iFirma konfiguracja krok po kroku - ewidencja sprzedaży, kasa online i KSeF

Kasa online w iFirma - kiedy jej potrzebujesz i jak ją podłączyć?

Kasa online to kasa lub drukarka fiskalna, która przesyła dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez administrację skarbową. Dla sklepu internetowego najczęściej oznacza to drukarkę fiskalną podłączoną do komputera, z której wychodzą paragony do zamówień.

Nie każdy sprzedawca internetowy musi mieć kasę. Przepisy przewidują zwolnienie podmiotowe dla firm z niewielką sprzedażą na rzecz osób prywatnych (limit 20 000 zł rocznie) oraz zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej, w której zapłata wpływa w całości na rachunek bankowy, a z dokumentów wynika, czego dotyczyła (stan na kwiecień 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Zwolnienie wymaga też, by sprzedawca prowadził dokumentację pozwalającą powiązać każdą wpłatę z konkretnym zamówieniem. Niektóre towary, między innymi sprzęt RTV, część elektroniki, części do pojazdów, perfumy, alkohol i wyroby tytoniowe, wymagają kasy bez względu na formę sprzedaży.

[#chart:ksg33b]

Jeśli kasa jest potrzebna, iFirma pozwala połączyć konto z urządzeniem przez Integrator Urządzeń Fiskalnych. Według producenta to program instalowany na komputerze z Windows, który współpracuje z popularnymi kasami i drukarkami. Konfiguracja wygląda zwykle tak:

1. Zainstaluj sterowniki - dostarczone przez producenta drukarki fiskalnej.

2. Pobierz i zainstaluj integrator - program iFirma do obsługi urządzeń fiskalnych, wymaga środowiska .NET Framework.

3. Połącz integrator z kontem - zaloguj się i wskaż drukarkę, z której mają wychodzić paragony.

4. Sprawdź stawki PTU - stawki w drukarce muszą odpowiadać stawkom VAT produktów w iFirma.

5. Wydrukuj paragon testowy - na zamówieniu testowym, a potem sprawdź raport dobowy.

[#uwaga] Raport dobowy drukuj po zakończeniu sprzedaży danego dnia, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą dnia następnego. Raport wykonany kolejnego dnia ma już jego datę, co komplikuje ewidencję.

KSeF w iFirma - jak połączyć konto z Krajowym Systemem e-Faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, przez którą podatnicy VAT wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników (stan na kwiecień 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Dla części najmniejszych podatników przewidziano dłuższy okres przejściowy, dlatego swój termin potwierdź z księgową.

iFirma według producenta wysyła faktury do KSeF automatycznie, także te wystawione z zamówień z Allegro i sklepu. Żeby to zadziałało, konto musi mieć dostęp do KSeF w imieniu Twojej firmy. Przygotowanie wymaga kilku elementów, które zebraliśmy na schemacie.

[#chart:ksg33c]

• Uwierzytelnienie - zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią, a następnie przygotuj dostęp dla iFirma zgodnie z instrukcją producenta.

• Uprawnienia - jeśli faktury wystawia pracownik albo biuro rachunkowe, nadaj im osobne uprawnienia w KSeF.

• Faktury dla firm i konsumentów - faktury dla firm z NIP muszą trafić do KSeF, a faktury dla konsumentów mogą być wystawiane poza systemem. Ustal z księgową, jak chcesz je traktować.

• Test - wystaw fakturę testową dla kontrahenta z NIP i sprawdź, czy otrzymała numer KSeF.

Gdy zamówienia trafiają do iFirma przez Base, faktury może wystawiać iFirma albo Base - ważne, żeby do KSeF trafiał tylko jeden dokument dla każdego zamówienia. Jak ustawić ten proces po stronie Base, opisujemy w poradniku o tym,

Jak podłączyć Allegro i sklep do iFirma?

Ostatni krok to kanały sprzedaży. iFirma ma integrator e-commerce, który pobiera zamówienia z Allegro i popularnych platform sklepowych, między innymi Shoper, WooCommerce, Shopify, PrestaShop i IdoSell. Alternatywą jest Base, który zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów i przekazuje faktury do iFirma.

Więcej o tym, jak łączyć sklepy z programami do faktur, piszemy w tekście

Najczęstsze błędy przy pierwszej konfiguracji iFirma

Większość problemów, z którymi sprzedawcy zgłaszają się po wdrożeniu, wynika z kolejności konfiguracji. Integracja uruchomiona przed uporządkowaniem produktów i ustaleniem zasad dokumentowania sprzedaży szybko produkuje dokumenty, które trzeba potem korygować.

• Integracja przed stawkami VAT - zamówienia importują się z błędną stawką, a każda faktura wymaga korekty.

