Szkolenie z BaseLinkera dla zespołu – czego nauczyć pracowników na start

Darmowe materiały szkoleniowe od Base

Zanim zorganizujesz własne szkolenie, sprawdź materiały, które Base udostępnia bezpłatnie:

• Base Akademia – według strony Akademii to 8 bezpłatnych kursów i 91 lekcji wideo nagranych na prawdziwym panelu Base, m.in. kurs „Base od podstaw”, kurs o wystawianiu ofert Allegro, o Base Connect i o KSeF; po zdaniu egzaminu można otrzymać imienny certyfikat,

• webinary – bezpłatne szkolenia online z ekspertami Base i platform e-commerce, z archiwum nagrań,

• cykl „Szybki start z Base.com” – według pomocy Base to bezpłatne szkolenia dla nowych użytkowników, podzielone tematycznie, z których można wybrać wszystkie lub tylko potrzebne,

• pomoc Base – baza artykułów z instrukcjami krok po kroku, przydatna jako ściąga po szkoleniu.

Dobrym pomysłem jest, by administrator systemu przeszedł kurs podstawowy przed wdrożeniem, a pozostali pracownicy – wybrane lekcje dotyczące ich roli. Materiały ogólne nie zastąpią jednak szkolenia z Twojego procesu, bo każda firma ma inne statusy, reguły i zasady pracy.

Plan szkolenia na pierwsze dwa tygodnie

Poniższy plan sprawdza się w większości wdrożeń. Zakłada, że system jest już skonfigurowany, a zespół zaczyna pracę na nowym procesie.

1. Dzień 1 – wspólne podstawy. Logowanie na własne konta, nawigacja po panelu, lista zamówień, karta zamówienia i znaczenie poszczególnych statusów.

2. Dzień 2 – szkolenia w rolach. Magazyn ćwiczy zbieranie i pakowanie na zamówieniach testowych, obsługa klienta – szablony wiadomości i zwroty, osoba od ofert – wystawianie i powiązania.

3. Dni 3–5 – praca z asystą. Zespół pracuje na prawdziwych zamówieniach, a administrator lub partner wdrożeniowy jest dostępny na bieżąco.

4. Tydzień 2 – samodzielna praca i przegląd. Zespół pracuje samodzielnie, a na koniec tygodnia omawiacie pytania, błędy i pomysły na usprawnienia.

5. Po dwóch tygodniach – aktualizacja instrukcji. Spisane zasady pracy uzupełniasz o to, co wyszło w praktyce.

Zasady pracy, które warto spisać dla zespołu

Szkolenie najlepiej utrwala krótka, jednostronicowa instrukcja, wydrukowana i dostępna przy każdym stanowisku. Proponujemy, żeby zawierała co najmniej te zasady:

• pracujemy wyłącznie na własnych kontach – nikt nie korzysta z loginu innej osoby,

• stany zmieniamy tylko w magazynie nadrzędnym – nigdy bezpośrednio na marketplace,

• nie usuwamy produktów, których brakuje – ustawiamy stan 0,

• nie usuwamy produktów z zamówień z marketplace’ów – w razie zmiany zamówienia kontaktujemy się z administratorem,

• statusy zmieniamy zgodnie z procesem – nie przeskakujemy etapów, które uruchamiają automatyzacje,

• problemy zgłaszamy z numerem zamówienia lub oferty – to skraca diagnozę,

• zmiany w konfiguracji wprowadza tylko administrator – pozostali zgłaszają potrzebę zmiany.

Konta pracowników i uprawnienia – fundament szkolenia

Base pozwala utworzyć osobne konto dla każdego pracownika w sekcji profili pracowników. Według pomocy Base daje to kilka korzyści: nie trzeba zmieniać głównego hasła, gdy zmienia się pracownik, można ograniczyć dostęp np. do statystyk, wybranych statusów czy wystawiania ofert, a system zapisuje, kto wykonał daną akcję. Historia logowań, także nieudanych, jest przechowywana przez 180 dni.

Dla szkolenia to ogromne ułatwienie. Nowy pracownik widzi tylko te moduły, których potrzebuje, więc łatwiej mu się odnaleźć. Statystyki pokazują też, ile zmian statusów wykonał każdy pracownik, co pomaga ocenić tempo wdrażania się w nowy proces. Szczegóły konfiguracji opisujemy w artykule o uprawnieniach pracowników w BaseLinkerze.

