iFirma raporty - podatki i wynik firmy na bieżąco

Jak policzyć realną rentowność sprzedaży online w iFirma?

Rentowność kanału sprzedaży to zysk, który zostaje z przychodu w danym kanale po odjęciu wszystkich kosztów z nim związanych, wyrażony w procentach przychodu. Przychód weźmiesz z raportu e-commerce albo z rejestru sprzedaży filtrowanego po serii dokumentów kanału. Koszty trzeba zebrać z kilku miejsc.

1. Przychód netto kanału - z raportu e-commerce lub rejestru sprzedaży, osobna seria faktur i paragonów dla każdego kanału bardzo to ułatwia.

2. Koszt sprzedanego towaru - z programu magazynowego iFirma lub z cen zakupu w Base.

3. Prowizje i opłaty - faktury od marketplace'u, np. prowizje i opłaty Allegro za dany miesiąc.

4. Reklama - faktury za Allegro Ads, Google Ads czy Meta Ads przypisane do kanału, który wspierały.

5. Wysyłka, płatności i zwroty - faktury przewoźników, bramek płatniczych i korekty zwrotów.

Gdy masz te liczby, wskaźnik liczysz prostym wzorem. Przykład poniżej używa umownych kwot.

[#chart:ksg39b]

Sam przychód potrafi wprowadzić w błąd. Kanał z największą sprzedażą nie musi być najbardziej opłacalny, jeśli ma wysoką prowizję i dużo zwrotów. Dlatego warto porównać rozkład kosztów w dwóch kanałach na jednym zamówieniu.

[#chart:ksg39c]

W tym umownym przykładzie zamówienie w sklepie zostawia więcej zysku, mimo wyższego udziału reklamy, bo nie ma prowizji marketplace'u. W Twojej firmie proporcje mogą być zupełnie inne - dlatego warto je policzyć na własnych danych, a nie zakładać z góry.

Raporty podatkowe w iFirma - VAT, zaliczki i wynik

Do bieżącej kontroli podatków służą ewidencje. Rejestr sprzedaży i zakupów VAT pokazuje podatek należny i naliczony w okresie, a więc to, ile VAT zapłacisz za miesiąc lub kwartał. Przy KPiR podsumowanie za okres pokazuje przychody, koszty i dochód narastająco, czyli bazę do zaliczki na podatek dochodowy. Przy ryczałcie ewidencja przychodów pokazuje przychód w podziale na stawki.

Przy sprzedaży marketplace warto co miesiąc sprawdzić trzy rzeczy. Czy liczba i wartość dokumentów w rejestrze sprzedaży zgadza się z liczbą zamówień w kanałach. Czy sprzedaż do konsumentów z UE w procedurze OSS jest ujęta osobno. I czy wszystkie faktury kosztowe od marketplace'ów i przewoźników są już w ewidencji, zanim zamkniesz miesiąc. Zasady rozliczeń OSS i zestawień sprzedaży opisujemy w tekście

[#tip] Ustal stały dzień w miesiącu, np. 10., na przegląd raportów. Do tego czasu spływają faktury prowizyjne z marketplace'ów i faktury za reklamy, więc wynik za poprzedni miesiąc jest kompletny. Wcześniejsza analiza zwykle zawyża rentowność, bo część kosztów reklamy i prowizji jeszcze nie jest zaksięgowana.

Jak ustawić raporty w iFirma, żeby pokazywały wynik na bieżąco?

Raporty są tak dobre, jak dane, które do nich trafiają. Kilka ustawień robi ogromną różnicę w tym, czy zestawienie da się czytać bez ręcznej obróbki.

• Osobne serie dokumentów dla kanałów - Allegro, sklep i inne marketplace'y z własną serią, żeby rejestr sprzedaży dało się filtrować po kanale.

• Spójne nazwy i SKU towarów - raport szczegółowy grupuje po towarze, więc ten sam produkt pod trzema nazwami rozbije wynik.

• Koszty opisane kanałem - w opisie lub kategorii kosztu zaznacz, którego kanału dotyczy faktura.

• Harmonogram eksportu - raport e-commerce w CSV lub XLS co tydzień lub co miesiąc do jednego arkusza.

• Jedno źródło dokumentów - jeśli faktury wystawia Base, a nie integracja iFirma, sprawdź, czy kanał jest widoczny w serii dokumentu.

Przy wielu kanałach część danych o sprzedaży i kosztach wygodniej zbierać w Base, który zna źródło każdego zamówienia. iFirma pozostaje wtedy miejscem ewidencji podatkowej, a analiza rentowności odbywa się w arkuszu, do którego trafiają eksporty z obu systemów. Ważne, żeby arkusz miał stały układ kolumn, bo tylko wtedy porównanie miesiąc do miesiąca zajmuje minuty, a nie godziny.

