Gotowe scenariusze automatyzacji zamówień w SellRocket
Poniżej sześć reguł, od których warto zacząć. Każda jest zbudowana z elementów wymienionych przez producenta, ale nazwy statusów i dobór przewoźników są przykładowe - dopasuj je do swojej mapy statusów.
[#chart:int97b]
Reguła dla zamówień opłaconych
To podstawowa automatyzacja zamówień. Wyzwalacz „Zamówienie zostało opłacone”, warunki zawężające do kraju dostawy i sposobu wysyłki, a akcje: utworzenie przesyłki, druk dokumentu i ustawienie statusu, który oznacza kolejkę dla magazynu. Zamówienie trafia do pakowania z gotową etykietą, a status w kanale sprzedaży zmienia się bez klikania. Jeśli część zamówień idzie przez fulfillment albo z odbiorem osobistym, wyklucz je warunkiem sposobu wysyłki lub magazynu.
Reguły dla wysyłek zagranicznych
Zamówienia z zagranicy często potrzebują innego przewoźnika, innej faktury i innego komunikatu. Warunki „Kraj dostawy” i „Status VAT EU (VIES)” pozwalają poprowadzić je osobną ścieżką od samego początku. Sposób rozliczenia VAT dla sprzedaży zagranicznej ustal z księgowością lub doradcą podatkowym - reguła tylko wykonuje decyzję, której nie podejmie za Ciebie.
Przypomnienia i zamówienia nieopłacone
Wyzwalacz „W statusie określoną ilość dni” połączony z akcją „Wyślij e-mail” przypomina klientowi o płatności. Przy niedopłacie wyzwalacz „Otrzymano niepoprawną wpłatę za zamówienie” może uruchomić akcję „Wygeneruj link płatności Przelewy24”. Akcja „Zaplanuj wykonanie akcji” pozwala z kolei odłożyć np. anulowanie zamówienia na określony czas po przypomnieniu.
Automatyzacja wysyłek po spakowaniu
Według Akademii SellRocket oznaczenie zamówienia jako spakowanego może uruchomić kolejne kroki: dokumenty, przekazanie danych kurierowi i wiadomość do klienta. Wyzwalacz „Spakowano zamówienie” to dobre miejsce na e-mail z numerem przesyłki, a wyzwalacz zmiany statusu przesyłki docelowej u kuriera - na wiadomość o doręczeniu albo na kontrolę paczek, które utknęły w drodze.
Zwroty, zestawy i gratisy
Wyzwalacze „Utworzono zwrot” i „Zmieniono status zwrotu” porządkują posprzedaż: zmieniają status zwrotu, informują obsługę klienta i - przy zwrotach z Allegro - mogą uruchomić zwrot płatności i prowizji dla pozycji zwrotu. Akcja „Rozbij zestawy” rozkłada zestaw na składniki przed pakowaniem, a „Dodaj produkt do zamówienia” dorzuca gratis, np. przy zamówieniu powyżej określonej wartości.
Reguły pilnujące terminu wysyłki
Marketplace'y rozliczają sprzedawców z czasu wysyłki, więc warto, żeby system sam pilnował zamówień zbliżających się do terminu. SellRocket ma warunek „Czas wysyłki do”, a także warunki „W statusie przez określoną liczbę dni” i „Data złożenia zamówienia”. Z ich pomocą zbudujesz regułę, która rano przenosi do osobnego statusu wszystkie opłacone zamówienia z terminem wysyłki na dziś, albo taką, która powiadamia kierownika magazynu o zamówieniach bez etykiety na kilka godzin przed końcem dnia.
Druga przydatna grupa to reguły dla zamówień, które nie mogą zostać wysłane: brak towaru w magazynie, pytanie do klienta, problem z adresem. Warunek „Brak produktu z magazynu” albo „Produkt ze stanem” pozwala od razu skierować takie zamówienie do statusu wstrzymanego zamiast do kolejki pakowania. Pakowacz nie traci czasu na szukanie towaru, którego nie ma, a obsługa klienta od razu widzi, z kim musi się skontaktować. Przy wielu kanałach to jedna z reguł, które najszybciej zmniejszają liczbę anulowań i opóźnionych wysyłek.