Jak sprawdzić, czy szkolenie zadziałało

Efekt szkolenia widać w danych, nie w deklaracjach. Po dwóch–trzech tygodniach sprawdź:

• ile zamówień trafia do statusu „Do wyjaśnienia” i dlaczego,

• czy w logach synchronizacji nie pojawiają się błędy wynikające z ręcznych zmian,

• czy liczba pytań do administratora maleje z tygodnia na tydzień,

• czy czas od opłacenia zamówienia do wysyłki się skraca,

• czy liczba anulowanych zamówień z powodu błędów w stanach spada.

Jeśli któryś wskaźnik nie poprawia się, wróć do konkretnej roli i powtórz fragment szkolenia. Często wystarczy pół godziny z jedną osobą, żeby rozwiązać problem, który generował dziesiątki błędów tygodniowo. Warto też zbierać pytania, które padają najczęściej – to gotowy materiał do uzupełnienia instrukcji i szkolenia kolejnych osób. Po kilku miesiącach taka lista staje się najlepszą bazą wiedzy o Waszym procesie.

Szkolenie przy rozwoju firmy

Szkolenie to nie jednorazowe wydarzenie. Wracaj do niego, gdy dochodzi nowy pracownik, nowy kanał sprzedaży, nowy przewoźnik albo większa zmiana w automatyzacjach. Warto mieć prosty pakiet wdrożeniowy dla nowych osób: instrukcję zasad pracy, listę lekcji z Akademii do obejrzenia i dzień pracy z doświadczonym pracownikiem. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z systemem, pomocny będzie też artykuł BaseLinker dla początkujących.

Przy większych zmianach – np. wdrożeniu WMS, nowego magazynu czy integracji z ERP – szkolenie powinno być częścią projektu od początku, a nie dodatkiem na końcu. Więcej o organizacji takiego projektu piszemy w poradniku o wdrożeniu BaseLinkera.

Najczęściej zadawane pytania

Czy szkolenie z BaseLinkera jest płatne?

Base udostępnia bezpłatne materiały: Akademię z kursami wideo, webinary i cykl szkoleń dla nowych użytkowników. Szkolenie dopasowane do procesów Twojej firmy zwykle prowadzi partner wdrożeniowy w ramach wdrożenia lub jako osobną usługę.

Ile trwa przeszkolenie zespołu?

Podstawy dla większości ról da się przekazać w jeden–dwa dni, ale pełna swoboda w pracy przychodzi zwykle po kilku dniach pracy na prawdziwych zamówieniach z asystą. Dlatego warto zaplanować co najmniej dwa tygodnie na wdrożenie zespołu.

Czy każdy pracownik musi mieć osobne konto?

Zdecydowanie tak. Osobne konta pozwalają ograniczać uprawnienia, sprawdzać, kto wykonał daną akcję, i bezpiecznie odebrać dostęp, gdy ktoś odchodzi z firmy – bez zmiany hasła głównego konta.

Czy Base wydaje certyfikaty ukończenia kursów?

Według strony Base Akademii po ukończeniu kursu i zdaniu egzaminu można otrzymać imienny certyfikat z unikalnym numerem, który da się zweryfikować online.

Od czego zacząć szkolenie nowego pracownika?

Od utworzenia konta z odpowiednimi uprawnieniami, przekazania spisanych zasad pracy i pokazania statusów zamówień. Następnie wybierz lekcje z Akademii dopasowane do roli i zaplanuj pierwsze dni pracy z doświadczonym kolegą.

Co zrobić, gdy pracownicy obchodzą automatyzacje?

Najpierw zapytaj dlaczego – często automatyzacja nie pasuje do realnego procesu i trzeba ją poprawić. Jeśli reguła jest dobra, powtórz szkolenie i wyjaśnij, co się dzieje w systemie, gdy ktoś ją pomija.

Podsumowanie

Szkolenie z BaseLinkera dla zespołu powinno być dopasowane do ról, oparte na własnych kontach pracowników i spisanych zasadach pracy. Bezpłatne materiały Base – Akademia, webinary i szkolenia dla nowych użytkowników – dają solidną podstawę, ale kluczowe jest przećwiczenie Twojego procesu na zamówieniach testowych i kilka dni pracy z asystą.

Jeśli chcesz, żeby Twój zespół sprawnie pracował w Base od pierwszego dnia, jako certyfikowany partner wdrożeń Base przygotujemy szkolenie dopasowane do Waszych procesów – sprawdź usługę wdrożenia Base.