Stany, rozrachunki i historia - co z danymi z Subiekta GT
Stany magazynowe przenosi się jako bilans otwarcia magazynu na dzień przełączenia. Najpierw robisz inwentaryzację lub przynajmniej kontrolę kluczowych pozycji w Subiekcie GT, potem eksportujesz ilości i ceny zakupu i wprowadzasz je do Optimy. Jeśli prowadzisz kilka magazynów, każdy przenosisz osobno.
Otwarte rozrachunki to nierozliczone faktury - zarówno należności od klientów, jak i zobowiązania wobec dostawców. W Comarch ERP Optima wprowadza się je jako otwarte płatności, najlepiej z numerem i datą dokumentu źródłowego z Subiekta GT. Dzięki temu wpłata, która przyjdzie po przełączeniu, da się rozliczyć z właściwą fakturą.
| Dane | Jak przenieść | Kto sprawdza |
|---|
| Towary | Import z arkusza Excel do cennika Optimy | Osoba odpowiedzialna za ofertę |
| Kontrahenci | Import z arkusza Excel do listy kontrahentów | Księgowość lub obsługa klienta |
| Stany magazynowe | Bilans otwarcia magazynu na dzień startu | Magazyn |
| Należności i zobowiązania | Otwarte płatności z numerami dokumentów | Księgowość |
| Historia dokumentów | Zostaje w Subiekcie GT jako archiwum | Właściciel firmy |
| Integracje sprzedażowe | Przepięcie w Base z Subiekta GT na Optimę | Integrator |
Dlaczego historii nie przenosi się w całości
Przeniesienie wszystkich dokumentów z kilku lat jest technicznie możliwe, ale rzadko się opłaca. Wymaga mapowania każdego typu dokumentu, korekt i powiązań, a efekt to duża baza, w której stare dane i tak służą tylko do podglądu. Dlatego zwykle zostawia się Subiekt GT z dostępem tylko do odczytu, a do Optimy przenosi tylko to, co potrzebne do bieżącej pracy. Jeśli firma potrzebuje statystyk sprzedaży z poprzednich lat, lepiej wyeksportować zestawienia do arkusza.
Plan migracji do Comarch ERP Optima bez przestoju sprzedaży
Najważniejsza decyzja to dzień przełączenia. Najczęściej wybiera się pierwszy dzień miesiąca, a jeszcze lepiej początek roku obrotowego, bo upraszcza to księgowość i deklaracje. Sprzedaż na Allegro i w sklepie nie może jednak stanąć na kilka dni, dlatego plan musi przewidywać krótkie okno przełączenia. Cały proces wygląda tak.
[#chart:ksg18b]
Instalacja i konfiguracja Optimy - moduły, magazyny, serie numeracji, formy płatności, KSeF.
Próbna migracja - import kartotek na kopii bazy i test kilkudziesięciu prawdziwych zamówień.
Szkolenie zespołu - magazyn, obsługa klienta i księgowość pracują przez kilka dni na bazie testowej.
Zamknięcie okresu w Subiekcie GT - ostatnie dokumenty, inwentaryzacja, zestawienie rozrachunków.
Import danych startowych - kartoteki, bilans otwarcia magazynu, otwarte płatności.
Przepięcie integracji w Base - akcje automatyczne zaczynają wysyłać zamówienia do Optimy.
Kontrola pierwszych dni - porównanie stanów, dokumentów i e-Faktur z oczekiwanymi.
Podobny schemat stosujemy przy przejściu na inne programy - opisaliśmy go w artykule o migracji z Subiekta GT do Subiekta nexo. Najwięcej ryzyka niesie krok szósty, czyli przepięcie integracji, bo od tego momentu każde zamówienie musi trafić do nowego systemu.
Integracje sprzedażowe przy przejściu na Comarch ERP Optima
Jeśli zamówienia z Allegro i sklepu trafiają do Subiekta GT przez Base, przełączenie polega na dodaniu integracji z Comarch ERP Optima, powiązaniu produktów i zmianie akcji automatycznych. Stara integracja powinna zostać wyłączona dokładnie w momencie startu nowej, żeby żadne zamówienie nie trafiło do dwóch programów. Więcej o łączeniu Optimy ze sprzedażą internetową piszemy w poradniku integracja Comarch ERP XL i Optima ze sklepem.
Przy decyzji, ile historii przenieść, pomoże proste porównanie. W większości sklepów wygrywa wariant z archiwum.
[#chart:ksg18c]
[#checklista] Checklista dnia przełączenia: zamknięte dokumenty w Subiekcie GT, inwentaryzacja, zaimportowane kartoteki, bilans otwarcia magazynu, otwarte płatności, aktywna integracja z Optimą w Base, wyłączona integracja z Subiektem GT, test pierwszego zamówienia i pierwszej e-Faktury.
Najczęstsze błędy przy migracji do Comarch ERP Optima
Większość problemów po przejściu z Subiekta GT na Comarch ERP Optima nie wynika z samego programu, tylko z pośpiechu i braku testów. Poniżej błędy, które najczęściej powodują dodatkową pracę w pierwszych tygodniach.
Zmiana kodów towarów - nowe symbole w Optimie bez aktualizacji SKU w Base, przez co integracja nie rozpoznaje produktów.
Stany z dnia przed inwentaryzacją - bilans otwarcia magazynu z nieaktualnymi ilościami oznacza sprzedaż towaru, którego nie ma.
