzie zawyżony. To najczęstsza przyczyna, dla której wykres zysku w programie księgowym nie zgadza się z tym, co sprzedawca widzi na koncie bankowym.

[#uwaga] Statystyki w inFakt pokazują dane z dokumentów, które są w programie. Brakujące korekty, paragony spoza inFaktu i koszty, które jeszcze nie spłynęły z KSeF, zniekształcają wynik. Zanim wyciągniesz wnioski z raportu, sprawdź, czy miesiąc jest zamknięty.

Jak policzyć rentowność kanałów sprzedaży z danych inFakt i Base?

inFakt nie wie, czy faktura dotyczy zamówienia z Allegro, czy ze sklepu, bo nie widzi zamówień. Wie to Base, który pobiera zamówienia ze wszystkich kanałów i oznacza ich źródło. Rentowność kanału składasz więc z dwóch źródeł: przychodów z zestawienia zamówień w Base i kosztów przypisanych do kanału w inFakcie.

Najprościej pokazać to na jednym zamówieniu. Poniższy przykład używa wartości umownych i pokazuje, jak ta sama kwota sprzedaży rozkłada się inaczej w różnych kanałach.

[#chart:ksg59b]

Ten sam produkt w dwóch kanałach daje inny wynik, bo różnią się prowizje, koszt reklamy i udział zwrotów. Bez rozbicia kosztów na kanały widzisz tylko średnią, która ukrywa, gdzie zarabiasz, a gdzie dopłacasz. Kiedy masz już przychód i koszty kanału, rentowność liczysz prostym wskaźnikiem.

[#chart:ksg59c]

• Przychód kanału - suma zamówień z danego źródła z Base, po odjęciu zwrotów.

• Koszty bezpośrednie - towar, prowizje platformy, wysyłka i płatności przypisane do kanału.

• Reklama - faktury od platform reklamowych opisane kanałem.

• Koszty wspólne - narzędzia i księgowość, rozdzielone np. proporcjonalnie do liczby zamówień.

[#przyklad] Przykład: sklep z artykułami do ogrodu sprzedaje na Allegro i we własnym sklepie. Raport zysku i straty w inFakcie pokazywał zadowalający wynik firmy. Po rozbiciu kosztów na kanały okazało się, że sprzedaż w sklepie dźwiga wysokie koszty reklamy, a Allegro, mimo prowizji, daje wyższą marżę na zamówieniu. Właściciel przesunął budżet reklamowy i zaczął co miesiąc liczyć marżę obu kanałów z eksportu zamówień z Base i opisanych kosztów z inFaktu.

inFakt raporty a podatki - co jeszcze pokazuje aplikacja?

Oprócz statystyk inFakt pokazuje aktualne kwoty podatków i ZUS do zapłaty, które według producenta możesz opłacić z poziomu aplikacji. Dla sprzedawcy to przydatne w planowaniu gotówki - szczególnie w miesiącach po sezonie, gdy przychód jest wysoki, a zapasy na następny sezon trzeba kupić z góry. Zestawienie kwot do zapłaty obok wykresu kosztów pozwala ocenić, ile gotówki realnie zostaje na zakup towaru i reklamę. Jeśli w kolejnych miesiącach planujesz większe zamówienie u dostawcy, omów z księgowym, jak wpłynie ono na koszty i zaliczki na podatek, zanim podejmiesz decyzję.

Pamiętaj, że wynik podatkowy i wynik zarządczy to dwie różne rzeczy. Podatek liczy się od przychodów i kosztów w rozumieniu przepisów, a rentowność kanału to Twoja wewnętrzna miara. Zasady VAT i formy opodatkowania przy sprzedaży internetowej opisaliśmy w artykule

Sprzedaż do UE w raportach

Jeśli wysyłasz towar do konsumentów w innych krajach UE i rozliczasz się w procedurze OSS, inFakt wystawia faktury OSS. Przy raportach pamiętaj, że sprzedaż OSS ma inne stawki VAT niż krajowa, więc porównując przychody kanałów, licz je netto. Szczegóły rejestru OSS ustal z księgowym. Przy analizie kanałów zagranicznych pamiętaj też o wyższych kosztach wysyłki i zwrotów, które często zjadają różnicę w cenie. Sprzedaż za granicę, która wygląda dobrze w przychodach, po doliczeniu logistyki potrafi mieć niższą marżę niż sprzedaż krajowa.

Jak co miesiąc czytać raporty inFakt w sklepie internetowym?

Raport ma sens, jeśli prowadzi do decyzji. Proponujemy prostą comiesięczną rutynę, która zajmuje mniej niż godzinę.

