Jak ustawić automatyczne faktury inFakt w Base?
Według instrukcji Base konfiguracja zaczyna się od klucza API wygenerowanego w panelu inFakt. Potem w Base dodajesz integrację z kategorii księgowej, wybierasz inFakt i wpisujesz dane dostępowe. Reszta to ustawienia, od których zależy, czy automatyzacja będzie działać bez nadzoru.
Mapowanie płatności - powiąż każdą metodę płatności z Base z typem płatności w inFakcie, także płatność przy odbiorze.
Status wyzwalający - wybierz status, przy którym ma powstać faktura, np. opłacone zamówienie z prośbą o fakturę.
Akcja automatyczna - ustaw wystawienie faktury z opcją zatrzymania po błędzie.
Status po sukcesie - po udanej fakturze przenieś zamówienie do osobnego statusu.
Wysyłka do kupującego - druga akcja wysyła e-mail z fakturą pobraną z inFaktu.
Taka sekwencja sprawia, że zamówienie, przy którym faktura się nie wystawiła, zostaje w pierwotnym statusie. Wystarczy raz dziennie przejrzeć ten status, żeby wyłapać wszystkie problemy. Pełny opis połączenia znajdziesz we wpisie
Stawki VAT i koszt dostawy
Automatyczna faktura jest tak dobra, jak dane, z których powstaje. Stawki VAT muszą być poprawne w produktach w Base, bo stamtąd trafiają do inFaktu. Koszt wysyłki opłacony przez kupującego powinien pojawić się na fakturze jako pozycja z właściwą stawką. Sprawdź to na kilku zamówieniach przed włączeniem akcji dla wszystkich kanałów.
Numeracja
Według pomocy Base integracja z inFaktem nie pozwala mapować serii numeracji z Base na serie w inFakcie. Jeśli chcesz rozdzielić numerację między kanałami, ustal to z księgowym przed startem. Zmiana numeracji po pierwszym miesiącu oznacza przerwę w ciągłości serii i dodatkowe pytania przy kontroli, a w praktyce także ręczne poprawki w dokumentach, które powstały już automatycznie. Lepiej poświęcić na tę decyzję kwadrans na początku niż kilka godzin później.
Automatyzacja kosztów i KSeF w inFakt
Druga połowa automatyzacji dotyczy kosztów. Sprzedawca marketplace dostaje co miesiąc faktury od Allegro, kurierów, operatorów płatności i hurtowni. Według producenta inFakt pobiera faktury kosztowe z KSeF automatycznie i wysyła powiadomienie o nowym koszcie, a dokumenty spoza KSeF odczytuje przez OCR. W planie inFakt Plus AI kategoryzuje i księguje faktury kosztowe, a Ty przed zamknięciem miesiąca sprawdzasz wpisy.
koszty z KSeF nie wymagają przesyłania plików ani przepisywania,
podejrzaną fakturę można zgłosić i odrzucić w aplikacji,
księgowy widzi koszty od razu, bez osobnego przekazywania dokumentów,
prowizje marketplace'ów warto od początku opisywać tak, żeby dało się policzyć koszt każdego kanału.
Po stronie sprzedaży KSeF działa z aplikacji inFakt - połączenie aktywujesz Profilem Zaufanym. Przy fakturach z Base sprawdź, czy trafiają do KSeF bez ręcznego klikania i co się dzieje, gdy system chwilowo nie odpowiada. Faktury do zamówień powinny mieć jedno źródło także pod kątem KSeF.
Kto pilnuje automatyzacji w inFakt - podział ról w firmie
Automatyzacja nie znaczy, że nikt za nią nie odpowiada. Najwięcej problemów widzimy w firmach, w których akcje w Base ustawił ktoś raz, dawno temu, i od tamtej pory nikt do nich nie zaglądał. Wystarczy prosty podział ról, żeby to zmienić.
Właściciel lub kierownik sprzedaży - decyduje o zmianach w kanałach, metodach płatności i dostawy, które wymagają poprawek w akcjach.