Brak otwartych płatności - wpłaty za stare faktury nie mają z czym się rozliczyć i wiszą jako nadpłaty.
Dwie aktywne integracje - zamówienie trafia jednocześnie do Subiekta GT i do Optimy, powstają podwójne dokumenty.
Brak szkolenia magazynu - zespół szuka funkcji w nowym programie w dniu największej wysyłki.
Start w szczycie sprzedaży - przełączenie w okresie przedświątecznym zostawia zero czasu na poprawki.
KSeF i dokumenty po przełączeniu
Od 2026 roku e-Faktury są obowiązkowe, więc w dniu przełączenia trzeba sprawdzić, czy Optima ma poprawnie skonfigurowane połączenie z KSeF i czy pierwsza faktura z zamówienia z Allegro trafia do systemu. Faktury wystawione wcześniej w Subiekcie GT zostają w KSeF pod swoimi numerami. Korekty do nich najlepiej wystawiać zgodnie z ustaleniami z księgową - w praktyce firmy często robią je jeszcze przez pewien czas w starym programie albo przenoszą dane potrzebnych dokumentów ręcznie.
Pierwszy miesiąc w nowym systemie
Przez pierwsze tygodnie warto codziennie porównywać kilka liczb: liczbę zamówień w Base i dokumentów w Optimie, stany kluczowych towarów w programie i w ofertach oraz liczbę e-Faktur wysłanych do KSeF. Rozbieżność wychwycona pierwszego dnia to kilka minut poprawek. Ta sama rozbieżność zauważona po miesiącu to dzień pracy księgowej i magazynu.
Kto odpowiada za co przy przejściu na Comarch ERP Optima
Migracja dotyka kilku działów naraz, dlatego każdy obszar powinien mieć właściciela. Brak jednej osoby odpowiedzialnej za dany zakres to najczęstszy powód, dla którego coś „wypada” w dniu przełączenia.
Właściciel firmy - decyduje o terminie startu, zakresie modułów i tym, jak długo utrzymać Subiekt GT jako archiwum.
Księgowość - zatwierdza otwarte rozrachunki, plan kont, serie dokumentów i konfigurację KSeF.
Magazyn - przeprowadza inwentaryzację i sprawdza stany po imporcie bilansu otwarcia.
Osoba od oferty - pilnuje zgodności kodów towarów z SKU w Base i ofertach.
Integrator - konfiguruje połączenie Base z Optimą, akcje automatyczne i testy zamówień.
Dobrą praktyką jest krótkie spotkanie wszystkich tych osób na tydzień przed startem i drugie dzień po nim. Na pierwszym sprawdzacie checklistę, na drugim porównujecie pierwsze dokumenty, stany i e-Faktury z tym, czego się spodziewaliście. Wnioski z obu spotkań warto zapisać, bo przydadzą się przy kolejnych zmianach, na przykład dodaniu nowego magazynu lub marketplace'u.
Jak Vinson pomaga w migracji do Comarch ERP Optima
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku, certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem Comarch ani InsERT. Zajmujemy się tym, żeby po migracji sprzedaż działała bez przerwy: integrujemy Comarch ERP Optima ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base, przygotowujemy powiązania produktów, akcje automatyczne i przepływ e-Faktur oraz planujemy dzień przełączenia. Na bezpłatnej konsultacji omówimy Twój proces i ryzyka migracji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można przenieść dane z Subiekta GT do Comarch ERP Optima?
Tak. Kartoteki towarów i kontrahentów przenosi się przez import z arkusza Excel, stany jako bilans otwarcia magazynu, a nierozliczone faktury jako otwarte płatności. Historia dokumentów zwykle zostaje w Subiekcie GT jako archiwum do odczytu.
Czy przy migracji stracę historię sprzedaży?
Nie, jeśli zachowasz dostęp do Subiekta GT w trybie do odczytu. Stare faktury i zestawienia nadal będzie można przeglądać i drukować. Statystyki z poprzednich lat warto dodatkowo wyeksportować do arkusza, żeby porównywać je z danymi z Optimy.
Kiedy najlepiej przejść z Subiekta GT na Comarch ERP Optima?
Najlepiej na początku roku obrotowego, a jeśli to niemożliwe - na początku miesiąca. Ułatwia to zamknięcie okresu, deklaracje VAT i porównanie danych. Warto unikać szczytów sprzedaży, na przykład okresu przedświątecznego.
Ile trwa migracja z Subiekta GT do Comarch ERP Optima?
Zależy od liczby towarów, magazynów i integracji. Samo przełączenie można zamknąć w jeden dzień, ale przygotowanie - konfiguracja, próbna migracja, testy integracji i szkolenie - zajmuje zwykle kilka tygodni. Im lepiej przygotowane dane, tym krótszy przestój.
Co z integracją Base po zmianie programu?
W Base dodaje się integrację z Comarch ERP Optima, wiąże produkty i zmienia akcje automatyczne tak, żeby zamówienia trafiały do nowego programu. Integrację z Subiektem GT wyłącza się w momencie startu Optimy, żeby uniknąć podwójnych dokumentów.
Planujesz przejście na Optimę i nie chcesz zatrzymać sprzedaży? Umów się na bezpłatną konsultację z Vinson. Warto też przeczytać, kiedy integracja Base z ERP jest potrzebna i jak ją zaplanować.
