Błąd 3 - zwroty z marketplace bez korekty w inFakt
Zwroty na Allegro czy w sklepie są codziennością, a przy integracji Base z inFaktem korekty przekazuje się ręcznie z sekcji korekt w Base. Jeśli nikt za to nie odpowiada, pieniądze wracają do klienta, a w księgach zostaje pełna faktura. Przychód i VAT są zawyżone, a różnica wychodzi dopiero przy uzgadnianiu wpływów.
Objaw - zwroty widoczne w Allegro i w Base, ale bez faktur korygujących w inFakcie.
Naprawa - wystaw zaległe korekty i przekaż je księgowemu z informacją, których miesięcy dotyczą.
Zapobieganie - wyznacz osobę, która codziennie lub co kilka dni przekazuje korekty, i dodaj status zamówienia „Zwrot - korekta do wystawienia”.
Błąd 4 - edycja faktury w Base po przekazaniu do inFakt
Według pomocy Base faktura jest przekazywana do inFaktu tylko raz. Jeśli po wystawieniu poprawisz w Base adres nabywcy, NIP czy pozycję, zmiana nie trafi do inFaktu. Księgowy rozlicza wtedy dokument w pierwotnej wersji, a klient może dostać inną wersję niż ta w KSeF.
[#tip] Po przekazaniu faktury wszystkie zmiany wprowadzaj w inFakcie, nie w Base. Base pobiera dokument przez API, więc zmiany wprowadzone w inFakcie są widoczne na wydrukach i linkach w Base. Pamiętaj, że faktury wysłanej do KSeF nie edytuje się - zmiany wymagają faktury korygującej.
Błąd 5 - stawki VAT, dostawa i płatności niezgodne z zamówieniem
Automatyczna faktura jest tak dobra, jak dane w zamówieniu i produkcie. Jeśli w Base brakuje stawki VAT, produkt dostaje stawkę domyślną. Jeśli koszt dostawy nie jest pozycją na fakturze, przychód jest zaniżony. Jeśli metody płatności nie są powiązane z typami płatności w inFakcie, faktury przy płatności przy odbiorze wyglądają jak opłacone z góry.
| Błąd | Objaw w inFakt | Jak naprawić |
|---|
| Brak stawki VAT w produkcie | domyślna stawka na fakturze | uzupełnij stawki w produktach w Base i skoryguj błędne faktury |
| Dostawa poza fakturą | kwota faktury niższa niż zapłata klienta | dodaj dostawę jako pozycję w ustawieniach faktur |
| Niepowiązane płatności | zły typ płatności na fakturze | powiąż metody płatności z Base z typami w inFakcie |
| Faktura OSS jako krajowa | polski VAT przy sprzedaży do konsumenta z UE | ustal z księgowym zasady OSS i serię faktur OSS |
| Zła data sprzedaży | przychód w niewłaściwym miesiącu | skoryguj datę sprzedaży w inFakcie |
Przy ostatnim punkcie pomaga zmiana z czerwca 2026 r. Według historii zmian inFakt pozwala korygować datę sprzedaży na fakturach w miesiącach otwartych i zaksięgowanych, a w tym drugim przypadku system koryguje deklaracje i przelicza różnice kursowe (stan na wrzesień 2026 - sprawdź aktualną dokumentację inFakt). Ogólne zasady poprawnych danych w automatycznych fakturach opisujemy w tekście o tym, jak działa
Błąd 6 - zamówienia bez faktury po błędzie integracji
Połączenie z inFaktem może chwilowo nie działać, na przykład po zmianie klucza API. Jeśli akcja automatyczna w Base nie zatrzymuje kolejnych kroków po błędzie, zamówienie przechodzi dalej, klient dostaje wiadomość bez faktury, a nikt nie zauważa braku dokumentu.
W akcji wystawiającej fakturę włącz zatrzymanie kolejnych akcji po błędzie.
Po udanej fakturze przenieś zamówienie do osobnego statusu.
Wiadomość z fakturą wysyłaj dopiero z tego statusu, osobną akcją.
Raz w tygodniu sprawdzaj zamówienia, które utknęły w statusie sprzed faktury.
Taki układ rekomenduje pomoc Base. Dzięki niemu brak faktury od razu widać w panelu, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca.
Warto też sprawdzić integrację po każdej zmianie, która może ją przerwać: po wygenerowaniu nowego klucza API w inFakcie, zmianie planu, dodaniu nowego kanału sprzedaży lub nowej metody płatności. Wystarczy jedno testowe zamówienie, żeby upewnić się, że faktura nadal powstaje i trafia do kupującego.
