Apilo automatyzacje - reguły statusów i automatyczne etykiety

Gotowe scenariusze automatyzacji w Apilo

Poniżej sześć scenariuszy, od których zaczynamy wdrożenie automatyzacji w Apilo. Każdy oszczędza powtarzalną pracę przy każdym zamówieniu, a razem obejmują całą drogę od wpłaty do wysyłki.

[#chart:int7b]

1. Opłacone zamówienie przechodzi do realizacji

Zdarzenie: zamówienie opłacone lub oznaczone jako pobranie. Akcja: zmiana statusu na „W realizacji”. To podstawa - bez niej pracownicy muszą sprawdzać płatności ręcznie. Warunkiem możesz wyłączyć zamówienia z komentarzem kupującego, które powinny najpierw trafić do weryfikacji.

2. Nieopłacone zamówienie trafia do anulowanych

Zdarzenie: brak płatności przez określoną liczbę dni. Akcja: najpierw e-mail z przypomnieniem, po kolejnych dniach zmiana statusu na anulowane. Dla zamówień z Allegro Apilo ma akcję zwrotu ilości na magazyn przy zamówieniach nieopłaconych, dzięki czemu towar wraca do sprzedaży.

3. Faktura lub paragon bez klikania

Zdarzenie: zmiana statusu na „W realizacji”. Warunek: podany NIP lub chęć otrzymania faktury. Akcja: wystawienie faktury w jednej serii numeracji, a dla pozostałych zamówień - paragonu lub faktury w innej serii. Dokument może mieć stawkę VAT zgodną z krajem kupującego, co przydaje się przy sprzedaży zagranicznej.

4. Wiadomości do klienta

Zdarzenia: wysłanie, odbiór przesyłki, upływ kilku dni od wysyłki. Akcje: e-mail z numerem przesyłki, wiadomość z fakturą, prośba o opinię. Dla Allegro Apilo ma też autoresponder na wiadomości w Centrum wiadomości i dyskusjach, z opóźnieniem 15, 30 lub 60 minut i uwzględnieniem godzin pracy.

5. Obsługa anulowań na Allegro

Zdarzenie: anulowanie zamówienia. Akcje dostępne dla Allegro: zwrot płatności za anulowane zamówienie oraz wniosek o zwrot prowizji. Ten scenariusz ogranicza sytuacje, w których prowizja za anulowaną transakcję zostaje na koncie, bo nikt nie złożył wniosku.

6. Przekazanie danych do zewnętrznego systemu

Akcja wywołania adresu URL wysyła żądanie z parametrami, np. numerem zamówienia i statusem, do innego systemu - własnego magazynu, narzędzia do raportów lub systemu obsługi klienta. To prosty sposób na integrację tam, gdzie gotowe połączenie nie istnieje.

Automatyczne etykiety w Apilo - jak ograniczyć ręczną pracę przy wysyłce?

Apilo jest zintegrowane m.in. z Wysyłam z Allegro, InPost, DPD, DHL, GLS, UPS, FedEx, Pocztą Polską i Orlen Paczką. Etykiety można tworzyć pojedynczo lub masowo - dla wielu zamówień z różnych kanałów naraz, także z obsługą przesyłek wielopaczkowych. W praktyce największą oszczędność daje połączenie masowego generowania etykiet z automatyzacjami, które wykonują się po ich powstaniu.

1. Przypisz metodę wysyłki do metody dostawy z kanału - zamówienie z Allegro Paczkomaty InPost powinno trafiać do właściwego przewoźnika bez ręcznego wyboru.

2. Ustaw domyślne gabaryty i wagi - im mniej pól do uzupełnienia, tym szybciej powstaje etykieta.

3. Generuj etykiety masowo - dla wszystkich zamówień w statusie „Do wysyłki”, z podziałem na przewoźników.

4. Użyj zdarzenia „wygenerowano etykietę” - akcja oznacza zamówienie jako wysłane i wgrywa numer przesyłki do kanału sprzedaży.

5. Dodaj e-mail z trackingiem - klient dostaje numer przesyłki bez udziału pracownika.

[#uwaga] W opisie funkcji Apilo automatyczne generowanie etykiet i automatyczne przypisywanie gabarytów pojawiało się jako funkcje rozwijane. Zanim zaprojektujesz scenariusz w pełni bez kliknięć, sprawdź w panelu lub u wsparcia Apilo, jakie akcje wysyłkowe są dostępne na Twoim koncie (stan na kwiecień 2026).

Do pakowania warto włączyć Asystenta Zbierania i Pakowania, który według cennika jest dostępny bez dodatkowych opłat w każdym planie. Pracownik skanuje produkty, system potwierdza kompletność zamówienia, a etykieta powstaje na końcu tego procesu. To dobry punkt, w którym ręczna praca spotyka się z automatyzacją.

Jak wdrażać automatyzacje w Apilo bez ryzyka dla zamówień?

Automatyzacja działa na każdym zamówieniu, które spełnia warunki, więc jeden błąd w regule powtarza się dziesiątki razy, zanim ktoś go zauważy. Dlatego nowe zadania automatyczne wprowadzamy etapami, a nie wszystkie naraz w piątek po południu.

