iFirma migracja z wFirmy - jak przenieść dane bez utraty historii?

Co przenieść do iFirma - kartoteki, stany i rozrachunki

Lista danych do przeniesienia jest dłuższa, niż się wydaje. Najczęściej pomijane są środki trwałe i sumy narastające, bo nie widać ich na co dzień. Poniżej zestawienie, które warto przejść punkt po punkcie.

[#chart:ksg38b]

Kontrahenci i towary

Kontrahentów i towary eksportujesz z wFirmy do pliku, porządkujesz i importujesz do iFirma. Przed importem usuń duplikaty, nieaktywnych kontrahentów i towary, których już nie sprzedajesz. Przy towarach najważniejsze są SKU i EAN, bo to po nich integracje z Allegro, sklepem i Base łączą produkty z ofertami. Jakie formaty plików przyjmuje iFirma przy imporcie, sprawdź w pomocy producenta lub zapytaj obsługę przed eksportem (stan na czerwiec 2026).

Stany magazynowe

Jeśli w wFirmie prowadziłeś magazyn, stany na dzień przełączenia wprowadzasz w programie magazynowym iFirma jako bilans otwarcia, zwykle dokumentem przyjęcia z ilościami i cenami zakupu. Przed migracją zrób inwentaryzację albo przynajmniej porównaj stany w wFirmie z Base i z rzeczywistością. Przenoszenie błędnych stanów to najprostszy sposób, żeby w pierwszym tygodniu sprzedać towar, którego nie ma.

Rozrachunki, środki trwałe i sumy narastające

Otwarte rozrachunki to faktury sprzedaży, za które klient jeszcze nie zapłacił, i faktury zakupu, których jeszcze nie opłaciłeś. Przenieś je jako listę z numerem, datą, kwotą i terminem, żeby w iFirma dało się je rozliczyć. Ewidencję środków trwałych przenosisz z wartością początkową, dotychczasową amortyzacją i metodą, a przy zmianie w trakcie roku dochodzą sumy przychodów, kosztów i zaliczek od początku roku.

Jak zachować historię dokumentów po przejściu na iFirma?

Historia nie musi być w nowym programie, ale musi być dostępna. Przed wypowiedzeniem abonamentu wFirmy pobierz faktury i korekty w PDF, ewidencje VAT, KPiR lub ewidencję przychodów, pliki JPK i złożone deklaracje za wszystkie okresy. Sprawdź też, jak długo po zakończeniu umowy wFirma daje dostęp do konta w trybie odczytu.

Pomaga tu KSeF. Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Faktury wysłane do KSeF są w nim przechowywane niezależnie od programu, więc ich treść odzyskasz także po zmianie systemu. Nie zastępuje to jednak archiwum ewidencji i deklaracji.

Przełączenie integracji z Allegro, sklepem i Base

To najbardziej wrażliwy moment migracji. W wFirmie integracja z Allegro działa przez Apilo albo przez Base, a w iFirma możesz połączyć Allegro bezpośrednio w module e-commerce albo dalej korzystać z Base. Wybór zależy od liczby kanałów: przy jednym koncie Allegro i jednym sklepie natywne integracje iFirma często wystarczą, przy wielu marketplace'ach wygodniej zostawić zamówienia w Base i zmienić tylko program, do którego Base wystawia faktury.

1. Dzień przed przełączeniem - wystaw zaległe dokumenty w wFirmie, zamknij otwarte zamówienia, zanotuj ostatnie numery faktur.

2. Dzień przełączenia - wyłącz automatyczne wystawianie dokumentów w wFirmie, Apilo lub Base dla starego programu.

3. Ten sam dzień - podłącz Allegro i sklep w iFirma albo zmień integrację faktur w Base na iFirma, ustaw nową serię numeracji.

4. Pierwszy tydzień - porównuj codziennie zamówienia z dokumentami, sprawdź zwrot, korektę i fakturę OSS.

Integrację Base z programami księgowymi i to, kiedy warto zbierać zamówienia w jednym systemie, opisujemy we wpisie

[#uwaga] Nie dopuszczaj do sytuacji, w której przez kilka dni faktury wystawiają oba programy. Podwójne dokumenty w KSeF poprawia się korektami, a to dodatkowa praca dla Ciebie i dla księgowej. Stary program wyłącz, zanim włączysz nowy.

Przejście na iFirma z biurem rachunkowym - co ustalić?

Wiele firm przechodzi na iFirma właśnie po to, żeby oddać księgowość biuru rachunkowemu działającemu w ramach usługi. Według producenta przejście z samodzielnej księgowości online na obsługę przez biuro jest możliwe w dowolnym momencie. Przy migracji z innego programu warto jednak ustalić z biurem kilka rzeczy, zanim przekażesz pierwsze dane.

