Apilo - najczęstsze błędy przy mapowaniu produktów i statusów zamówień

Najczęstsze błędy statusów zamówień w Apilo

Statusy zamówień to etapy obsługi, a jednocześnie wyzwalacze automatyzacji: zmiana statusu może wystawić fakturę, wygenerować etykietę albo wysłać wiadomość do klienta. Dlatego błąd w statusach rzadko jest tylko „kosmetyczny”. Oto problemy, które spotykamy najczęściej:

Przy integracjach sklepów przez wtyczki Apilo mapowanie działa w obie strony: status sklepu wskazuje odpowiednik w Apilo, a metoda płatności - płatność i status. Gdy którejkolwiek pozycji brakuje, zamówienie wpada w domyślny status i czeka na ręczną reakcję. To samo dotyczy form dostawy, które muszą wskazywać konto przewoźnika w Apilo. Po wygenerowaniu etykiety status może zmienić się automatycznie, więc ta reguła też musi pasować do reszty procesu.

Jak ułożyć statusy w Apilo, żeby nie było błędów?

1. Spisz etapy pracy zespołu od wpłaty do wysyłki, a potem stwórz dla nich statusy - nie odwrotnie.

2. Do każdego statusu przypisz najwyżej jedną automatyzację wyzwalaną wejściem w ten status.

3. Zmapuj każdą metodę płatności i formę dostawy ze wszystkich kanałów.

4. Ustal statusy „ręczne” dla wyjątków: brak towaru, kontakt z klientem, zwrot.

5. Przetestuj ścieżkę na zamówieniu z każdego kanału i z każdą metodą płatności.

Procedurę naprawy, gdy problem już wystąpił, warto mieć spisaną, żeby każdy w zespole reagował tak samo:

[#chart:int5b]

Jak mierzyć, czy mapowanie w Apilo działa poprawnie?

Najprostszy wskaźnik jakości konfiguracji to odsetek zamówień, które wymagały ręcznej korekty - zmiany statusu, poprawy pozycji, ponownego wygenerowania etykiety lub dokumentu. Liczysz go raz w miesiącu: liczba zamówień poprawianych ręcznie podzielona przez wszystkie zamówienia. Jeśli wskaźnik rośnie, najpierw sprawdź oferty bez powiązania i ostatnio dodane automatyzacje.

[#chart:int5c]

W przykładzie 18 z 600 zamówień wymagało ręcznej korekty, czyli 3%. To dobry punkt wyjścia do rozmowy z zespołem: które błędy powtarzają się najczęściej i czy da się je wyeliminować zmianą mapowania. Rozjechane stany to temat na osobny wpis - opisujemy go w artykule o tym, jak działa synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.

[#checklista] Comiesięczny przegląd Apilo: oferty bez powiązania, duplikaty SKU i EAN, nowe oferty wielowariantowe, metody płatności i formy dostawy bez mapowania, zamówienia, które utknęły w jednym statusie dłużej niż zwykle, automatyzacje dodane w ostatnim miesiącu, odsetek zamówień poprawianych ręcznie.

Jak zapobiegać błędom mapowania w Apilo - zasady dla zespołu

Najtańszy błąd to ten, który się nie wydarzył. Kilka prostych zasad, spisanych i znanych całemu zespołowi, eliminuje większość problemów opisanych wyżej:

• Nowe produkty tylko przez Apilo - oferta wystawiona z pominięciem integratora prawie zawsze kończy jako oferta bez powiązania.

• Jeden format SKU - ustal schemat kodu (np. marka, model, wariant) i nie zmieniaj go dla pojedynczych produktów.

• EAN tylko w polu EAN - nie używaj kodu kreskowego jako SKU, nawet jeśli wydaje się to wygodne.

• Zmiany w konfiguracji przez jedną osobę - statusy, automatyzacje i mapowania zmienia właściciel integratora, a pozostali zgłaszają potrzebę.

• Test po każdej zmianie - nowa reguła, kanał lub metoda dostawy to zawsze jedno zamówienie testowe przed włączeniem dla wszystkich.

Szczególną ostrożność zachowaj przy migracji z innego integratora lub przy imporcie produktów z hurtowni. Dane z obcego systemu często mają inne formaty SKU, warianty zapisane w innej strukturze i statusy, które nie mają odpowiedników w Apilo. Zanim zaimportujesz cały katalog, przenieś kilkadziesiąt produktów, porównaj wynik z oryginałem i dopiero wtedy uruchom pełny import. Po migracji przez pierwsze dwa tygodnie sprawdzaj oferty bez powiązania codziennie.

Kiedy błędy w Apilo oznaczają, że czas na audyt konfiguracji?

