iFirma automatyzacje - import sprzedaży z Allegro i sklepu

Import sprzedaży ze sklepu internetowego do iFirma

Oprócz Allegro iFirma ma integracje ze sklepami i innymi kanałami. Na stronie integracji producent wymienia między innymi WooCommerce, Shoper, Shopify, Sky-Shop, Erli, Empik, Etsy i eBay, a osobno opisuje integrację z PrestaShop. Zakres funkcji różni się w zależności od platformy, dlatego przed wdrożeniem sprawdź opis konkretnej integracji (stan na kwiecień 2026 - sprawdź stronę iFirma).

Przykładowo dla PrestaShop producent opisuje import katalogu produktów z wariantami oraz zamówień, klientów i produktów do iFirma. Po aktywacji można ustawić automatyczne wystawianie faktury dla każdego nowego zamówienia: gdy zamówienie zostanie opłacone, system wystawia fakturę, oznacza ją jako zapłaconą i wysyła klientowi e-mailem. Dla Shopera iFirma opisuje przekazywanie zamówień bezpośrednio do konta i przenoszenie listy produktów z wariantami.

Gdy sprzedajesz w wielu kanałach naraz, warto rozważyć układ, w którym zamówienia zbiera Base, a do iFirma trafiają już gotowe dane do faktur. Base ma gotowe połączenie z iFirma i obsługuje kanały, których integracje programu księgowego nie pokrywają. Tę logikę opisujemy szerzej we wpisie o

Ile czasu oszczędza automatyzacja iFirma przy setkach zamówień?

Oszczędność łatwo policzyć. Przyjmij umownie, że ręczne przepisanie zamówienia i wystawienie dokumentu zajmuje 2 minuty, bez wysyłki dokumentu, korekt i poprawiania błędów. Przy 100 zamówieniach miesięcznie to 200 minut, przy 300 - 600 minut, a przy 600 - 1 200 minut, czyli 20 godzin pracy.

[#chart:ksg37b]

Do tego dochodzą korekty przy zwrotach, odpowiedzi na pytania kupujących o fakturę i poprawianie błędów w danych nabywcy. Te czynności rosną razem z liczbą zamówień. Po wdrożeniu automatyzacji czas pracy przesuwa się z wystawiania dokumentów na kontrolę wyjątków, czyli zamówień, których scenariusz nie objął.

Oszczędność to nie tylko godziny. Automatyczny dokument powstaje według tych samych reguł za każdym razem, więc znika ryzyko literówki w NIP, pominiętej dostawy czy złej stawki VAT wpisanej w pośpiechu. Księgowa dostaje ewidencję, która zgadza się z wypłatami z Allegro i bramek płatniczych, a zamknięcie miesiąca nie wymaga ręcznego szukania brakujących faktur.

[#przyklad] Sklep sprzedaje na Allegro i we własnym sklepie na WooCommerce, ok. 300 zamówień miesięcznie. Przy umownych 2 minutach na dokument ręczne fakturowanie zajmuje ok. 10 godzin. Po ustawieniu importu, scenariuszy i automatycznych korekt zostaje kontrola kilkunastu nietypowych zamówień tygodniowo.

Automatyzacja wysyłek i stanów magazynowych w iFirma

Import sprzedaży to dopiero połowa pracy. Druga połowa to spakowanie i nadanie paczki oraz pilnowanie, żeby oferty nie sprzedawały towaru, którego już nie ma. iFirma opisuje w module e-commerce kilka funkcji, które przejmują te czynności.

Przy Allegro integracja obsługuje Wysyłam z Allegro, czyli etykiety i statusy przesyłek. Według producenta przesyłkę można utworzyć tylko dla opłaconego zamówienia, co chroni przed wysłaniem towaru przed zapłatą. Do tego dochodzą masowe generowanie etykiet i zamawianie kuriera, przekazywanie numeru przesyłki do kupującego oraz asystent pakowania, który współpracuje ze skanerem kodów. Na liście integracji są też InPost i Apaczka.

Po stronie magazynu iFirma ma program magazynowy, w którym w jednym koncie można prowadzić kilka magazynów z własnymi seriami dokumentów. Moduł e-commerce według producenta synchronizuje stany między magazynem a platformami sprzedażowymi. To wygodne, gdy iFirma jest jedynym miejscem, w którym prowadzisz stany. Jeśli stany prowadzi już Base albo system sklepu, ustal jedno źródło prawdy - dwa systemy, które jednocześnie wysyłają stany do ofert, to prosta droga do sprzedaży towaru, którego nie ma.

Które automatyzacje włączyć najpierw?

Kolejność zależy od tego, gdzie zespół traci dziś najwięcej czasu. U większości sprzedawców najwięcej daje import zamówień i automatyczne dokumenty sprzedaży, potem korekty przy zwrotach, a na końcu wysyłki i stany. Przy dużej liczbie paczek dziennie kolejność bywa odwrotna - wtedy pierwsze są masowe etykiety i asystent pakowania.

• Najpierw - import zamówień, scenariusze faktur i paragonów, automatyczne korekty.

• Potem - wysyłka dokumentów do KSeF i do kupujących, synchronizacja statusów.