• Od kiedy biuro prowadzi księgi - od którego miesiąca odpowiada za ewidencję i deklaracje, a kto zamyka okresy rozliczone jeszcze w wFirmie.

• Jakie dane biuro potrzebuje - sumy narastające, ewidencja środków trwałych, remanent, informacje o OSS i kasie fiskalnej.

• Kto obsługuje integracje - biuro księguje dokumenty, ale konfiguracja Allegro, sklepu i Base zostaje po stronie firmy.

• Jak wygląda obieg kosztów - faktury zakupowe z KSeF, dokumenty z zagranicy, rozliczenia prowizji Allegro i bramek płatniczych.

Ostatni punkt bywa zaskoczeniem. Przy sprzedaży marketplace koszty to nie tylko faktury od dostawców, ale też faktury prowizyjne z Allegro, opłaty za reklamy, wysyłki i bramki płatnicze. Ustal z biurem, skąd będzie je pobierać i w jakim terminie. Więcej o tym, jakie obowiązki ewidencyjne ma sprzedawca, piszemy w tekście o

Test na koncie iFirma przed dniem przełączenia

Zanim przełączysz integracje produkcyjnie, załóż konto w iFirma i przetestuj na nim kilka realnych przypadków: zamówienie firmowe z NIP, zamówienie konsumenckie z paragonem, zwrot części towaru i sprzedaż do klienta z innego kraju UE. Porównaj dokumenty z tymi, które dla tych samych zamówień wystawiła wFirma. Różnice w nazwach towarów, stawkach VAT albo pozycji dostawy wychodzą wtedy przed migracją, a nie po wysłaniu setek faktur do KSeF.

Najczęstsze błędy przy migracji z wFirmy do iFirma

Po migracjach programów księgowych najczęściej wracają te same problemy. Każdy z nich da się przewidzieć i zaplanować wcześniej.

[#chart:ksg38c]

• Brak sum narastających - zaliczki na podatek liczone od zera przy zmianie w trakcie roku.

• Ta sama numeracja - nowa seria w iFirma zaczyna się od numeru, który już istnieje w wFirmie.

• Zmienione SKU - produkty w iFirma nie łączą się z ofertami Allegro i z Base.

• Niepełne archiwum - brak plików JPK lub ewidencji za część okresów po wygaśnięciu konta wFirma.

• Zapomniane uprawnienia KSeF - nowy program nie ma dostępu do wysyłki i pobierania faktur.

Jak Vinson pomaga w migracji na iFirma

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem iFirma ani wFirma - pomagamy przenieść sprzedaż między programami tak, żeby zamówienia nie stanęły.

• przygotowujemy plan migracji i dzień przełączenia razem z Twoją księgową,

• porządkujemy kartoteki towarów, SKU i EAN przed importem,

• przepinamy Allegro, sklep i Base na iFirma, z nową serią dokumentów,

• testujemy faktury, paragony, korekty i KSeF w pierwszym tygodniu po zmianie.

Planujesz przejście na iFirma? Na

Najczęściej zadawane pytania

Czy można przenieść dane z wFirmy do iFirma?

Tak, ale nie jednym przyciskiem. Kontrahentów i towary eksportujesz z wFirmy do plików i importujesz do iFirma, stany i rozrachunki wprowadzasz jako bilans otwarcia, a historię dokumentów archiwizujesz. Formaty importu w iFirma sprawdź w pomocy producenta przed eksportem.

Czy po przejściu na iFirma stracę historię faktur z wFirmy?

Nie, jeśli przed zakończeniem umowy pobierzesz z wFirmy faktury, ewidencje, pliki JPK i deklaracje. Faktury wysłane do KSeF są też przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów niezależnie od programu.

Kiedy najlepiej przejść z wFirmy na iFirma?

Najprościej od początku roku podatkowego, bo wtedy nie przenosisz sum narastających. Zmiana w trakcie roku jest możliwa, ale wymaga przeniesienia przychodów, kosztów i zaliczek od początku roku. Zawsze wybieraj pierwszy dzień miesiąca.

Jak przełączyć integrację z Allegro przy zmianie programu?

Jednego dnia wyłącz wystawianie dokumentów w wFirmie, Apilo lub Base dla starego programu i podłącz Allegro w module e-commerce iFirma albo zmień w Base program do faktur na iFirma. Ustaw nową serię numeracji, żeby nie powielić numerów.

Ile trwa migracja z wFirmy do iFirma?

Samo przełączenie integracji zajmuje jeden dzień, ale przygotowanie warto zacząć kilka tygodni wcześniej. Trzeba uporządkować kartoteki, zrobić inwentaryzację, ustalić termin z księgową i przetestować scenariusze dokumentów.

Chcesz przejść na iFirma bez przestoju w sprzedaży?