Pojedynczy błąd naprawisz w kilka minut. Jeśli jednak co tydzień pojawiają się nowe, zwykle przyczyną jest konfiguracja budowana „po kawałku” przez kilka osób, bez wspólnej logiki. Wtedy warto przejrzeć całość od początku: produkty, mapowania, statusy i automatyzacje. Sygnały ostrzegawcze:

• zespół omija integrator i poprawia zamówienia bezpośrednio na Allegro lub w sklepie,

• nikt nie potrafi wyjaśnić, dlaczego dana automatyzacja istnieje,

• stany regularnie rozjeżdżają się po większej dostawie lub promocji,

• przy każdym nowym kanale pojawiają się te same problemy z mapowaniem dostaw i płatności.

Audyt konfiguracji zaczynamy zwykle od trzech list: ofert bez powiązania, produktów ze zduplikowanym SKU lub EAN oraz zamówień, które w ostatnim miesiącu przeszły przez nietypową ścieżkę statusów. Te trzy zestawienia pokazują, gdzie konfiguracja „przecieka”. Potem przechodzimy przez wszystkie automatyzacje i sprawdzamy, czy każda ma jasny warunek, jeden skutek i właściciela. Często okazuje się, że kilka reguł robi to samo, a kilka nie działa od miesięcy, bo odwołuje się do statusu, którego już nikt nie używa. Uporządkowanie tego zajmuje mniej czasu niż codzienne poprawki, a efekt widać już w pierwszym tygodniu.

Jak Vinson pomaga uporządkować Apilo

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Mamy status Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a nasza ocena to 4,9/5 ze 171 opinii.

Nie jesteśmy partnerem producenta Apilo, ale pracujemy na tym systemie u klientów. Robimy przegląd konfiguracji, porządkujemy SKU i EAN, poprawiamy powiązania ofert i wariantów, upraszczamy statusy i automatyzacje, mapujemy płatności i dostawy. Pomagamy też dobrać integrator do skali sprzedaży - jeśli po audycie okaże się, że lepiej sprawdzi się Base, w którym mamy certyfikat partnerski, przeprowadzimy migrację danych. Jeśli Apilo pasuje do firmy, zostajemy przy nim i doprowadzamy je do porządku.

Masz w Apilo powtarzające się błędy i nie wiesz, gdzie leży przyczyna? Umów bezpłatną konsultację z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego stan na Allegro nie aktualizuje się z Apilo?

Najczęstsza przyczyna to oferta bez powiązania z produktem w magazynie Apilo albo wariant powiązany z niewłaściwym produktem. Sprawdź listę ofert bez powiązania, połącz je z produktami i przetestuj zmianę stanu na jednej ofercie. Jeśli powiązanie jest poprawne, sprawdź ustawienia synchronizacji i autoryzację konta Allegro.

Jak znaleźć duplikaty SKU w Apilo?

Wyeksportuj listę produktów do arkusza i posortuj ją po SKU oraz EAN - duplikaty będą widoczne obok siebie. Zwróć uwagę na spacje, różną wielkość liter i EAN wpisany w pole SKU. Po poprawkach ponownie uruchom automatyczne mapowanie.

Dlaczego opłacone zamówienie zostaje w statusie „nowe”?

Zwykle oznacza to, że metoda płatności z kanału nie jest zmapowana na płatność i status w Apilo albo automatyzacja zmiany statusu po opłaceniu nie obejmuje tego kanału. Sprawdź mapowanie płatności dla kanału, z którego przyszło zamówienie, i warunki reguły.

Czy błędy mapowania w Apilo to powód do zmiany integratora?

Zwykle nie. Większość błędów wynika z danych i konfiguracji, a te same problemy pojawiłyby się w innym systemie. Zmianę integratora warto rozważać, gdy brakuje mu funkcji lub integracji, których naprawdę potrzebujesz, a nie z powodu bałaganu w ustawieniach.

Jak często sprawdzać mapowania w Apilo?

Oferty bez powiązania warto sprawdzać co tydzień, a pełny przegląd mapowań, statusów i automatyzacji robić raz w miesiącu. Dodatkowo zawsze po dodaniu nowego kanału, metody dostawy lub płatności oraz przed sezonem sprzedażowym.

Błędy mapowania w Apilo da się w większości wyeliminować porządkiem w danych i prostą logiką statusów. Jeśli dopiero łączysz Apilo ze sklepem i Allegro, zacznij od instrukcji integracji Apilo z Allegro i sklepem. Jeśli zastanawiasz się, czy Twój integrator wciąż pasuje do skali sprzedaży, przeczytaj przegląd alternatyw dla BaseLinkera albo skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z Vinson.