Krok 3 – znajdź przyczyny
Liczby same w sobie nie wystarczą. Audyt ma odpowiedzieć na pytanie, dlaczego płacisz więcej, niż musisz. Przy każdej przyczynie sprawdź, których produktów, kanałów sprzedaży i dni tygodnia dotyczy – zwykle okazuje się, że większość nadwyżki tworzy kilka produktów albo jeden powtarzalny błąd w procesie. Poniżej najczęstsze przyczyny, które spotykamy w sklepach.
Wykres – objawy na fakturze i miejsca, w których warto szukać oszczędności [#chart:ip87b]
Za duże opakowania
Najczęstsza przyczyna zbyt wysokich kosztów to kartony dobrane „na zapas”. Produkt, który zmieściłby się w gabarycie A, trafia do kartonu wymagającego gabarytu B lub C. Różnica między gabarytem A a C to w cenniku standardowym 6,49 zł netto na każdej paczce, jeszcze przed opłatą paliwową. Przy kilkuset paczkach miesięcznie to realne pieniądze. Zobacz kartony pod gabaryty InPost.
Dopłaty za wymiary i wagę
Jeśli deklarujesz inny gabaryt lub wagę, niż ma paczka, przewoźnik może naliczyć dopłatę. Według cennika weryfikacja wagi lub wymiarów kosztuje 12,69 zł netto, a przesyłka ponadgabarytowa w Paczkomacie – 19,03 zł. Powtarzające się dopłaty dla tych samych produktów to sygnał, że w systemie są błędne dane albo opakowanie nie pasuje do produktu. Więcej w artykule dopłaty w fakturach InPost.
Usługi włączane domyślnie
Zdarza się, że wtyczka lub szablon przesyłki domyślnie dodaje usługi, których klient nie potrzebuje – dodatkową ochronę do wysokiej kwoty, powiadomienia SMS przy kurierze czy Paczkę w Weekend dla wszystkich zamówień. Każda z tych usług osobno kosztuje niewiele, ale razem podnoszą koszt na zamówienie. Przejrzyj ustawienia domyślne w narzędziu, z którego nadajesz paczki.
Płatne podjazdy kuriera
Przy jednorazowym zleceniu podjazdu dla 1–4 paczek płacisz według cennika od 6,34 zł do 4,44 zł netto. Od 5 paczek podjazd jest wliczony w cenę. Jeśli często zamawiasz kuriera po dwie czy trzy paczki, rozważ łączenie ich w większe partie albo nadawanie małych partii w automacie. Zobacz zamówienie kuriera InPost po paczki z magazynu.
Zwroty i nieodebrane przesyłki
Zwroty klientów i przesyłki nieodebrane to koszty, które łatwo przeoczyć. Nieodebrana paczka wraca do nadawcy, a koszt zwrotu nalicza się według cennika. Jeśli udział takich przesyłek rośnie, sprawdź, czy klienci dostają powiadomienia, czy numery telefonów są poprawne i czy czas na odbiór jest dla nich wystarczający. Piszemy o tym w artykule paczka nieodebrana z Paczkomatu.
Krok 4 – porównaj stawki z rynkiem i ofertą przewoźnika
Drugą częścią audytu jest sprawdzenie, czy same stawki są dla Ciebie dobre. Porównaj ceny z umowy z cennikiem standardowym i z ofertą abonamentową przewoźnika. Przy porównaniu z cennikiem standardowym warto zwrócić uwagę na ciekawostkę z dokumentów od 1 marca 2026 r.: cena detaliczna Paczkomatu w gabarycie A to 16,49 zł brutto, czyli ok. 13,41 zł netto, podczas gdy cena standardowa dla firm z opłatą paliwową 13 proc. to ok. 16,44 zł netto. Nie oznacza to, że sklep powinien wysyłać jak klient detaliczny – ale pokazuje, że cennik standardowy dla firm warto traktować jako punkt wyjścia do rozmowy, a nie ostateczną cenę.
Jeśli wysyłasz regularnie, sprawdź abonamenty dla firm i warunki indywidualne. O tym, kiedy wolumen daje lepszą pozycję w rozmowie, piszemy w artykule negocjowanie stawek z InPost, a aktualne stawki zestawiamy w tekście cennik InPost dla firm 2026. Jeśli sprzedajesz też na Allegro, porównaj własną umowę z wysyłką przez platformę – zobacz InPost na Allegro – własna umowa czy Wysyłam z Allegro.
