Wdrożenie na Media Expert krok po kroku – od formularza do pierwszych ofert z agencją

Konta Przelewy24 i Mirakl – rejestracja i konfiguracja

Po akceptacji zgłoszenia zaczyna się część formalna. U operatora płatności zakładasz dedykowane subkonto – nawet jeśli masz już konto Przelewy24 dla swojego sklepu. Weryfikacja obejmuje przelew weryfikacyjny na kwotę 1,50 zł, który jest zwracany, oraz dokumenty firmy. Ten etap może zająć więcej czasu, jeśli dane są niekompletne, więc warto mieć dokumenty pod ręką.

W panelu Mirakl uzupełniasz dane w sekcji Ustawienia → Sklep: numer BDO (lub informację, że nie dotyczy), dane rejestrowe, REGON, koszty zwrotu, politykę reklamacji, adres do reklamacji, adres e-mail do faktur prowizyjnych i dane opiekuna. Osobno konfigurujesz dane kontaktowe, zasady zwrotów z adresem i terminem oraz konto bankowe. W sekcji Informacje dodatkowe składasz też oświadczenie dotyczące rozporządzenia o opakowaniach (PPWR). Szczegóły znajdziesz w Centrum Pomocy dla sprzedawców.

• Konfiguracja wysyłki – Ustawienia → Konfiguracja wysyłki: metody, strefa Polska, cena początkowa i dodatkowa za kolejne sztuki, próg darmowej dostawy. Bez tego oferty nie będą widoczne.

• Klasy logistyczne – każda oferta ma klasę od XS do XXL; domyślna jest M, a paczkomaty obsługują tylko XS–L.

• Czas realizacji – czas do wysyłki deklarowany w ofercie, od którego liczone są opóźnienia.

• Dane kontaktowe i zwroty – adres zwrotów i zasady odstąpienia nie mniej korzystne dla klienta niż przepisy.

[#uwaga] Zmiana danych kontaktowych, rozliczeniowych lub konta bankowego po starcie może skutkować czasową blokadą płatności. Dlatego dane warto wprowadzić starannie od początku, a każdą późniejszą zmianę zaplanować z wyprzedzeniem.

Katalog produktów i pierwsze oferty

Oferty możesz dodać na kilka sposobów: ręcznie w panelu Mirakl, przez szablony XLSX, przez integracje z systemami takimi jak Base (dawniej BaseLinker), Apilo czy Sellasist albo przez API. Wybór zależy od wielkości katalogu i tego, jak zarządzasz sprzedażą w innych kanałach. Przy kilkudziesięciu produktach import plikiem bywa wystarczający, przy setkach i stałych zmianach stanów zwykle opłaca się integracja.

Najczęstsze problemy na tym etapie to brakujące lub błędne kody EAN, niepełne parametry wymagane w kategorii, zdjęcia niespełniające wymagań i błędne przypisanie do kategorii. Każdy import kończy się raportem błędów, który trzeba przeanalizować i poprawić. Jak czytać taki raport, wyjaśniamy w tekście o imporcie produktów na Media Expert, a konfigurację najpopularniejszej integracji – w artykule o Media Expert w Base.

Wykres – podział zadań między agencję a sprzedawcę przy wdrożeniu. [#chart:me97b]

Spotkanie onboardingowe – jak się przygotować

Spotkanie z opiekunem technicznym to najlepsza okazja, żeby wyjaśnić wątpliwości, zanim zaczniesz konfigurację. Warto przyjść z listą konkretnych pytań: do jakich kategorii trafią Twoje produkty i jakie będą stawki, jak platforma podchodzi do produktów, których nie ma w katalogu, jakie atrybuty są wymagane w Twoich kategoriach, jak skonfigurować wysyłkę dla gabarytów i czy integracja, z której korzystasz, obsługuje wszystkie potrzebne funkcje.

Dobrze jest też ustalić, z kim kontaktować się w sprawach technicznych po starcie i jakie kanały kontaktu są dostępne. Jeśli wdrożenie prowadzi agencja, warto, żeby jej przedstawiciel uczestniczył w spotkaniu – dzięki temu informacje od opiekuna trafią bezpośrednio do osoby, która będzie konfigurować konto i katalog.