[#uwaga] Dla każdej czynności - przesyłki, dokumentu, e-maila - powinna istnieć jedna reguła. Jeśli jedna automatyzacja tworzy przesyłkę po opłaceniu, a druga po ustawieniu statusu, który ustawia pierwsza, dostaniesz dwie etykiety dla jednej paczki. Dodaj warunek „Utworzona paczka kuriera”, który wyklucza zamówienia z gotową przesyłką.
Skrypty JavaScript i API w automatyzacjach SellRocket
Gdy gotowe klocki nie wystarczają, SellRocket pozwala napisać własny skrypt w JavaScript. Według producenta skrypt uruchamia się z tych samych wyzwalaczy co zwykłe akcje i może:
odpytać zewnętrzne API, np. system magazynowy lub narzędzie do wycen transportu,
zwrócić wartość, z której skorzystają kolejne kroki reguły,
wygenerować własny plik, np. zestawienie dla kontrahenta,
policzyć coś, czego nie da się opisać warunkiem, np. dni robocze od opłacenia bez wysyłki,
zapisać własne komunikaty do logu, co ułatwia przegląd historii uruchomień.
Dokumentacja API SellRocket ma osobny przewodnik o automatyzacjach, czyli skryptach uruchamianych zdarzeniami, oraz o reagowaniu na zmiany zamówień przez historię i zdarzenia zamiast pełnego przeładowania danych. Akcja „Wywołaj URL” pozwala natomiast powiadomić zewnętrzny system o zdarzeniu w zamówieniu. Pamiętaj, że skrypt trzeba utrzymać: opisz, co robi, kto jest jego właścicielem i jak go wyłączyć, zanim autor zmieni projekt albo odejdzie z firmy.
Reguły SellRocket przy wielu magazynach, kanałach i spółkach
Im większa firma, tym więcej reguł zależy nie od samego zamówienia, tylko od tego, skąd przyszło i z którego magazynu ma wyjść. SellRocket ma do tego osobne warunki: „Źródło zamówienia”, w tym zewnętrzny identyfikator połączenia, „Magazyn (wszystkie produkty)”, „Brak produktu z magazynu” i „Produkt ze stanem”. Dzięki nim zamówienie z Allegro, którego wszystkie produkty są w magazynie zewnętrznym, może od razu pójść do fulfillmentu, a zamówienie mieszane - zostać rozdzielone akcją „Rozdziel zamówienie” na dwie części, z osobnym statusem dla każdej.
Przy sprzedaży na Amazonie przydaje się wyzwalacz „Otrzymano informację o FBA”, który pozwala oddzielić zamówienia realizowane przez Amazon od tych, które pakujesz sam. Dla Allegro i eBaya producent wymienia wyzwalacz „Pobrano formularz dostawy”, a dla pracy zespołowej - warunek „Profil pracownika”, który pozwala np. przypisać zamówienia określonego kanału konkretnej osobie z obsługi klienta. Jeśli w jednej instancji pracuje kilka spółek, w nazwie reguły zawsze zapisuj, której spółki dotyczy, i zawężaj ją warunkiem źródła zamówienia, żeby dokument jednej firmy nie trafił do zamówienia drugiej.
Przy kilkudziesięciu regułach kluczowa staje się kolejność. Zanim dodasz nową automatyzację, narysuj prostą mapę: jaki status ustawia każda reguła i które reguły na ten status reagują. Taka mapa szybko pokazuje pętle i dublowanie czynności, a przy okazji staje się dokumentacją dla nowych osób w zespole. Ustal też, kto może edytować reguły - najlepiej jedna lub dwie osoby - i prowadź krótki rejestr zmian z datą i powodem. Dlaczego te zasady są ważne przy dużym wolumenie, opisaliśmy w tekście SellRocket - co to jest i dla kogo jest ten integrator.
Jak wdrażać i mierzyć automatyzacje zamówień w SellRocket?
Bezpieczne wdrożenie reguły ma zawsze ten sam rytm: opis jednym zdaniem, lista wyjątków, sprawdzenie kolizji z innymi regułami, test na kilku zamówieniach z różnych kanałów i obserwacja przez pierwsze dni. Tę kolejność opisaliśmy szerzej w poradniku SellRocket konfiguracja krok po kroku, gdzie automatyzacje są piątym etapem, po statusach, kanałach, magazynie i przewoźnikach.
