Temu a KSeF i ewidencja sprzedaży – jak dokumentować zamówienia

Faktury dla firm w KSeF

Jeśli zamówienie złożyła firma i oczekuje faktury, wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Faktura otrzymuje numer KSeF, a nabywca odbiera ją w systemie. W praktyce największym wyzwaniem jest wychwycenie takich zamówień: sprawdź, w jaki sposób dane do faktury trafiają do Ciebie z Temu – czy w szczegółach zamówienia, przez wiadomość od kupującego, czy przez integrację – i ustal, kto w zespole sprawdza je codziennie.

Wygodnym rozwiązaniem jest system, który pobiera zamówienia z marketplace’u i automatycznie wystawia faktury w programie połączonym z KSeF. Jak skonfigurować taki proces, pokazujemy w artykule BaseLinker KSeF, a o połączeniu konta Temu z systemem piszemy w tekście BaseLinker i Temu.

[#uwaga] KSeF od razu weryfikuje strukturę faktury, więc błędy w danych nabywcy (np. literówka w NIP) wychodzą szybciej niż w papierowym obiegu. Zanim wystawisz fakturę dla firmy z zamówienia na Temu, porównaj dane z tym, co podał kupujący, i nie przepisuj ich ręcznie, jeśli możesz je pobrać automatycznie.

Faktury dla konsumentów – KSeF czy model tradycyjny

Wystawienie faktury dla konsumenta w KSeF jest opcją. Jeśli z niej korzystasz, faktura powstaje w tej samej strukturze co faktura B2B, a klientowi trzeba udostępnić dokument poza systemem – np. PDF lub wydruk – z kodem QR, który pozwala zweryfikować fakturę. Konsument może żądać faktury, ale o formie decyduje sprzedawca.

Wykres – kiedy warto wystawiać faktury dla konsumentów z Temu w KSeF, a kiedy można zostać przy dotychczasowym modelu. [#chart:te12b]

Przy Temu dochodzi jeszcze jedna kwestia: według pomocy Base dotyczącej integracji z Temu w panelu można włączyć samofakturowanie i przekazywać do platformy własne faktury. Jeśli korzystasz z tej opcji, upewnij się, że dokument przekazany na Temu jest tym samym dokumentem, który masz w ewidencji – z tym samym numerem i kwotą.

Zwroty i korekty

Polityka zwrotów Temu daje klientom w Polsce 14 dni na ustawowe odstąpienie od umowy i dobrowolny zwrot w ciągu 90 dni od zakupu dla większości produktów. Każdy zwrot pieniędzy to korekta sprzedaży. Jeśli do zamówienia była faktura, wystawiasz fakturę korygującą – dla faktury z KSeF korekta również powstaje w systemie. Jeśli faktury nie było, korektę ujmujesz w ewidencji na podstawie dokumentu potwierdzającego zwrot pieniędzy.

Jak zwroty wpływają na wypłaty, opisujemy w artykule wypłaty z Temu.

Faktury kosztowe od platformy

Prowizje i inne opłaty za usługi platformy dokumentuje faktura od operatora. W UE stroną umowy z użytkownikami jest Whaleco Technology Limited z siedzibą w Irlandii, więc dokumenty kosztowe zwykle pochodzą od zagranicznego podmiotu i nie trafią do Ciebie przez KSeF. Trzeba je pobierać z panelu i przekazywać do księgowości samodzielnie. Rozliczenie VAT od takich usług najczęściej przebiega jak import usług – szczegóły ustal z księgowym.

[#wazne] Wraz z KSeF wiele firm przyzwyczaiło się, że wszystkie faktury kosztowe „same przychodzą” do systemu. Faktury od zagranicznych marketplace’ów to wyjątek – wpisz ich pobieranie do miesięcznej checklisty, bo inaczej łatwo o nie zapomnieć.

