inFakt migracja z iFirmy - jak przenieść dane bez utraty historii?

Plan migracji z iFirmy do inFakt krok po kroku

Poniższy plan zakłada firmę sprzedającą na Allegro i we własnym sklepie, która w iFirmie miała integrację z Allegro, magazyn i faktury do zamówień. Kolejność jest ważna: najpierw stawiasz nowy układ obok starego, a dopiero potem wyłączasz stary.

[#chart:ksg58b]

1. Inwentaryzacja tego, co robi iFirma

Spisz wszystkie zadania, które dziś wykonuje iFirma: import zamówień, faktury i paragony do zamówień, korekty do zwrotów, stany, etykiety, wiadomości do kupujących, rozliczenia podatkowe. Każde zadanie musi mieć po migracji nowego właściciela - inFakt, Base albo konkretną osobę. Spisz też szablony wiadomości, metody płatności i dostawy oraz reguły, według których iFirma dobierała dokument do zamówienia. To one najczęściej giną przy przenosinach, bo ustawiono je dawno i nikt o nich nie pamięta, a od nich zależy, czy kupujący dostanie właściwy dokument w tej samej formie co dotąd.

2. Konto inFakt i rozmowa z księgowym

Załóż konto inFakt - według producenta nowe konto daje 30 dni dostępu do pełnej wersji aplikacji. Na pierwszej rozmowie z księgowym omów formę opodatkowania, kanały sprzedaży, paragony, zwroty i sprzedaż do UE. Ustal też, jakie dane narastające księgowy chce dostać z iFirmy i w jakiej formie.

3. Base jako nowe centrum zamówień

Skoro inFakt nie pobiera zamówień z Allegro i nie prowadzi stanów, przed przełączeniem musisz mieć działający Base. Podłączasz w nim Allegro, sklep i inne kanały, importujesz produkty i stany, ustawiasz statusy i akcje automatyczne. Integracja z inFaktem to klucz API wygenerowany w inFakcie i integracja księgowa dodana w Base.

4. Ustawienia faktur i KSeF w inFakt

Ustaw dane firmy, numerację, stawki VAT i szablon faktury. Połączenie z KSeF aktywujesz Profilem Zaufanym. Faktury wystawione wcześniej przez iFirmę w KSeF pozostają w systemie niezależnie od programu, więc ciągłość e-faktur nie jest zagrożona, ale numeracja w inFakcie powinna zaczynać się czysto od dnia przełączenia.

5. Dzień przełączenia

Wybierz dzień na początku okresu. Wieczorem przed nim wyłącz automatyczne faktury i import zamówień w iFirmie, a rano włącz akcje automatyczne w Base. Zamówienia opłacone przed przełączeniem dokończ w iFirmie, nowe obsługuj już w Base i inFakcie.

[#uwaga] Najgroźniejszy błąd przy migracji to dwa aktywne źródła faktur. Jeśli integracja iFirmy z Allegro nadal działa po włączeniu akcji w Base, część zamówień dostanie dwie faktury. Zanim włączysz nowy układ, odłącz w iFirmie automatyczne wystawianie dokumentów i sprawdź to na jednym zamówieniu testowym.

Jak zachować historię dokumentów po przejściu na inFakt?

inFakt nie musi zawierać całej historii z iFirmy. Przepisy wymagają przechowywania dokumentacji przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, ale nie wymagają, żeby była w jednym programie. Dlatego najbezpieczniejsze jest archiwum w starym systemie plus komplet plików na własnym dysku.

• pobierz PDF-y faktur sprzedaży i kosztów za lata, które nie są przedawnione,

• zachowaj wysłane pliki JPK wraz z potwierdzeniami UPO i deklaracje roczne,

• wyeksportuj zestawienia sprzedaży, kosztów i rozrachunków, które iFirma udostępnia,

• sprawdź, na jakich warunkach zachowasz dostęp do konta iFirmy po zakończeniu abonamentu.

Przez pewien czas możesz płacić za oba programy, bo stary będzie potrzebny do wglądu i do dokończenia zamówień sprzed przełączenia. Uwzględnij to w budżecie - to koszt jednorazowy, a oszczędza wielu nerwów przy pierwszej kontroli lub pytaniu z urzędu.

Stany, rozrachunki i integracje sprzedażowe przy migracji na inFakt

Trzy obszary sprawiają najwięcej kłopotów, bo w iFirmie łączyły się w jednym programie, a po migracji rozchodzą się między inFakt i Base.

Stany magazynowe

Stany przenosisz do Base, nie do inFaktu. Zrób to w dniu przełączenia, po ostatnim zamówieniu obsłużonym w iFirmie. Jeśli prowadzisz dokumenty magazynowe i remanent, ustal z księgowym, jak ujmie stan towarów na dzień zmiany - przy JDG na KPiR ma to znaczenie dla rozliczenia rocznego.

Rozrachunki

Lista nieopłaconych faktur sprzedaży i kosztów na dzień przełączenia trafia do księgowego inFaktu. Płatności za faktury wystawione jeszcze w iFirmie warto rozliczać w iFirmie, a nowe - w inFakcie. Przy płatnościach z Allegro i operatorów płatności zwykle wystarczy, że zamówienia sprzed przełączenia zostaną zamknięte w starym programie. Faktury B2B z odroczonym terminem płatności wymagają więcej uwagi - przygotuj ich listę z kwotami i terminami, żeby żadna wpłata nie została bez rozliczenia.