[#wazne] Porównując oferty, licz całkowity koszt na zamówienie, a nie samą cenę etykiety. Niższa stawka za paczkę może przegrać z ofertą, w której podjazdy są bezpłatne, opłata paliwowa jest w cenie albo dopłaty są niższe.
Krok 5 – plan działań i ceny dla klientów
Audyt kończy się listą konkretnych zmian z przypisaną osobą i terminem. Najczęściej są to: zmiana opakowań dla kilku najpopularniejszych produktów, poprawa domyślnych wymiarów i wag w systemie, wyłączenie zbędnych usług domyślnych, zmiana sposobu zamawiania kuriera, korekta cen dostawy w koszyku i progu darmowej dostawy. Jak uwzględnić koszt wysyłki w cenach, opisujemy w artykule koszt wysyłki w marży produktu.
[#przyklad] Sklep z akcesoriami kuchennymi przeanalizował pół roku faktur. Okazało się, że ok. jedna trzecia paczek była wysyłana w gabarycie C, choć większość produktów mieściła się w B. Do tego co miesiąc pojawiało się kilkanaście dopłat za weryfikację wymiarów przy jednym produkcie. Sklep zamówił kartony dopasowane do gabarytu B, poprawił wymiary produktu w systemie i ustawił regułę automatycznego wyboru gabarytu. Koszt na zamówienie spadł, a dopłaty zniknęły.
Jak często robić audyt
Pełny audyt warto przeprowadzić raz w roku – najlepiej przed sezonem, kiedy jest jeszcze czas na zmiany w pakowaniu i umowie. Co miesiąc wystarczy sprawdzić trzy liczby: koszt wysyłki na zamówienie, liczbę i wartość dopłat oraz udział zwrotów. Jeśli któraś z nich wyraźnie rośnie, to sygnał do szybkiej analizy. Automatyczne raporty z systemu zamówień ułatwiają to zadanie – zobacz rentowność zamówień w Base.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest audyt kosztów wysyłki?
To analiza faktur, specyfikacji i zamówień, która pokazuje rzeczywisty koszt wysyłki na zamówienie, jego strukturę i przyczyny zbyt wysokich kosztów. Kończy się planem konkretnych zmian.
Jakie dane są potrzebne do audytu?
Faktury i specyfikacje od przewoźnika za co najmniej trzy miesiące, historia operacji przy koncie prepaid, lista zamówień, cennik lub umowa, ceny dostawy dla klientów i dane o zwrotach.
Gdzie sklepy najczęściej przepłacają za wysyłki?
Na zbyt dużych opakowaniach (wyższy gabaryt), dopłatach za błędnie zadeklarowane wymiary i wagę, usługach dodatkowych włączanych domyślnie, płatnych podjazdach kuriera i zwrotach.
Ile kosztuje dopłata za błędny gabaryt w InPost?
Według cennika Paczkomat 24/7 od 1 marca 2026 r. zmiana gabarytu kosztuje 3,80 zł netto, weryfikacja wagi lub wymiarów – 12,69 zł, a przesyłka ponadgabarytowa w Paczkomacie – 19,03 zł netto.
Jak często robić audyt kosztów wysyłki?
Pełny audyt raz w roku, najlepiej przed sezonem. Co miesiąc warto śledzić koszt wysyłki na zamówienie, dopłaty i udział zwrotów.
Czy po audycie warto negocjować stawki?
Tak, jeśli audyt pokazuje stabilny wolumen i znasz swój rzeczywisty koszt na zamówienie. Najpierw jednak usuń przyczyny dopłat i nadmiernych gabarytów – to zwykle szybsze oszczędności niż negocjacje.
Podsumowanie
Audyt kosztów wysyłki to kilka godzin pracy, które często zwracają się w pierwszym miesiącu. Zbierz faktury i zamówienia, policz koszt na zamówienie, rozłóż go na składniki i znajdź przyczyny: za duże kartony, dopłaty, zbędne usługi, płatne podjazdy i zwroty. Dopiero potem porównuj stawki i negocjuj umowę. Powtarzaj pełny audyt raz w roku, a kluczowe wskaźniki śledź co miesiąc, żeby szybko zauważyć, gdy koszty znów zaczną rosnąć.
Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost w sklepach internetowych – w tym reguły automatycznego wyboru gabarytu, porządek w wymiarach produktów i raporty kosztów, które ułatwiają kolejne audyty. Sprawdź wdrożenie Base z automatyzacją wysyłek.