1. Zacznij od jednego kanału - np. tylko od zamówień z Allegro. Warunek kanału ogranicza skutki ewentualnej pomyłki.

2. Najpierw statusy, potem dokumenty - reguły wystawiające faktury włączaj dopiero, gdy ścieżka statusów działa stabilnie, bo błędna faktura wymaga korekty.

3. Obserwuj pierwsze dni - codziennie sprawdzaj kilka zamówień, które przeszły przez nową regułę, i porównuj ich historię z założeniami.

4. Nazywaj zadania opisowo - nazwa w rodzaju „Allegro - opłacone - W realizacji” mówi od razu, co reguła robi i gdzie jej szukać.

5. Prowadź listę reguł - prosta tabela ze zdarzeniem, warunkami i akcją ułatwia wdrożenie nowego pracownika i szukanie konfliktów.

[#checklista] Przed włączeniem nowej reguły sprawdź: czy zdarzenie nie uruchamia już innej reguły ze sprzecznym skutkiem, czy warunki obejmują właściwy kanał i konto, czy akcja jest odwracalna (zmiana statusu tak, faktura nie) i kto w zespole wie, że reguła zaczyna działać.

Raz na kwartał warto przejrzeć wszystkie zadania automatyczne. Kanały sprzedaży, metody dostawy i cenniki kurierów się zmieniają, a reguły sprzed roku potrafią działać na zamówieniach, których już nie powinny dotyczyć. Usunięcie zbędnej reguły jest równie ważne jak dodanie nowej.

Najczęstsze błędy w automatyzacjach Apilo

Automatyzacje oszczędzają czas tylko wtedy, gdy nie wymagają ciągłego poprawiania. Te problemy widzimy najczęściej przy audytach kont.

[#chart:int7c]

Jeśli stany i ceny rozjeżdżają się między kanałami, przyczyna zwykle nie leży w automatyzacjach statusów, tylko w ustawieniach synchronizacji. Więcej o tym piszemy we wpisie o synchronizacji stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.

Jak Vinson pomaga wdrożyć automatyzacje w Apilo

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r. - Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner i certyfikowany partner Base, z oceną 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firmami, które nam zaufały. Nie jesteśmy partnerem Apilo, ale wdrażamy i konfigurujemy integratory, z których korzystają nasi klienci, w tym Apilo.

• Projekt ścieżki statusów - dopasowany do kanałów, magazynu i zespołu.

• Konfiguracja zadań automatycznych - dokumenty, wiadomości, obsługa Allegro, wysyłka.

• Integracje ze sklepem, Allegro i marketplace'ami - wraz z kurierami i programem księgowym.

• Dobór systemu do skali - jeśli Apilo przestaje wystarczać, porównujemy je z alternatywami, w tym z Base, którego jesteśmy partnerem.

Chcesz sprawdzić, które automatyzacje w Twoim Apilo da się dodać lub uprościć? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - przejrzymy ścieżkę zamówienia i wskażemy miejsca, w których tracisz czas.

Najczęściej zadawane pytania

Czy automatyzacje w Apilo są płatne?

Nie. Według cennika Apilo integracje i automatyzacja są dostępne bez limitu w każdym planie, od Startera do Advanced (stan na kwiecień 2026 - sprawdź cennik). Płatne mogą być natomiast niektóre integracje, z którymi automatyzacje współpracują, np. połączenia z ERP.

Jak w Apilo automatycznie zmienić status zamówienia po opłaceniu?

Utwórz zadanie automatyczne ze zdarzeniem „zamówienie opłacone” i akcją zmiany statusu na wybrany status, np. „W realizacji”. Jeśli obsługujesz pobrania, dodaj to samo zadanie dla zdarzenia oznaczenia zamówienia jako pobraniowe. Warunkami możesz ograniczyć regułę do wybranych kanałów.

Czy Apilo generuje etykiety kurierskie automatycznie?

Apilo pozwala tworzyć etykiety masowo dla wielu zamówień z różnych kanałów, a zdarzenie wygenerowania etykiety może uruchamiać kolejne akcje, np. oznaczenie zamówienia jako wysłanego i wgranie numeru przesyłki. Zakres w pełni automatycznego tworzenia przesyłek warto sprawdzić w panelu lub u wsparcia Apilo, bo funkcje wysyłkowe są rozwijane.

Czy Apilo może samo wysyłać fakturę klientowi?

Tak. Zadanie automatyczne może wystawić dokument sprzedaży po opłaceniu zamówienia, a kolejne zadanie - wysłać klientowi e-mail z fakturą. Możesz rozdzielić faktury i paragony warunkiem podania NIP lub chęci otrzymania faktury.

Ile automatyzacji warto mieć na start?

Na start wystarcza pięć-sześć reguł: zmiana statusu po opłaceniu, anulowanie nieopłaconych, dokument sprzedaży, oznaczenie jako wysłane po etykiecie, e-mail z trackingiem i prośba o opinię. Kolejne dodawaj dopiero wtedy, gdy podstawowe działają stabilnie przez kilka tygodni.

Dobrze zaprojektowane automatyzacje to połowa sukcesu wdrożenia integratora. Jeśli dopiero wybierasz system, przeczytaj porównanie Apilo czy BaseLinker oraz instrukcję integracji Apilo z Allegro i sklepem krok po kroku. A jeśli chcesz przejść przez to z ekspertem, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z Vinson.