Krok 2 - faktury, numeracja i produkty w inFakt
Program do faktur w inFakcie obsługuje faktury VAT, marżowe, bez VAT, zaliczkowe, korygujące, cykliczne, zaplanowane, proformy i faktury OSS. Faktury wystawisz też po angielsku i w walucie obcej, a wygląd dokumentu dopasujesz, wybierając jeden z gotowych szablonów lub tworząc własny w edytorze HTML i CSS.
Sprzedawca internetowy nie potrzebuje wszystkich typów dokumentów. Zestawienie poniżej pokazuje te, które w e-commerce przydają się najczęściej, i sytuacje, w których się ich używa.
[#chart:ksg53b]
Numeracja i serie
Ustal z księgowym, czy faktury z różnych kanałów mają mieć wspólną numerację, czy osobne serie. Pamiętaj, że według pomocy Base integracja z inFaktem nie pozwala mapować serii numeracji z Base na serie w inFakcie. Jeśli zależy Ci na rozdzieleniu numeracji między kanałami, ustal to z księgowym i integratorem przed startem, a nie po pierwszym miesiącu.
Produkty i stawki VAT
Uzupełnij stawki VAT dla produktów, które sprzedajesz najczęściej, i sprawdź pozycję dostawy. Przy sprzedaży online koszt wysyłki opłacony przez kupującego jest częścią sprzedaży i powinien pojawić się na fakturze. Jeśli faktury będą powstawać z Base, stawki VAT muszą być poprawne w produktach w Base, bo to stamtąd trafią do inFaktu.
Wysyłka faktur do kupujących
inFakt pozwala zapisać fakturę jako PDF i wysłać ją mailem bezpośrednio z konta. Przy sprzedaży przez Base dokument zwykle wysyła Base - pobiera PDF z inFaktu i dołącza go do wiadomości do kupującego. Zdecyduj, który system wysyła faktury, i wyłącz wysyłkę w drugim. Inaczej klient dostanie ten sam dokument dwa razy albo nie dostanie go wcale, bo każdy system będzie zakładał, że zrobił to drugi.
Krok 3 - księgowy online w inFakt
W planach z księgowością inFakt przypisuje osobistego księgowego, który prowadzi księgowość JDG lub spółki i reprezentuje firmę przed urzędem skarbowym i ZUS. Kontakt odbywa się telefonicznie, mailowo i przez aplikację, a dokumenty udostępniasz w aplikacji, więc nie trzeba ich wysyłać osobno. Aplikacja pokazuje też aktualne kwoty podatków i ZUS do zapłaty, które możesz opłacić z poziomu konta. Pierwsza rozmowa to najlepszy moment, żeby omówić specyfikę sprzedaży internetowej.
Opisz kanały sprzedaży i przybliżoną liczbę zamówień miesięcznie.
Ustal, jak ewidencjonujesz sprzedaż na rzecz konsumentów - kasa fiskalna, drukarka fiskalna czy zwolnienie z kasy, jeśli Ci przysługuje.
Ustal, kto i jak wystawia korekty do zwrotów, zwłaszcza gdy faktury powstają w Base.
Omów prowizje marketplace'ów, opłaty za reklamy i faktury od operatorów płatności jako koszty.
Jeśli wysyłasz do konsumentów w UE, ustal sposób rozliczenia sprzedaży w procedurze OSS.
Wnioski z tej rozmowy zapisz w krótkiej procedurze. Przyda się Tobie, pracownikom i integratorowi. Szerzej o obowiązkach podatkowych sprzedawców piszemy w tekście
Krok 4 - inFakt i KSeF, czyli jak połączyć konto z e-fakturami
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Według informacji inFaktu obowiązek odbierania faktur w KSeF objął wszystkich przedsiębiorców od lutego 2026 r., a obowiązek wystawiania wchodzi etapami - duże firmy od lutego, większość pozostałych od kwietnia 2026 r. (stan na kwiecień 2026 - sprawdź aktualne przepisy i wyjątki).