Wdrożenie z agencją – podział ról

Agencja nie zastąpi sprzedawcy w obowiązkach formalnych i operacyjnych, ale może przejąć dużą część pracy przygotowawczej i technicznej. Najwięcej czasu oszczędza się zwykle przy katalogu: mapowaniu kategorii i atrybutów, uzupełnianiu parametrów, poprawianiu błędów z raportów importu i konfiguracji integracji. Agencja z doświadczeniem na kilku marketplace’ach zna też typowe pułapki: domyślne klasy logistyczne, zbyt wysokie dopłaty za kolejne sztuki, błędne kategorie czy integrator nadpisujący ręczne poprawki.

Jak wygląda stała współpraca po wdrożeniu i ile może kosztować, opisujemy w tekście o prowadzeniu konta Media Expert przez agencję. Podobny proces na innym marketplace’ie pokazujemy w artykule o wdrożeniu na Empik Place z agencją.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

• Start z całym katalogiem naraz – setki produktów z lukami w danych oznaczają długi raport błędów i opóźniony start; lepiej zacząć od produktów z kompletem informacji.

• Domyślne ustawienia wysyłki – klasa M dla wszystkich ofert i pełna cena dostawy za każdą kolejną sztukę zawyżają koszty klienta i podstawę prowizji.

• Ręczne poprawki przy aktywnej integracji – integrator nadpisuje zmiany wprowadzone w panelu, więc poprawki trzeba robić w systemie źródłowym.

• Brak kalkulacji po prowizji – ceny przeniesione z innego kanału bez uwzględnienia stawek z Tabeli A i kosztów dostawy.

• Brak planu obsługi – nieustalone, kto odpowiada na wiadomości i pilnuje terminów wysyłki, co szybko odbija się na wskaźnikach jakości.

Przykładowy harmonogram wdrożenia

Czas wdrożenia zależy od wielkości katalogu, jakości danych, czasu oczekiwania na akceptację zgłoszenia i weryfikacji u operatora płatności. Poniższy harmonogram ma charakter przykładowy i zakłada katalog kilkuset produktów z dobrymi danymi źródłowymi oraz integrację z systemem do obsługi sprzedaży.

1. Tydzień 1 – analiza asortymentu, kalkulacja marży, przygotowanie danych firmy i zgłoszenie.

2. Po akceptacji – rejestracja w Przelewy24 i Mirakl, spotkanie onboardingowe z opiekunem technicznym.

3. Kolejny tydzień – konfiguracja konta: dane, zwroty, reklamacje, konto bankowe, oświadczenia, wysyłka.

4. Równolegle – przygotowanie katalogu, mapowanie kategorii, konfiguracja integracji.

5. Import i poprawki – pierwszy import, analiza raportu błędów, poprawki, publikacja ofert.

6. Pierwsze tygodnie sprzedaży – kontrola zamówień, wskaźników jakości, cen i wyróżnionych ofert.

Jeśli w Twojej firmie wdrożenie systemu do obsługi zamówień dopiero się zaczyna, harmonogram trzeba wydłużyć – o tym, ile trwa taki projekt, piszemy w tekście o wdrożeniu Base. Zakres takiej pracy znajdziesz też na stronie usługi wdrożenia i obsługi Base.

[#checklista] Wdrożenie gotowe do startu: zaakceptowane zgłoszenie; zweryfikowane konto u operatora płatności; kompletne dane w sekcjach Sklep, Kontakt, Zwroty i konto bankowe; złożone oświadczenie PPWR; skonfigurowana wysyłka i klasy logistyczne; zaimportowany katalog bez krytycznych błędów; przetestowana integracja; plan obsługi zamówień i wiadomości.

Po starcie – pierwsze zamówienia i ocena wdrożenia

Wdrożenie kończy się nie w momencie publikacji ofert, ale wtedy, gdy procesy działają stabilnie. W pierwszych tygodniach warto codziennie sprawdzać nowe zamówienia, czas wysyłki, wiadomości od klientów, statusy w integracji i to, czy oferty zdobywają wyróżnienie na kartach produktów. Standardy Media Expert są wymagające: odpowiedź na wiadomość w ciągu 24 godzin roboczych, incydenty do 5%, zwroty i opóźnione wysyłki do 10% w okresie rozliczeniowym.