A jak sprawdzić, czy automatyzacje działają? Najprostszy wskaźnik to udział zamówień, które przeszły od pobrania do wysyłki bez ręcznej zmiany statusu, etykiety czy dokumentu. Liczysz go raz w tygodniu albo raz w miesiącu i obserwujesz, czy rośnie po dodaniu nowych reguł:
[#chart:int97c]
Pozostałe zamówienia to wyjątki: braki towaru, pytania klientów, nietypowe adresy. Przejrzyj je i sprawdź, czy któraś grupa powtarza się na tyle często, że warto zbudować dla niej regułę. Nie dąż jednak do 100% - część wyjątków powinien zobaczyć człowiek. Podobną logikę reguł opartych na statusach opisywaliśmy przy innym systemie w tekście Apilo automatyzacje - reguły statusów i automatyczne etykiety.
Jak Vinson pomaga zaplanować automatyzacje?
Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Obsłużyliśmy ponad 500 firm i mamy ocenę 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem SellRocket ani SellIntegro i nie konfigurujemy tego systemu, ale pomagamy sprzedawcom przygotować procesy, na których opierają się reguły.
W praktyce pomagamy:
rozpisać obieg ofert i zamówień między Allegro, sklepem, marketplace'ami i magazynem,
przygotować mapę statusów i listę reguł z wyjątkami, którą przekażesz zespołowi wdrożeniowemu,
ocenić, czy przy Twojej skali lepiej sprawdzi się SellRocket, czy Base,
wdrożyć automatyzacje w Base, jeśli to on jest lepszym wyborem lub uzupełnieniem.
Jeśli chcesz omówić swoje reguły, umów bezpłatną konsultację z Vinson. Gdy szukasz integratora, który wdrożymy dla Ciebie, zobacz wdrożenie Base z Vinson.
Najczęściej zadawane pytania
Ile automatyzacji można ustawić w SellRocket?
Według producenta abonament SellRocket nie ogranicza liczby automatyzacji. Do dyspozycji jest 27 wyzwalaczy, 23 akcje i około 120 warunków, licząc pola dodatkowe, a także własne skrypty w JavaScript. Aktualną listę sprawdź na stronie automatyzacji producenta.
Jak w SellRocket automatycznie tworzyć etykiety kurierskie?
Ustaw regułę z wyzwalaczem „Zamówienie zostało opłacone” albo „Spakowano zamówienie”, zawęź ją warunkami, np. sposobem wysyłki i krajem dostawy, i dodaj akcję „Utwórz przesyłkę”. Wcześniej przypisz metody dostawy z kanałów do usług przewoźników, bo bez tego reguła nie będzie wiedziała, którą etykietę wygenerować.
Czy SellRocket automatyzuje zwroty z Allegro?
Tak. Według producenta zwroty z Allegro trafiają do SellRocket automatycznie z numerem przesyłki zwrotnej, a reguły mogą zmieniać status zwrotu oraz uruchamiać zwrot płatności i prowizji Allegro dla wybranej pozycji lub całego zamówienia. Zasady zwrotów pieniędzy ustal wcześniej z obsługą klienta i księgowością.
Czy w SellRocket trzeba umieć programować, żeby ustawić automatyzacje?
Nie. Większość reguł buduje się z gotowych wyzwalaczy, warunków i akcji. Skrypty w JavaScript są potrzebne tylko w nietypowych scenariuszach, np. gdy trzeba odpytać zewnętrzne API, wygenerować własny plik albo policzyć dni robocze.
Jak sprawdzić, czy automatyzacja w SellRocket działa poprawnie?
Przed objęciem regułą całej sprzedaży uruchom ją na kilku zamówieniach z różnych kanałów i z różnymi metodami dostawy. Sprawdź status, dokument, etykietę, e-mail i informację w kanale. Przy skryptach korzystaj z logu i historii uruchomień, które opisuje producent.
Chcesz, żeby zamówienia przechodziły przez statusy same, ale nie wiesz, od których reguł zacząć? Podczas bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twój obieg zamówień i wskażemy scenariusze, które dadzą najwięcej czasu.
