WAPRO migracja z Subiekta GT - jak przenieść dane bez utraty historii?

Migracja z Subiekta GT do WAPRO przez pliki CSV

Import z plików CSV w Wapro Integratorze obejmuje według dokumentacji kontrahentów, artykuły, ceny, stany magazynowe i zdjęcia produktów. Przycisk „Pobierz szablony” generuje wzorcowe pliki, które wypełniasz danymi z Subiekta GT. Dane z Subiekta można pobrać z list i zestawień programu albo bezpośrednio z bazy SQL Server, na której pracuje - drugi sposób jest szybszy przy dużym katalogu, ale wymaga osoby znającej strukturę bazy. Cały proces pokazuje schemat.

[#chart:ksg98b]

Pliki muszą spełniać kilka warunków opisanych przez producenta. Ich niedopilnowanie to najczęstszy powód błędów przy teście:

• Separator i kolumny - domyślnym separatorem jest średnik, kolejność kolumn musi odpowiadać szablonowi, a nagłówków nie wolno zmieniać.

• Pola obowiązkowe - pola oznaczone gwiazdką muszą być wypełnione.

• Formaty - daty w formacie RRRR-MM-DD, pola logiczne tylko jako TAK lub NIE, a brak wartości to puste pole, a nie tekst „NULL”.

• Zdjęcia - w podfolderze „Zdjecia”, z nazwami zgodnymi z plikiem ARTYKUL_BLOB.csv.

• Test przed importem - przycisk „Testuj pliki” sprawdza strukturę, a kolumna „Import” pozwala wyłączyć tabelę z migracji.

Porządki w Subiekcie GT przed eksportem

Migracja przenosi dane takie, jakie są. Zdublowane kartoteki, towary bez EAN, różne symbole w Subiekcie i w Base albo kontrahenci z niepełnymi danymi trafią do Wapro Mag w tym samym stanie. Przed eksportem ujednolić symbole towarów z SKU w Base i sklepie, scal duplikaty, uzupełnij EAN, jednostki i stawki VAT, a nieaktywne pozycje odfiltruj. To samo dotyczy kontrahentów: stałych klientów B2B przenieś z danymi do faktur, a jednorazowych klientów z Allegro zostaw w archiwum - Wapro Aukcje i integratory z Base zakładają kupujących przy imporcie zamówień.

Warto też od razu zaplanować magazyny. W Subiekcie GT firma często ma jeden magazyn, a przy przejściu na Wapro Mag chce oddzielić np. magazyn sprzedaży internetowej. Pamiętaj, że wariant START jest jednomagazynowy, a przesunięcia MM są dostępne od wariantu BIZNES.

Kiedy przeprowadzić migrację?

Najlepszy moment to okres najmniejszej sprzedaży, poza sezonem i poza końcem miesiąca, gdy księgowość zamyka okres. Zaplanuj migrację testową kilka tygodni wcześniej, a migrację końcową na dzień, w którym możesz na kilka godzin wstrzymać wystawianie dokumentów. Zespół powinien wcześniej przećwiczyć w bazie testowej typowe operacje: wystawienie faktury i paragonu, korektę, przyjęcie dostawy, przesunięcie między magazynami i wydruk dokumentów. Dzięki temu pierwszy dzień w WAPRO nie jest dniem nauki obsługi programu, tylko zwykłym dniem wysyłek. Przygotuj też plan powrotu: jeśli kontrola po imporcie wykaże poważne rozbieżności, Subiekt GT musi móc wrócić do pracy jeszcze tego samego dnia.

Kto odpowiada za który etap migracji?

Migracja programu handlowego dotyczy kilku osób, nie tylko informatyka. Gdy każdy wie, co i kiedy sprawdza, przełączenie trwa krócej, a błędy wychodzą od razu, a nie po tygodniu:

• Partner Wapro lub informatyk - instalacja Wapro Mag, pusta baza, Wapro Integrator i konfiguracja KSeF przez Businesslink.

• Osoba od sprzedaży online - symbole towarów zgodne z Base, lista integracji i plan godziny granicznej.

• Magazyn - inwentaryzacja lub sprawdzenie stanów kluczowych towarów przed przełączeniem.

• Księgowa lub biuro rachunkowe - rozrachunki, numeracja dokumentów i przekazanie dokumentów do Wapro Fakir, Kaper lub programu biura.

Kontrola danych po imporcie do Wapro Mag

Import bez kontroli to tylko połowa pracy. Zanim zespół wystawi pierwszy dokument w WAPRO, porównaj kilka liczb między Subiektem GT a Wapro Mag: liczbę aktywnych kartotek, sumę ilości i wartości dla każdego magazynu, liczbę kontrahentów z NIP i saldo otwartych rozrachunków. Sprawdź też kilkanaście losowych towarów - nazwę, symbol, EAN, jednostkę, stawkę VAT i cenę. Każde odchylenie znalezione w pierwszym dniu kosztuje kilka minut, a znalezione po miesiącu - korekty i ponowne inwentaryzacje. Zanim przełączysz sprzedaż, przetestuj w Wapro Mag wysyłkę faktury do KSeF, bo od dnia startu to WAPRO, a nie Subiekt GT, odpowiada za e-faktury.

Jak zachować historię sprzedaży z Subiekta GT?

Historia zostaje bezpieczna, jeśli zaplanujesz trzy rzeczy:

• Archiwum do odczytu - po przełączeniu Subiekt GT nie wystawia już nowych dokumentów, ale pozostaje dostępny do podglądu i wydruku starych faktur, korekt i dokumentów magazynowych.