Uzgadnianie sprzedaży z rozliczeniami Temu

Kwota sprzedaży w ewidencji nie będzie równa kwocie wypłaty. Różnice wynikają z prowizji, kosztów wysyłki kupionej przez platformę, zwrotów w toku i terminów rozliczeń. Według pomocy Base Temu dolicza prowizje i podatki do zamówienia po swojej stronie, co może potrwać do 24 godzin, dlatego dane pobrane tuż po zakupie mogą różnić się od tych w raporcie rozliczeniowym.

1. Zestaw sprzedaż brutto z ewidencji za dany okres.

2. Odejmij korekty po zwrotach ujętych w tym okresie.

3. Porównaj z raportem rozliczeń z panelu – sprzedaż, potrącenia, zwroty.

4. Uzgodnij wypłaty z wyciągiem bankowym.

5. Wyjaśnij różnice i zapisz, z czego wynikają, żeby w kolejnym miesiącu nie szukać ich od nowa.

Wykres – jak udokumentować zamówienie z Temu krok po kroku, od zamówienia do archiwum. [#chart:te12]

Koszty, które pojawiają się w rozliczeniach, rozpisujemy w artykule ile kosztuje sprzedaż na Temu. Kwoty netto i brutto szybko sprawdzisz w naszym kalkulatorze VAT.

Tryby awaryjne KSeF a wysyłka zamówień

KSeF działa standardowo w trybie online, ale przepisy przewidują też tryb offline i scenariusze awaryjne na wypadek niedostępności systemu. Dla sprzedawcy na marketplace to ważne, bo zamówienia trzeba wysyłać w terminie niezależnie od tego, czy system faktur działa. Ustal z księgowym i dostawcą programu fakturowego, jak w takiej sytuacji wystawiać faktury dla firm i kiedy je dosłać do KSeF. Wysyłki paczek nie wstrzymuj – faktura nie jest warunkiem nadania przesyłki.

Archiwizacja dokumentów

Faktury wystawione w KSeF są przechowywane w systemie, ale to nie wszystko, czego możesz potrzebować przy kontroli lub sporze z klientem. Warto trzymać w jednym miejscu: raporty zamówień, raporty rozliczeń z platformy, faktury kosztowe od operatora, dokumenty zwrotów i korespondencję w sprawie reklamacji. Najprościej, gdy robi to system sprzedaży, który i tak przechowuje historię zamówień – piszemy o tym w artykule faktury w BaseLinkerze.

[#checklista] Raport zamówień z Temu pobrany za cały miesiąc; faktury B2B wystawione w KSeF; korekty po zwrotach ujęte; faktury kosztowe od platformy pobrane z panelu; raport rozliczeń uzgodniony z wypłatami; różnice opisane i przekazane księgowej.

Podział ról – kto w firmie za co odpowiada

W małych firmach wszystkie dokumenty z marketplace’u obsługuje jedna osoba, ale nawet wtedy warto rozpisać, kto co robi i kiedy. W większych zespołach brak jasnego podziału ról to najczęstsza przyczyna braków w dokumentach: osoba od obsługi zamówień zakłada, że faktury wystawia księgowość, a księgowość czeka na raport, który nikt nie pobrał.

Przykład z praktyki – jak może wyglądać miesiąc

[#przyklad] Sklep z artykułami do domu sprzedaje na Temu i w sklepie internetowym. Zamówienia z obu kanałów trafiają do jednego systemu sprzedaży. Gdy kupujący z Temu poda dane firmy, system wystawia fakturę w programie połączonym z KSeF, a pozostałe zamówienia zostają w zbiorczej ewidencji. Zwroty obsługuje obsługa klienta, która raz w tygodniu przekazuje listę korekt. Na początku miesiąca osoba od marketplace’u pobiera raport rozliczeń i faktury od platformy, a księgowa uzgadnia sprzedaż z wypłatami i rozlicza import usług. Cały proces zajmuje kilka godzin miesięcznie zamiast kilku dni szukania dokumentów.

Taki model nie wymaga dużego zespołu – wymaga za to stałych reguł ustalonych przed pierwszym zamówieniem. Jeśli dopiero zakładasz konto, zacznij od artykułów sprzedaż na Temu dla polskich firm oraz rejestracja sprzedawcy na Temu, a proces dokumentów ustal równolegle z księgowym.