Według producenta połączenie inFaktu z KSeF aktywujesz z pomocą Profilu Zaufanego - potwierdzasz operację i od tej chwili możesz wystawiać i odbierać e-faktury w aplikacji. Wysyłka faktury do KSeF polega na uzupełnieniu pól, zapisaniu dokumentu i kliknięciu wysyłki do KSeF. Faktury kosztowe inFakt pobiera z KSeF automatycznie i wysyła powiadomienie o nowym koszcie.
W firmie handlowej KSeF zmienia przede wszystkim stronę kosztów. Faktury od hurtowni, kurierów, operatorów płatności i marketplace'ów nie muszą już przychodzić mailem ani być przepisywane. Wystarczy, że raz w tygodniu przejrzysz nowe koszty w aplikacji i sprawdzisz, czy żaden nie jest podejrzany. Producent pozwala zgłosić i odrzucić fakturę, która wygląda na próbę wyłudzenia, co przy rosnącej liczbie dokumentów w KSeF ma realne znaczenie.
| Element KSeF | Jak działa w inFakt | Na co uważać w e-commerce |
|---|
| Aktywacja | potwierdzenie Profilem Zaufanym | zrób to przed pierwszą fakturą z integracji |
| Wysyłka faktur | z aplikacji po zapisaniu dokumentu | sprawdź, czy faktury z Base trafiają do KSeF bez ręcznego klikania |
| Faktury kosztowe | pobierane automatycznie z powiadomieniem | prowizje i opłaty marketplace'ów przypisz do właściwych kosztów |
| Faktury podejrzane | możliwość zgłoszenia i odrzucenia | sprawdzaj nieznanych wystawców |
| Konsumenci | faktura dla osoby prywatnej | kupujący bez NIP dostaje dokument w uzgodnionej formie, np. PDF |
Tabela opisuje funkcje deklarowane przez producenta (stan na kwiecień 2026 - sprawdź aktualne informacje inFakt o KSeF). Jak e-faktury działają przy sprzedaży przez integratora, wyjaśniamy we wpisie
Krok 5 - integracja inFakt ze sprzedażą
Gdy faktury, księgowy i KSeF są gotowe, możesz podłączyć sprzedaż. inFakt nie wymienia natywnej integracji z Allegro, dlatego zamówienia z marketplace'ów najczęściej przechodzą przez Base. Według instrukcji Base w panelu inFakt generujesz klucz API, a w Base dodajesz integrację księgową inFakt i wpisujesz dane dostępowe. Dla sklepu na WooCommerce dostępne jest bezpośrednie połączenie z inFaktem.
ustaw akcję automatyczną w Base, która wystawia fakturę w inFakcie przy wybranym statusie zamówienia,
powiąż metody płatności z Base z typami płatności w inFakcie,
włącz opcję zatrzymania kolejnych akcji po błędzie, żeby zamówienia bez faktury nie szły dalej,
dopiero po udanej fakturze wysyłaj kupującemu wiadomość z dokumentem.
[#uwaga] Według pomocy Base integracja przekazuje fakturę do inFaktu tylko raz, korekty trzeba przekazywać ręcznie, a paragony nie trafiają do inFaktu. Zmiany w już przekazanej fakturze wprowadzaj w inFakcie. Ustal z księgowym, jak ewidencjonować sprzedaż na paragony, zanim włączysz automatyzację.
Krok 6 - test inFakt na prawdziwych zamówieniach
Konfiguracja nie jest skończona, dopóki nie przejdziesz przez pełny cykl zamówienia. Wybierz kilka zamówień, które dobrze reprezentują Twoją sprzedaż, i sprawdź każdy etap: od wpłaty, przez fakturę i KSeF, po wiadomość do kupującego i widok dokumentu u księgowego.