Osoba od zamówień - codziennie przegląda status z zamówieniami zatrzymanymi na błędzie i obsługuje korekty.
Księgowy inFaktu - raz w miesiącu sygnalizuje braki i błędy w dokumentach z integracji.
Integrator - aktualizuje ustawienia przy nowym kanale, nowym kluczu API albo zmianie po stronie Base.
Każda nowa metoda płatności, nowy kurier czy nowy marketplace to sygnał, żeby sprawdzić mapowanie płatności i akcje automatyczne. Zaniedbane zmiany kończą się fakturami z błędnym typem płatności albo zamówieniami bez dokumentu.
Ile czasu oszczędza automatyzacja inFakt przy setkach zamówień?
Nie ma jednej liczby dla wszystkich firm, ale łatwo policzyć ją dla własnej sprzedaży. Najpierw sprawdź, jaka część faktur powstaje bez udziału człowieka. To najprostszy wskaźnik dojrzałości automatyzacji.
[#chart:ksg57b]
Potem zmierz, ile minut zajmuje Ci jedna faktura wystawiona ręcznie, i pomnóż przez liczbę faktur w miesiącu. Przykład z wartościami umownymi: jeśli ręczna faktura zajmuje 3 minuty, a miesięcznie wystawiasz 300 faktur, to 15 godzin pracy. Po automatyzacji zostają tylko wyjątki - korekty, błędy połączenia i nietypowe zamówienia.
[#przyklad] Przykład: sklep z kosmetykami sprzedaje na Allegro i w sklepie na WooCommerce. Wcześniej faktury wystawiała wtyczka sklepu, a dla Allegro właścicielka przepisywała dane ręcznie. Po przeniesieniu zamówień do Base i ustawieniu jednej akcji automatycznej faktury dla obu kanałów powstają w inFakcie same, wtyczka sklepu ma wyłączone fakturowanie, a ręcznie obsługiwane są tylko korekty raz dziennie.
Czego nie zautomatyzujesz w inFakt - korekty, paragony i stany
Automatyzacja ma granice, które warto znać, zanim obiecasz zespołowi, że faktury „zrobią się same”. Według pomocy Base integracja z inFaktem przekazuje fakturę tylko raz, a zmiany po wystawieniu wprowadza się w inFakcie.
Korekty - przekazujesz je ręcznie z sekcji korekt w Base, więc potrzebna jest osoba i stały termin.
Paragony - nie trafiają do inFaktu, ewidencję sprzedaży na paragony ustalasz z księgowym.
Stany magazynowe - inFakt nie ma modułu magazynowego, stany prowadzi Base.
Błędy połączenia - zamówienia zatrzymane na błędzie trzeba przejrzeć i ponowić.
Jeśli automatyzacja przestaje działać, przyczyna zwykle leży w kilku powtarzalnych miejscach. Poniższy schemat pomaga szybko je znaleźć.
[#chart:ksg57c]
Dobrą praktyką jest comiesięczne porównanie trzech liczb: zamówień w Base, faktur w inFakcie i sprzedaży z zestawienia paragonów. Różnicę zwykle tłumaczą zamówienia anulowane, zwroty bez korekty albo zamówienia zatrzymane na błędzie. Więcej o tym, jak działa cały mechanizm niezależnie od programu, piszemy w tekście o
Automatyzacje inFakt poza sklepem - Zapier, API i faktury cykliczne
Nie każdy proces sprzedażowy przechodzi przez sklep lub marketplace. Część firm e-commerce sprzedaje też abonamenty, usługi, hurt dla stałych odbiorców albo produkty cyfrowe przez osobne platformy. inFakt ma na te przypadki kilka narzędzi.
Faktury cykliczne i zaplanowane
Program do faktur w inFakcie obsługuje faktury cykliczne i zaplanowane. Przydają się przy stałych odbiorcach hurtowych, abonamentach i usługach rozliczanych co miesiąc, na przykład przy obsłudze sklepu dla innej firmy. Raz ustawiona faktura powstaje w wybranym terminie, a Ty pilnujesz tylko zmian kwot i danych kontrahenta.