• Otwarte rozrachunki - nierozliczone należności i zobowiązania wprowadź w WAPRO z numerami dokumentów źródłowych, żeby wpłata po przełączeniu trafiła do właściwej faktury. Sposób ich przeniesienia ustal z księgową i partnerem Wapro.

• Zestawienia do porównań - sprzedaż z poprzednich lat wyeksportuj z Subiekta GT do arkusza, żeby porównywać wyniki rok do roku.

Dzień przełączenia - Subiekt GT, WAPRO i integracje

Prowadzenie dwóch programów równolegle przy sprzedaży internetowej to zwykle zły pomysł. Każde zamówienie trzeba by obsłużyć dwa razy, stany szybko by się rozjechały, a faktury mogłyby trafić do KSeF z obu systemów. Bezpieczniej jest przetestować WAPRO na bazie testowej, a potem przełączyć się w jednym, z góry ustalonym momencie, z Subiektem GT dostępnym już tylko do odczytu.

Jeśli dziś Subiekt GT łączy się z Allegro i sklepem przez Base, oferty, statusy i historia zamówień zostają w Base, a zmienia się tylko program, do którego trafiają zamówienia. Po stronie WAPRO masz Wapro Aukcje w wariancie BIZNES albo integratory widoczne na stronie Base przy WAPRO Mag: integratory.pl, e-merge i KID. Na czas przełączenia wyłącz starą integrację i dopiero potem włącz nową - dwie integracje pobierające te same zamówienia to podwójne dokumenty i podwójne zdjęcie ze stanu. Najczęstsze problemy po starcie i ich poprawki zebraliśmy na diagramie.

[#chart:ksg98c]

[#uwaga] Przed migracją zrób pełną kopię bazy Subiekta GT i przećwicz cały proces na bazie testowej Wapro Mag. Sprawdź na próbnych zamówieniach paragon, fakturę, zwrot i korektę. Sposób przeniesienia rozrachunków, ciągłość numeracji dokumentów i zasady KSeF ustal z księgowym lub doradcą podatkowym.

Najwięcej kłopotów po przejściu na nowy program dotyczy kartotek i ich powiązań z ofertami - opisaliśmy je w artykule WAPRO - najczęstsze błędy przy synchronizacji kartotek towarowych. Jeśli rozważasz też drugą drogę, porównaj ten scenariusz z tekstem Subiekt nexo migracja z Subiekta GT, a ustawienia firmy, magazynów i KSeF w nowym programie znajdziesz w artykule WAPRO konfiguracja krok po kroku.

Jak Vinson pomaga przy przejściu z Subiekta GT na WAPRO

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta WAPRO (Asseco Business Solutions) ani InsERT - migrację bazy, licencje i konfigurację programu zapewnia producent lub partner Wapro. My zajmujemy się stroną sprzedaży: pomagamy poukładać obieg zamówień i dokumentów między Allegro, sklepem, Base i programem WAPRO, porządkujemy powiązania produktów, planujemy godzinę graniczną i koordynujemy przepięcie integracji. Na bezpłatnej konsultacji ocenimy, jak bezpiecznie przełączyć Twoją sprzedaż.

Najczęściej zadawane pytania

Czy da się przenieść dane z Subiekta GT do WAPRO?

Tak. Producent udostępnia Wapro Integrator, który przenosi dane do pustej bazy Wapro Mag, m.in. z plików CSV z kontrahentami, artykułami, cenami, stanami i zdjęciami. Dokumentacja nie wymienia Subiekta GT z nazwy, dlatego o bezpośrednią ścieżkę zapytaj partnera Wapro, a w razie jej braku przygotuj dane w szablonach CSV.

Czy stracę historię dokumentów po przejściu na WAPRO?

Nie, jeśli zostawisz Subiekt GT jako archiwum do odczytu. Stare dokumenty są wtedy dostępne do podglądu i wydruku, a w WAPRO wprowadzasz otwarte rozrachunki z numerami dokumentów źródłowych. Zestawienia sprzedaży z poprzednich lat możesz wyeksportować do arkusza.

Jakie dane przenosi Wapro Integrator z plików CSV?

Według dokumentacji producenta kontrahentów, artykuły, ceny, stany magazynowe i zdjęcia produktów. Pliki muszą być zgodne z szablonami pobranymi z Integratora, mieć niezmienione nagłówki i wypełnione pola obowiązkowe, a przed importem warto sprawdzić je przyciskiem „Testuj pliki”.

Jak przełączyć integrację z Allegro przy zmianie Subiekta GT na WAPRO?

Jeśli korzystasz z Base, oferty i zamówienia zostają w Base, a w dniu startu przepinasz wysyłkę zamówień z Subiekta GT na Wapro Mag - przez Wapro Aukcje BIZNES lub integrator firmy zewnętrznej. Najpierw wyłącz starą integrację, potem włącz nową i sprawdź zamówienia z okresu przełączenia.

Czy mogę przez jakiś czas pracować w Subiekcie GT i WAPRO jednocześnie?

Technicznie tak, ale przy sprzedaży internetowej to ryzykowne. Każde zamówienie trzeba obsłużyć dwa razy, stany się rozjeżdżają, a faktura może trafić do KSeF z dwóch programów. Lepiej przetestować WAPRO na kopii i przełączyć się w jednym, zaplanowanym momencie.

Planujesz przejście z Subiekta GT na WAPRO i chcesz, żeby sprzedaż na Allegro i w sklepie działała bez przerwy? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - zaplanujemy przełączenie integracji krok po kroku.