[#checklista] Test przed startem: faktura dla firmy z NIP z zamówienia z Allegro, faktura dla konsumenta na życzenie, zamówienie z dostawą jako osobną pozycją, zwrot części towaru z korektą, sprzedaż do konsumenta w innym kraju UE, zamówienie opłacone przy odbiorze, faktura kosztowa od kuriera pobrana z KSeF.
Po każdym teście sprawdź trzy rzeczy. Czy dane na fakturze zgadzają się z zamówieniem, łącznie z kosztem dostawy i stawką VAT. Czy dokument trafił do KSeF i ma numer nadany przez system. Czy księgowy widzi go w odpowiednim miesiącu i w odpowiedniej ewidencji. Jeśli któryś z tych punktów zawodzi, popraw ustawienia, zanim włączysz automatyczne akcje dla wszystkich zamówień.
Przy okazji zainstaluj aplikację mobilną inFakt na iPhone'a lub Androida. Pozwala wystawiać faktury i zaglądać w księgowość z telefonu, a powiadomienia o nowych kosztach z KSeF pomagają szybko wyłapać faktury, których się nie spodziewasz. Dobrą praktyką jest też ustalenie stałego dnia w miesiącu, w którym przeglądasz koszty i odpowiadasz na pytania księgowego.
Najczęstsze problemy przy konfiguracji inFakt i jak je rozwiązać
Nawet przy dobrej kolejności pierwsze tygodnie ujawniają kilka typowych problemów. Większość z nich wynika z ustawień, a nie z błędów programu.
[#chart:ksg53c]
Jeśli po pierwszym miesiącu w danych są rozbieżności, porównaj liczbę zamówień w Base z liczbą faktur w inFakcie i z ewidencją paragonów. Tam zwykle widać, gdzie powstaje luka, a jej źródłem najczęściej są zwroty bez korekty lub paragony spoza inFaktu.
Jak Vinson pomaga skonfigurować inFakt ze sprzedażą online
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem producenta inFakt - wdrażamy i integrujemy go ze sklepem, Allegro i marketplace'ami.
przygotowujemy listę ustaleń do omówienia z księgowym inFaktu,
konfigurujemy Base i podłączamy go do inFaktu kluczem API,
ustawiamy akcje automatyczne, statusy i mapowanie płatności,
testujemy fakturę, korektę i sprzedaż do UE na prawdziwych zamówieniach.
Wolisz, żeby ktoś przeprowadził Cię przez konfigurację? Umów się na
Najczęściej zadawane pytania
Jak skonfigurować inFakt krok po kroku?
Zacznij od założenia konta i uzupełnienia danych firmy, potem ustaw faktury, numerację i stawki VAT. Następnie omów z księgowym zasady ewidencji sprzedaży online, połącz konto z KSeF i na końcu podłącz Base lub sklep.
Jak połączyć inFakt z KSeF?
Według producenta połączenie aktywujesz, potwierdzając operację Profilem Zaufanym. Potem wysyłasz faktury do KSeF z aplikacji po ich zapisaniu, a faktury kosztowe są pobierane automatycznie.
Jak podłączyć inFakt do Base?
W panelu inFakt wygeneruj klucz API, a w Base dodaj integrację księgową inFakt i wpisz dane dostępowe. Następnie ustaw akcję automatyczną wystawiającą fakturę i powiąż metody płatności z typami płatności w inFakcie.
Czy inFakt przyjmuje paragony z Base?
Według pomocy Base integracja z inFaktem nie przekazuje paragonów, tylko faktury i ręcznie przekazywane korekty. Sposób ewidencji sprzedaży na paragony trzeba ustalić osobno z księgowym.
Ile trwa konfiguracja inFakt w firmie handlowej?
Podstawową konfigurację zrobisz w jeden dzień, ale pełne wdrożenie z księgowym, KSeF i integracją z Base zwykle zajmuje kilka dni. Najdłużej trwają ustalenia dotyczące paragonów, zwrotów i sprzedaży do UE.
Chcesz uruchomić inFakt bez poprawek po pierwszym miesiącu?