Zapier
W katalogu inFaktu jest Zapier, który łączy program z wieloma aplikacjami bez programowania. Przykładowy scenariusz to faktura wystawiana po płatności w zewnętrznym systemie sprzedaży kursów albo dopisanie kontrahenta po wypełnieniu formularza. Zapier sprawdza się przy prostych przepływach i małej liczbie zdarzeń, ale nie zastąpi Base przy zamówieniach z kilku marketplace'ów.
API inFaktu
Własna integracja przez API ma sens przy nietypowym procesie, własnym systemie zamówień albo dużej skali. Wymaga jednak programisty, testów i utrzymania przy każdej zmianie po stronie inFaktu lub kanału sprzedaży. Zanim zamówisz integrację, sprawdź, czy tego samego nie robi już Base lub gotowe połączenie.
Jak przetestować automatyzacje inFakt przed startem?
Zanim włączysz automatyczne faktury dla wszystkich kanałów, przepuść przez integrację kilkanaście prawdziwych zamówień. Wybierz takie, które pokrywają typowe i nietypowe przypadki z Twojej sprzedaży.
[#checklista] Test przed startem: zamówienie firmy z NIP z Allegro, zamówienie ze sklepu z płatnością online, płatność przy odbiorze, dostawa płatna przez kupującego, zamówienie anulowane po opłaceniu, zwrot części towaru, sprzedaż do konsumenta w innym kraju UE, sztucznie wywołany błąd połączenia (np. nieaktualny klucz API).
Po każdym teście sprawdź trzy rzeczy: czy dane na fakturze zgadzają się z zamówieniem, czy dokument trafił do KSeF i czy księgowy widzi go w odpowiednim miesiącu. Wyniki pokaż księgowemu inFaktu - najszybciej oceni, czy dokumenty z automatu nadają się do zaksięgowania bez poprawek.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować faktury w inFakt
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem producenta inFakt - wdrażamy i integrujemy go ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base.
wdrażamy Base z Allegro, sklepem i marketplace'ami i łączymy go z inFaktem,
ustawiamy akcje automatyczne, statusy, mapowanie płatności i wysyłkę faktur,
porządkujemy stawki VAT i koszt dostawy w produktach,
przygotowujemy procedurę korekt, paragonów i kontroli błędów.
Chcesz, żeby faktury do zamówień powstawały bez Twojego udziału? Umów
Najczęściej zadawane pytania
Czy inFakt wystawia faktury automatycznie do zamówień ze sklepu?
Tak, przy sklepie na WooCommerce gotowe połączenie wystawia faktury VAT i proformy automatycznie lub ręcznie. Przy innych sklepach i marketplace'ach automatyczne faktury w inFakcie wystawia Base według akcji automatycznych.
Czy inFakt importuje zamówienia z Allegro?
Nie, inFakt nie ma natywnej integracji z Allegro. Zamówienia z Allegro pobiera Base, który na ich podstawie wystawia faktury w inFakcie.
Czy korekty z Base trafiają do inFaktu automatycznie?
Nie. Według pomocy Base korekty przekazuje się do inFaktu ręcznie z sekcji korekt, a faktura jest przekazywana tylko raz. Dlatego warto wyznaczyć osobę i stały termin obsługi zwrotów.
Czy inFakt automatycznie pobiera faktury kosztowe?
Tak. Według producenta inFakt pobiera faktury kosztowe z KSeF automatycznie i powiadamia o nowym koszcie, a dokumenty spoza KSeF odczytuje przez OCR.
Jak połączyć inFakt z dowolnym sklepem internetowym?
Jeśli Twojej platformy nie ma w katalogu inFaktu, możesz użyć Base, Zapiera albo własnej integracji przez API inFaktu. Przy kilku kanałach sprzedaży najwygodniej jest przekazywać faktury z jednego miejsca, czyli z Base.
Potrzebujesz pomocy w automatyzacji faktur w inFakcie?