• Brak decyzji o kasie - sprzedaż konsumencka nie trafia ani na paragon, ani do ewidencji.

• Dwa źródła faktur - faktury wystawia iFirma i jednocześnie sklep lub Base, a do KSeF trafiają duplikaty.

• Brak testu KSeF - błąd w uprawnieniach wychodzi dopiero przy pierwszej fakturze dla firmy.

Podatkowe tło tych decyzji, czyli ryczałt, VAT i obowiązki ewidencyjne sprzedawcy, wyjaśniamy we wpisie

Jak sprawdzić konfigurację iFirma po pierwszym miesiącu?

Pierwsze zamknięcie miesiąca to najlepszy test całej konfiguracji. Zanim księgowa lub system przygotuje deklaracje, porównaj dane z iFirma z tym, co pokazują Allegro, sklep i wyciąg bankowy. Rozbieżności wyłapane w pierwszym miesiącu łatwo poprawić, a te zauważone po pół roku wymagają serii korekt.

[#checklista] Po pierwszym miesiącu sprawdź: czy liczba dokumentów sprzedaży w iFirma odpowiada liczbie opłaconych zamówień we wszystkich kanałach, czy suma sprzedaży bez faktur zgadza się z raportami z kasy albo z ewidencją, czy każda faktura dla firmy ma numer KSeF, czy zwroty mają korekty, czy koszt dostawy jest na dokumentach i czy faktury kosztowe od Allegro, kurierów i operatora płatności zostały dodane do kosztów.

Jeśli któryś punkt się nie zgadza, wróć do ustawienia, które za niego odpowiada: scenariusze księgowania, stawki VAT produktów, moment wystawiania dokumentu albo dostęp do KSeF. Poprawka w ustawieniach działa na kolejne zamówienia, a dokumenty już wystawione trzeba skorygować osobno, najlepiej razem z księgową.

Jak Vinson pomaga skonfigurować iFirma

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem iFirma - konfigurujemy ją po stronie sprzedaży i integracji, a decyzje podatkowe zostawiamy Twojej księgowej.

• porządkujemy produkty, SKU i stawki VAT przed uruchomieniem integracji,

• konfigurujemy integrator iFirma albo Base z Allegro, sklepem i marketplace'ami,

• ustawiamy scenariusze dokumentów, korekty do zwrotów i wysyłkę faktur do KSeF,

• testujemy proces na prawdziwych zamówieniach, zanim włączymy go dla całej sprzedaży.

Zacznij od

Najczęściej zadawane pytania

Jak skonfigurować iFirma do sprzedaży na Allegro?

Uzupełnij dane firmy i formę opodatkowania, dodaj produkty z poprawnymi stawkami VAT, a potem połącz konto Allegro w integratorze e-commerce iFirma. Ustaw scenariusze księgowania dla zamówień z fakturą i bez faktury oraz przetestuj kilka zamówień przed włączeniem automatyzacji.

Czy iFirma obsługuje kasy online?

Tak. iFirma łączy się z popularnymi kasami i drukarkami fiskalnymi przez Integrator Urządzeń Fiskalnych instalowany na komputerze z Windows. Pozwala drukować paragony, raporty dobowe i miesięczne oraz prowadzić listę paragonów.

Czy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?

Nie zawsze. Sprzedaż wysyłkowa opłacona w całości na rachunek bankowy może korzystać ze zwolnienia, jeśli z dokumentów wynika, czego dotyczyła płatność. Niektóre towary wymagają jednak kasy zawsze, a przy płatności za pobraniem warunki zwolnienia są węższe - decyzję potwierdź z księgową.

Jak połączyć iFirma z KSeF?

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF, przygotuj dostęp dla iFirma zgodnie z instrukcją producenta i nadaj uprawnienia osobom, które wystawiają faktury. Następnie wystaw fakturę testową dla firmy z NIP i sprawdź, czy otrzymała numer KSeF.

Czy faktury z Allegro trafiają z iFirma do KSeF automatycznie?

Według producenta tak - faktury wystawione z zamówień z Allegro są automatycznie wysyłane do KSeF. Warunkiem jest poprawnie skonfigurowany dostęp do KSeF i jedno źródło faktur, żeby ten sam dokument nie powstał w dwóch systemach.

Od czego zacząć konfigurację iFirma w sklepie internetowym?

Od danych firmy, formy opodatkowania i statusu VAT, a zaraz potem od produktów ze stawkami VAT i SKU. Integrację z Allegro i sklepem uruchamiaj na końcu, gdy wiesz już, jak dokumentujesz sprzedaż bez faktur i czy potrzebujesz kasy online.

Chcesz uruchomić iFirma bez miesięcy poprawiania dokumentów?