Jak przygotować dokumentację przed pierwszym zamówieniem

1. Ustal z księgowym regułę daty sprzedaży i sposób zbiorczej ewidencji zamówień konsumenckich.

2. Sprawdź kwestię kasy fiskalnej i warunki zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej w Twoim modelu.

3. Skonfiguruj program fakturowy z KSeF i zdecyduj, czy faktury dla konsumentów też wystawiasz w systemie.

4. Ustaw stawki VAT i kody podatkowe produktów w panelu Temu zgodnie z księgowością.

5. Zdecyduj o samofakturowaniu – czy przekazujesz na Temu własne faktury.

6. Wyznacz osobę odpowiedzialną za comiesięczne raporty i faktury kosztowe od platformy.

Najczęstsze błędy w dokumentowaniu sprzedaży z Temu

• Ewidencja kwot wypłaconych zamiast zapłaconych przez klienta – zaniża sprzedaż i miesza przychód z kosztami.

• Brak reguły daty sprzedaży – zamówienia z przełomu miesiąca trafiają raz do jednego, raz do drugiego okresu.

• Przeoczone zamówienia od firm – brak faktury w KSeF, gdy nabywca jej oczekiwał.

• Korekty „na później” – zwroty kumulują się i trudno je potem przypisać do zamówień.

• Zapomniane faktury od platformy – koszty i import usług nie są rozliczone.

Jeśli dopiero zaczynasz, przeczytaj też, co ustawić w panelu na start, w artykule Temu Seller Center.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamówienia z Temu muszą mieć faktury w KSeF?

Faktury dla firm wystawiasz w KSeF zgodnie z harmonogramem obowiązku. Sprzedaż do konsumentów bez prośby o fakturę ujmujesz w ewidencji, a faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF lub poza nim – wybór należy do sprzedawcy.

Czy faktury od Temu przyjdą do mnie przez KSeF?

Zwykle nie, bo usługi platformy w UE świadczy zagraniczny podmiot. Dokumenty kosztowe pobierasz z panelu sprzedawcy i przekazujesz do księgowości samodzielnie.

Jak ewidencjonować sprzedaż do konsumentów z Temu?

Najczęściej zbiorczo, jako sprzedaż bez faktur, na podstawie raportu zamówień za dany okres. Datę sprzedaży, sposób ujęcia i kwestię kasy fiskalnej ustal z księgowym.

Co zrobić z fakturą, gdy klient zwrócił towar?

Wystaw fakturę korygującą. Jeśli faktura pierwotna była w KSeF, korekta również powstaje w KSeF. Bez faktury korektę ujmujesz w ewidencji na podstawie potwierdzenia zwrotu pieniędzy.

Dlaczego sprzedaż w ewidencji nie zgadza się z wypłatą z Temu?

Bo wypłata uwzględnia prowizje, koszty wysyłki, zwroty i terminy rozliczeń. Dlatego co miesiąc warto uzgadniać ewidencję z raportem rozliczeń i wyciągiem bankowym.

Czy awaria KSeF wstrzymuje wysyłkę zamówień?

Nie. Przepisy przewidują tryb offline i scenariusze awaryjne, a faktura nie jest warunkiem nadania paczki. Procedurę na taki wypadek ustal z księgowym i dostawcą programu fakturowego.

Podsumowanie

Dokumentowanie zamówień z Temu w czasach KSeF sprowadza się do kilku stałych ścieżek: ewidencja sprzedaży do konsumentów, faktury w KSeF dla firm, korekty po zwrotach, faktury kosztowe od platformy pobierane ręcznie i comiesięczne uzgodnienie z wypłatami. Jeśli każda z nich ma właściciela w zespole i jest wspierana przez system, a nie przez ręczne przepisywanie, KSeF przestaje być problemem.

Chcesz uporządkować zamówienia, faktury i rozliczenia z Temu w jednym procesie? Wdrażamy i obsługujemy konta sprzedawców na Temu – sprawdź szczegóły na stronie usługi sprzedaż na Temu.