Integracje sprzedażowe

W iFirmie Allegro było podłączone bezpośrednio. Po migracji Allegro, sklep i marketplace'y łączysz z Base, a Base z inFaktem. Zmienia się też obsługa zwrotów: według pomocy Base integracja przekazuje fakturę do inFaktu jeden raz, korekty przekazuje się ręcznie, a paragony do inFaktu nie trafiają. Procedurę zwrotów i ewidencję paragonów ustal z księgowym przed dniem przełączenia.

Jeśli jeszcze się wahasz, porównaj oba programy pod kątem sprzedaży w artykule

Kiedy przejście w trakcie roku, a kiedy od stycznia?

Decyzję ułatwia proste porównanie. Jeśli większość punktów po lewej stronie pasuje do Twojej firmy, możesz przejść od najbliższego miesiąca. Jeśli przeważa prawa strona, lepiej poczekać do nowego roku.

[#chart:ksg58c]

[#przyklad] Przykład: JDG sprzedająca części do drukarek 3D prowadziła księgowość samodzielnie w iFirmie, z integracją z Allegro i magazynem. Właściciel postanowił oddać księgowość osobistemu księgowemu. Przez trzy tygodnie stawiał Base obok iFirmy, przenosząc produkty i stany, a pierwszego dnia miesiąca wyłączył faktury w iFirmie i włączył akcje automatyczne w Base z inFaktem. Zamówienia z ostatnich dni poprzedniego miesiąca dokończył w iFirmie, a księgowy dostał zestawienie danych narastających i listę otwartych rozrachunków.

Najczęstsze błędy przy migracji z iFirmy do inFakt

Większość problemów po przejściu na inFakt nie wynika z samych programów, tylko z pośpiechu. Te same błędy powtarzają się u wielu sprzedawców, którzy zmieniają księgowość w środku sezonu.

• Przełączenie w środku miesiąca - dokumenty z jednego okresu lądują w dwóch programach, a księgowy musi je składać ręcznie.

• Brak listy zadań iFirmy - po migracji okazuje się, że nikt nie wysyła faktur kupującym albo nie drukuje etykiet.

• Stany przeniesione za wcześnie - zamówienia z ostatnich dni zdejmują stany w iFirmie, a Base pokazuje zawyżoną dostępność i przyjmuje zamówienia bez towaru.

• Paragony bez właściciela - w iFirmie powstawały w integracji, a w nowym układzie nikt nie ustalił ich ewidencji z księgowym.

• Zamknięte konto iFirmy - bez wcześniejszego pobrania archiwum trudno odpowiedzieć na pytanie urzędu o dokument sprzed roku.

Każdy z tych błędów da się wyeliminować listą kontrolną przygotowaną tydzień przed dniem przełączenia. Najlepiej przejść ją razem z osobą, która na co dzień obsługuje zamówienia, bo to ona wie, które czynności iFirma wykonywała „po cichu”.

Jak Vinson pomaga w migracji z iFirmy do inFakt

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem producenta inFakt ani iFirmy - zajmujemy się częścią sprzedażową migracji, czyli zamówieniami, stanami i integracjami.

• spisujemy zadania, które dziś wykonuje iFirma, i przypisujemy je do nowego układu,

• wdrażamy Base z Allegro, sklepem i marketplace'ami, importujemy produkty i stany,

• łączymy Base z inFaktem i ustawiamy akcje automatyczne, płatności i wysyłkę faktur,

• planujemy dzień przełączenia tak, żeby sprzedaż nie stanęła ani na godzinę.

Planujesz przejście z iFirmy na inFakt? Umów

Najczęściej zadawane pytania

Jak przenieść dane z iFirmy do inFakt?

Przenieś kontrahentów, produkty ze stawkami VAT, otwarte rozrachunki i dane narastające potrzebne księgowemu, a historię dokumentów zachowaj w iFirmie jako archiwum. Zamówienia z Allegro i stany magazynowe przenieś do Base, bo inFakt ich nie obsługuje.

Czy można przejść z iFirmy do inFakt w trakcie roku?

Tak, ale najwygodniej od początku miesiąca, a najlepiej od nowego roku podatkowego. Przy zmianie w trakcie roku księgowy inFaktu potrzebuje danych narastających, takich jak przychody, koszty, środki trwałe i wpłacone zaliczki.

Czy stracę historię faktur po przejściu na inFakt?

Nie, jeśli zachowasz archiwum. Pobierz PDF-y faktur, zestawienia i wysłane pliki JPK z iFirmy i sprawdź warunki dostępu do starego konta. Faktury wystawione w KSeF pozostają w systemie niezależnie od programu.

Co z integracją z Allegro po przejściu z iFirmy na inFakt?

inFakt nie ma natywnej integracji z Allegro, więc zamówienia z Allegro przenosisz do Base, który wystawia faktury w inFakcie. Przed włączeniem Base wyłącz automatyczne faktury w iFirmie, żeby nie powstały podwójne dokumenty.

Czy inFakt pomaga przy przeniesieniu księgowości?

Według strony producenta inFakt przejmuje kontakt, formalności i przeniesienie dokumentów przy przeniesieniu księgowości, a proces zaczyna się od bezpłatnej rozmowy z księgowym. Część sprzedażową, czyli zamówienia, stany i integracje, trzeba zaplanować osobno.

Chcesz przejść na inFakt bez przestoju w sprzedaży?