Pierwsze tygodnie to też czas na korekty: zmianę cen tam, gdzie oferta nie zdobywa wyróżnienia, uzupełnienie parametrów i poprawę konfiguracji dostaw. Dobre wdrożenie poznasz po kilku rzeczach: oferty są widoczne i poprawnie skategoryzowane, stany i ceny synchronizują się bez ręcznych poprawek, zamówienia wysyłane są w terminie, a wynik na zamówieniu odpowiada kalkulacji sprzed startu. Plan działania na pierwszy miesiąc opisujemy w tekście o onboardingu i pierwszych zamówieniach na Media Expert. Jeśli współpracujesz z agencją, ustal od początku, jakie dane będziesz dostawać w raportach – pomocny może być nasz tekst o tym, co powinien zawierać raport od agencji.

Najczęściej zadawane pytania

Ile trwa wdrożenie na Media Expert?

To zależy od czasu rozpatrzenia zgłoszenia, weryfikacji u operatora płatności, wielkości katalogu i jakości danych. Przy dobrze przygotowanych danych i gotowej integracji część techniczna może zająć kilka tygodni, ale formalnych etapów po stronie platformy nie da się przyspieszyć.

Czy do wdrożenia potrzebuję agencji?

Nie jest to wymagane. Mały katalog można wdrożyć samodzielnie, korzystając z panelu i wskazówek opiekuna technicznego. Agencja przydaje się przy dużych katalogach, sprzedaży wielokanałowej, integracjach i gdy zależy Ci na szybkim starcie bez uczenia się wszystkich szczegółów platformy.

Czy agencja może założyć konto w moim imieniu?

Formalności takie jak zgłoszenie, akceptacja umowy i weryfikacja u operatora płatności dotyczą Twojej firmy i muszą być wykonane przez osoby uprawnione do jej reprezentowania. Agencja może pomóc przygotować dane i dokumenty, a po starcie pracować na udostępnionym dostępie do panelu.

Ile kosztuje samo konto na Media Expert?

Model opłat obejmuje abonament w wysokości 49 zł brutto miesięcznie oraz prowizję od sprzedaży, liczoną od ceny produktu razem z kosztem dostawy według stawek z Tabeli A. Nowi sprzedawcy mogą skorzystać z promocji obniżającej prowizję o 50% przez 6 miesięcy.

Jak dodać produkty po rejestracji?

Ręcznie w panelu Mirakl, przez szablony XLSX, przez integracje z systemami takimi jak Base, Apilo czy Sellasist albo przez API. Każdy import kończy się raportem błędów, który trzeba przeanalizować przed publikacją ofert.

Co najczęściej opóźnia wdrożenie?

Niekompletne dane firmy przy weryfikacji płatności, brakujące kody EAN i parametry produktów, błędy w mapowaniu kategorii oraz nieskonfigurowana wysyłka, bez której oferty nie są widoczne. Większości tych problemów można uniknąć, przygotowując dane przed wysłaniem zgłoszenia.

Czy mogę sprzedawać na Media Expert, jeśli moja firma jest zarejestrowana za granicą?

Według informacji dla sprzedawców podstawowym wymaganiem jest aktywna działalność gospodarcza zarejestrowana w Polsce oraz wysyłka z terytorium Unii Europejskiej. W nietypowych sytuacjach warto zapytać o warunki bezpośrednio w formularzu zgłoszeniowym.

Podsumowanie

Wdrożenie na Media Expert to cztery formalne kroki po stronie platformy – formularz, konta Przelewy24 i Mirakl, spotkanie onboardingowe i konfiguracja – oraz duża część pracy po stronie sprzedawcy: analiza asortymentu, katalog, integracja, wysyłka i ceny. Część formalną musisz przejść samodzielnie, ale przygotowanie danych, import i konfigurację techniczną można zlecić, skracając czas do pierwszych zamówień.

Jeśli planujesz start na Media Expert, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na Media Expert – od analizy asortymentu i przygotowania katalogu po integrację, wysyłkę i prowadzenie konta po starcie. Umów bezpłatną konsultację i zaplanujmy wdrożenie dla Twojej firmy.