• Na końcu - etykiety, asystent pakowania, synchronizacja stanów i harmonogram raportów e-commerce.

Najczęstsze problemy z importem sprzedaży do iFirma

Większość problemów z automatyzacjami nie wynika z programu, tylko z danych i konfiguracji. Poniżej objawy, które najczęściej widzimy u sprzedawców, i to, gdzie szukać przyczyny.

[#chart:ksg37c]

• Podwójne dokumenty - fakturę wystawia jednocześnie iFirma i Base albo sklep. Wybierz jedno źródło dokumentów i wyłącz pozostałe.

• Złe stawki VAT - produkt bez przypisanej stawki albo zamówienie do UE z polską stawką przy rejestracji w OSS.

• Dostawa poza fakturą - koszt wysyłki opłacony przez kupującego musi być osobną pozycją dokumentu.

• Niepowiązane produkty - różne SKU w ofercie i w magazynie iFirma powodują rozjazd stanów.

• Ręczne korekty - zwroty obsługiwane poza integracją dają różnice w ewidencji VAT.

Jak wdrożyć automatyzacje w iFirma - kolejność kroków

Automatyzacje najlepiej włączać etapami. Pozwala to wyłapać błędy na kilkudziesięciu zamówieniach, a nie na kilku setkach dokumentów wysłanych już do KSeF.

1. Uporządkuj produkty - SKU, EAN, stawki VAT i nazwy na dokumentach zgodne między ofertami a iFirma.

2. Podłącz kanały - Allegro i sklep w module e-commerce albo przez Base, jeśli kanałów jest więcej.

3. Ustaw scenariusze - faktura dla firm, paragon dla konsumentów, OSS dla klientów z UE, seria dokumentów dla każdego kanału.

4. Testuj tydzień - porównuj dokumenty z zamówieniami, sprawdź zwrot, anulowanie i sprzedaż zagraniczną.

5. Włącz KSeF i wysyłkę - dopiero gdy dokumenty są poprawne, włącz automatyczną wysyłkę do KSeF i do kupujących.

[#uwaga] Faktury wysłanej do KSeF nie da się po prostu usunąć - błędy poprawia się korektą. Dlatego automatyczną wysyłkę do KSeF włączaj po teście scenariuszy, a nie pierwszego dnia wdrożenia.

Jak Vinson pomaga zautomatyzować iFirma

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem iFirma - wdrażamy i integrujemy ten program ze sprzedażą naszych klientów.

• mapujemy proces sprzedaży i decydujemy, czy import zamówień prowadzić w iFirma, czy przez Base,

• konfigurujemy scenariusze dokumentów dla firm, konsumentów i sprzedaży do UE,

• porządkujemy SKU, stawki VAT i powiązania produktów między Allegro, sklepem, Base i iFirma,

• testujemy zwroty, korekty i KSeF, zanim automatyka obejmie wszystkie zamówienia.

Chcesz wiedzieć, ile pracy zdejmie z zespołu automatyzacja iFirma? Porozmawiajmy na

Najczęściej zadawane pytania

Czy iFirma automatycznie importuje zamówienia z Allegro?

Tak. Według producenta po połączeniu konta Allegro wszystkie zamówienia importują się do iFirma automatycznie z pełnymi danymi transakcji. Scenariusze księgowe dopasowują do nich dokument sprzedaży według ustawionych reguł.

Czy iFirma wystawia paragony do zamówień z Allegro?

Tak, integracja obsługuje wystawianie faktur i paragonów po zakupie. Producent wymienia obsługiwane drukarki fiskalne marek Posnet, Elzab, Novitus i Emar. Czy musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie, ustal z księgową.

Z jakimi sklepami internetowymi integruje się iFirma?

Producent wymienia między innymi WooCommerce, Shoper, Shopify, PrestaShop i Sky-Shop, a z marketplace'ów Allegro, Erli, Empik, Etsy i eBay. Zakres funkcji zależy od platformy, dlatego sprawdź opis konkretnej integracji przed wdrożeniem.

Czy faktury z zamówień trafiają do KSeF automatycznie?

Według producenta faktury VAT, marżowe i OSS z zamówień Allegro są automatycznie wysyłane do KSeF, a następnie do kupującego. Automatyczną wysyłkę warto włączyć po przetestowaniu scenariuszy, bo błędną fakturę w KSeF poprawia się korektą.

Czy lepiej importować sprzedaż do iFirma bezpośrednio, czy przez Base?

Przy jednym lub dwóch kanałach obsługiwanych przez iFirma bezpośrednia integracja zwykle wystarczy. Gdy sprzedajesz w wielu kanałach i prowadzisz wspólne stany, wygodniej zbierać zamówienia w Base i przekazywać do iFirma tylko dane do dokumentów.

Czy moduł e-commerce w iFirma jest płatny?

Według komunikatu producenta od 1 stycznia 2025 r. moduł eCommerce jest płatny, a małe firmy mogą korzystać z niego bez dodatkowej opłaty do określonego limitu zamówień miesięcznie w ramach abonamentu. Aktualne progi i ceny sprawdź w cenniku iFirma (stan na kwiecień 2026 - sprawdź cennik).

Chcesz, żeby sprzedaż z Allegro i sklepu sama trafiała do iFirma?