Błąd 7 - brak kosztów sprzedaży z marketplace'ów
Zgłaszanie sprzedaży to jedno, ale księgowy potrzebuje też kosztów, które ją generują: prowizji, opłat za wyróżnienia i reklamy, kosztów kurierów i operatorów płatności. Według producenta inFakt pobiera faktury kosztowe z KSeF automatycznie, a dokumenty zagraniczne dodasz zdjęciem lub plikiem z odczytem OCR. Błąd polega na tym, że faktury od zagranicznych platform reklamowych czy marketplace'ów spoza Polski nie trafiają do KSeF i trzeba je dodać ręcznie. Więcej o podatkach w sprzedaży na Allegro znajdziesz w tekście
Błąd 8 - sprzedaż do konsumentów z UE rozliczana jak krajowa
Marketplace'y ułatwiają wysyłkę za granicę, a klienci z Czech, Słowacji czy Niemiec kupują na Allegro i w polskich sklepach coraz częściej. Po przekroczeniu unijnego limitu 10 000 euro rocznie sprzedaż wysyłkowa do konsumentów w UE co do zasady podlega VAT kraju nabywcy, a wielu sprzedawców rozlicza ją w procedurze OSS (stan na wrzesień 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Błąd polega na tym, że integracja dalej wystawia zwykłe faktury z polskim VAT, bo nikt nie zmienił ustawień po przekroczeniu limitu.
inFakt obsługuje faktury OSS, ale to Ty i księgowy musicie zdecydować, kiedy i dla których zamówień mają być stosowane. Monitoruj wartość sprzedaży do konsumentów z UE w Base i umów się z księgowym na sygnał ostrzegawczy, zanim limit zostanie przekroczony.
Błąd 9 - dokumenty przekazywane księgowemu w ostatniej chwili
Ostatni błąd nie dotyczy integracji, tylko organizacji pracy. Zestawienia paragonów, korekty i koszty spoza KSeF trafiają do księgowego dzień przed terminem rozliczenia. Księgowy nie ma czasu na pytania, więc rozlicza to, co dostał, a wyjaśnienia przechodzą na kolejny miesiąc. Przy sprzedaży z kilku kanałów takie przesunięcia szybko się kumulują.
Rozwiązanie jest proste: ustal z księgowym inFaktu stały termin przekazania kompletu danych, na przykład w ciągu kilku dni po zakończeniu miesiąca, i trzymaj się go niezależnie od sezonu. W okresach dużej sprzedaży, takich jak koniec roku, warto przekazywać dane co tydzień.
Jak zgłaszać sprzedaż z marketplace do księgowego inFakt bez błędów?
Najlepszą ochroną przed wszystkimi opisanymi błędami jest stały rytm zamknięcia miesiąca. Nie musi być skomplikowany - wystarczy kilka kroków wykonywanych zawsze w tej samej kolejności.
[#chart:ksg55b]
Prosty wskaźnik pomaga ocenić, czy proces działa. Policz, jaki odsetek zamówień z danego miesiąca nie ma dokumentu sprzedaży - faktury albo pozycji w ewidencji paragonów. W dobrze ustawionym procesie wynik powinien być bliski zeru, a każde odchylenie trzeba wyjaśnić przed wysłaniem danych do księgowego.
[#chart:ksg55c]
Jak Vinson pomaga uporządkować sprzedaż z marketplace w inFakt
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem producenta inFakt - wdrażamy i integrujemy go ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base oraz naprawiamy istniejące integracje.
sprawdzamy, skąd w Twoim układzie powstają faktury i usuwamy podwójne źródła dokumentów,
konfigurujemy Base z Allegro, sklepem i marketplace'ami oraz integrację z inFaktem,
ustawiamy akcje automatyczne z zatrzymaniem po błędzie, statusy zwrotów i mapowanie płatności,
przygotowujemy procedurę korekt, paragonów i zamknięcia miesiąca do uzgodnienia z księgowym.
Masz rozbieżności między sprzedażą a tym, co widzi księgowy? Umów się na
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego w inFakt mam mniej sprzedaży niż na Allegro?
Najczęściej dlatego, że integracja Base z inFaktem przekazuje faktury, ale nie paragony. Sprzedaż do konsumentów bez faktury trzeba przekazać księgowemu osobno, np. jako raporty z kasy lub zestawienie sprzedaży. Drugą przyczyną bywają zamówienia, przy których faktura nie wystawiła się z powodu błędu integracji.
Jak wystawić korektę w inFakt do zwrotu z Allegro?
Jeśli faktura powstała w Base, korektę wystawiasz w Base i przekazujesz ją do inFaktu ręcznie z sekcji korekt. Jeśli faktura była wystawiona bezpośrednio w inFakcie, korektę wystawiasz w inFakcie. W obu przypadkach warto mieć osobny status zamówienia dla zwrotów czekających na korektę.
Co zrobić z podwójną fakturą w inFakt?
Ustal z księgowym, którą fakturę pozostawić, a drugą skoryguj zgodnie z jego zaleceniem, bo faktury wysłanej do KSeF nie da się po prostu usunąć. Potem wyłącz drugie źródło wystawiania faktur, najczęściej wtyczkę sklepu, żeby problem się nie powtarzał.
Czy zmiana faktury w Base zmieni ją w inFakt?
Nie. Według pomocy Base faktura jest przekazywana do inFaktu tylko raz, więc zmiany po wystawieniu trzeba wprowadzać w inFakcie. Base pobiera dokument z inFaktu przez API, dlatego zmiany z inFaktu będą widoczne na wydrukach i linkach w Base.
Jak często przekazywać księgowemu sprzedaż z marketplace?
Faktury z integracji księgowy widzi w inFakcie na bieżąco. Zestawienia paragonów, korekty i koszty spoza KSeF najlepiej przekazywać w stałym terminie, raz w miesiącu tuż po jego zakończeniu, a przy dużej liczbie zwrotów - co tydzień.
Chcesz, żeby sprzedaż z Allegro i sklepu trafiała do księgowego inFaktu bez poprawek?