Miesięczny przegląd wyniku w iFirma - przykładowy schemat

Najwięcej korzyści daje nie jednorazowa analiza, tylko powtarzalny przegląd w tym samym układzie co miesiąc. Wtedy od razu widać, że prowizje rosną szybciej niż sprzedaż albo że jeden kanał zaczyna generować więcej zwrotów. Poniżej schemat, który da się przejść w godzinę, gdy dane są uporządkowane.

1. Kompletność dokumentów - porównaj liczbę zamówień w kanałach z liczbą faktur i paragonów w rejestrze sprzedaży.

2. Koszty kanałów - sprawdź, czy są faktury prowizyjne, reklamowe, kurierskie i od bramek płatniczych za cały miesiąc.

3. Sprzedaż w kanałach - z raportu e-commerce weź przychód i liczbę zamówień dla każdego kanału.

4. Marża kanałów - w arkuszu odejmij koszty i policz marżę według wzoru, porównaj z poprzednim miesiącem.

5. Podatki - sprawdź VAT za okres i dochód narastająco, zaplanuj gotówkę na płatności.

Taki przegląd warto robić razem z księgową lub biurem iFirma, jeśli prowadzi Twoje księgi. Ona widzi ewidencję, Ty znasz kanały i kampanie. Dopiero połączenie tych dwóch perspektyw pokazuje, gdzie firma traci pieniądze. Przykładowo wzrost kosztów reklamy w jednym miesiącu może być w porządku, jeśli w tym samym czasie wzrosła marża kanału, ale jest sygnałem ostrzegawczym, gdy sprzedaż stoi w miejscu.

[#przyklad] Sklep sprzedaje na Allegro i we własnym sklepie. Raport e-commerce pokazuje, że Allegro daje dwie trzecie przychodu. Po przypisaniu prowizji, reklam i zwrotów okazuje się, że marża obu kanałów jest podobna, a sklep rośnie szybciej. Wniosek: część budżetu reklamowego warto przesunąć na ruch do sklepu i obserwować wynik w kolejnych miesiącach.

Jak Vinson pomaga z raportami w iFirma

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem iFirma - wdrażamy i integrujemy ten program ze sprzedażą klientów, tak żeby raporty miały sens.

• ustawiamy serie dokumentów i integracje kanałów, żeby sprzedaż była rozdzielona już na etapie faktury,

• porządkujemy SKU i nazwy towarów w iFirma, Allegro, sklepie i Base,

• przygotowujemy schemat miesięcznego raportu rentowności kanałów,

• łączymy wnioski z raportów z prowadzeniem kampanii Allegro Ads, Google Ads i Meta Ads.

Chcesz wiedzieć, który kanał naprawdę na siebie zarabia? Porozmawiajmy na

Najczęściej zadawane pytania

Jakie raporty sprzedaży ma iFirma?

iFirma ma raporty szczegółowe w zakładce CRM, które pokazują sprzedaż towarów i usług w miesiącu, kwartale lub roku, oraz raporty e-commerce ze sprzedażą w poszczególnych kanałach i własnymi wykresami. Oba rodzaje raportów można eksportować do plików.

Czy w iFirma można eksportować raporty do Excela?

Tak. Raporty szczegółowe eksportuje się do CSV, a raporty e-commerce do CSV lub XLS, które otworzysz w Excelu, Arkuszach Google albo zaimportujesz do systemu ERP. Harmonogram i format raportów e-commerce ustawia się w zakładce Raporty e-commerce.

Czy iFirma pokazuje rentowność kanałów sprzedaży?

Raport e-commerce pokazuje sprzedaż i liczbę zamówień w kanałach, a producent wymienia też kontrolę zysków i strat. Pełną rentowność kanału policzysz po przypisaniu do niego kosztów towaru, prowizji, reklam, wysyłki i zwrotów, najwygodniej w arkuszu z eksportu.

Gdzie w iFirma sprawdzę VAT do zapłaty?

Podatek należny i naliczony za okres pokazują rejestry VAT sprzedaży i zakupów. Przed zamknięciem miesiąca sprawdź, czy w ewidencji są wszystkie faktury kosztowe, w tym od marketplace'ów i przewoźników, bo bez nich VAT do zapłaty będzie zawyżony.

Jak często analizować raporty w iFirma?

Sprzedaż w kanałach warto przeglądać co tydzień, a wynik i podatki raz w miesiącu, po spłynięciu faktur kosztowych. Dla sprzedawcy marketplace dobrym terminem jest około 10. dnia kolejnego miesiąca.

Chcesz, żeby raporty z iFirma pokazywały wynik każdego kanału?