• porównaj liczbę zamówień w Base z liczbą faktur w inFakcie i zestawieniem paragonów,

• sprawdź na wykresie, czy koszty rosną szybciej niż przychody,

• policz marżę każdego kanału z eksportu zamówień i kosztów opisanych kanałem,

• sprawdź udział prowizji, logistyki i reklamy w przychodzie i porównaj z poprzednim miesiącem,

• zaplanuj gotówkę na podatki i ZUS na podstawie kwot w aplikacji.

Po trzech-czterech miesiącach takiej rutyny zobaczysz trendy, których nie widać w pojedynczym raporcie: sezonowość kanałów, rosnące koszty logistyki czy kampanie, które przestały się zwracać. To lepsza podstawa decyzji niż jedna liczba z wykresu zysku.

Najczęstsze błędy w zestawieniach kosztów i przychodów e-sklepu

Raport jest tak dobry, jak dane, z których powstaje. U sprzedawców korzystających z inFaktu i Base widzimy kilka powtarzalnych błędów, które zniekształcają obraz rentowności.

• Jedna kategoria na wszystkie opłaty platform - prowizje, abonamenty i reklama w jednym worku nie pozwalają ocenić, co kosztuje najwięcej.

• Brak korekt do zwrotów - przychód w raporcie jest wyższy niż w rzeczywistości, a marża wygląda lepiej, niż jest.

• Porównywanie brutto z netto - przychody kanałów z różnymi stawkami VAT, w tym OSS, porównuj zawsze netto.

• Analiza niezamkniętego miesiąca - część faktur kosztowych spływa z KSeF z opóźnieniem, więc wynik z pierwszych dni miesiąca jest zaniżony po stronie kosztów.

• Pominięcie kosztów wspólnych - abonamenty narzędzi i księgowości też trzeba rozdzielić na kanały, inaczej każdy kanał wygląda na bardziej rentowny.

Żaden z tych błędów nie wymaga zmiany programu. Wystarczy ustalić zasady opisywania dokumentów i trzymać się ich co miesiąc, a raporty z inFaktu zaczną mówić to samo co konto bankowe.

Jakie dane z Base uzupełniają raporty inFakt?

Base widzi to, czego nie widzi inFakt: zamówienia, ich źródło, statusy, zwroty i stany. Do analizy rentowności przydają się przede wszystkim zestawienia zamówień według źródła, wartość zwrotów w danym okresie i liczba zamówień na kanał, którą wykorzystasz do podziału kosztów wspólnych. Ustal, kto i którego dnia pobiera te dane, żeby co miesiąc porównywać ten sam zakres. Najprostszym narzędziem jest arkusz, w którym jedna zakładka to eksport z Base, druga to koszty z inFaktu opisane kanałem, a trzecia to wynik.

Jak Vinson pomaga uporządkować dane z inFakt i Base

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem producenta inFakt - wdrażamy i integrujemy go ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base.

• wdrażamy Base tak, żeby każde zamówienie miało czytelne źródło i status,

• łączymy Base z inFaktem i porządkujemy przepływ faktur, korekt i paragonów,

• pomagamy ustalić grupy kosztów sprzedaży do omówienia z księgowym,

• prowadzimy kampanie Allegro Ads, Google Ads i Meta, więc wiemy, jak przypisać koszt reklamy do kanału.

Chcesz wiedzieć, który kanał naprawdę na siebie zarabia? Umów

Najczęściej zadawane pytania

Jakie raporty ma inFakt?

Według producenta inFakt pokazuje w statystykach wykresy przychodów, kosztów, podatków i ZUS oraz wykres zysku i straty. Aplikacja wyświetla też aktualne kwoty podatków i ZUS do zapłaty.

Czy inFakt pokaże sprzedaż z Allegro osobno?

Nie bezpośrednio, bo inFakt nie ma natywnej integracji z Allegro i nie widzi zamówień. Sprzedaż według kanałów pobierzesz z Base, a koszty kanału z inFaktu, jeśli faktury od platform i reklam są opisane kanałem.

Dlaczego wynik w inFakt nie zgadza się z wpływami na koncie?

Najczęściej z powodu brakujących korekt do zwrotów, paragonów spoza inFaktu albo kosztów, które jeszcze nie spłynęły z KSeF. Raport opiera się na dokumentach w programie, więc przed analizą sprawdź, czy miesiąc jest kompletny.

Jak policzyć marżę sklepu internetowego w inFakt?

Marżę całej firmy pokazuje wykres zysku i straty w inFakcie. Marżę kanału liczysz jako zysk kanału podzielony przez jego przychód, biorąc przychody z Base i koszty przypisane do kanału w inFakcie.

Czy inFakt automatycznie kategoryzuje koszty?

Według producenta w planie inFakt Plus AI kategoryzuje i księguje faktury kosztowe z KSeF i z plików PDF, a Ty sprawdzasz wpisy przed zamknięciem miesiąca. W planach z księgowym koszty opisuje księgowy.

Chcesz, żeby raporty z inFaktu i Base mówiły to samo?